Überstunden, wenige Pausen, lange Tage und kaum Urlaub. Viele Gründer setzen sich gerade zur Anfangszeit ungeheuren Strapazen aus – und gefährden damit sich, ihre Gesundheit und ihr Startup. Auch wenn Gründer ihre Arbeit lieben und damit auch den hiermit verbundenen Stress – Urlaub muss einfach mal sein. Wir zeigen Euch, wie Ihr die Urlaubsplanung gelassen angehen könnt – Abwesenheitsnotiz, Übergabe, Erreichbarkeit: Mit unseren Tipps gelingt Start in den Sommerurlaub ganz entspannt.

„Tschüssikowski – Tschö mit Ö!“

Sonne, Strand, ich bin dann mal weg. Ja, schön wär´s! Während sich Freunde und Mitarbeiter nach und nach in den Jahresurlaub verabschieden, schieben viele Gründer vor dem ersten Urlaubstag noch einmal gründlich Überstunden. Da werden Termine verschoben, die Teilnahme an wichtigen Veranstaltungen delegiert und aktuelle Projekte besprochen. Das ausgedünnte Team kämpft sowieso schon mit der Vertretung der Kollegen. Und nun bricht auch noch der wichtigste Ansprechpartner weg. Der Chef! Andere – gerade Einzelunternehmer – plagt die pure Angst: durch die Abwesenheit gar Kunden zu vergraulen. Und Angst vor mehreren Wochen ohne Einnahmen. Ferien sind hier schließlich gleichbedeutend mit Betriebsferien. Wer dagegen früh genug plant, kann sich auch in kleinen Unternehmen ohne großen Urlaubsstress aus dem Büro verabschieden: Wie das geht? Wir verraten es Euch.

Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter über Abwesenheit informieren

Der erste Schritt, um den Ferien gelassen entgegen zu gehen ist es Kunden, Kollegen und Geschäftspartner über den geplanten Urlaub früh genug zu informieren. So lassen sich viele Aufgaben und Unklarheiten schon im Vorfeld lösen, wichtige Projekte können noch vorab erledigt, angestoßen oder gut sortiert an die Urlaubsvertretung übergeben werden. Übrigens schadet es auch nicht die eigenen Reisepläne Geschäftspartnern wie Steuerberatern und Lieferanten mitzuteilen. So können anstehende Zahlungs- und Steuertermine oder Kündigungsfristen geklärt und die entsprechenden Unterlagen vor dem Urlaub vorbereitet werden.

Die Übergabe

Um wirklich entspannen zu können, sollten alle Aufgaben, Verantwortlichkeiten sowie externe Kontakte genau geklärt und dokumentiert vorliegen. Daher ist die Übergabe wohl der wichtigste Termin vor dem Start in die Ferien. Am sinnvollsten ist es die Übergabe auf den letzten Arbeitstag vor dem Urlaub zu legen und sich bereits in den 14 Tagen davor detailliert darauf vorzubereiten. Dazu gehört auch genau zu regeln wer Euch vertritt und wer die Verantwortung trägt. Wer soll Euch bei welchen Terminen ersetzen, bei internen Besprechungen, bei Verhandlungen oder öffentlichen Auftritten? Bei unklaren Zuständigkeiten müsst Ihr damit rechnen, gleich nach dem Urlaub einen riesigen Haufen unerledigter Aufgaben abarbeiten zu müssen. Mit einer Projektliste für das gesamte Team, die online an jedem Urlaubsort einsehbar ist, beugt Ihr solchen Kommunikationspannen vor. Tools wie Asana, Trello oder Slack geben zudem ein sicheres Gefühl auch am Ende der Welt noch zu wissen, dass eigentlich alles glatt läuft und für wichtige Entscheidungen erreichbar zu sein.

Urlaunsplanung

Erreichbarkeit klären – aber nur für den Notfall

Besonders wichtig ist es daher Partner und Mitarbeiter darüber zu informieren in welchen Fällen Ihr persönlich kontaktiert werden möchtet beziehungsweise wann und wo Ihr erreichbar seid. Nicht vergessen: die Telefonnummer des Hotels anzugeben. Auch wenn Skype, Slack und E-Mails praktischer sind – nicht überall ist der Internetempfang garantiert. Andererseits: Wer überall permanent erreichbar ist, erholt sich nicht. Daher solltet Ihr die Selbstdisziplin und das Vertrauen aufbringen Smartphone und Tablet auch mal aus der Hand zu legen. Es ist auch gar nicht nötig, immer online zu sein. Laut einer aktuellen Studie der Gesellschaft für Konsumforschung (GfK) halten gerade mal 16 Prozent der Deutschen die ständige Erreichbarkeit für wichtig. Damit liegt Deutschland deutlich unter dem internationalen Durchschnitt. Vor allem jüngere legen Wert darauf während der Urlaubszeit nichts von der Arbeit zu hören – und dieses Entgegenkommen sollte schließlich für alle Mitarbeiter gelten: von der Führungsriege bis zum Praktikanten – und auch für externen Dienstleister.

Abwesenheitsnotiz: Don´t be funny

Endspurt: Nach dem allerletzten Übergabe-Meeting ist es dann auch fast geschafft. Jetzt fehlen nur noch die Abwesenheitsnotiz, die Umleitung der Telefonverbindung und die Aktualisierung des Anrufbeantworters bzw. der Mailbox. Gerade bei der Abwesenheitsnotiz solltet Ihr einige grundsätzliche Regeln beachten. Ihr wollt schließlich, dass Eure Kunden und Partner auch in Eurer Abwesenheit wissen, an wen sie sich wenden können. Wer hier zu kurz angebunden ist oder gewollt witzig, vergisst dabei wichtige Informationen und kann so manchen Geschäftspartner irritieren. Wichtig ist allein zu wissen: Wann der Ansprechpartner wieder erreichbar ist, an wen man sich in der Zwischenzeit wenden kann und wie man die stellvertretende Person erreichen kann. Falls Mails nicht automatisch weitergeleitet oder gelesen werden, kann man auch darauf hinweisen. Darum zu bitten, die Mail nach der Rückkehr noch einmal zu schicken, ist allerdings ein No-Go! Und auch witzige Abwesenheitsnotizen wie „Tschö mit Ö – ich bin dann mal weg“ oder „Ich kann gerade nicht –  unter meiner Palme gibt´s kein WLAN“ wirken wenig seriös.

Besser ist diese Variante:

Liebe Mailschreiber  / Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich gönne mir eine kurze Auszeit, während der ich meine Mails nicht lese. Am XX.YY.ZZZZ bin ich wieder voller Tatkraft für Sie da. Unterdessen hilft Ihnen in dringenden Fällen gern XY, tel. XY, Mail XY weiter.

Freundliche Grüße