Startup Buchhaltung – Für Anfänger und Fortgeschrittene

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  • Was gilt es bei der Buchhaltung für Startups zu beachten?
  • Welche Softewarelösungen helfen bei der Buchführung?
  • Welches Programm ist das richtige für mich?

1. Definition: Was ist Buchhaltung?

Dieser Begriff bezeichnet die lückenlose und planmäßige Aufzeichnung sämtlicher Geschäftsvorfälle (Einkauf von Materialien, Rohstoffverbrauch, Lohnzahlungen, Verkauf der Erzeugnisse, Wertminderung der Vermögensgegenstände durch Abnutzung oder unvorhergesehene Ereignisse, etc.), die in einem Unternehmen mit Werten zusammenhängen. Die Buchführung erfolgt in einem zeitlichen Ablauf mit inhalts- und zahlenmäßiger Wertangabe. In den Abschlussbuchungen werden zudem Rückstellungen gebildet und man führt Rechnungsabgrenzungen durch. Dadurch lässt sich die Erfolgsermittlung periodisch anfertigen. Die Buchführung eines Unternehmens stellt die Grundlage für die Gewinnermittlung und die Quartalsabschlüsse, bzw. den Jahresabschluss dar. Prinzipiell ist in Deutschland jeder Unternehmer verpflichtet, seine Einnahmen und Ausgaben zu dokumentieren, damit das Finanzamt später die Steuerzahlungen festlegen kann.

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2. Welche Buchhaltungsarten gibt es?

Es gibt im Wesentlichen zwei Buchhaltungsarten: die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und die doppelte Buchführung, auch Doppik genannt. Die EÜR ist die einfachere Variante und bestimmten Gruppen vorenthalten, die von der doppelten Buchführung befreit sind. Darunter fallen: Kleinunternehmer Freiberufler Unternehmen mit einem Gewinn unter 60.000€, bzw. mit einem jährlichen Umsatz unter 600.000€ Landwirtschaftliche Betriebe.

In der einfachen Buchführung werden Einnahmen und Ausgaben chronologisch aufgelistet und einander gegenübergestellt. Mit der EÜR ermittelt ihr den Gewinn und leitet eure EÜR an das zuständige Finanzamt weiter. Es gilt das Zufluss- und Abflussprinzip. Das bedeutet, dass beglichene Rechnungen nicht zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung in die EÜR eingehen, sondern zum Zeitpunkt der Zahlung. Belege wie Kassenbelege, Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen müssen zehn Jahre lang im Original aufbewahrt werden.

Zu einer doppelten Buchführung sind verpflichtet: Aktiengesellschaften (AG) Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) Kommanditgesellschaften (KG) Offene Handelsgesellschaften (oHG) Einzelunternehmer oder eingetragene Kaufmänner (e.K.), deren Jahresumsatz 600.000€ übersteigt und deren jährlicher Gewinn mindestens 60.000€ beträgt.

Wie der Name schon andeutet, werden bei der doppelten Buchführung Geschäftsvorfälle doppelt verbucht, nämlich auf einem Soll- und einem Haben-Konto. Ihr tragt sämtliche Vorgänge chronologisch ins Grundbuch ein und ordnet sie inhaltlich im Hauptbuch. In Nebenbüchern lassen sich Konten das Hauptbuchs näher beschreiben. Auch wenn ihr (noch) nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet seid, kann diese zuweilen sinnvoll sein – besonders, wenn euer Unternehmen schnell wächst. Zwar handelt es sich dabei um einen komplexen Vorgang, der einiges an Grundwissen erfordert und die Umsatzsteuer muss auch bei unbezahlten Rechnungen abgeführt werden. Aber neben einem zuverlässigen Überblick  über sämtliche Geschäftsvorgänge ermöglicht die doppelte Buchführung eine detaillierte Auswertung und Banken können eure Kreditwürdigkeit leicht einschätzen.

3. Was gilt es bei der Buchführung zu beachten?

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind in den HGB (§ 238 ff.) festgesetzt. Besonders geht es hier um die richtige Belegorganisation und -dokumentation in der Unternehmensbuchhaltung. Die einzelnen Punkte bedingen sich gegenseitig und müssen daher gemeinsam betrachtet werden. Belegpflicht: Jede Buchung muss durch einen Beleg nachgewiesen werden. Klarheit und Übersichtlichkeit: Die Buchführung muss derart übersichtlich gehalten sein, dass Dritte (wie z.B. das Finanzamt) sie mühelos nachvollziehen können. Vollständigkeit: Die Buchführung hat lückenlos zu erfolgen. Ihr müsst jeden einzelnen Geschäftsvorfall aufzeichnen, sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden abbilden. Richtigkeit: Die „formelle Richtigkeit“ gibt vor, dass Konten und Kontennamen richtig verwendet werden und der Zusammenhang zwischen Buchung und Beleg eindeutig ist. 

Die „materielle Richtigkeit“ erfordert, dass der tatsächliche Inhalt und Wert einer Buchung erfasst werden muss. Zeitgerechtheit: Buchungen müssen innerhalb einer bestimmten Frist chronologisch erfolgen. Bis auf die Kassenführung braucht es jedoch keine tägliche Erfassung. Nachprüfbarkeit: Ihr gewährleistet die Nachprüfbarkeit eurer Buchführung, indem ihr jeden Geschäftsvorfall durch einen Beleg nachweist und im Grundbuch aufzeichnet – Korrekturen inbegriffen. Aufbewahrung und Sicherheit: Steuerliche Unterlagen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von sechs, bzw. zehn Jahren (§ 257 HGB). Abgabefristen: Die endgültigen Steuererklärungen sind bis zum 31. Mai des Folgejahres abzugeben. Wenn ihr mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, verschiebt sich der Abgabetermin auf den 31. Dezember des Folgejahres.

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4. Kann ich die Buchhaltung per Excel machen?

Die Buchführung mit einer Excel-Tabelle ist eine einfache und schnelle Methode, die dazu kostengünstig ist. Das gilt sowohl für die EÜR als auch für die doppelte Buchführung. Eine Excel-Tabelle kann für umsatzsteuerbefreite und umsatzsteuerpflichtige Unternehmen gleichermaßen angewandt werden. Wenn ihr gerne mit Excel arbeitet, könnt ihr euch eine entsprechende Tabelle einrichten und eure Buchführung auf diese Weise erledigen.

5. Benötige ich für die Buchhaltung einen Steuerberater?

Um es kurz zu machen: Nein, eine Buchhaltung mit Steuerberater ist nicht zwingend erforderlich. Ihr könnt die Buchführung jedoch an einen Steuerberater auslagern, wenn ich euch damit nicht selbst beschäftigen oder euch auf euer Kerngeschäft konzentrieren wollt. Ein Steuerberater hilft euch auch mit wertvollen steuerlichen Tipps und Ratschlägen – wenn er gut und engagiert ist. Allerdings hat es seinen Preis, einen Steuerberater zu engagieren. Sein Honorar richtet sich gemäß der Steuerberatergebührenverordnung (StGebV) nach einem Gegenstandswert. In der Buchführung ist das der Jahresumsatz eures Unternehmens. Diesem ist eine „volle Gebühr“ zugeordnet, die der Steuerberater – je nach entstandenem Aufwand – voll oder teilweise ausschöpfen kann.

Je mehr Vorarbeit ihr selbst leistet, umso günstiger kann es werden. Dennoch ist die Beauftragung eines Steuerberaters in der Regel eine kostspielige Angelegenheit. Die kostengünstigste Lösung in diesem Fall: Falls ihr euch ein bisschen Buchführung zutraut, könnt ihr diese mit Hilfe von Buchhaltungsapps oder Buchhaltungsprogrammen teilweise oder komplett selbst erledigen.

6. Welches Buchhaltungsprogramm für Kleinunternehmen?

Als Kleinunternehmen gilt eine selbständig, gewerblich oder freiberuflich tätige Person, die weniger als 22.000 € im Jahr verdient. Auch Personen, die in einem Kalenderjahr voraussichtlich weniger als 50.000 € verdienen und im Vorjahr die Grenzen von 22.000 € nicht überschritten haben, können als Kleinunternehmer besteuert werden. Sie sind befreit von der Umsatzsteuer und dürfen bei der Buchführung die EÜR anwenden.

Mögliche Buchhaltungssoftwares für Kleinunternehmen sind: Lexoffice Papierkram sevDesk FastBill orgaMAX Buchhaltungsbutler.de WISO MeinBüro.

7. Welches Buchhaltungsprogramm für Freiberufler/Freelancer oder Influencer?

Die Buchhaltung für Freelancer, bzw. Freiberufler und die Buchhaltung für Influencer ähneln einander. Freiberufler sind nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Es empfiehlt sich dennoch, dass sie ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben nachvollziehbar auflisten und eine korrekte EÜR erstellen. Die Arbeit kann durch eine Buchhaltungssoftware vereinfacht werden. Mit solch einem Programm lassen sich die Belege ganz einfach sortieren, buchen und verwalten.

Mögliche Buchhaltungssoftwares für Freiberufler und Influencer sind: Getmyinvoices, orgaMax, sevDesk, Buchhaltungsbutler, Papierkram , Lexoffice, FastBill.

8. Welches Buchführungsprogramm für Einzelunternehmen?

Einzelunternehmen, also Kleingewerbetreibende oder Kleinunternehmer sind nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Sie können sich die Arbeit bei ihrer EÜR mit folgenden Buchhaltungssoftwares erleichtern: Lexoffice, sevDesk, Sage 50 Connected.

9. Welches Buchführungsprogramm für GmbH?

Die Buchhaltung für GmbH ist komplexer als die Buchführung eines Einzelunternehmens. Bei der Buchhaltung für GmbH gilt, wie auch bei der Buchhaltung für UG, dass eine doppelte Buchführung vorgeschrieben ist. Wichtige Voraussetzungen für Buchhaltungssoftwares sind deshalb eine Eignung für die Erstellung von Bilanzen und GuV, eine Mehrbenutzerfähigkeit, sowie Schnittstellen zu Onlineshops, Kassen oder der Projektverwaltung – je nach Geschäftsmodell.

Unter diesen Voraussetzungen kommen folgende Buchführungsprogramme in Frage: sevDesk, Lexoffice XL, Papierkram Pro+.

10. Welches Buchhaltungsprogramm für e-Commerce, bzw. Abomodelle mit viel Warenwirtschaft und/oder Lieferdienst?

Wer einen Onlineshop führt, viel Warenwirtschaft zu bewältigen hat oder Lieferdienste im großen Stil anbietet kann ohne eine vernünftige Buchführung schlichtweg nicht arbeiten. Neben den gesetzlichen Auflagen erfüllt die Buchführung auch einen ganz praktischen Zweck für den Betrieb. Im e-Commerce sind folgende Buchführungsprogramme gut geeignet: sevDesk: Angebots- und Rechnungerstellung und Buchhaltungssoftware, Sage 50cloud: zwar gut geeignet für die Startup Buchhaltung, größere Unternehmen kommen aber schnell an ihre Grenzen, Sage Business Cloud: Cloud-Lösung für Unternehmen jeder Größenordnung, bis hin zu international tätigen Unternehmen und Konzernen, BuchhaltungsButler.de: für den e-Commerce eine ideale Lösung.

11. Übersicht zu den verschiedenen Buchführungsprogrammen

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Software Für wen? Kosten Anbindungen Angebots- und Rechnungser stellung Anzahl der Nutzer Bezahlung Für Laiengeeignet?
sevDesk
alle Branchen 17,90 € mtl., 332, 40 € Jahres preis 3 Nutzer DATEV, Elster, Steuerbe rater, Amazon ja 3 Rechnungen mit Bezahllink, Paypal möglich Ja
Lexoffice XL
alle Branchen 24,90 € mtl., 298 € Jahres preis 3 Nutzer DATEV, Elster, Steuerbe rater, Amazon ja 3 Rechnungen mit Bezahllink, Paypal möglich ja
Sage
alle Branchen 26,91 € mtl., 968,76 € Jahres preis 3 User DATEV, Elster, Steuerbe rater, Amazon ja 3 Paypal möglich nein
OrgaMAX
alle Branchen 27 €, Upgrade 648 € Jahres preis 3 User DATEV, Elster, Steuerberater, Amazon ja 3 Rechnungen mit Bezahllink, Paypal möglich ja
WISO MeinBüro
alle Branchen 25,20 €, 302, 40 € Jahres preis 3 User DATEV, Steuerberater, Amazon ja 3 Rechnungen mit Bezahllink, Paypal möglich ja
Papierkram
Design, Software-und Webentwicklung, Marketing, Handwerk, Coaching 8,00 € DATEV, Elster, Steuerberater, Amazon ja 1 Paypal möglich ja
Fastbill
alle Branchen 29,99 €, 359, 88 € Jahres preis 3 User DATEV, Elster, Steuerberater, Amazon ja 5 Rechnungen mit Bezahllink, Paypal möglich ja
Buchhaltung
sbutler
alle Branchen 29,95 € mtl. DATEV, Elster, Steuerberater, Amazon ja 1 Paypal möglich ja
Kontolino
alle Branchen** 13€ mtl. 3 User DATEV, Elster, CSV, billlbee.io, flour.io ja 5 SEPA oder Überweisung ja

** Grundsätzlich für alle Branchen außer Landwirtschaftliche Betriebe Gebrauchtwagenhandel (keine Differenzbesteuerung) Vereine

12. Welches Buchführungsprogramm ist empfehlenswert?

Für wen welches Programm am besten geeignet ist, hängt von den jeweiligen Bedürfnissen ab. Im Kleingewerbe und für Solo-Selbständige sollte eine Buchhaltungssoftware intuitiv bedienbar und auch für Laien geeignet sein. Sie sollte betriebliche Prozesse unterstützen und Schnittstellen zu allen wichtigen Systemen bieten – etwa zu Kassensystemen, Onlineshops oder Amazon. Zudem sollte sie die Erstellung der EÜR unterstützen und eine Schnittstelle zum Steuerberater besitzen, falls erwünscht. Gute Buchhaltungssoftwares für diese Zwecke sind sevDesk, Lexoffice XL und Papierkram Pro+. Bei der Buchhaltung für GmbH und UG braucht es eine Software, die die doppelte Buchführung unterstützt. Zudem solltet ihr mit der Software eure Bilanzen und GuVs erstellen können. Es sollten mehrere Benutzer darauf Zugriff haben und die Software sollte über Schnittstellen zu Onlineshops, Kassen oder der Projektverwaltung verfügen. SevDesk und Lexoffice erfüllen alle Voraussetzungen, damit GmbHs und UGs ihre Buchführung unkompliziert abwickeln.

Fazit

Die Buchführung ist ein leidiges Thema, um das niemand herumkommt, der gewerblich tätig ist – sei es ein großes Unternehmen oder ein kleiner Selbständiger. Startups müssen sich von Beginn an mit diesem Thema beschäftigen, damit es später kein böses Erwachen gibt. Wer das Thema Buchführung zwar selbständig angehen möchte, aber kein Profi in diesem Bereich ist, findet gute Unterstützung durch Buchführungssoftwares, die die Arbeit signifikant erleichtern. Gute Softwares, die euch das Buchhaltungsleben erleichtern sind etwa OrgaMAX, Papierkram, Buchhaltungsbutler, Sage, Fastbill, Lexoffice oder WISO MeinBüro. Sie entsprechenden den modernen Anforderungen an die Buchführung und enthalten wichtige Schnittstellen, etwa zu DATEV, Elster oder Amazon. Zahlungen sind bei fast allen per Link und/oder über Paypal möglich. Damit kommt ihr definitiv günstiger davon, als wenn ihr die gesamte Buchführung einem Steuerberater überlasst.