Dieser Begriff bezeichnet die lückenlose und planmäßige Aufzeichnung sämtlicher Geschäftsvorfälle (Einkauf von Materialien, Rohstoffverbrauch, Lohnzahlungen, Verkauf der Erzeugnisse, Wertminderung der Vermögensgegenstände durch Abnutzung oder unvorhergesehene Ereignisse, etc.), die in einem Unternehmen mit Werten zusammenhängen. Die Buchführung erfolgt in einem zeitlichen Ablauf mit inhalts- und zahlenmäßiger Wertangabe. In den Abschlussbuchungen werden zudem Rückstellungen gebildet und man führt Rechnungsabgrenzungen durch. Dadurch lässt sich die Erfolgsermittlung periodisch anfertigen. Die Buchführung eines Unternehmens stellt die Grundlage für die Gewinnermittlung und die Quartalsabschlüsse, bzw. den Jahresabschluss dar. Prinzipiell ist in Deutschland jeder Unternehmer verpflichtet, seine Einnahmen und Ausgaben zu dokumentieren, damit das Finanzamt später die Steuerzahlungen festlegen kann.
Software | Für wen? | Kosten | Anbindungen | Angebots- und Rechnungser stellung | Anzahl der Nutzer | Bezahlung | Für Laiengeeignet? |
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| alle Branchen | 17,90 € mtl., 332, 40 € Jahres preis 3 Nutzer | DATEV, Elster, Steuerbe rater, Amazon | ja | 3 | Rechnungen mit Bezahllink, Paypal möglich | Ja |
| alle Branchen | 24,90 € mtl., 298 € Jahres preis 3 Nutzer | DATEV, Elster, Steuerbe rater, Amazon | ja | 3 | Rechnungen mit Bezahllink, Paypal möglich | ja |
| alle Branchen | 26,91 € mtl., 968,76 € Jahres preis 3 User | DATEV, Elster, Steuerbe rater, Amazon | ja | 3 | Paypal möglich | nein |
| alle Branchen | 27 €, Upgrade 648 € Jahres preis 3 User | DATEV, Elster, Steuerberater, Amazon | ja | 3 | Rechnungen mit Bezahllink, Paypal möglich | ja |
| alle Branchen | 25,20 €, 302, 40 € Jahres preis 3 User | DATEV, Steuerberater, Amazon | ja | 3 | Rechnungen mit Bezahllink, Paypal möglich | ja |
| Design, Software-und Webentwicklung, Marketing, Handwerk, Coaching | 8,00 € | DATEV, Elster, Steuerberater, Amazon | ja | 1 | Paypal möglich | ja |
| alle Branchen | 29,99 €, 359, 88 € Jahres preis 3 User | DATEV, Elster, Steuerberater, Amazon | ja | 5 | Rechnungen mit Bezahllink, Paypal möglich | ja |
sbutler | alle Branchen | 29,95 € mtl. | DATEV, Elster, Steuerberater, Amazon | ja | 1 | Paypal möglich | ja |
| alle Branchen** | 13€ mtl. 3 User | DATEV, Elster, CSV, billlbee.io, flour.io | ja | 5 | SEPA oder Überweisung | ja |
Es gibt im Wesentlichen zwei Buchhaltungsarten: die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und die doppelte Buchführung, auch Doppik genannt. Die EÜR ist die einfachere Variante und bestimmten Gruppen vorenthalten, die von der doppelten Buchführung befreit sind. Darunter fallen: Kleinunternehmer Freiberufler Unternehmen mit einem Gewinn unter 60.000€, bzw. mit einem jährlichen Umsatz unter 600.000€ Landwirtschaftliche Betriebe.
In der einfachen Buchführung werden Einnahmen und Ausgaben chronologisch aufgelistet und einander gegenübergestellt. Mit der EÜR ermittelt ihr den Gewinn und leitet eure EÜR an das zuständige Finanzamt weiter. Es gilt das Zufluss- und Abflussprinzip. Das bedeutet, dass beglichene Rechnungen nicht zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung in die EÜR eingehen, sondern zum Zeitpunkt der Zahlung. Belege wie Kassenbelege, Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen müssen zehn Jahre lang im Original aufbewahrt werden.
Zu einer doppelten Buchführung sind verpflichtet: Aktiengesellschaften (AG) Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) Kommanditgesellschaften (KG) Offene Handelsgesellschaften (oHG) Einzelunternehmer oder eingetragene Kaufmänner (e.K.), deren Jahresumsatz 600.000€ übersteigt und deren jährlicher Gewinn mindestens 60.000€ beträgt.
Wie der Name schon andeutet, werden bei der doppelten Buchführung Geschäftsvorfälle doppelt verbucht, nämlich auf einem Soll- und einem Haben-Konto. Ihr tragt sämtliche Vorgänge chronologisch ins Grundbuch ein und ordnet sie inhaltlich im Hauptbuch. In Nebenbüchern lassen sich Konten das Hauptbuchs näher beschreiben. Auch wenn ihr (noch) nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet seid, kann diese zuweilen sinnvoll sein – besonders, wenn euer Unternehmen schnell wächst. Zwar handelt es sich dabei um einen komplexen Vorgang, der einiges an Grundwissen erfordert und die Umsatzsteuer muss auch bei unbezahlten Rechnungen abgeführt werden. Aber neben einem zuverlässigen Überblick über sämtliche Geschäftsvorgänge ermöglicht die doppelte Buchführung eine detaillierte Auswertung und Banken können eure Kreditwürdigkeit leicht einschätzen.
** Grundsätzlich für alle Branchen außer Landwirtschaftliche Betriebe Gebrauchtwagenhandel (keine Differenzbesteuerung) Vereine
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind in den HGB (§ 238 ff.) festgesetzt. Besonders geht es hier um die richtige Belegorganisation und -dokumentation in der Unternehmensbuchhaltung. Die einzelnen Punkte bedingen sich gegenseitig und müssen daher gemeinsam betrachtet werden. Belegpflicht: Jede Buchung muss durch einen Beleg nachgewiesen werden. Klarheit und Übersichtlichkeit: Die Buchführung muss derart übersichtlich gehalten sein, dass Dritte (wie z.B. das Finanzamt) sie mühelos nachvollziehen können. Vollständigkeit: Die Buchführung hat lückenlos zu erfolgen. Ihr müsst jeden einzelnen Geschäftsvorfall aufzeichnen, sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden abbilden. Richtigkeit: Die „formelle Richtigkeit“ gibt vor, dass Konten und Kontennamen richtig verwendet werden und der Zusammenhang zwischen Buchung und Beleg eindeutig ist.
Die „materielle Richtigkeit“ erfordert, dass der tatsächliche Inhalt und Wert einer Buchung erfasst werden muss. Zeitgerechtheit: Buchungen müssen innerhalb einer bestimmten Frist chronologisch erfolgen. Bis auf die Kassenführung braucht es jedoch keine tägliche Erfassung. Nachprüfbarkeit: Ihr gewährleistet die Nachprüfbarkeit eurer Buchführung, indem ihr jeden Geschäftsvorfall durch einen Beleg nachweist und im Grundbuch aufzeichnet – Korrekturen inbegriffen. Aufbewahrung und Sicherheit: Steuerliche Unterlagen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von sechs, bzw. zehn Jahren (§ 257 HGB). Abgabefristen: Die endgültigen Steuererklärungen sind bis zum 31. Mai des Folgejahres abzugeben. Wenn ihr mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, verschiebt sich der Abgabetermin auf den 31. Dezember des Folgejahres.
Um es kurz zu machen: Nein, eine Buchhaltung mit Steuerberater ist nicht zwingend erforderlich. Ihr könnt die Buchführung jedoch an einen Steuerberater auslagern, wenn ich euch damit nicht selbst beschäftigen oder euch auf euer Kerngeschäft konzentrieren wollt. Ein Steuerberater hilft euch auch mit wertvollen steuerlichen Tipps und Ratschlägen – wenn er gut und engagiert ist. Allerdings hat es seinen Preis, einen Steuerberater zu engagieren. Sein Honorar richtet sich gemäß der Steuerberatergebührenverordnung (StGebV) nach einem Gegenstandswert. In der Buchführung ist das der Jahresumsatz eures Unternehmens. Diesem ist eine „volle Gebühr“ zugeordnet, die der Steuerberater – je nach entstandenem Aufwand – voll oder teilweise ausschöpfen kann.
Je mehr Vorarbeit ihr selbst leistet, umso günstiger kann es werden. Dennoch ist die Beauftragung eines Steuerberaters in der Regel eine kostspielige Angelegenheit. Die kostengünstigste Lösung in diesem Fall: Falls ihr euch ein bisschen Buchführung zutraut, könnt ihr diese mit Hilfe von Buchhaltungsapps oder Buchhaltungsprogrammen teilweise oder komplett selbst erledigen.
Als Kleinunternehmen gilt eine selbständig, gewerblich oder freiberuflich tätige Person, die weniger als 22.000 € im Jahr verdient. Auch Personen, die in einem Kalenderjahr voraussichtlich weniger als 50.000 € verdienen und im Vorjahr die Grenzen von 22.000 € nicht überschritten haben, können als Kleinunternehmer besteuert werden. Sie sind befreit von der Umsatzsteuer und dürfen bei der Buchführung die EÜR anwenden.
Mögliche Buchhaltungssoftwares für Kleinunternehmen sind: Lexoffice Papierkram sevDesk FastBill orgaMAX Buchhaltungsbutler.de WISO MeinBüro.
Die Buchhaltung für Freelancer, bzw. Freiberufler und die Buchhaltung für Influencer ähneln einander. Freiberufler sind nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Es empfiehlt sich dennoch, dass sie ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben nachvollziehbar auflisten und eine korrekte EÜR erstellen. Die Arbeit kann durch eine Buchhaltungssoftware vereinfacht werden. Mit solch einem Programm lassen sich die Belege ganz einfach sortieren, buchen und verwalten.
Mögliche Buchhaltungssoftwares für Freiberufler und Influencer sind: Getmyinvoices, orgaMax, sevDesk, Buchhaltungsbutler, Papierkram , Lexoffice, FastBill.
Die Buchhaltung für GmbH ist komplexer als die Buchführung eines Einzelunternehmens. Bei der Buchhaltung für GmbH gilt, wie auch bei der Buchhaltung für UG, dass eine doppelte Buchführung vorgeschrieben ist. Wichtige Voraussetzungen für Buchhaltungssoftwares sind deshalb eine Eignung für die Erstellung von Bilanzen und GuV, eine Mehrbenutzerfähigkeit, sowie Schnittstellen zu Onlineshops, Kassen oder der Projektverwaltung – je nach Geschäftsmodell.
Unter diesen Voraussetzungen kommen folgende Buchführungsprogramme in Frage: sevDesk, Lexoffice XL, Papierkram Pro+.
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