E-Signatur: So sicher und rechtsverbindlich ist die digitale Unterschrift

Dokumente ausdrucken, unterschreiben und verschicken: Diese Mühe könnte man sich mittlerweile sparen. Viel einfacher ist es, auf digitalem Weg zu unterschreiben. In Bezug auf das Thema Sicherheit und die Rechtsverbindlichkeit digitaler Dokumente und herrscht aber häufig Unsicherheit. In diesem Beitrag klären wir deshalb alle wichtigen Fragen zu diesem Thema und erläutern, ob und wann eine digitale Unterschrift rechtsgültig ist und wie sicher sie ist. 

Ist die digitale Unterschrift sicher?

Zuerst zum Thema Sicherheit. Wie wird bei der E-Signatur gewährleitet, dass die Unterschrift echt ist und das Dokument nach dem Versenden und vor der Unterschrift nicht noch verändert wurde? Bei der Unterschrift auf Papier ist es das handfeste Dokument, das vor einem liegt und der jeweilige Schriftzug der Unterschrift, die für die Echtheit garantieren sollen. Denn eine Unterschrift täuschend echt nachzumachen ist nur schwer möglich. 

Anders ist es in der digitalen Welt: Das Bild des Schriftzugs – etwa bei einer eingescannten Unterschrift – kann man leicht kopieren und vervielfachen und auch der Text selbst kann im Nachhinein digital verändert werden. Deshalb wird die Echtheit bei digitalen Unterschriften durch verschlüsselte elektronische Daten garantiert, die dem gesamten Dokument beigefügt werden. Konkret machen zwei spezielle Technologien die digitale Unterschrift sicher: 

1. Mit jeder Unterschrift ist ein digitales Zertifikat verbunden, das sich eindeutig zu einer bestimmten Person zuordnen lässt.
2. Es wird eine sogenannte Hash-Funktion verwendet, mit der sich zweifelsfrei nachweisen lässt, ob das Dokument nachträglich verändert wurde.

Bei der qualifizierten elektronischen Signatur sind diese Technologien verpflichtend. Das erklärt auch, warum sie aus rechtlicher Sicht anders bewertet wird als ein einfacher Scan der Unterschrift, der nichts mit einer digitalen Signatur im technischen oder rechtlichen Sinne zu tun hat. 

Jetzt wissen wir: Digitale Signaturen sind in jedem Fall sicher. Doch wie sieht es mit ihrer Gültigkeit vor Gericht, bei Verträgen oder anderen Schriftstücken aus? 

Sind digitale Unterschriften rechtsgültig?

Hier gibt es keine eindeutige Antwort, da es von der Art der Unterschrift und der Art des Dokuments abhängt (im rechtlichen Kontext spricht man übrigens von „elektronischen Signaturen“). 

Um zu beurteilen, ob bzw. wann eine digitale Unterschrift gültig ist, sollten man wissen: Vor dem Gesetz sind nicht alle digitalen Unterschriften gleich. Das EU-Recht (eIDAS-Verordnung) unterscheidet hier drei Arten, die sogenannten E-Signatur-Standards: 

• Einfache elektronische Signatur (EES): z. B. eingescannte Unterschrift, E-Mail-Signatur, Schriftzug auf dem Tablet, keine rechtlichen Vorgaben, das gezeichnete oder gescannte Bild einer Unterschrift zählt hier dazu
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): diverse Anforderungen, elektronische Verschlüsselung und digitales Zertifikat notwendig, einige rechtliche Vorgaben; muss mit spezieller Software erstellt werden
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): strenge Anforderungen, elektronische Verschlüsselung und digitales Zertifikat notwendig; muss mit spezieller Software erstellt werden

Bei den meisten Dokumente ist bereits eine EES rechtsgültig. Es gibt aber Dokumente, bei denen der Gesetzgeber die sogenannte Schriftform vorgibt. Diese sind entweder mit Unterschrift auf Papier rechtsgültig – oder mit der qualifizierten elektronischen Signatur, dem höchsten der drei Signaturstandards. 

Für die meisten Verträge gilt zudem die „Formfreiheit“: d. h. sie sind mit jeder Form einer digitalen Unterschrift gültig. Jene Dokumente, bei denen rechtlich die Schriftform vorgeschrieben ist, sind nur mit dem E-Signatur-Standard der qualifizierten elektronischen Signatur rechtsgültig. Darüber hinaus gibt es in Deutschland eine Handvoll Dokumente, bei denen die elektronische Form gänzlich ausgeschlossen ist, wie z. B. die Kündigung oder Bürgschaftserklärung.

Welche Dokumente sind mit jeder elektronischen Signatur rechtsgültig?

Welche Dokumente sind es denn nun konkret, die in Deutschland mit jeglicher elektronischen Signatur rechtsgültig sind? Die Antwort darauf lautet: fast alle. Deshalb sollen hier nur einige Beispiele genannt werden:

• Bestellungen
• Datenschutzerklärung
• Übergabeprotokoll für Immobilien
• unbefristeter Arbeitsvertrag
• unbefristeter Mietvertrag
• Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)
• Kaufvertrag

Allerdings: In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, zur Risikominimierung trotzdem einen höheren E-Signatur-Standard (fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur) zu wählen, um die Beweiskraft der Unterschrift zu erhöhen – beispielsweise bei einem Mietvertrag. Das klärt man jedoch am besten immer mithilfe einer juristischen Beratung ab.

Wie sieht es mit der Beweiskraft von E-Signaturen aus?

Neben der Rechtsgültigkeit gibt es aber noch ein anderes Kriterium für digitale Unterschriften – die Beweiskraft. Die beiden Begriffe werden häufig verwechselt, deswegen hier kurz der Unterschied:

• Rechtsgültig: Ein Dokument mit dieser Unterschrift ist aus rechtlicher Sicht gültig.
• Beweiskräftig: Ein Dokument mit dieser Unterschrift kann vor Gericht als Beweis dienen. Je nach Art der Unterschrift kann die Beweiskraft höher oder geringer sein. 

Die höchste Beweiskraft hat wiederum die qualifizierte elektronische Signatur, aber auch die fortgeschrittene elektronische Signatur kann im Gerichtsprozess als Beweis dienen und besitzt hohe Beweiskraft. Eine einfache elektronische Signatur kann im Gerichtsprozess zwar auch als Beweis dienen. Allerdings ist ihre Beweiskraft sehr schwach, da sich schwer nachweisen lässt, dass eine bestimmte Person auch wirklich Urheber der Signatur ist.

Die Qualifizierte elektronische Signatur im Detail

Für die qualifizierte elektronische Signatur werden im Gesetz strenge Anforderungen definiert. Man muss sich beispielsweise vorher auf spezielle Weise (z. B. per Video oder persönlich vor Ort) identifizieren und so seine persönliche Identität mit einem digitalen Zertifikat verknüpfen. Um eine qualifizierte elektronische Signatur zu erstellen, muss man sich deshalb an einen geeigneten Anbieter für E-Signaturen wenden, der die qualifizierte elektronische Signatur auch anbietet. 

Welche Dokumente sind nur mit qualifizierter elektronischer Signatur rechtsgültig?

All jene Dokumente, bei denen per Gesetz die Schriftform einzuhalten ist, können Sie auf digitalem Weg nur mit der qualifizierten elektronischen Signatur unterschreiben. Dazu zählen beispielsweise in Deutschland:

• befristeter Arbeitsvertrag
• befristeter Mietvertrag
• Arbeitnehmerüberlassungsvertrag
• nachvertragliches Wettbewerbsverbot
• Verbraucherdarlehensvertrag

Welche Dokumente sind mit elektronischer Signatur grundsätzlich nicht rechtsgültig?

Es gibt einige wenige Dokumente, bei denen der Gesetzgeber die elektronische Form explizit ausschließt. Diese müssen zwingend in Papierform mit eigenhändiger Unterschrift vorliegen – mit digitaler Unterschrift wären sie nicht rechtsgültig. Dazu zählen beispielsweise in Deutschland:

• Dienstzeugnis 
• Kündigung oder Auflösung eines Arbeitsverhältnisses 
• Bürgschaftserklärung
• Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen 
• Leibrentenversprechen, soweit das Versprechen der Gewährung familienrechtlichen Unterhalts dient 
• Schuldanerkenntnis, sofern sie nicht durch einen Kaufmann erteilt wird 

Darüber hinaus gibt es vereinzelt Dokumente, die „eigenhändig“ – also komplett in Handschrift – verfasst werden müssen, wie beispielsweise das eigenhändige Testament.

Fazit zur digitalen Unterschrift

Rechtliche Fragen in allen Bereichen eines Unternehmens werden am besten sofort geklärt. Sobald Fragen dazu aufkommen oder bereits bei der Gründung eines Unternehmens. Digitale Signieren haben nicht nur viele Vorteile für alle Unternehmensgrößen vom Startup bis zum Konzern, es ist auch eine sichere, rechtsgültige und nachhaltige Form der Unterschrift, die perfekt ins 21. Jahrhundert passt.