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Ein Virtual Office, auf Deutsch virtuelles Büro, gibt deinem Unternehmen eine Geschäftsadresse, einen Postservice und auf Wunsch einen Telefonservice, ohne dass du ein eigenes Büro mietest. Für Gründer im Home Office ist das oft der einfachste Weg, die private Wohnadresse aus Impressum, Rechnungen und Handelsregister herauszuhalten. In diesem Ratgeber erfährst du, was ein virtuelles Büro leistet, was es kostet, welche Regeln für die Geschäftsadresse gelten und welche Anbieter es gibt.
Was ist ein Virtual Office?
Ein Virtual Office ist ein Paket aus Bürodienstleistungen an einem echten Standort, den ein Dienstleister betreibt. Du arbeitest weiter von zu Hause, im Coworking Space oder unterwegs, und der Anbieter übernimmt die Aufgaben, für die du sonst ein Büro mit Empfang bräuchtest. Für Unternehmer ohne eigenes Büro ist das eine Möglichkeit, nach außen wie ein Unternehmen mit festem Sitz aufzutreten. Ein virtuelles Büro besteht meist aus vier Bausteinen, die du einzeln oder als Paket buchst:
- Geschäftsadresse: Eine Firmenadresse in einem Bürogebäude, die du auf der Website, im Impressum und auf Rechnungen angibst. Manche Anbieter bieten sie auch als Firmensitz oder Firmendomizil für den Eintrag im Handelsregister an.
- Postservice: Der Anbieter nimmt deine Geschäftspost an, lagert sie, leitet sie weiter oder öffnet sie und schickt dir den Inhalt per E-Mail. Diesen Post-Scan-Service buchen viele Gründer, weil sie die Post dann tagesaktuell im Postfach haben.
- Telefonservice: Ein Sekretariat nimmt Anrufe in deinem Firmennamen an, notiert das Anliegen deiner Kunden und schickt dir die Gesprächsnotiz per E-Mail oder leitet weiter.
- Räume auf Buchung: Für Kundentermine kannst du Besprechungs- oder Konferenzräume stundenweise am Standort buchen.
Für wen sich ein virtuelles Büro lohnt
Ein virtuelles Büro passt zu Gründern und Start-ups, die ohne Kundenverkehr arbeiten: Beratung, Agenturen, Software, Online-Handel mit externem Lager, Freiberufler. Die typischen Gründe:
- Privatsphäre: Deine Wohnadresse steht nicht im Impressum, im Handelsregister und auf jeder Rechnung.
- Professionelles Auftreten: Eine Adresse in einem Bürogebäude wirkt auf Kunden und Geschäftspartner anders als eine Wohnung im dritten Stock.
- Erreichbarkeit: Mit Telefonservice geht kein Anruf verloren, während du beim Kunden bist.
- Kosten: Ein virtuelles Büro kostet einen Bruchteil eines eigenen Büros, und die Verträge laufen oft monatlich.
- Standort: Du kannst eine Adresse in der Stadt wählen, in der deine Kunden sitzen, auch wenn du woanders wohnst. Auch Unternehmen, die in einer weiteren Stadt präsent sein wollen, ohne dort ein Büro zu eröffnen, nutzen ein Virtual Office.
Weniger sinnvoll ist ein virtuelles Büro, wenn Kunden regelmäßig zu dir kommen, du Ware lagerst oder Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz brauchen. Dann ist ein Platz im Coworking Space oder ein kleines eigenes Büro die bessere Wahl.
Ist eine virtuelle Geschäftsadresse legal?
Ja. Eine gemietete Geschäftsadresse ist erlaubt, solange sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Entscheidend ist, wofür du sie verwendest.
Impressum: Wer geschäftsmäßig eine Website betreibt, muss nach § 5 DDG die Anschrift angeben, unter der er niedergelassen ist (§ 5 DDG). Unter dieser Adresse muss Post dich tatsächlich erreichen. Ein virtuelles Büro mit Postannahme erfüllt das, ein reines Postfach nicht.
Handelsregister: Jeder Kaufmann meldet nach § 29 HGB die inländische Geschäftsanschrift seiner Handelsniederlassung zum Handelsregister an (§ 29 HGB). Auch bei der Gründung einer GmbH gehört nach § 8 Abs. 4 GmbHG eine inländische Geschäftsanschrift in die Anmeldung (§ 8 GmbHG). Wenn du die Adresse dafür nutzen willst, brauchst du ausdrücklich eine ladungsfähige Anschrift als Firmensitz. Viele Anbieter führen das als eigenen, teureren Tarif.
Finanzamt: Für die Steuer zählt nicht die Briefadresse, sondern der Ort der Geschäftsleitung. Das ist nach § 10 AO der Mittelpunkt der geschäftlichen Oberleitung (§ 10 AO), also der Ort, an dem du tatsächlich die Entscheidungen triffst. Arbeitest du von zu Hause, ist das in der Regel deine Wohnung. Gib dem Finanzamt deshalb beide Adressen richtig an: die virtuelle Geschäftsadresse als Anschrift und deine Wohnung als Ort der Geschäftsleitung.
Gewerbeanmeldung: Beim Gewerbeamt gibst du die Betriebsstätte an. Wie du das Gewerbe anmeldest und welche Angaben das Formular verlangt, steht in unserem Ratgeber Gewerbe anmelden.
Ist es also seriös, eine Geschäftsadresse zu mieten? Ja, wenn du offen damit umgehst und die Adresse erreichbar ist. Unseriös wird es erst, wenn eine Briefkastenadresse eine Tätigkeit vortäuschen soll, die es dort nicht gibt.
Was kostet ein virtuelles Büro?
Die Kosten hängen davon ab, welche Bausteine du buchst und in welcher Stadt der Standort liegt. Die folgenden Preise stammen von den Websites der Anbieter, abgerufen im Oktober 2026. Die Telefonservice-Anbieter nennen Nettopreise zuzüglich Umsatzsteuer, Satellite Office nennt Ab-Preise ohne Steuerhinweis.
| Leistung | Anbieter und Tarif | Preis laut Anbieter |
|---|---|---|
| Geschäftsadresse mit Postservice | Satellite Office, Virtual Office | ab 119 € im Monat |
| Ladungsfähige Adresse als Firmensitz mit Handelsregistereintrag | Satellite Office | ab 179 € im Monat |
| Telefonservice ohne Grundgebühr | officehelden | 0,54 € je Annahme und Minute |
| Telefonservice ohne Grundgebühr, Mo bis Fr 8 bis 18 Uhr | Starbüro, Tarif Flex | 0,89 € je Anruf und je Minute |
| Telefonservice 24/7 mit 80 Inklusivminuten | Starbüro, Tarif Smart | 69 € im Monat, 59 € im Jahrespaket |
| Telefonservice mit 20 Anrufen inklusive | DUSOFFICE, Basic | 49 € im Monat, 2,45 € je weiterer Anruf |
| Telefonsekretariat mit Grundgebühr | ebuero, Einsteiger bis Profi | 59,90 € bis 179,90 € im Monat plus 1,39 € bis 1,04 € je Anruf und Minute |
Wer nur eine Geschäftsadresse mit Postservice braucht, sollte also mit mindestens 119 Euro im Monat rechnen. Kommt der Firmensitz für das Handelsregister dazu, liegst du bei Satellite Office ab 179 Euro. Beim Telefonservice entscheidet dein Anrufaufkommen: Bei wenigen Anrufen ist ein Tarif ohne Grundgebühr günstiger, ab einigen Dutzend Anrufen im Monat lohnt sich ein Paket mit Inklusivminuten. Die Mietkosten für ein virtuelles Büro sind Betriebsausgaben. Arbeitest du daneben zu Hause, kann zusätzlich die Homeoffice-Pauschale infrage kommen.
Anbieter für ein virtuelles Büro im Vergleich
Die Anbieter lassen sich in zwei Gruppen teilen: Business-Center mit Geschäftsadresse, Postservice und Räumen, und reine Telefonservice-Anbieter. Viele Gründer kombinieren beides.
Business-Center mit Geschäftsadresse
Regus betreibt Business-Center an vielen Standorten. Ein virtuelles Büro umfasst dort eine Geschäftsadresse für Website, Briefkopf und Visitenkarten, verschiedene Postbearbeitungsdienste, Besprechungs- und Büroräume auf Abruf und ermäßigten Zugang zu Flughafenlounges. Einen festen Preis nennt die Übersichtsseite nicht, die Tarife stehen bei den einzelnen Standorten auf der Website von Regus.
Satellite Office bietet ein Virtual Office mit repräsentativer Postanschrift ohne c/o-Zusatz ab 119 Euro im Monat und eine ladungsfähige Adresse als Firmensitz mit Handelsregistereintrag ab 179 Euro im Monat. Zu den Standorten gehören unter anderem Hamburg und München (Satellite Office).
Contora vermietet Büros und Virtual Offices mit Geschäftsadresse, Firmensitz und Besprechungsräumen. Den Preis berechnet ein Konfigurator auf der Website von Contora je nach Standort und Leistung.
Telefonservice-Anbieter
Starbüro nimmt als externer Telefonservice deine Anrufe an und leitet sie je nach Tarif an ein bis fünf oder beliebig viele Ziele weiter. Der Tarif Flex hat keine Grundgebühr und kostet 0,89 Euro je Anruf und je Minute, werktags von 8 bis 18 Uhr. Der Tarif Smart kostet 69 Euro im Monat mit 80 Inklusivminuten rund um die Uhr (Starbüro).
ebuero bietet ein Telefonsekretariat mit eigener Einwahlnummer in drei Tarifen von 59,90 bis 179,90 Euro Grundgebühr im Monat, Anrufannahme werktags von 7 bis 19 Uhr. Dazu kommen je Anruf und je Bearbeitungsminute 1,39 Euro im Einsteigertarif bis 1,04 Euro im Profitarif (ebuero).
officehelden verzichtet auf Grundgebühr und berechnet 0,54 Euro je Annahme und Minute. Die Servicezeiten liegen werktags zwischen 8 und 19 Uhr und samstags zwischen 8 und 18 Uhr (officehelden).
DUSOFFICE aus Düsseldorf arbeitet mit Paketen: Basic für 49 Euro im Monat mit 20 Anrufen, Business für 99 Euro mit 45 Anrufen (DUSOFFICE).
Checkliste: Darauf solltest du bei der Buchung achten
- Ladungsfähig oder nicht? Willst du die Adresse im Handelsregister oder als Firmensitz nutzen, muss der Vertrag das ausdrücklich erlauben.
- Mit oder ohne c/o? Eine Anschrift mit c/o-Zusatz zeigt, dass du dort nur Post empfängst. Für das Auftreten gegenüber Kunden ist eine Adresse ohne Zusatz besser.
- Postservice im Detail: Wie oft wird gescannt und weitergeleitet, was kostet ein zusätzlicher Brief, wie lange wird Post gelagert?
- Laufzeit und Kündigung: Achte auf Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und darauf, wie lange die Adresse nach dem Ende noch Post annimmt. Eine Adressänderung im Handelsregister kostet Zeit und Geld.
- Benachrichtigung: Kläre, wie schnell der Anbieter dich über neue Post informiert und an welche E-Mail-Adresse die Scans gehen.
- Zusatzleistungen: Besprechungsräume, Telefonnummer mit Ortsvorwahl, Schließfach und Coworking kosten oft extra.
- Datenschutz: Telefon- und Postservice verarbeiten personenbezogene Daten deiner Kunden in deinem Auftrag. Frag nach einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Virtuelles Büro, Coworking oder eigenes Büro?
| Kriterium | Virtuelles Büro | Coworking Space | Eigenes Büro |
|---|---|---|---|
| Arbeitsplatz | keiner, nur auf Buchung | flexibel oder fest | fest |
| Geschäftsadresse | ja, oft als Firmensitz buchbar | je nach Anbieter | ja |
| Kundenbesuche | nur in gebuchten Räumen | in Besprechungsräumen | jederzeit |
| Vertragslaufzeit | oft monatlich | oft monatlich | meist mehrere Jahre |
| Für wen | Gründer im Home Office, Remote-Teams | Gründer, die Austausch suchen | Teams mit Kundenverkehr |
Wer gelegentlich einen Schreibtisch außerhalb der Wohnung braucht, findet in unserer Übersicht der Coworking Spaces in München eine Auswahl.
Häufige Fragen zum Virtual Office
Was sind Virtual Offices?
Virtual Offices sind gemietete Bürodienstleistungen ohne eigenen Arbeitsplatz: eine Geschäftsadresse, ein Postservice und auf Wunsch ein Telefonservice an einem echten Bürostandort. Du arbeitest woanders, das Unternehmen tritt nach außen mit der Adresse des Anbieters auf.
Was kostet eine Geschäftsadresse?
Bei Satellite Office kostet eine Geschäftsadresse mit Postservice ab 119 Euro im Monat, als ladungsfähiger Firmensitz ab 179 Euro (Stand Oktober 2026). Bei anderen Anbietern hängt der Preis vom Standort ab.
Ist eine virtuelle Geschäftsadresse legal?
Ja. Sie darf im Impressum und auf Rechnungen stehen, wenn Post dich dort zuverlässig erreicht. Für das Handelsregister brauchst du eine ladungsfähige Anschrift, die der Anbieter ausdrücklich als Firmensitz vermietet.
Kann man eine Postadresse mieten?
Ja. Ein reines Postfach reicht aber nicht für das Impressum, weil dort die Anschrift stehen muss, unter der du niedergelassen bist. Ein virtuelles Büro mit Postannahme an einer Geschäftsadresse ist die übliche Lösung.
Für wen lohnt sich ein Virtual Office?
Für Gründer, Freiberufler und kleine Unternehmen ohne Kundenverkehr, die ihre Privatadresse schützen und professionell auftreten wollen. Wer täglich Kunden empfängt oder Mitarbeiter vor Ort hat, braucht mehr als ein virtuelles Büro.
Was ist ein Büroservice?
Ein Büroservice übernimmt Aufgaben eines Sekretariats von außen: Anrufe annehmen, Post bearbeiten, Termine koordinieren. Beim virtuellen Büro ist er an eine Geschäftsadresse gekoppelt, beim reinen Telefonservice nicht.
Welche Adresse gebe ich beim Finanzamt an?
Die virtuelle Geschäftsadresse als Anschrift und den Ort, an dem du tatsächlich arbeitest und entscheidest, als Ort der Geschäftsleitung nach § 10 AO. Bei Gründern im Home Office ist das meist die Wohnung.
Fazit: Adresse mieten, Büro sparen
Ein virtuelles Büro ist für viele Gründer der günstigste Weg zu einer Geschäftsadresse, die nicht die eigene Wohnung ist. Prüfe vor der Buchung, ob du die Adresse nur für Impressum und Post brauchst oder auch als Firmensitz für das Handelsregister, denn davon hängt der Preis ab. Den Telefonservice wählst du nach deinem Anrufaufkommen. Wenn du gerade eine GmbH gründest, findest du die nächsten Schritte im Ratgeber GmbH gründen.
Transparenzhinweis: Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung künstlicher Intelligenz erstellt. Jeder Preis wurde vor der Veröffentlichung auf der Website des Anbieters abgerufen und jede Rechtsangabe gegen die im Text verlinkte Quelle geprüft.
Stand: Oktober 2026
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