Für Startups stellt sich häufig das Problem, einen guten Steuerberater zu finden. Aus der Not heraus und aus Unwissen wird häufig der „erstbeste“ genommen. Doch nicht jeder Steuerberater ist der richtige Ansprechpartner für jedes Unternehmen.
Woran erkennt man einen guten Steuerberater?
„Wir sehen das jeden Tag bei unseren über 80 Kunden, für die wir das Controlling als Dienstleister übernehmen. In Deutschland ist es schwer einen guten Steuerberater und Buchhalter zu finden. Die Branche nutzt oft nicht alle Möglichkeiten, um ihre Kunden glücklich zu machen und Mehrwert zu bieten“, berichtet Matthias Wendler von der Kernaussagen GmbH. Woran er einen guten Steuerberater erkennt, erklärt er anhand der nachfolgenden Punkte.
1. Beraten statt Rechnen
Kennt Ihr das Problem, wenn der Steuerberater mit seinem Paragraphen-Deutsch glänzen will, ihr jedoch nur Bahnhof versteht? Steuern sind ein komplexes Thema, womit man als Unternehmer erfahrungsgemäß wenig bis gar nichts zu tun haben möchte. Dieses Thema sollte effizient und verständlich behandelt werden, schließlich wird hier die Zeit des Unternehmers in Anspruch genommen. Deshalb ist es wichtig, dass der Steuerberater die Ausführungen so verständlich wie möglich gestaltet, damit man als Unternehmer weiß, worauf geachtet werden muss. Bringt der Unternehmer eigene Vorschlägen und Interessen vor, so sollte der Steuerberater dem Ganzen Gehör schenken und hierzu den steuerrechtlichen Hintergrund erklären.
Der Steuerberater muss steuerrechtliche Probleme frühzeitig erkennen und gemeinsam mit dem Unternehmer nach einer Änderung suchen und dabei die steuerrechtlichen Aspekte und die Besonderheiten des Geschäftsbetriebes berücksichtigen. Oft bietet sich ein Herbstgespräch an, um noch auf das Ergebnis einwirken zu können. Der Steuerberater sollte nicht nur Steuerrechner sein, sondern SteuerBERATER bleiben, mit dem Ziel die Steuern aktiv zu planen. Wichtig aus unserer Sicht ist ebenfalls, dass der Steuerberater digitalen Medien gegenüber positiv aufgeschlossen ist. Die Buchhaltungsunterlagen sollten auch online an den Steuerberater versendet werden können. Auswertungen vom Steuerberater möchte ich mir als Unternehmer live auf dem Tablet anschauen. Wichtig ist außerdem, dass der Steuerberater jederzeit für Rückfragen zur Verfügung steht.
2. Er kann nicht alles wissen
Für den Steuerberater ist es nicht immer einfach, die richtigen Konten zu treffen. Habe ich beispielsweise eine Fremdleistung in Anspruch genommen und ist die Leistung auf dem Beleg nicht genau beschrieben, würde der Steuerberater unter Umständen diese Aufwendungen als „Fremdleistung“ buchen. In Wirklichkeit wurde jedoch ein Freelancer damit beauftragt, meine Homepage zu gestalten. Diese Kosten sind ggf. zu aktivieren. Wir empfehlen, die Belege zu kontieren, bevor sie an den Steuerberater übermittelt werden. Nur so kann ich sichergehen, dass die Belege korrekt verbucht werden. Sind die Belege gebucht und Auswertungen erstellt, so sollten letztere durch das Unternehmen geprüft werden. Wurden wie abgesprochen die Aufwendungen korrekt abgegrenzt, Wirtschaftsgüter aktiviert, stimmen die Umsätze mit meinen Ausgangsrechnungen überein? Dies sind nur ein paar Fragen, die ich mir im Rahmen der Prüfung meiner Auswertungen stellen muss. Ein ständiger Austausch zwischen dem Unternehmen und dem Steuerberater im Rahmen der Buchhaltung ist demnach essentiell, damit die Auswertungen auch meine tatsächliche Geschäftsentwicklung wiederspiegeln.
3. Schnell sein, damit man schneller schlau ist
Muss ich als Unternehmer meine Buchhaltungsunterlagen zeitnah meinen Investoren offen legen, so muss ich mir sicher sein, dass mein Steuerberater die Unterlagen auch schnellstmöglich verbucht und mir die Auswertungen zur Verfügung stellt. Termintreue ist hier das A und O. Es ist wichtig, dass er die technischen Voraussetzungen geschaffen hat, mir die Auswertungen direkt bereitstellen zu können. Wir haben bereits erlebt, dass Auswertungen erst im Rechenzentrum angefordert werden müssen und im Anschluss an den Kunden bereitgestellt werden können. Hier verliert man Zeit, die man unter Umständen nicht hat. Besonders von Vorteil ist es, wenn ich als Unternehmer auf die Auswertungen auch allein und direkt zugreifen kann. So habe ich, auch im Krankheits- oder Urlaubsfall des Steuerberaters, Zugriff auf meine Daten.
Es empfiehlt sich einen festen Zeitpunkt zur Übermittlung der Unterlagen zu vereinbaren. Dieser sollte so gewählt werden, dass der Steuerberater entsprechend der Komplexität der Buchhaltung ausreichend Zeit hat, um die Auswertungen zu erstellen. Vergessen werden darf dabei nicht, die Zeit, die der Unternehmer benötigt, um die Auswertungen zu prüfen und die Dauer, die ggf. für Umbuchungen in Anspruch genommen wird. Des Weiteren empfehlen wir, die Buchhaltung so schnell wie möglich dem Steuerberater einzureichen. Nur wenn ich meine Auswertungen frühzeitig erhalte, habe ich einen Informationsgewinn gegenüber Kontrahenten. Die Ausnutzung der Dauerfristverlängerung ist nicht immer ratsam. Die Auswertung von einen Monat alten Daten bringt eventuell keine Punkte.
4. Buchhaltung ist die Grundlage für ein Controlling
Operatives Controlling fußt auf einem Finanzplan, um Soll-Ist-Vergleiche durchzuführen. Der Steuerberater sollte demnach etwas von Finanzplänen verstehen. Budgets werden mit entsprechenden Konten verknüpft. Der Steuerberater muss demnach wissen, welches Konto mit welchem Budget verknüpft wurde, damit die Buchungen sauber erfolgen können und somit ein Soll-Ist-Abgleich ermöglicht wird.
Beispiel: Habe ich für meine Reinigungskosten ein extra Budget geplant, der Steuerberater bucht aus Unkenntnis diese Kosten jedoch als sonstigen betrieblichen Aufwand, so ist ein Soll-Ist-Abgleich nicht möglich.
Ein Finanzplan ist immer so individuell wie das Geschäftsmodell des Unternehmens. Genauso individuell kann auch die betriebswirtschaftliche Auswertung geschlüsselt werden. Sind demnach meine Vertriebskosten rohertragsmindernd in der Finanzplanung angesetzt, so sind diese Kosten auch in der BWA rohertragsmindernd anzusetzen. Auch individuelle Konten können angelegt und gebucht werden. Der Standardkontenrahmen ist eben nur für den Standard gedacht und muss bei Bedarf angepasst werden.
Im Rahmen der Finanzplanung werden Versicherungsbeiträge erfahrungsgemäß monatlich erfasst. In der Buchhaltung ist der Jahresbetrag demnach abzugrenzen. Auch die Abschreibungen werden in der Finanzplanung monatlich erfasst. Wir erleben häufig in der Praxis, dass Abschreibungen erst im Rahmen des Jahresabschlusses gebucht werden. Dies ist nicht falsch, jedoch empfehlen wir in diesem Fall das Buchen von kalkulatorischen Abschreibungen, um ein tatsächliches monatliches Ergebnis in der BWA zu erhalten und den Soll-Ist-Vergleich zu ermöglichen.
5. Wer schuldet mir wie viel Geld?
Als bilanzierendes Unternehmen muss der Steuerberater auch eine Offene-Posten-Liste (kurz OPOS) für mein Unternehmen führen. In dieser Liste sind alle offenen Forderungen und Verbindlichkeiten zum Stichtag aufgeführt. Ein guter Steuerberater macht nicht erst im Rahmen des Jahresabschlusses auf diese offenen Posten aufmerksam, sondern bereits im Rahmen der laufenden Betreuung. Nicht jedes Unternehmen hat ein funktionierendes Mahnwesen, Unterstützung vom Steuerberater kommt einem da sehr gelegen.
6. Unterstützung bei Investitionsgesprächen
Als Unternehmen habe ich auch Investitionsgespräche bei Banken, Venture Capitalists oder Business Angels zu meistern. Ich als Unternehmer muss meine Geschäftsidee präsentieren. Doch was ist, wenn mir Zahlen nicht so gut liegen? Wie schön wäre es dann, wenn mich mein Steuerberater beim Investitionsgespräch begleitet und meinen Gesprächspartnern die Geschäftsentwicklung anhand der Buchhaltungsdaten erklärt. Der Steuerberater selbst sollte auch ein kompetenter Ansprechpartner für die Finanzierungsthematik sein. Im Investitionsgespräch sollte er demnach mir und auch der anderen Interessensgemeinschaft deutlich machen, wie sich welches Finanzierungsangebot steuerlich auf mein Unternehmen auswirkt. Alternativ oder in Zusammenarbeit kann auch ein externer Berater, Rechtsanwalt oder Controller hinzugezogen werden.
7. Laufende Informationen über gesetzliche Änderungen
Wie schnell sich die Steuerregelungen verändern, ist allseits bekannt. Als Unternehmer bin ich froh, wenn mich der Steuerberater mit einem monatlichen Mandantenbrief über aktuelle steuer- und arbeitsrechtliche Änderungen informiert. Unter Umständen ist jedoch nicht jede Information interessant für mich, das Lesen demnach auch nicht. Der Mandantenbrief sollte so gestaltet sein, dass er speziell auf die Anforderungen an mein Unternehmen eingeht. Nur in diesem Fall bietet mir der Mandantenbrief einen Mehrwert.
8. Chancen bei der Zusammenarbeit mit Partnern nutzen
Ein Unternehmen ist nur dann gut beraten, wenn die Zusammenarbeit zwischen den externen Beratern, wie zum Beispiel Steuerberatern, Rechtsanwälten, Controllern und sonstigen Beratern, reibungslos funktioniert. Das nachfolgende Beispiel soll dies kurz skizzieren: Der Rechtsanwalt informiert den Steuerberater über ein Verfahren, was derzeit gegenüber dem Unternehmen anhängig ist. So ist es dem Steuerberater möglich, diesen Sachverhalt in der Buchhaltung darzustellen. Der Controller bezieht die Daten vom Steuerberater und erstellt auf dieser Grundlage seine Auswertungen, welche dem Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. Diese aufbereiteten Informationen kann das Unternehmen im Anschluss beispielsweise für ein Bankgespräch verwenden. Funktioniert dies so reibungslos und kommunizieren die Berater selbstständig untereinander (natürlich unter der Kontrolle des Unternehmens), so sollte dem Erfolg des Ganzen nichts im Wege stehen.
Unvorteilhaft wird es immer dann, wenn sich die Berater als Konkurrenten sehen. Als Dienstleister sollten doch gerade Berater verstehen, dass es stets um das Wohl des Unternehmens gehen muss. Es empfiehlt sich, mit den Partnern transparent umzugehen, damit diese lernen, miteinander zu arbeiten. Für den Steuerberater selbst ist es essentiell, dass er die Informationen von Dritten prüft und sich die Zeit nimmt, dem Unternehmen den steuerrechtlichen Hintergrund genau zu erklären. Für beide Seiten führt dies zu einer Win-Win-Situation. Das Unternehmen wird vollumfassend beraten und ist mit der Leistung zufrieden. Der Steuerberater hat in diesem Fall durch die steuerrechtliche Beratung die Möglichkeit, die Leistung in Rechnung zu stellen. Für diesen zusätzlichen Auftrag war demnach keine Akquise notwendig.
9. Information über Fälligkeiten
Ein Unternehmen muss Steuern und Abgaben zahlen. Es wäre jedoch zu einfach, wenn diese am selben Tag eines Monats fällig werden. Die Fälligkeiten der Umsatzsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge fallen beispielsweise auseinander. Auf der anderen Seite sind die nicht einheitlichen Fälligkeiten für die Liquidität des Unternehmens von Vorteil, muss es demnach nicht an einem einzigen Tag alle Steuern und Abgaben entrichten. Doch man kann leicht den Überblick verlieren. Wie gut wäre es, wenn einem der Steuerberater an die fristgerechte Überweisung der Steuerbeträge erinnert, um einen Zahlungsverzug beim Finanzamt oder bei der Krankenkasse zu vermeiden. Nicht nur, dass Säumniszuschläge und Mahngebühren festgesetzt werden, welche das Ergebnis verschlechtern, nein, werden die Beträge konsequent nicht gezahlt, kann das betriebliche Bankkonto gesperrt werden. Lieferanten können dann nicht mehr bezahlt und Umsätze unter Umständen nicht mehr erzielt werden. Dies hat eine Verschlechterung des Betriebsergebnisses und wiederum der Liquidität zur Folge.
10. Preis-Leistungs-Verhältnis
Einen guten Steuerberater zeichnet stets ein gutes Preis-Leistungsverhältnis aus. Über die Honorarstruktur muss vor Beginn der Zusammenarbeit offen gesprochen werden, nur so hat das Unternehmen die Möglichkeit, Steuerberater zu vergleichen. Wir empfehlen nicht den günstigsten Steuerberater zu wählen. Denn wenn er zu günstig anbietet, wird dies ggf. in einer hohen Zeitbelastung seiner eigenen Mitarbeiter und damit einer schlechten Qualität der Arbeit münden. Diese müssen mehr Mandanten betreuen, werden also öfter krank, schaffen die Arbeit nicht pünktlich oder nicht in der gewünschten Qualität. Am Ende muss das Unternehmen lang auf die Auswertungen warten. Leider ist Preisdumping in der Branche oft vorzufinden. Aber um sehr gut beraten zu können, gerade in Finanzierungskontexten, bei international tätigen Unternehmen oder sonstigen Sonderfällen, braucht man Profis und die kosten eben Geld.
11. Der Steuerberater ist nicht der Zuarbeiter des Finanzamts
Wir erleben häufig in der Praxis, dass der Steuerberater nur an seine Fristen denkt und dabei keinen Fokus auf die betriebswirtschaftlichen Sachverhalte wirft. Hauptsache die Umsatzsteuervoranmeldung wird rechtzeitig an das Finanzamt übermittelt. Doch dabei bietet die Buchhaltung eine großartige Chance für den Unternehmer, sein Unternehmen transparent zu halten und somit richtige Maßnahmen zum richtigen Zeitpunkt ableiten zu können.
FAZIT
Wir hoffen, dass euch diese Liste bei der Auswahl eines geeigneten Steuerberaters hilft. Aber auch die Frage, ob der derzeitige Steuerberater den eigenen Ansprüchen genügt, sollte beantwortet werden. Man muss sich immer vor Augen halten, dass Steuerberater Dienstleister sind und ausgetauscht werden können. Wir erleben bei unseren Kunden häufig ein langes Zögern, trotz großer Unzufriedenheit und eine große Erleichterung, wenn der Schritt dann doch vollzogen ist. Unser Tipp: Hört Euch in Eurem Netzwerk um. Wer wirklich zufrieden mit seiner Steuerberatung ist, wird mit seinem Urteil nicht hinterm Berg halten.
Matthias Wendler ist Geschäftsführer der Kernaussagen GmbH. Die Kernaussagen GmbH bildet seit über drei Jahren das Controlling für Startups und KMU ab. Zum Leistungsumfang gehören außerdem Investorenberichte sowie die Erstellung der Finanzplanung. Zu den über 80 Kunden in Deutschland zählen unter anderem Protonet, Secucloud und Userlike.
Autor: Mathias Jäger
Einen Leitfaden zur Steuererklärung findet ihr hier.
