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Wie sehen die perfekten Geschäftsräume aus? Unternehmen die umziehen oder Gründer müssen sich sehr intensiv mit solchen Fragen beschäftigen. Ohne das Gespür dafür, was eigentlich genau gebraucht wird, sind Fehlentscheidungen wahrscheinlich. Businessräume sind nicht nur Büros oder ein Lager mit Verkaufstresen und Kasse. Über die Geschäftsräume stellen Unternehmen heute die Weichen dafür, wie sie von Kunden und Mandaten gesehen werden. Zudem fördert ein perfekt eingerichtetes Büro auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Die circa 250.000 Gründer (im Vollerwerb), die sich laut KfW Monitor jedes Jahr in Deutschland selbständig machen, haben bei der Suche nach den passenden Geschäftsräumen auf ganz unterschiedliche Details zu achten. Bieten die Räumlichkeiten Platz für die benötigten Server? Wie sehen die sanitären Einrichtungen aus? Beides ein Beispiel für Themen, die schnell vergessen werden können.

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Die richtige Ausstattung von Geschäftsräumen muss auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmt werden. Doch was ist alles zu beachten? Bildquelle: @ fizkes – 356049725 / Adobe Stock

1. Findet Kundenverkehr statt?

Businessräume müssen immer den Geschäftszweck widerspiegeln. Ein voll geräumtes Lager, durch welches sich Kunden schlängeln – ein absolutes No Go. Jedes Unternehmen mit Kundenverkehr muss entsprechend auftreten. Das bedeutet: Die Geschäftsräume transportieren direkt eine Message. Einfaches Beispiel: In einem Maklerbüro reicht der Aktenstapel auf dem Schreibtisch förmlich bis unter die Decke. Für jeden Mandaten sichtbar herrscht hier das blanke Chaos – was durchaus skeptische Blicke hervorrufen wird.

Der Gegenentwurf sieht so aus: Kundenverkehr findet in einem separaten Raum statt, der stilvoll und modern eingerichtet ist. Hier braucht es keine besonders teuren und verspielten Accessoires oder einen Monet an der Wand. Zweckmäßig und mit Stil eingerichtet, strahlt das Unternehmen damit eine ganz andere Außenwirkung aus. Diese Trennung zwischen dem eigentlichen Arbeitsplatz und Räumlichkeiten für den Kunden-/Mandantenverkehr hat noch einen ganz anderen Vorteil.

Während die Kundenräume auf die Außenwirkung hin „optimiert“ werden, sind die restlichen Businessräume auf Effizienz und Sachlichkeit getrimmt. Unternehmer gestalten die Arbeitsräume so, dass Mitarbeiter ablenkungsfrei arbeiten können und Kundenbesuche nicht zum Störfaktor werden. Ideal ist diese Aufteilung beispielsweise für:

  • Steuerberater
  • Anwälte
  • Beratungsunternehmen

In Reisebüros müssen die Räumlichkeiten für den Kundenverkehr natürlich anders aussehen. Gleiches gilt für Friseure oder den Einzelhandel, die zudem auch noch sehr die Lage berücksichtigen müssen. Allen Unternehmen ist aber gemein, dass die Geschäftsräume zum Unternehmenszweck passen müssen.

2. Wie datenintensiv ist das Business?

Seit Internet und Digitalisierung in fast allen Bereichen eine zunehmend dominante Rolle spielen, ist die technische Ausstattung ein wesentlicher Faktor. Ein Onlineshop bzw. eine Website ist heutzutage von extremer Wichtigkeit für jedes Unternehmen.

Wie stark der Einfluss der Digitalisierung ist, wirkt sich auch auf die Geschäftsräume aus. Kleine Unternehmen und Shops arbeiten mit Retail-Lösungen: Sie mieten sich bei professionellen Hostern etwas Speicherplatz auf einem Server. Meist gibt es hier auch noch die Möglichkeit, auf dem Server Shop-Software zu installieren. Ab einer gewissen Größe sind eigene Serverlösungen erforderlich.

Ist der Datenverkehr überschaubar, reicht oft ein einzelner Server, der keinen separaten Raum erforderlich macht. Bei sehr hohem Datenaufkommen kann sich die Situation verändern. Solche Unternehmen müssen in ihrer Betrachtung nicht nur den reinen Raumbedarf berücksichtigen. Mehrere Server versuchen sehr viel Wärme, die abtransportiert werden muss. Ein Punkt, der gerade im Sommer durchaus problematisch werden kann. Mit der Hitze steigen die Temperaturen im Serverraum – was die Technik an ihre Grenze bringt. Steigen Server aus, kann es schnell zu Problemen kommen.

Zusätzlich beginnen in einer solchen Situation umfangreiche Überlegungen in Bezug die richtigen Storage-Lösungen. Diesbezüglich sind nämlich viele Detailfragen zu klären:

  • Welche Anforderungen bestehen in der jeweiligen Situation?
  • Welche Storage-Konzepte erweisen sich als sinnvoll?
  • Welche Anbieter gibt es und welche passen zu den eigenen Anforderungen?
  • Welche Hardwareanforderungen müssen erfüllt werden?

3. Wie viele Mitarbeiter werden mittelfristig benötigt?

Kein Unternehmen kann wachsen und seinen Erfolg skalieren, wenn es nicht auf Mitarbeiter setzt. Natürlich braucht jeder Beschäftigte einen Arbeitsplatz. Gerade in den klassischen Bürojob ist der Platzbedarf immens. Hinzukommt, dass jeder Arbeitsplatz nicht nur mit einem Stuhl und Schreibtisch ausgestattet zu sein hat.

Für einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen braucht es Anschlussmöglichkeiten und Peripherie-Geräte wie Drucker und Scanner. Für alles muss genug Platz vorhanden sein. Leider lässt sich im Gründungs- und Wachstumsprozess nicht immer einschätzen, wo die Reise noch hingeht. Die Schwierigkeit besteht darin, dass mehr Platz Geld kostet, dieser anfangs aber noch nicht sinnvoll genutzt werden kann.

Für die Mitarbeiter muss aber nicht nur genug Platz für Schreibtisch und Co. sein. Pausenräume, Umkleiden oder sanitäre Einrichtungen sind nur drei Aspekte, welche Unternehmer im Hinterkopf behalten müssen. Außerdem ist in diesem Zusammenhang im Auge zu behalten, dass auch Arbeitsschutz eine Rolle spielt. Einfach nach Bauchgefühl entscheiden ist nicht die beste Option, um perfekte Businessräume zu finden.

4. Werden Lagerkapazitäten benötigt?

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Auch die Ansprüche an Lagerkapazitäten sollten im Blick behalten werden. Bildquelle: @ Rawf8 – 308981261 / Adobe Stock

Dieser Aspekt darf in der Planung für die Geschäftsräume nicht außer Acht gelassen werden. Jedes Unternehmen braucht Platz für Produkte, aufgestellte Muster oder das Archiv. Dass:

  • Lebensmittelhandel
  • Elektro-Fachgeschäfte
  • Kunsthandwerkbedarf

genügend Fläche brauchen, versteht sich eigentlich von selbst. In der Praxis haben aber auch Anwälte oder Steuerberater entsprechend viel Raum einzuplanen. Der Grund: Die Akten der Mandanten schweben nicht einfach durch die Luft, sondern müssen irgendwo untergebracht werden.

Besonders erschwerend kommt an dieser Stelle hinzu, dass für Unterlagen – egal, ob Kundenakten oder eigene Schriftstücke – gewisse Aufbewahrungsfristen gelten. Hierdurch kann sich das Archiv sehr schnell füllen, es platzt am Ende aus allen Nähten. Eine Erweiterung wird schwierig. Sich mit der Frage zu beschäftigen, welchen Umfang das Archiv annimmt, zahlt sich aus.

Achtung: Ein laufender Regalmeter mit Aktenordnern erreicht ein erhebliches Gewicht. Um Ausstattung nicht zweimal zu kaufen, sollte vorher klar sein, welche Gewichtsklasse die bessere Wahl ist. Ein riesiges Schwerlastregal braucht es selten. Einen gewissen robusten Charakter darf das Regal aber schon haben.

Im Hinblick auf das Lager sind noch ganz andere Fragestellungen zu klären. Beispiel Gefahrstoffe: Geht ein Unternehmen damit um, müssen besondere Vorschriften zur Beschaffenheit des Fußbodens eingehalten werden. Außerdem spielt der Brandschutz eine Rolle, die in ihrer Bedeutung nicht unterschätzt werden darf. Es passiert in der Praxis immer wieder, dass sich Unternehmen häuslich einrichten – bei einer ersten Begehung aber unsanft aus ihrem Schlaf geholt werden.

5. Wie sieht das Entwicklungspotenzial aus?

Alle bisher genannten Ausstattungsmerkmale sind wichtig, um den Unternehmensbetrieb am Laufen zu halten. Aber selbst Unternehmen, die bisher alles richtig gemacht haben, können in Schwierigkeiten geraten – wenn sich die Rahmenbedingungen ändern. Klar, im Fall einbrechender Verkäufe wäre im Handel beispielsweise eine Verkleinerung erstrebenswert.

Oft haben auch Unternehmen Probleme, bei denen alles hervorragend läuft – und die sich vergrößern wollen. Im Fall einer eigenen Immobilie lässt sich das Ganze mit einigem Planungsaufwand vielleicht noch umsetzen. Bei Räumlichkeiten, welche gepachtet werden, ist das Ganze sehr viel schwieriger.

Das Entwicklungspotenzial wird dadurch gehemmt, dass oft der Platz für eine Vergrößerung nicht mehr vorhanden ist. Angerenzende Geschäftsräume sind vermietet. Oder die Mieten sind so hoch, dass eine Vergrößerung wirtschaftlich zur Herausforderung wird. Unternehmen können bereits in der Ansiedlungs- und Gründungsphase diesen Aspekt auf dem Radarschirm haben. Allerdings ergeben sich hieraus wieder neue Probleme – etwa ob sich die Prognosen am Ende wirklich erfüllen.

Eine Erweiterung ist grundsätzlich schwierig und keine leichte Aufgabe. Über 10 Jahre oder 15 Jahre werden Planungen in Unternehmen selten gemacht. Daher sind entsprechende Entwicklungsmöglichkeiten schwierig einzuschätzen. In einigen Branchen sind solche Ausblicke generell unmöglich, da in einem sehr dynamischen Umfeld gearbeitet wird.

Fazit: Die richtigen Geschäftsräume sind der halbe Erfolg

Mit der Gründung eines Unternehmens sind viele Herausforderungen verbunden. Gründer müssen sich fragen, wie das Marketing besonders gut funktioniert oder welche Mitarbeiter das meiste Potenzial haben. Ein Bereich, der immer wieder hinten angestellt wird, sind die Geschäftsräume. Dabei lassen sich hier bereits entscheidend Weichen stellen. Die Businessräume spiegeln den Geschäftszweck wider und ob mit Mandantenverkehr zu rechnen ist oder nicht. Parallel müssen die Räumlichkeiten zum Unternehmen passen. Wo Server aufzustellen sind, müssen die Räume nicht nur den nötigen Platz hergeben. Auch die Kühlung spielt eine Rolle. Und wo viele Akten ins Archiv müssen, braucht es den nötigen Platz, um Regale aufzustellen.

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