Start-up-Gründer*innen besitzen eine Vision und jede Menge Motivation. Doch oftmals beherrscht gleichzeitig Chaos das Feld. Nicht nur die reine Geschäftsidee will auf die Beine gestellt werden, auch die Bürokratie schlägt voll zu. Und natürlich sind wir nebenbei auch alle Privatmenschen. Wir besuchen Zahnärzte und Familienfeiern. Der Knackpunkt ist, dass wir oftmals in der Termin- und To-do-Flut versinken. Als Lösung beschaffen wir uns teure Projektmanagementsysteme oder eine ausgeklügelte Terminplanungssoftware. Das Ende vom Lied ist, dass wir damit noch mehr Arbeit, aber weniger Struktur haben. Woran das liegt, erklärt uns unser Gehirn.
- Die klassischen Zeitmanagement-Systeme
- Warum diese Methoden nicht für jeden Menschen funktionieren
- Dominanz der rechten Gehirnhälfte
- Lösungen für Menschen mit rechter Gehirndominanz
- Ordnung durch Mind-Mapping
Die klassischen Zeitmanagement-Systeme
Gerade aufgrund von Homeoffice in der Corona-Pandemie finden wir mehr und mehr Tipps zur Organisation unseres Joballtags im Internet. Jeder, der sich intensiver mit Selbstmanagement auseinandersetzt, stößt auf Begriffe wie:
- Pareto
- A-B-C-Analyse
- Eisenhower
- SMART Methode
- Pomodoro-Technik
- ALPEN-Methode
Schauen wir uns also die einzelnen Techniken genauer an.
Pareto
Hinter dem Pareto-Prinzip verbirgt sich die sogenannte 80-20-Regel. Diese Methode geht davon aus, dass nur 20 Prozent unserer täglichen Aufgaben für 80 Prozent unseres Erfolges verantwortlich sind. Bei der Priorisierung unserer Tasks sollten wir deshalb diejenigen wählen, mit denen wir am schnellsten unser Ziel erreichen.
Das Pareto-Prinzip lässt sich mit einem anschaulichen Beispiel erklären. Wir erwarten in 1,5 Stunden Gäste. Da wir gerne einen guten Eindruck hinterlassen möchten, soll das Haus blitzblank sein. Allerdings reichen die 1,5 Stunden Zeit nicht aus, um unter jedem Möbelstück die Staubkörner zu entfernen, den Boden zu wienern und die Fenster zu putzen. Was machen wir also? Wir saugen die prominentesten Flächen, spülen das Geschirr, befreien das Sofa von alten Socken und schrubben das Badezimmer. Dagegen ignorieren wir den Keller und alle Bereiche, die unsere Gäste voraussichtlich nicht inspizieren.
Mit der Erledigung von rund 20 Prozent der Haushaltsaufgaben, schaffen wir es bereits, bei unseren Gästen einen sehr guten Eindruck zu hinterlassen.
A-B-C-Analyse
Bei der A-B-C-Methode teilen wir unsere Aufgaben nach Priorität ein.
- A: Diese Aufgaben müssen sofort/zeitnah erledigt werden. Sie können nicht delegiert werden.
- B: Diese Tasks müssen nicht sofort in Angriff genommen werden. Du solltest sie zeitnah übergeben.
- C: Diese Aufgaben sind am unwichtigsten und sollten abgegeben werden.
Bei der Tagesplanung wird empfohlen, nicht mehr als zwei A-Tasks mit maximal drei Stunden Zeitaufwand anzugehen. Für B-Aufgaben sollte nicht mehr als eine Stunde pro Tag verbraucht werden. Der zeitliche Einsatz für C-Tasks sollte noch geringer sein.
Eisenhower
Das Eisenhower-Prinzip sticht in eine ähnliche Kerbe wie die ABC-Analyse. Das Gesamtpaket der Aufgaben wird in vier Kategorien abhängig von ihrer Dringlich- und Wichtigkeit untergliedert. So entsteht die bekannte Eisenhower-Matrix.
- A-Aufgaben sind dringlich und wichtig. Sie sollten direkt selbst erledigt werden.
- B-Aufgaben sind zwar wichtig, aber nicht dringend. Für sie ist zeitnah ein Termin zu finden, der selbst übernommen wird.
- C-Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig. Sie werden delegiert.
- D-Aufgaben sind weder wichtig noch dringend, deshalb kommen sie in den Papierkorb.
Vielleicht veranschaulichen ein paar Beispiele die einzelnen Aufgaben-Kategorien.
Sitzt bereits ein wichtiger Geschäftspartner für ein Meeting mit Dir im Aufenthaltsraum, dann gehst Du los und begrüßt ihn. Hierbei handelt es sich um eine A-Aufgabe.
Ein klassischer Fall für eine B-Aufgabe ist die Vertragsunterzeichnung und das Onboarding eines neuen Mitarbeiters. Das muss nicht sofort passieren. Es wird ein Termin für die kommenden Tage vereinbart, den Du dann selbst übernimmst.
Eine typische C-Aufgabe ist die Nachbestellung von Kaffee. Vielleicht ist das letzte Päckchen Bohnen gerade in die Maschine entleert worden. Dann wird es Zeit, Nachschub zu ordern. Das braucht allerdings der Chef oder die Chefin nicht unbedingt selbst zu erledigen. Dafür gibt es Assistenten oder Praktikanten.
Du hast ein Angebot für einen neuen Rasenmäher im Postfach, besitzt aber nicht einmal einen Garten? Dann wandert diese E-Mail als D-Aufgabe unbeantwortet im Papierkorb.
Stille Stunde
Gerade erstellst Du den Jahresabschluss oder eine wichtige Präsentation. Das Telefon läutet zum dritten Mal und lässt Dich Faden und Fokus verlieren? Dann wird es Zeit für die stille Stunde. Schalte sämtliche Störfaktoren aus, um die voll und ganz auf Deine Aufgabe zu konzentrieren.
Plane die stillen Stunden täglich oder mehrfach wöchentlich in Deinen Kalender ein. Es ist wichtig, Kollegen oder wichtige Kunden zu informieren, dass Du zu diesen Zeiten nicht erreichbar bist. Du kannst diese Zeiten auch im Kalender teilen, sodass Deinem Umfeld von vorneherein klar ist, wann Du nicht ansprechbar bist.
Pomodoro-Technik
Bei dieser Methode unterteilst Du Aufgabenblöcke in kleine Häppchen von 25 Minuten. Es wird 25 Minuten konzentriert gearbeitet, danach erfolgen fünf Minuten Pause. In der kurzen Auszeit können Social-Media-Konten gecheckt oder schnell ein frischer Kaffee heruntergelassen werden. Nach dem vierten Block von 25 Minuten solltest Du eine längere Pause von mindestens einer halben Stunde einplanen.
ALPEN-Methode
ALPEN ist ein Akronym aus den ersten Buchstaben der folgenden Worte:
- Aufgaben definieren
- Länge einschätzen
- Puffer einplanen
- Entscheidungen treffen
- N: Nachkontrolle
Diese Methode eignet sich perfekt, um den Tagesablauf zu planen. Setze Dich morgens an den Schreibtisch und überlege Dir alle Aufgaben für heute. Wie lange dauern die einzelnen Erledigungen ungefähr? Addiere ausreichend Pufferzeit bei jeder Aufgabe, weil es immer Unterbrechungen und Verzögerungen geben kann.
Triff anschließend die Entscheidung, welche Aufgabe Du als Erstes übernimmst. Plane auch direkt die folgenden Tasks ein. Am Ende des Tages erfolgt die Nachkontrolle, ob und wie Du alle Aufgaben erledigen konntest.
Warum diese Methoden nicht für jeden Menschen funktionieren
Vielleicht hast Du diese ganzen Modelle bereits ausprobiert, für Dich hat dauerhaft keines die Lösung gebracht? Dann liegt das vermutlich nicht an Dir und Deiner Disziplinlosigkeit.
Die Funktionsweise Deines Gehirns kann dafür verantwortlich sein, dass klassische Zeitmanagement-Modelle bei Dir nicht funktionieren. Keine Sorge, damit stehst Du nicht alleine da.
Bei manchen Menschen ist die rechte und bei Anderen die linke Gehirnhälfte dominanter. Je nachdem, welche Seite die Oberhand hat, ticken wir unterschiedlich. Bestimmt bei Dir die linke Gehirnhälfte mehr, dann kommst Du gut mit den oben aufgeführten Methoden zurecht. Ist die rechte Seite dominanter, brauchst Du andere Lösungen.
Dominanz der rechten Gehirnhälfte
Grundsätzlich nutzen wir natürlich beide Gehirnhälften. Es gibt allerdings typische Prägungen und Verhaltensweisen, die Menschen mit einer dominanten rechten Gehirnhälfte auszeichnen. Zu den Merkmalen gehören:
- Begeisterungsfähigkeit
- Kreativität
- Intuition und Emotion
- Musikalität
- Visuelles Denken
- Intuitive Problemlösung
- Ganzheitliches Erfassen von Zusammenhängen
- Improvisation
Zum besseren Verständnis spinnen wir eine kleine Geschichte um den rechtsdominierten Menschen. Nennen wir die Hauptperson unserer Geschichte Max.
Max arbeitet im Homeoffice. Morgens brüht er frischen Kaffee auf und setzt sich an seinen Schreibtisch. Er fährt den Computer hoch. Währenddessen schenkt er sich eine Tasse seines aromatischen Heißgetränks ein. Max ist in Gedanken und lässt die Tasse überlaufen. Er holt Putzsachen aus dem Schrank.
Dabei fällt ihm die alte Fotokiste ins Auge. Mensch, da hat er auch schon lange nicht mehr hineingeschaut! Also lässt er Putzmittel und Lappen liegen und schnappt sich die Fotokiste. Beim Durchstöbern der alten Schnappschüsse wird er ganz rührselig.
Er ruft seinen besten Kumpel an, um ihn an den grandiosen Skiurlaub 2008 zu erinnern. Der Kumpel leidet gerade schrecklich, weil ihn seine Freundin vor Kurzem verlassen hat. Max lässt nicht lange auf sich warten. Er schnappt sich die Autoschlüssel und macht sich direkt auf den Weg zu seinem Freund.
Abends kommt Max zurück nach Hause. Die Putzsachen liegen im Flur neben Hunderten von Fotos. Der Laptop läuft. In der Küche sind mittlerweile die Kaffeeflecken eingetrocknet.
So oder so ähnlich laufen Tage bei rechtsdominierten Menschen ab. Sie lassen sich von Situationen und Gefühlen leiten und lenken. Max interessiert seine Tagesplanung nach A-B-C-Analyse nicht, wenn sein Freund Unterstützung braucht oder andere Dinge ihn ablenken. Was kann Max tun, damit er nicht komplett im Chaos versinkt.
Lösungen für Menschen mit rechter Gehirndominanz
Auch Menschen wie Max können ihren Alltag organisieren und strukturieren. Da sie sehr visuell denken, spielen Farben und Bilder eine große Rolle. Ideale Planungstools stechen ins Auge. Je individueller und bunter ein Organizer ist, desto höhere Chancen bestehen, dass der Rechtsdominante ihn verwendet.
Auf Fotokalender.com beispielsweise, können sich Menschen wie Max einzigartige Kalender erstellen, die ihre Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Großartig eignet sich die Verwendung von Symbolen. Jeden Montag findet ein Meeting mit Kollegen statt? Dann wird hierfür einfach ein Tisch mit Köpfen im Kalender abgebildet. Damit befriedigt der Kalender die visuellen Reize der Rechtsdominierten.
Flexibilität durch Post-it-Planung
Menschen, deren rechte Gehirnhälfte stärker ausgeprägt ist, brauchen Planungsfreiheit. Bei zu festen Strukturen werfen sie schnell das gesamte Zeitmanagement-System über Board.
Oftmals funktioniert deshalb eine persönlich gestaltete Pinnwand mit Einteilung in Wochentage und Uhrzeiten. Auf bunte Post-it-Zettelchen werden verschiedene Aufgaben des Tages geschrieben. Dann kleben wir sie an den gewünschten Termin auf der Pinnwand. Kommt nun etwas dazwischen oder müssen Vorhaben verschoben werden, werden die Klebezettel einfach an einer anderen Position fixiert.
Eine ähnliche Lösung existiert auch online. Padlet.com bietet die Möglichkeit kinderleicht Pinnwände auf dem Laptop zu erstellen und zu pflegen. So haben die Nutzer auch unterwegs Zugriff auf ihre Tages- und Wochenplanung. Die gestalterische Spielwiese ist gigantisch, weil die Einbindung von Videos, Fotos und andere Dateien möglich ist. Dies spricht genau den kreativen Nerv von Menschen mit ausgeprägter rechter Gehirnhälfte an.
Ordnung durch Mind-Mapping
Listen sind zu langweilig für unsere rechte Gehirnhälfte. Beim Mind-Mapping können die einzelnen Aufgaben grafisch aufgezeichnet werden. Die Haupttasks stehen in einem Kreis im Zentrum. Verbunden damit sind alle möglichen Nebentasks, die zur Erfüllung der Hauptaufgaben dienlich sind.
Auf einem Blatt Papier kann so ein Thema ausführlich organisiert werden. Es können aber auch mehrere Aufgaben parallel darauf abgebildet werden. Termine und Zeitvorgaben fehlen gänzlich, es ist nur die notwendige Struktur und Aufgabenbearbeitung zur Zielerreichung zu sehen.
Selbstverständlich gibt es auch exzellente Tools für online Mind-Mapping wie mindmeister.com. Mit dem Smartphone, Tablett oder Laptop erstellst Du bunte und eindrucksvolle Mindmaps. Diese ziehen die Aufmerksamkeit Deiner rechten Gehirnhälfte förmlich auf sich. Du erhältst einen guten Überblick über anfallende Tätigkeiten. Damit ein Mensch, dessen rechte Gehirnhälfte den Ton angibt, organisiert durch das Leben kommt, heißt es loslassen. Loslassen von alten Mustern und Denkweisen. Loslassen von Schuldgefühlen, wenn klassische Zeitmanagementsysteme bei ihm versagen. Auch rechtsdominierte Menschen kommen an ihr Ziel! Vielleicht anders als klassische Gesellschaftsnormen es vorschreiben, aber sie können dennoch sehr erfolgreich sein. Individuelle Kalender, bunte Pinnwände und fantasievolles Mind-Mapping helfen ihnen.
