Kein erfolgreiches Unternehmen kommt ohne regelmäßigen Meetings aus. Sie sind essentiell für die Kommunikation und Transparenz der Arbeitsabläufe im Unternehmen. Passt man jedoch nicht auf, können Meetings enorm viel Zeit fressen und am Ende des Tages hat jeder das Gefühl nicht genügend Tasks absolviert zu haben. Um zu verhindern, dass Meetings zu viel Zeit verschwenden und sich die Teilnehmer*innen im Tumult der Besprechung verlieren, haben wir 6 wichtige Tipps für produktive Meetings notiert.
5 Tipps für Meetings
Zeitmanagement
Wenn es um Meetings geht, ist das richtige Zeitmanagement die goldene Regel. Ganz schnell können Meetings zu Zeitfressern mutieren und der Überblick kann verloren werden. Effizienz sollte dementsprechend ein großes Stichwort von produktiven Meetings sein. Besonders wichtig ist, dass der rote Faden und das Ziel des Meetings nicht aus den Augen verloren werden. Es heißt konsequent durchzugreifen und alle möglichen Ablenkungen zu umgehen. Wenn das Zeitmanagement der Meetings nicht geradlinig durchgezogen wird, passiert es sehr schnell, dass Meetings überzogen werden und Mitarbeiter*innen sich in ihren Unterhaltungen verlieren. Ein gewisses Maß an Zeitdruck ist nicht schädlich, es kann also helfen Meetings etwas kürzer anzusetzen, um den Plan stringent durchzuführen, jedoch sollte der Druck nicht zu hoch angesetzt werden, da Leistung unter zu hohem Druck oft unter Regression leidet.
Vorbereitung und Nachbereitung
Kein Meeting kann erfolgreich einem roten Faden folgen, wenn nicht vorher eine gewisse Vorbereitung stattgefunden hat. Jedes Meeting hat gewisse Aufgaben d.h. bestimmte Verantwortlichkeiten sollten im Vorfeld geklärt und zugeteilt werden. Es ist sinnvoll, wenn jedes Meeting einen Moderator und einen Protokollanten hat. Der Moderator kann darauf achten, dass das Zeitmanagement nicht unter geht und jeder gleichmäßig zu Wort kommt. Der Protokollant hält die wichtigsten Punkte des Meetings fest. Sicherlich können noch mehr Aufgaben im Vorhinein geklärt werden. Beispielweise, wenn sich jemand um Verpflegung oder eine Präsentation kümmern soll. Generell gilt: Sowohl Vor- als auch Nachbereitung des Meetings tragen zu einem guten produktiven Meeting bei und helfen im Zeitplan zu bleiben und einem roten Faden zu folgen.
Ablaufplan
Jedes Meeting sollte auch einen Ablaufplan haben. Kombiniert man die zuvor erwähnte Vorbereitung mit dem Ablaufplan des Meetings, kann das Meeting wesentlich effizienter und organisierter ablaufen. In einem Unternehmen gibt es zahlreiche Meetings mit unterschiedlichen Thematiken. Hat man einen Ablaufplan, kann zunächst das Thema des jeweiligen Meetings festgelegt werden und einzelne Angelegenheiten können priorisiert werden. Bekommen die Teammitglieder, im Zuge der Vorbereitung, den Ablaufplan zugeschickt, kann sich jeder bereits die Thematiken und Punkte des anstehenden Meetings anschauen und sich auf die einzelnen Punkte vorbereiten. So wird es nicht nur leichter, sich an einen Zeitplan zu halten, sondern die Transparenz des Meetings wird ebenfalls für die Mitarbeiter*innen optimiert.
Regeln
Des Weiteren kann es hilfreich sein bestimmte Regeln für Meetings festzulegen. Sicherlich, wir sind hier nicht im Kindergarten und jeder kann effizient Arbeiten und ein Meeting bestreiten, ohne dass Chaos ausbricht. Allerdings können gewisse Anhaltspunkte und „Regeln“ dabei helfen, dem Ablaufplan und der Zeitplanung treu zu bleiben. Dabei können unterschiedliche Punkte festgelegt werden, die jedes Unternehmen individuell für sich ausmachen kann. Zum Beispiel können die unterschiedlichen Rollen und deren Aufgaben definiert werden. Verhaltens- und Kommunikationsregeln können ausgemacht werden und Anhaltspunkte, wenn es um Feedback geht. Außerdem kann hier ebenfalls das generelle Zeitmanagement festgelegt werden.
Tasks und Reporting
Teil des Ablaufplans ist ebenfalls das Update und Reporting von den wöchentlichen Tasks. Aufgaben, Deadlines und Ergebnisse können hier besprochen werden. Im Protokoll kann festgehalten werden, welche Aufgaben an wen vergeben wurden und bis wann sie erledigt sein müssen. Außerdem kann durch ein Update darauf eingegangen werden, wie erfolgreich die Aufgaben absolviert wurden und was eventuell beim nächsten Mal anders gemacht werden kann. Die Rollen, die in der Vorbereitung verteilt wurden, heben nicht die Verantwortung der restlichen Mitarbeiter*innen auf. Alle Teilnehmer*innen des Meetings sind mitverantwortlich für ihre Beiträge und Vorbereitungen im Meeting. Dementsprechend wichtig ist es, diese vorher festzulegen.
Der richtige Rahmen
Ein produktives, effizientes Meeting braucht immer einen angemessenen Rahmen. Dieser Rahmen kann sich von Meeting zu Meeting unterscheiden. Ein Tapetenwechsel kann immer hilfreich sein. Dabei sollte selbstverständlich darauf geachtet werden, in welchem Rahmen das Meeting sich bewegt und welche Umgebung die Thematik unterstützt. Geht es um Themen, bei denen konzentriert verhandelt werden muss, sind ruhige Orte selbstverständlich der bessere Rahmen. Geht es allerdings um kreative Themen können auch Orte an der frischen Luft für Inspiration sorgen. Restaurants und Cafés eignen sich ebenfalls gut für kreative Brainstormings. Grundlegend sollte einfach darauf geachtet werden, welcher Rahmen individuell für das Meeting angebracht ist.
