Virtual Office – Die besten Anbieter im Vergleich

Ein Virtual Office ist ein virtuelles Büro, das Startups und Unternehmen mieten können. Es handelt sich hier um ein tatsächlich existierendes Büro mit Firmenadresse, betrieben wird es von einem externen Bürodienstleister. Wir stellen euch die besten Virtual Office Anbieter im Vergleich vor.

Gründer*innen haben die Möglichkeit, sich diese Adresse als Firmenadresse anzumieten und ihre Anrufe von externen Mitarbeiter*innen entgegennehmen zu lassen. Manche Bürodienstleister haben sich ausschließlich auf Telefonservice spezialisiert. Wir begründen, warum gerade für Startups die Anmietung eines virtuellen Büros ideal ist.

Warum sollten Startups ein virtuelles Büro anmieten?

Gerade Startups können durch die Anmietung eines virtuellen Büros teure physische Raummieten vermeiden. Viele Gründer*innen arbeiten in der Gründungszeit im Homeoffice und möchten ungern ihre private Adresse auf allen Firmendokumenten und im Netz veröffentlichen.

Der Unterschied zu einer Briefkastenadresse ist der, dass der externe Bürodienstleister mit seinen Mitarbeiter*innen an dieser Adresse tatsächlich Dienstleistungen für die jeweilige Firma übernimmt. Telefonist*innen werden für die besonderen Belange der unterschiedlichen Firma angelernt und bieten auf Wunsch eine 24 Stunden / 365 Tage im Jahr Erreichbarkeit an. Die Ergebnisse der Telefonate werden per Mail übermittelt.

Auch viele weitere Tätigkeiten können vom externen Bürodienstleister übernommen werden, dieser handelt dann im Namen der auftraggebenden Firma. Zum Beispiel werden Briefe angenommen, die dann entweder digital oder per Lieferung weitergeleitet werden. Pakete werden meist im Logistikzentrum eingelagert und können abgeholt werden. 

Und wenn man doch mal ein respektables Gebäude für einen Kundentermin braucht, bieten viele Virtual Office Anbieter Räume zur Nutzung an.

Ein Virtual Office ist gerade für Jungunternehmer*innen und Startups eine tolle Möglichkeit, um für die Kund*innen mit wenig Aufwand stets erreichbar zu sein – somit bleibt mehr Zeit, um sich dem Aufbau des Startups zu widmen. Es muss kein Büro gemietet und ausgestattet werden und kein*e Sekretär*in eingestellt werden.

Bei der Steuererklärung muss man Folgendes beachten:

Die Anmietung eines Virtual Office wird vom Finanzamt genehmigt, die Adresse des externen Bürodienstleister kann für die Handelsregistereintragung, sowie für den gesamten Außenauftritt des Unternehmens verwendet werden. Bei der Steuererklärung ist nur darauf zu achten, dass man als Geschäftsanschrift die virtuelle Geschäftsadresse und als Ort der Geschäftsleitung die Wohnadresse (die Adresse, von der man tatsächlich seine Geschäfte leitet) angibt.

Virtuelles Büro – Anbieter im Überblick

Hier findet ihr erstmal die TOP Virtual Office Anbieter im Kosten-/Nutzenvergleich, bevor wir nochmal einzeln auf die unterschiedlichen Anbieter und ihre Leistungen und Features eingehen.

Tabellenerklärung: Jede vertikale Spalte steht für einen Virtual Office Anbieter und jede horizontale Zeile für einen bestimmten Service mit Kostenangabe. Bietet ein Anbieter diesen Service nicht an, ist das entsprechende Feld mit X markiert. So erhält man sowohl vertikal eine Übersicht über den jeweiligen Anbieter, wie auch horizontal einen Vergleich zu den anderen Anbietern.

Reine Telefonservice-Anbieter

Wer nur nach einem tollen Telefonservice Anbieter sucht, wird vermutlich bei einem der nachfolgenden fündig. Die Auswahl richtete sich an Top-Anbieter mit unterschiedlichen Preismodellen, sodass man für sich individuell den richtigen Anbieter wählen kann. Natürlich gibt es mittlerweile noch zahlreiche andere virtuelle Büro-Anbieter, denn die Annahme dieses Services steht hoch im Kurs. Schließlich kann man somit seine eingesparte Zeit effektiv für andere Firmenentscheidungen nutzen. 

Starbüro

Starbüro ist wohl einer der bekanntesten Bürodienstleister.

Starbüro bietet eine umfassende Telefonzentrale, die Anrufe in deinem Firmennamen annimmt – auf Wunsch 24 Stunden / 365 Tage im Jahr. Perfekte Deutsch und Englischkenntnisse sind für die Mitarbeiter*innen von Starbüro selbstverständlich.

Anrufe werden in einem Mail zusammengefasst und an dich verschickt oder können bei Bedarf auch weitergeleitet werden. 

Das Service von Starbüro kann ganz individuell den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Falls keine totale Anrufabnahme gewünscht ist, gibt es viele unterschiedliche Modelle. Starbüro kann z. B. nur für bestimmte Zeiten, oder bei Terminengpässen und Krankheiten einspringen. Es kann auch eingestellt werden, dass die Kunden nur zum Starbüro weitergeleitet werden, wenn die Leitung belegt ist. 

Des Weiteren kann die Dienstleistung von Starbüro exklusiv für Bestellhotline oder zum Filtern von “unwichtigen” Anrufen verwendet werden.

Starbüro verzichtet auf Grundgebühren, Mindestumsätze oder andere monatliche Fixkosten. Jeder Anruf hat eine Anrufannahmegebühr von 0,49 € und jede Bearbeitungsminute wird mit 0, 49 € abgerechnet. In die Bearbeitungsminute wird auch die Nachbearbeitungszeit des Anrufs mitberechnet, die allerdings auf 120 Sekunden gedeckelt ist.

Ein SMS kostet 0,05 €, eine Weiterleitung ins deutsche Mobilfunknetz 0,09 € pro Minute. 

Auf Wunsch kann man sich eine individuelle Warteschleifaufnahme erstellen lassen mit einmalig 39,- € oder eine bestehende Wartemelodie um einmalig 19,- € verwenden. 

Die Rufnummer kann mit einer bestimmten Ortsvorwahl vergeben werden, dafür bezahlt man einmalig 10,- €. 

Diese Preise werden für alle einheitlich gehalten, egal ob man Starbüro als Telefonzentrale oder nur als Urlaubsvertretung nutzt. 

Damit man sich von dem Nutzen des Telefonservice-Anbieters überzeugen kann, bietet Starbüro eine kostenlose 48 h Testnutzung.

officehelden.de

Officehelden sind eine Alternative zu Starbüro und eine gute Möglichkeit, wenn man nur eine Firmennummer sucht und seine Anrufe vollständig oder zeitweise auslagern möchte.

Rund um Anrufannahme bietet Officehelden ähnliche qualitätsvolle Leistungen wie Starbüro. Man kann zwischen zwei Tarifen wählen Helden-Start und Helden-VIP. 

Eine Mindestvertragslaufzeit, sowie Einrichtungs- und Grundgebühr, gibt es bei officehelden.de nicht. Eine Gesprächsminute wird mit 0,48 € / Minute abgerechnet. Einen 24/7 Service gibt es ebenfalls. Dieser kostet im Monat 24,95 €. Hinzu kommt, dass die Weiterleitung der Anrufnotiz per E-Mail, eine neue Fesnetz-, oder 0800-er Nummer kostenlos verfügbar sind.

Bekommt man mehr als 500 Anrufe per Monat kann man den Helden-VIP Tarif wählen, hier werden die Preise individuell angepasst und können auf der Webseite angefragt werden.

Cloudsecretary

Cloudsecretary ist ebenfalls ein Telefonservice Anbieter. Die Mitarbeiter*innen nehmen Anrufe in deinem Firmennamen entgegen – allerdings nur Mo bis Fr, von 8 bis 18 Uhr. Für den normalen Geschäftsbetrieb ideal und bietet dir Gelegenheit, dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren. 

Im Kundenportal von Cloudsecretary ist Individualisierung möglich:

Neben der Verbrauchsanalyse, der detaillierten Anrufliste, Verwaltung von konkreten Anweisungen/Antworten zu bestimmten Kundenfragen, gibt es auch die Kontaktverwaltung, in der Telefonist*innen Anrufe bestimmten Ansprechpartner*innen zuweisen können. Bestimmte Personen können weitergeleitet werden, für die anderen wird eine Anrufzusammenfassung per Mail an dich versandt. Auch Termine können direkt in deinem Google Docs Kalender eingetragen werden.

Hier gibt es unterschiedliche Paket ab 9,90 € monatl. Grundgebühr, abgerechnet wird hier nicht pro Minute, sondern per Anruf – je nach Paket zwischen 0,79 € – 1,39 €. SMS-Versand kostet 0,10 € pro SMS, Kalendereintrag gibt es um 0,80 € und die Anrufweiterleitung um 0,50 €. 

Bei einer Vertragslaufzeit von nur einem Monat kann sich jede*r ohne Bedenken vom gewinnbringenden Nutzen überzeugen kann.

DUSOFFICE

DUSOFFICE ist ebenfalls ein bekannter Telefonservice-Anbieter, der sich neben den üblichen Virtual Office Leistungen auf die Anrufannahme im Bereich Telefonservice spezialisiert hat. DUSOFFICE übernimmt das Terminmanagement, zum Beispiel für Arztpraxen, dem sogenannten MediCall.

Die telefonische Leistung kann man bei DUSOFFICE ab einer Monatsgebühr von 49,95 € und einer Anrufbearbeitung von 1 € pro Anruf erhalten. DUSOFFICE hat kurze Vertragslaufzeiten, sodass sich jede*r ohne Bindungsangst von der telefonischen Qualität, Mo bis Fr, jeweils 8 bis 20 Uhr überzeugen kann.

Ebenfalls bietet DUSOFFICE Firmenadressen ab € 49,- € im Monat, sowie Büroräume auf Zeit oder Konferenzräumen auf Stundenbasis an. Dies allerdings nur in Düsseldorf, dafür an einer sehr renommierten Adresse.

Telefonservice Anbieter und Firmenadresse Anbieter mit oder ohne Büronutzung

Wer nicht nur einen TOP Telefonservice-Anbieter sucht, sondern auch eine Firmenadresse und eventuell auch eine Nutzung von Büroräumen benötigt, kann sich an die nachfolgenden Firmen wenden, die zu den besten Virtual-Office-Anbietern zählen.

eBuero AG

Einer der populärsten Virtual Office Anbieter ist eBuero AG. eBuero bietet auf Wunsch eine 24h Service Telefonzentrale an, oder auch nur zu bestimmten Zeiten oder bei Anrufbesetzung. 

Lass dir von eBuero Mitarbeiter*innen deine Termine in deinem elektronischen Kalender eintragen, indem du deinen Google/Outlook/Smartphone-Kalender teilst. Deine Anrufe können gefiltert werden und an die richtige Abteilung/den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden. Bei eBuero hat man sogar die Möglichkeit eine VIP- und Filterfunktion einzustellen, z.B. bestimmte Personen immer durchstellen lassen und Vertreter*innen von eBuero auf den Schriftweg verweisen lassen.

eBuero bietet qualifizierte Muttersprachler*innen in den Sprachen Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch. So kann man sichergehen, dass internationale Kund*innen und Geschäftspartner*innen bestens betreut werden.

Ein weiteres Highlight von eBuero ist die Nutzung einer kostenfreien mobilen App für iOS und Android. Über die App kann man bequem Anweisungen übermitteln, Termine verwalten und Anrufnotizen in Echtzeit lesen.

Bei eBuero bezahlt man eine monatliche Grundgebühr ab € 49,-, der erste Monat ist kostenlos. 

Der Preis der Grundgebühr richtet sich nach der benötigten Leistung, ein Angebot kann man sich auf eBuero.de zusenden lassen.

Von der eBuero Telefonservice-Qualität kann man sich 24 Stunden lang kostenfrei überzeugen lassen.

Im Gegensatz zu reinen Telefonservice-Anbietern hat man bei eBuero zudem die Möglichkeit Geschäftsadressen ab 89,- € monatl. in Top-Lage anzumieten. Die Adresse kann als Firmenhauptsitz und für alle Firmendokumente verwendet werden, sogar ein Firmenschild kann am Gebäude angebracht werden. Die Post wird angenommen, Briefe werden eingescannt und elektronisch weitergeleitet. Briefe und Pakete können auch abgeholt werden oder nachversendet. 

Bei eBuero kann man auch Büroräume ab 29,- € stündlich mieten zum Arbeiten oder für Konferenzen. Sogar Catering u.v.m. kann über eBuero geordert werden. 

Satellite Office

Satellite Office steht für qualitätvolles Virtual Office. In Berlin befindet sich der Sitz zum Beispiel am Kurfürstendamm und in Hamburg bei Jungfernstieg. Nicht nur der Standort ist edel, sondern auch die Büroräume sind exquisit und vermitteln den Kunden einen seriösen und erfolgreichen Eindruck. 

Bei Satellite Office kann man zwischen verschieden Optionen wählen, z. B. einen physischen Büroraum zur Nutzung mieten, ein virtuelles Büro mit Sekretariats-Empfang, sowie Anruf- und Postannahme mieten oder nur die Firmensitz-Adresse verwenden. Natürlich können diese Varianten auch kombiniert werden.

Die Preise können bei Satellite Office angefragt werden, die günstigste Membership, die auch Open-Space Büronutzung inkludiert, kostet € 99,- monatlich. 

Aktuell gibt es für Gründer*innen ein Top Angebot von Satellite Office, die Firmensitz Plus Option plus Ambassador Membership kann ab 399,- € / Monat anstatt den regulären 518,- € / Monat erworben werden. Hier erhält man u. a. Firmenadresse und Nutzung eines Teilbüros, Postannahme sowie eine Firmentelefonnummer und Anrufabnahme im Firmennamen. 

SERVCORP

Servcorp ist ein Virtual Office Anbieter der ersten Stunde mit jahrelanger Erfahrung. Hier kann man aus vielen verschiedenen Paketen mit monatlicher Grundgebühr wählen.

Das virtuelle Büro Paket gibt es ab € 130,- monatlich. Hier erhält man Firmenadresse in Top Lage, Postverwaltung, 3 Stunde pro Tag im Coworking Space  und 3 Stunden monatlich im geschlossenen Büro, sowie eine Firmentelefonnummer mit 24 Stunden / 365 Tage im Jahr Anrufannahme durch qualifizierte Mitarbeiter*innen im Firmennamen. 

Meeting-Räume kann man ab 78,- € stündlich mieten, Coworking Spaces ab 300,- € monatlich und private Büros ab 600,- € monatlich.

Regus

Regus ist ebenfalls ein All-in-One Virtual Office Anbieter, hier kann man frei entscheiden, ob man nur Geschäftsadresse, oder auch Telefon-, Postbearbeitungs- und weitere Büroservices in Anspruch nehmen möchte. Auch wenn man ein physisches Büro braucht, ist man bei Regus an der richtigen Adresse.

Regus ist ein großer Hase in der Virtual Office Branche, hier kann zwischen vielen Standorten weltweit wählen. 

Die Geschäftsadresse kann man ab 46,- € pro Monat mieten, das virtuelle Büro mit unbegrenzter Nutzung der Business Lounge und geschäftlicher Telefonnummer mit Rezeption zu Geschäftszeiten gibt es ab 114,- € pro Monat und das Virtuelle Büro Plus Paket mit zusätzlicher 5-tägigen privaten Büronutzung kann man ab 169,- € pro Monat mieten.

CONTORA Office Solutions

Als letztes möchten wir einen weiteren Alles-aus-einer-Hand Virtual Office Anbieter vorstellen. Contora Office Solutions bietet Firmenadressen in TOP-Lage, lokale eigene Rufnummer, Postannahme und Nachsendung, Nutzung von Meetingräumen oder Büros und bei Bedarf professionellen Sekretariatsservice zu Geschäftszeiten.

Die Preise variieren je nach Standort, Contora Office Solutions sind ab 89,- € monatlich verfügbar, der Preis steigt je nach Lage und gewünschtem Service. 

Fazit Virtual Office

Virtual Office ist eine tolle Möglichkeit für Startups und Jungunternehmen, um eine qualitätsvolle Firmenadresse zu bekommen, Anruftätigkeiten delegieren zu können und zu geringem Preis Meetingräume zur Verfügung zu haben. 

Wir haben euch nun einen Überblick über die bekanntesten Virtual Office und Telefonservice Anbieter verschafft. Nur ein paar Schritte und du kannst mit TOP-Firmenadresse und eigenem*r Sekretär*in loslegen!

Tipps, wie du gesund führst, auch auf Distanz, gibt es hier.

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