Collaboration mit factro – Gute Teamarbeit zahlt sich aus
„Willst du schnell reisen, dann geh allein. Willst du weit reisen, dann geh gemeinsam.“ – Indianische Weisheit
Teamwork ist und wird immer wichtiger. Besonders in Unternehmen bei alltäglichen Arbeiten oder großen Projekten ist Koordination und Kommunikation notwendig, um Termine, Fristen und Abgaben einzuhalten.
Neue Arbeitswelt, neue Herausforderungen
Industrie 4.0 und „New Work“ fordern Veränderungen
Durch neue aktuelle Entwicklungen in der Arbeitswelt – Stichworte: Industrie 4.0, Arbeit 4.0, „New Work“ – verändern sich auch Unternehmen und damit ihre Arbeitsweisen. Immer mehr Unternehmen setzten aus diesem Grund agile Arbeitsmethoden ein, um in der heutigen Zeit mithalten und auf neue Technologien reagieren zu können.
Interdisziplinäre Teams lösen klassische Arbeitsweisen ab
Vorgesetzte vergeben Aufgaben, Mitarbeiter arbeiten – diese Strukturen werden immer mehr abgelöst. Die einzelnen Mitarbeiter spielen eine größere Rolle. Sie kennen sich in ihrem Gebiet aus und können Einschätzungen äußern, die das Vorhaben vorantreiben. Sie werden zu „Experten“, die eigenverantwortlich in ihrem Bereich arbeiten.
Diese Art von Kollaboration bewirkt eine vollkommen andere Arbeitsdynamik. Das neue Team ist flexibel und dynamisch, mit so wenig Bürokratie wie möglich.
Collaboration-Tools unterstützen agiles Arbeiten
Aus diesen Gründen wird Collaboration-Software bei Unternehmen immer beliebter, um Projekte zu organisieren oder Prozesse zu optimieren. Vor allem bei steigender Anzahl von Beteiligten und fehlendem Überblick eignet sich ein Tool optimal als effektives Organisations-Hilfsmittel und Kommunikationswerkzeug.
Eines dieser Tools ist factro, mit dem man sogar kostenlos mit bis zu 10 Nutzern im Team arbeiten kann.
Mit dem Tool factro optimal organisieren
factro organisiert sich in Projekten, dazugehörigen Paketen und einzelnen Aufgaben. Mit diesem Tool – 100% made in Germany – organisiert und strukturiert man seine Arbeitsabläufe durch vielfältige Funktionen. Man kann detaillierte zeitliche Planungen vornehmen, sich lediglich einen groben Überblick über ein ganzes Projekt verschaffen oder seinen alltäglichen Arbeitstag ordnen.
5 factro Features für eine bessere Team-Koordination
1. Kommentarbereiche für aufgabenbezogene Kommunikation
Kommunikation – im Team besonders wichtig. Durch eigene Kommentarbereiche in factro wird die Kommunikation aufgabenbezogen und zielgerichtet.
Lästiges Telefonieren oder E-Mails verschicken fallen weg, denn Status von Aufgaben sowie alle Informationen dazu sind für alle einsehbar. Die Aufgabendetails beinhalten:
- Verantwortung
- Ausführung
- Zugehöriges Projekt
- Zugehöriges Paket
- Priorität
- Zeitraum
Kommunikation – einfach, schnell und vor allem effektiv.
2. Verschiedene Projektdarstellungen für transparentes Arbeiten
Welche ist die passende Ansicht? factro bietet verschiedene Darstellungen, die alle Beteiligten für sich individuell anpassen können.
Möchte man sich einen groben Überblick über ein ganzes Projekt verschaffen, dann ist der Projektstrukturbaum die richtige Einstellung. So können einzelne Projekte mit ihren Paketen und Aufgaben übersichtlich eingesehen werden.
Geht es um das Strukturieren des alltäglichen Arbeitstags und einem übersichtlichem Aufgabenmanagements ist das Kanban-Board zu empfehlen. Durch die Spalten geplant, aktiv, Review und beendet werden die Aufgaben nach ihrem Status entsprechend strukturiert.
Tabellenliebhaber wählen natürlich die Tabelle. Diese listet alle Aufgaben mitsamt Status, Fälligkeitsdatum und aktuelle Ausschöpfung der zeitlichen Ressourcen auf.
In der Planungsphase ist die Zeit ein wichtiger Faktor. Bei der detaillierten Zeitplanung kann das Gantt-Diagramm enorm hilfreich sein. Neben der Darstellung von zeitlichen Abläufen, bietet dieses Diagramm auch Vorgänger-/ Nachfolger-Beziehungen. Bei Problemen können Aufgabentermine angepasst werden, ohne dass abhängige Aufgaben beeinträchtigt werden. Auch bei Veränderungen bleibt die Planung korrekt – und wird enorm flexibel.
3. Visuelle Darstellungen für allgemeine Verständlichkeit
Vor allem bei komplexen Vorgängen ist es hilfreich, Vorgänge, Status und letztendlich Ergebnisse vereinfacht und für alle verständlich darzustellen. So haben auch alle Beteiligten einen Einblick in die Aufgaben anderer und arbeiten zielgerichtet.
Factro bietet viele visuelle Hilfestellungen, um einfach und verständlich zu bleiben und einen schnellen Überblick zu schaffen. Überblick, Risikominimierung, Erfolg.
Die „Deadline-Ampel“ visualisiert durch die typischen Farben grün, gelb und rot die jeweiligen Status einer Aufgabe. Auf einen Blick ist zu erkennen, welche Aufgaben dringend erledigt werden müssen oder welche sogar überfällig sind.
Die schon erwähnten verschiedenen Projekt- und Aufgabendarstellungen wie der Projektstrukturbaum oder das Gantt-Chart sind nur ein weiteres Beispiel.
4. Leistungserfassung für bessere Planung und Steuerung
Eine wichtige Kerngroße gelten zeitliche Aufwände. Diese sind notwendig für externe und interne Verrechnungen und bestimme Arbeitsabläufe im Team.
Durch eine einfache, aber detaillierte Leistungserfassung in factro ist eine einfache und effiziente Planung und Steuerung von Projekten und zeitlichen Ressourcen möglich. Durch die Erfassung von vier verschiedenen Aufwänden (Plan-, Ist-, Rest- und Delta-Aufwand) können Verantwortliche und Ausführende einfach kommunizieren sowie Aufwände anpassen und optimieren. So können auch im Team Aufgaben und ihr (zeitlicher) Status optimal eingesehen werden.
5. Cloudbasis für virtuelle Teamarbeit
factro ist ein cloudbasiertes Tool und kann daher unabhängig von einer Installation auf allen Geräten genutzt werden. So können Teammitglieder zeit- und ortsunabhängig mit Kollegen oder Ansprechpartner in Kontakt treten, Projekte und Aufgaben anlegen und planen sowie bearbeiten. Die Arbeit wird flexibler, ungebundener und zielgerichteter – eben agiler.
Dementsprechend eignet sich ein Management-Tool optimal für die neuen Arbeitsweisen im Team in Verbindung mit „New Work“. Durch einen virtuellen Raum, der alle Teammitglieder vereint, wird jeder mit dem versorgt, was er braucht:
- Einfache, aufgabenbezogene Kommunikation
- Umfassende Einsichten und transparentes Arbeiten
- Flexibilität in allen Bereichen.
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