Bewirtungsbelege spielen eine wichtige Rolle in der Buchhaltung und Steuererklärung von Unternehmen, insbesondere für Startups. In diesem Artikel erfahrt ihr, worauf ihr achten müsst, welche Belege absetzbar sind und welche Anforderungen diese erfüllen müssen.
Was ist ein Bewirtungsbeleg?
Ein Bewirtungsbeleg dokumentiert Ausgaben für Speisen und Getränke, die im Rahmen geschäftlicher oder betrieblicher Anlässe entstanden sind. Solche Kosten könnt ihr unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich absetzen.
Steuerliche Absetzbarkeit von Bewirtungsbelegen
Welche Bewirtungsbelege könnt ihr absetzen?
Bewirtungskosten lassen sich steuerlich absetzen, wenn:
- Geschäftliche Bewirtung vorliegt:
- Treffen mit Kunden, Partnern oder Geschäftsfreunden.
- Interne Anlässe:
- Veranstaltungen für Mitarbeiter, z. B. Weihnachtsfeiern oder Teamevents.
- Nachweis erbracht wird:
- Die Bewirtung muss beruflich oder betrieblich veranlasst sein.
Welche Bewirtungskosten können Startups absetzen?
Gerade für Startups ist es wichtig, die Kosten klar zu trennen:
- Geschäftliche Bewirtung: Hier könnt ihr 70 % der Kosten als Betriebsausgabe geltend machen, netto (ohne Umsatzsteuer).
- Mitarbeiterbewirtung: Kosten für interne Veranstaltungen können in voller Höhe angesetzt werden.
Anforderungen an einen Bewirtungsbeleg
Was muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?
Damit das Finanzamt einen Bewirtungsbeleg akzeptiert, sind folgende Angaben erforderlich:
- Name und Anschrift des Bewirtungsbetriebs
- Datum und Uhrzeit der Bewirtung
- Auflistung der verzehrten Speisen und Getränke (Einzelpositionen)
- Gesamtkosten inklusive Umsatzsteuer
- Name der bewirteten Person(en) und Anlass der Bewirtung
- Unterschrift des Bewirtenden (bei geschäftlicher Bewirtung)
Elektronische oder handschriftliche Belege?
Belege dürfen sowohl digital als auch handschriftlich sein. Wichtig ist, dass alle erforderlichen Angaben klar lesbar und nachvollziehbar sind.
Nicht absetzbare Bewirtungskosten
Das Finanzamt erkennt folgende Belege oder Ausgaben nicht an:
- Unvollständige Belege: Fehlende Angaben wie Anlass oder Teilnehmer.
- Private Bewirtungen: Kosten für Familienfeiern oder persönliche Treffen.
- Pauschale Trinkgelder: Nur ausgewiesene Trinkgelder auf der Rechnung sind absetzbar.
Gesetzliche Regelungen und Paragraphen
Die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten ist in folgenden Regelungen verankert:
- § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG: Definition der abziehbaren Bewirtungskosten.
- § 14 UStG: Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen.
- § 15 UStG: Vorsteuerabzug bei Bewirtungskosten.
Wichtig: Die Finanzbehörden prüfen Belege oft streng auf Einhaltung der Vorschriften.
Höchstgrenzen und Abzugsfähigkeit
Geschäftliche Bewirtungskosten
- Absetzbarer Anteil: 70 % der Kosten netto (Vorsteuer kann separat abgezogen werden).
- Trinkgeld: Absetzbar, wenn es auf der Rechnung ausgewiesen ist.
Mitarbeiterveranstaltungen
- Höchstgrenze pro Mitarbeiter: 110 € brutto pro Person und Veranstaltung (steuerfrei für Mitarbeiter).
Weihnachtsfeier
- Kostenübernahme: Vollständig als Betriebsausgabe absetzbar, sofern die 110-€-Grenze eingehalten wird.
Tipps für die Praxis
- Belege auf Vollständigkeit prüfen: Besonders Anlass und Teilnehmer nicht vergessen.
- Kosten trennen: Bewirtung für Kunden und Mitarbeiter separat ausweisen.
- Rechtzeitig dokumentieren: Fehlende Angaben zeitnah ergänzen.
Fazit
Bewirtungsbelege bieten euch die Möglichkeit, Kosten steuerlich abzusetzen – vorausgesetzt, die Anforderungen werden erfüllt. Startups sollten besonders darauf achten, Belege korrekt auszufüllen, um unnötige Nachfragen durch das Finanzamt zu vermeiden.
