Aufbewahrungsfristen für Startups und Freelancer

Aufbewahrungsfristen, gesetzliche Vorgaben und neue Regelungen ab 2025 erklärt.

03/01/2025

Was sind Aufbewahrungsfristen und warum sind sie wichtig?

Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich festgelegte Zeiträume, in denen bestimmte geschäftliche Dokumente aufbewahrt werden müssen. Sie dienen der Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen und der Einhaltung steuerlicher sowie rechtlicher Vorschriften. Für euch als Startups oder Freelancer bedeutet das: Werden die Fristen nicht eingehalten, können Bußgelder oder Probleme bei Prüfungen drohen.

Welche Dokumente unterliegen den Aufbewahrungsfristen?

Es gibt eine Vielzahl von Dokumenten, die von den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betroffen sind:

Gründungsurkunden: Dokumente, die die Gründung eures Unternehmens belegen.
Jahresabschlüsse: Finanzielle Berichte, die den Geschäftserfolg eines Jahres darstellen.
Gehaltsnachweise: Belege über die an Mitarbeiter gezahlten Gehälter.
Rechnungen: Sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen.
Verträge: Mit Kunden, Lieferanten oder Partnern.
Steuerunterlagen: Steuererklärungen, Bescheide und ähnliche Dokumente.
Geschäftskorrespondenz: Schriftverkehr, der steuerlich oder rechtlich relevant ist.

Wie lange müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

Die Dauer der Aufbewahrungsfrist hängt von der Art des Dokuments ab. Hier eine Tabelle mit den wichtigsten Fristen:

Dokumentenart	Aufbewahrungsfrist (bis 2024)	Aufbewahrungsfrist (ab 2025)	Wer muss sie aufbewahren?
Gründungsurkunden	10 Jahre	10 Jahre	Startups
Jahresabschlüsse	10 Jahre	10 Jahre	Startups
Gehaltsnachweise	6 Jahre	6 Jahre	Startups
Rechnungen	10 Jahre	8 Jahre	Startups und Freelancer
Verträge	6 Jahre	6 Jahre	Startups und Freelancer
Steuerunterlagen	10 Jahre	8 Jahre	Startups und Freelancer
Geschäftskorrespondenz	6 Jahre	6 Jahre	Startups und Freelancer

Wichtig: Die Fristen beginnen jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Eine Rechnung von 2024 muss nach der neuen Regelung nur noch bis zum 31. Dezember 2032 aufbewahrt werden.

Was ändert sich durch die Gesetzesänderungen 2025?

Zum 1. Januar 2025 treten durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz wichtige Änderungen bei den Aufbewahrungsfristen in Kraft. Die zentralen Neuerungen sind:

Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege und Rechnungen: Statt der bisherigen zehn Jahre müssen diese Unterlagen nur noch acht Jahre aufbewahrt werden.
Unveränderte Fristen für andere Dokumente: Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Geschäftskorrespondenz behalten ihre bisherigen Fristen bei.

Warum müssen diese Fristen eingehalten werden?

Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen ist essenziell, um:

Rechtliche Sicherheit zu gewährleisten.
Bußgelder und Strafen zu vermeiden.
Bei Prüfungen des Finanzamts vorbereitet zu sein.
Ansprüche gegenüber Kunden oder Partnern nachweisen zu können.

Wie könnt ihr Unterlagen sicher und effizient aufbewahren?

Wo sollten die Unterlagen aufbewahrt werden?

Ihr habt die Wahl zwischen physischer und digitaler Aufbewahrung:

Physische Aufbewahrung: Geeignet für Originaldokumente wie Gründungsurkunden.
Digitale Aufbewahrung: Ermöglicht platzsparendes und leicht zugängliches Speichern. Achtet dabei auf Manipulationssicherheit (§ 146 AO).

Wie organisiert man die Aufbewahrung?

Nutzt digitale Tools wie DATEV, Lexware oder sevDesk.
Erstellt ein Ordnungssystem, das Dokumente nach Kategorien und Jahren strukturiert.
Macht regelmäßig Backups, um Datenverlust zu vermeiden.

Was beachten bei sensiblen Daten?

Bei personenbezogenen Daten ist die DSGVO zu beachten. Stellt sicher, dass nur befugte Personen Zugriff haben und die Daten nach Ablauf der Frist sicher vernichtet werden.

Was passiert nach Ablauf der Frist?

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen könnt ihr die entsprechenden Dokumente vernichten. Achtet dabei auf:

Sichere Entsorgung: Verwendet Schredder oder beauftragt spezialisierte Entsorgungsunternehmen.
Prüft offene Ansprüche: Manche Unterlagen, wie langjährige Verträge, sollten länger aufbewahrt werden.

Was tun bei Unsicherheiten?

Solltet ihr Fragen zu speziellen Dokumenten oder Fristen haben, ist ein Steuerberater der richtige Ansprechpartner. Er hilft euch, die gesetzliche Vorgaben zu verstehen und korrekt umzusetzen.

Zusammenfassend gesagt:

Die Aufbewahrungsfristen sind ein zentraler Bestandteil der Buchhaltung für Startups und Freelancer. Mit der richtigen Organisation und den passenden Tools lässt sich der Aufwand minimieren. Gleichzeitig könnt ihr sicherstellen, dass ihr rechtlich auf der sicheren Seite seid. Die neuen Gesetzesänderungen ab 2025 bieten zudem die Möglichkeit, die Aufbewahrungspflichten effizienter zu gestalten. Bei Unklarheiten oder besonderen Fällen lohnt sich der Rat eines Experten.

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