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Korrektur vom 18. September 2026: Die Fassung vom 2. Dezember 2024 stellte das Ausstellen von E-Rechnungen schon für 2025 als Pflicht dar, behauptete, es gebe noch keine verbindlichen Ausnahmen, und gab als Gesetzestext einen Wortlaut wieder, der so weder in § 14 UStG noch in § 4a des E-Government-Gesetzes steht. Tatsächlich sah das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 bereits Übergangsregeln bis Ende 2027 und Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise vor; seitdem hinzugekommen sind die Ausnahme für Kleinunternehmer und das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, beides steht jetzt im Text.
Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regeln für Rechnungen zwischen Unternehmen. Ein eigenes E-Rechnungsgesetz gibt es für diesen Bereich nicht: Die Pflicht steht in § 14 des Umsatzsteuergesetzes und kommt in Stufen. Empfangen müsst ihr E-Rechnungen schon heute. Beim Ausstellen dürft ihr je nach Umsatz noch bis Ende 2026 oder Ende 2027 auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, auf PDF ausweichen. Hier lest ihr, was eine E-Rechnung ist, welche Fristen und Ausnahmen gelten, was FastBill, Lexware Office und DATEV können und wie ihr euch vorbereitet.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Buchhaltungs- und ERP-Systeme können ihre Daten direkt übernehmen, niemand muss sie abtippen. Das Umsatzsteuergesetz definiert sie so:
„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“
§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG
Das Format muss entweder der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, die ein strukturiertes Format auf Basis einer XML-Datei vorgibt, oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein. Ein vereinbartes Format ist nur zulässig, wenn sich alle Pflichtangaben daraus richtig und vollständig in ein normgerechtes oder damit interoperables Format übertragen lassen. Diese Formate erfüllen laut den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung die Anforderungen:
- XRechnung: eine reine XML-Datei ohne lesbare PDF, zum Lesen braucht ihr einen Viewer.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: eine PDF mit eingebetteten XML-Daten, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
- Vereinbarte Formate wie EDIFACT im EDI-Verfahren, sofern sich die Pflichtangaben vollständig daraus gewinnen lassen.
Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung, weil sie kein strukturiertes Format hat. Sie gilt wie die Papierrechnung als „sonstige Rechnung“. Peppol wiederum ist ein europäisches Netz, über das Rechnungen übermittelt werden; laut der Informationsseite E-Rechnung des Bundes empfängt der Bund E-Rechnungen auch über diesen Weg.
Der Nutzen liegt in der Buchhaltung: Werden die Daten automatisch übernommen, müssen sie beim Empfänger nicht noch einmal erfasst werden, doppelte Arbeitsgänge und die Fehler dabei fallen weg. Freiwillig bleibt die Umstellung trotzdem nicht, denn zwischen inländischen Unternehmen wird sie Schritt für Schritt Pflicht.
Was seit 2025 gilt und was 2027 und 2028 dazukommt
Eingeführt hat die Pflicht das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024, das die Rechnungsregeln in § 14 UStG neu gefasst hat. Wie die Finanzverwaltung sie auslegt, steht in zwei BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025 sowie in den Fragen und Antworten des Ministeriums.
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU regelt dagegen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Für den Bund hat Deutschland sie mit dem Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen umgesetzt, und seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten des Bundes elektronisch abrechnen. Auch die Grenzen unterscheiden sich: Nach dem Umsatzsteuergesetz ist eine E-Rechnung über 250 Euro nötig, nach der E-Rechnungsverordnung des Bundes ab 1.000 Euro. Für Rechnungen zwischen Unternehmen stammt aus dieser Richtlinie die europäische Norm für das Format: Sie wurde ursprünglich für Rechnungen an Behörden erarbeitet und gilt jetzt auch zwischen Unternehmen.
Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach, ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen braucht ihr nicht. Wer eine E-Rechnung nicht annehmen kann oder will, hat nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 keinen Anspruch darauf, stattdessen Papier oder eine PDF zu bekommen. Automatisch weiterverarbeiten müsst ihr die Daten dagegen nicht.
Ausstellen: Für Leistungen, die ihr 2025 oder 2026 erbringt, dürft ihr noch wählen: E-Rechnung, Papier oder mit Zustimmung des Empfängers ein anderes elektronisches Format wie die PDF. Diese Rechnungen müssen spätestens am 31. Dezember 2026 übermittelt sein. Für Leistungen aus 2027 bleibt die Wahl nur, wenn euer Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betragen hat. So steht es in der Übergangsregel in § 27 Absatz 38 UStG. Erst danach ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen tatsächlich verpflichtend.
Ein Beispiel: Macht eure GmbH 2026 einen Gesamtumsatz von 1,2 Millionen Euro, muss sie für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 an inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, sofern keine Ausnahme greift und kein EDI-Verfahren vereinbart ist. Bleibt der Umsatz 2026 bei 300.000 Euro, darf sie 2027 noch Papier oder mit Zustimmung PDF verwenden. Maßgeblich ist, wann ihr die Leistung erbringt; zusätzlich muss die Rechnung innerhalb der genannten Frist übermittelt sein.
Die Übersicht zeigt, was für welches Leistungsjahr gilt:
| Leistung erbracht | E-Rechnungen empfangen | Eigene Rechnungen an inländische Unternehmen |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | Pflicht, ein E-Mail-Postfach genügt. | E-Rechnung, Papier oder mit Zustimmung PDF, übermittelt spätestens am 31. Dezember 2026. |
| 2027 | Pflicht. | E-Rechnung. Papier oder mit Zustimmung PDF nur bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr, übermittelt spätestens am 31. Dezember 2027. Ein EDI-Verfahren bleibt mit Zustimmung erlaubt. |
| 2028 und später | Pflicht. | E-Rechnung, außer bei Kleinbeträgen bis 250 Euro, Fahrausweisen und Rechnungen von Kleinunternehmern. |
Die Ausnahmen in der letzten Zeile gelten in jedem Jahr, mehr dazu im nächsten Abschnitt.
Ausnahmen: Wann ihr keine E-Rechnung braucht
Die Pflicht greift nur, wenn ihr umsatzsteuerlich überhaupt eine Rechnung ausstellen müsst. Rechnungen an Privatleute sind deshalb nicht betroffen, ebenso viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, etwa steuerfreie Finanzdienstleistungen oder Grundstücksvermietungen. Auch wenn eine Rechnungspflicht besteht, dürft ihr in diesen Fällen dauerhaft eine sonstige Rechnung schicken, also Papier oder mit Zustimmung des Empfängers eine PDF:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten, nach § 34 UStDV
- Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, etwa viele Vereine; für Behörden gelten eigene Regeln wie die E-Rechnungsverordnung des Bundes
Die Zustimmung zur PDF braucht keine besondere Form, sie kann auch stillschweigend erfolgen. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, gelten für ihn von diesem Zeitpunkt an dieselben Regeln wie für andere Unternehmen. Für die 250-Euro-Grenze zählt der Gesamtbetrag der Rechnung, und auch Barzahlungen sind nicht ausgenommen: Für ein Geschäftsessen über 250 Euro muss das Restaurant eine E-Rechnung ausstellen, wenn es die Übergangsregeln nicht nutzen kann oder will. Ist einer der beiden Beteiligten nicht im Inland ansässig, besteht keine E-Rechnungspflicht. Was bei Rechnungen an Kunden in anderen EU-Ländern gilt, lest ihr in unserem Beitrag zu USt-ID, EU-Rechnungen und Reverse Charge.
Übermittlung: E-Mail genügt
Einen bestimmten Übertragungsweg schreibt das Gesetz nicht vor. Infrage kommen laut Bundesfinanzministerium unter anderem die E-Mail, eine elektronische Schnittstelle, ein gemeinsamer Speicherort im Konzern, ein USB-Stick oder der Download aus einem Internetportal. Welchen Weg ihr nutzt, klärt ihr mit eurem Geschäftspartner. Entscheidend ist das Format, nicht der Kanal: Eine E-Mail mit einer einfachen PDF im Anhang ist keine E-Rechnung, eine E-Mail mit einer XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei dagegen schon. Zertifizierte Übertragungswege oder ein Anschluss an Peppol sind zwischen Unternehmen keine Pflicht, und eine Leitweg-ID braucht ihr nur für Rechnungen an Behörden.
Welche Pflichten ergeben sich für euch?
1. Empfang einrichten. Legt fest, an welche Adresse Lieferanten E-Rechnungen schicken, und sorgt dafür, dass ihr sie lesen könnt. Eine XRechnung enthält keine PDF, dafür braucht ihr einen Viewer. Kostenlose Viewer gibt es viele, außerdem zeigt der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal XRechnung und ZUGFeRD lesbar an.
2. Eigene Rechnungen umstellen. Den Stichtag bestimmt euer Gesamtumsatz 2026: Liegt er über 800.000 Euro, endet die Wahl zwischen Papier, PDF und E-Rechnung für Leistungen ab Januar 2027, sonst für Leistungen ab Januar 2028. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen, ein Verweis auf eine angehängte PDF reicht nicht. Eine Datei mit Formatfehlern gilt nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Solche Fehler zeigt eine Validierung, und das Bundesfinanzministerium empfiehlt sie schon beim Erstellen und Versenden.
3. Eingangsrechnungen richtig lesen. Bei ZUGFeRD und anderen hybriden Formaten sind die XML-Daten maßgebend. Weichen sie vom sichtbaren PDF ab, gilt der strukturierte Teil, prüft also die ausgelesenen Daten und nicht nur das Rechnungsbild.
4. Richtig aufbewahren. Ein- und ausgehende Rechnungen bewahrt ihr acht Jahre auf, die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG). Eingehende E-Rechnungen speichert ihr in dem Format, in dem sie angekommen sind. Nach der Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025 genügt dabei der strukturierte Teil. Das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung müsst ihr nur zusätzlich aufheben, wenn es zusätzliche oder abweichende Angaben enthält, die für die Besteuerung wichtig sind, etwa Buchungsvermerke. Welche Fristen für andere Unterlagen gelten, zeigt unser Überblick zu den Aufbewahrungsfristen für Startups und Freelancer.
5. Abläufe im Team festlegen. Wer Mitarbeitende hat, legt fest, wer E-Rechnungen annimmt, prüft und ablegt, und spielt das einmal mit echten Testrechnungen durch. Solange Papier und PDF noch erlaubt sind, geht das ohne Druck.
Was passiert, wenn trotz Pflicht keine E-Rechnung kommt?
Solange eine sonstige Rechnung erlaubt ist, gilt sie für den Vorsteuerabzug weiterhin als ordnungsmäßige Rechnung. Besteht dagegen die Pflicht zur E-Rechnung und kommt trotzdem Papier oder eine PDF, ist das nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 keine ordnungsmäßige Rechnung, und sie berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Den Abzug könnt ihr dann über einen Nachweis nach Abschnitt 15.2a Absatz 1a des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses sichern; dessen Voraussetzungen sind laut Ministerium bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen Rechnung regelmäßig erfüllt. Gelingt der Nachweis nicht, muss die Rechnung durch eine E-Rechnung berichtigt werden, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Das betrifft die Vorsteuer, die ihr in der Umsatzsteuervoranmeldung abzieht.
Für Aussteller gilt außerdem: Wer eine Rechnung, zu der er verpflichtet ist, vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, handelt nach § 26a UStG ordnungswidrig. Die Geldbuße kann bis zu 5.000 Euro betragen.
Worauf müsst ihr achten?
Einige Einzelfälle regelt das Bundesfinanzministerium in seinen Fragen und Antworten ausdrücklich. Rechnungskorrekturen müssen als E-Rechnung kommen, wenn für die ursprüngliche Rechnung die E-Rechnungspflicht bestand; solange die Übergangsregeln laufen, geht eine Berichtigung auch ohne. Mehrere Leistungen eines Monats dürft ihr in einer Sammelrechnung zusammenfassen. Anzahlungsrechnungen, die vor eurem Stichtag für die E-Rechnungspflicht gestellt werden, müssen keine E-Rechnung sein, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach folgen. Ergänzende Unterlagen wie Stundennachweise dürfen als PDF in der E-Rechnung mitkommen, die Pflichtangaben gehören aber in den strukturierten Teil.
Das Video der IHK Chemnitz über Chancen und Fördermöglichkeiten der E-Rechnung stammt vom November 2024, also aus der Zeit vor dem Start der Empfangspflicht. Für Fristen und Ausnahmen gilt der Stand in diesem Beitrag.
FastBill, Lexware Office und DATEV: Was die Programme können
FastBill, Lexware Office und DATEV erstellen und empfangen inzwischen E-Rechnungen. Die Tabelle fasst zusammen, was die Hersteller selbst angeben, Stand September 2026:
| Programm | E-Rechnungen erstellen | E-Rechnungen empfangen |
|---|---|---|
| FastBill | XRechnung und ZUGFeRD, Versand direkt aus dem Programm, laut Anbieter schon im kleinsten Tarif. | ZUGFeRD mit automatischem Auslesen der Daten, XRechnung mit übersichtlicher Anzeige. |
| Lexware Office, früher lexoffice | ZUGFeRD und XRechnung, ab der Version M. | Hochladen als PDF oder XML über die Belegerfassung. |
| DATEV | E-Rechnungsschreibung online mit XRechnung und ZUGFeRD, empfohlen für bis zu 10 Ausgangsrechnungen im Monat, darüber das Zusatzmodul Auftragswesen next. | E-Rechnungsplattform mit Empfang über TRAFFIQX, Peppol oder E-Mail, archiviert wird über DATEV Unternehmen online. |
Bei anderen Programmen prüft ihr drei Punkte: ob sie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in einem anderen Profil als MINIMUM oder BASIC-WL erzeugen, ob sie die XML-Daten eingehender Rechnungen anzeigen und ob sie E-Rechnungen im empfangenen Format archivieren. Welche Aufgaben in der Buchhaltung sonst anfallen, erklärt unser Leitfaden zur Startup-Buchhaltung.
Was sich seit Dezember 2024 geändert hat
Seit der ersten Fassung dieses Beitrags sind mehrere Regeln dazugekommen. Das Jahressteuergesetz 2024 vom 2. Dezember 2024 hat die Ausnahme für Kleinunternehmer in § 34a UStDV eingeführt, sie gilt seit dem 1. Januar 2025. Seit diesem Tag beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen bei den meisten Unternehmen acht statt zehn Jahre. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ergänzt das Schreiben von 2024, etwa um die Regel, dass eine Datei mit Formatfehlern nur als sonstige Rechnung gilt, und überträgt die Regeln in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass. Die GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 stellt klar, dass bei E-Rechnungen der strukturierte Teil genügt und das PDF nur bei steuerlich wichtigen Zusatzangaben aufzubewahren ist.
So bereitet ihr euch vor
Die nächste Frist liegt nah: Papier- und PDF-Rechnungen für Leistungen aus 2026 müssen spätestens am 31. Dezember 2026 übermittelt sein, sofern keine Ausnahme greift. Papier und PDF bleiben 2027 nur erlaubt, wenn euer Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro beträgt. Diese fünf Schritte helfen:
- Empfang prüfen: Adresse für E-Rechnungen festlegen, einen Viewer testen und die Ablage im Originalformat einrichten.
- Gesamtumsatz 2026 abschätzen und daraus den Stichtag für eigene E-Rechnungen ableiten.
- Rechnungsprogramm prüfen: XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, Validierung und Archiv.
- Mit Kunden und Lieferanten Format und Übertragungsweg absprechen.
- Sonderfälle wie Anzahlungen, Bauleistungen oder EDI mit der Steuerberatung klären.
Wer früh umstellt, kann mit echten Kunden testen, solange Papier und PDF noch als Rückfall erlaubt sind. Danach zahlt sich die Umstellung in der Buchhaltung aus: Eingangsrechnungen lassen sich ohne Abtippen übernehmen, und die Fehler beim Erfassen fallen weg.
Transparenzhinweis: Dieser Beitrag wurde unter Zuhilfenahme künstlicher Intelligenz erstellt und vor der Veröffentlichung redaktionell geprüft. Alle Zahlen und Angaben wurden gegen die im Text verlinkten Primärquellen abgeglichen.
