Rechnung schreiben: Pflichtangaben, Fristen und E-Rechnung

Die erste eigene Rechnung ist schneller geschrieben als geprüft. Fehlt eine Pflichtangabe, darf dein Auftraggeber die Vorsteuer daraus zunächst nicht ziehen, und das Dokument kommt zurück. Wie du eine Rechnung praktisch aufbaust, zeigt dir unsere Anleitung zum Erstellen einer Rechnung. Hier geht es um die Frage dahinter: Was muss rechtlich drinstehen, welche Fristen laufen, und was ändert sich gerade durch die E-Rechnung?

Diese Pflichtangaben gehören in jede Rechnung

Das Umsatzsteuergesetz interessiert sich nicht dafür, wie dein Dokument überschrieben ist. Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie es im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Es zählt der Inhalt, und den gibt § 14 Abs. 4 UStG vor:

1. vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und deinem Kunden
2. deine Steuernummer vom Finanzamt oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vom Bundeszentralamt für Steuern
3. das Ausstellungsdatum
4. eine fortlaufende Rechnungsnummer, die du einmalig vergibst
5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Umfang und Art der Leistung
6. der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt samt jeder vorher vereinbarten Minderung, soweit sie nicht schon im Entgelt steckt
8. der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag, bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf

Zwei weitere Angaben treffen nur Sonderfälle: der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers, wenn du für eine Privatperson an deren Grundstück arbeitest, und das Wort „Gutschrift“, wenn dein Kunde nach vorheriger Vereinbarung selbst abrechnet.

Am häufigsten fehlt der Leistungszeitpunkt. Er ist eine eigene Angabe neben dem Ausstellungsdatum, auch wenn beide auf denselben Tag fallen. Dann gehört trotzdem eine Zeile wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ in das Dokument.

Quellen: § 14 UStG | Bundeszentralamt für Steuern

Kleinbetragsrechnung: bis 250 Euro reicht die kurze Form

Für kleine Beträge gibt es eine Erleichterung. Übersteigt der Gesamtbetrag einer Rechnung 250 Euro nicht, muss sie nach § 33 UStDV nur noch deinen Namen und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe samt Steuersatz enthalten. Maßgeblich ist dabei der Gesamtbetrag der Rechnung, also der Betrag einschließlich Umsatzsteuer. Ausgenommen sind Lieferungen ins EU-Ausland und Umsätze, bei denen dein Kunde die Steuer schuldet; dort hilft die kurze Form nicht.

Beispiel: Du reparierst eine Espressomaschine und berechnest dafür ein Entgelt von 200 Euro. Bei einem Steuersatz von 19 Prozent kommen 38 Euro Umsatzsteuer dazu, der Gesamtbetrag der Rechnung liegt damit bei 238 Euro und bleibt unter der Grenze. Du darfst die kurze Form verwenden, musst es aber nicht.

Welche Angabe in welcher Rechnungsart verlangt wird, zeigt die Übersicht:

Die kurze Form ist ein Angebot, keine Vorschrift. Wer ohnehin aus einer Vorlage heraus schreibt, füllt die vollen Angaben mit und muss bei der nächsten größeren Rechnung nichts umstellen.

Quellen: § 33 UStDV | § 12 UStG

Als Kleinunternehmer schreibst du ohne Umsatzsteuer

Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, weist du in der Rechnung keine Umsatzsteuer aus. Deine Umsätze sind nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei, wenn dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Was sonst an der Regelung hängt, steht in unserem Überblick zur Kleinunternehmerregelung.

Deine Rechnung richtet sich dann nach § 34a UStDV. Statt Steuersatz und Steuerbetrag nennst du das Entgelt in einer Summe und weist darauf hin, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Name und Anschrift beider Seiten, deine Steuernummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer und das Ausstellungsdatum bleiben Pflicht.

Den Hinweis wegzulassen ist ärgerlich, ihn durch einen Steuerausweis zu ersetzen ist teuer: Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag nach § 14c Abs. 2 UStG. Eine versehentlich mit 19 Prozent ausgestellte Rechnung kostet dich also genau diese Steuer. Sie wieder loszuwerden ist aufwendig: Die Berichtigung setzt voraus, dass die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist, dein Kunde die Vorsteuer also nicht gezogen oder bereits zurückgezahlt hat, und sie ist beim Finanzamt gesondert zu beantragen.

Quellen: § 34a UStDV | § 14c UStG

E-Rechnung: wie lange Papier noch reicht

Das Gesetz unterscheidet inzwischen zwei Arten von Rechnung. Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Alles andere, also Papier und auch das PDF im Mailanhang, gilt als sonstige Rechnung.

Für Leistungen an andere Unternehmen im Inland verlangt § 14 Abs. 2 UStG die elektronische Rechnung. Ausgenommen bleiben dauerhaft die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro und die Rechnung eines Kleinunternehmers: § 33 UStDV und § 34a UStDV erlauben für sie jeweils ausdrücklich, die Rechnung immer als sonstige Rechnung zu übermitteln. Für alle übrigen Fälle räumt § 27 Abs. 38 UStG gestaffelt Zeit ein. Für Umsätze, die vor dem 1. Januar 2027 ausgeführt werden, darfst du bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier abrechnen. Für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführt werden, reicht Papier bis zum 31. Dezember 2027, allerdings nur, wenn dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.

Beim Empfang sieht es anders aus. Eine sonstige Rechnung in einem elektronischen Format braucht nach § 14 Abs. 1 UStG die Zustimmung des Empfängers, eine elektronische Rechnung im Pflichtfall nicht. Praktisch heißt das: Du musst eine E-Rechnung entgegennehmen können, auch solange du selbst noch Papier verschicken darfst. Eine Mailadresse und ein Programm, das die Datei lesbar macht, genügen dafür; Einzelheiten zu den Formaten beantwortet das Bundesfinanzministerium.

Quellen: § 14 UStG | § 27 UStG | Bundesfinanzministerium

Fristen: sechs Monate zum Ausstellen, acht Jahre zum Aufbewahren

Für Leistungen an andere Unternehmen, an juristische Personen ohne Unternehmereigenschaft und für steuerpflichtige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück bist du nach § 14 Abs. 2 UStG verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen, soweit der Umsatz nicht unter eine der Steuerbefreiungen fällt, die diese Vorschrift ausnimmt. Gegenüber privaten Kunden außerhalb dieser Fälle bist du dazu berechtigt, aber nicht verpflichtet.

Aufbewahren musst du das Doppel jeder Rechnung, die du ausstellst, und jede Rechnung, die du bekommst, nach § 14b Abs. 1 UStG 8 Jahre lang. Die Frist beginnt nicht am Rechnungsdatum, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Diese Belege sind zugleich die Grundlage deiner Einnahmenüberschussrechnung, und wer sie gleich sortiert ablegt, sucht am Jahresende nicht danach.

Quellen: § 14 UStG | § 14b UStG

Häufige Fragen zum Rechnung schreiben

Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?

Das Gesetz verlangt eine fortlaufende Nummer, die du zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergibst, und erlaubt dabei ausdrücklich mehrere Zahlenreihen. Eine lückenlose Folge schreibt § 14 Abs. 4 UStG nicht vor. Getrennte Kreise für Kunden, Jahre oder Standorte sind also zulässig, solange keine Nummer zweimal auftaucht.

Darf ich als Privatperson eine Rechnung schreiben?

Ein Dokument über eine erbrachte Leistung darfst du immer ausstellen. Die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG richten sich aber an Unternehmer, und Umsatzsteuer darfst du als Privatperson nicht ausweisen. Tust du es doch, schuldest du den ausgewiesenen Betrag nach § 14c Abs. 2 UStG dem Finanzamt.

Was ist der Unterschied zwischen Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Die Steuernummer bekommst du vom Finanzamt, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vom Bundeszentralamt für Steuern. In der Rechnung genügt eine von beiden. Wer Leistungen ins EU-Ausland abrechnet, kommt an der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer allerdings nicht vorbei.

Reicht ein PDF per E-Mail als Rechnung?

Gegenüber privaten Kunden ja, sofern sie zustimmen. Im Geschäftsverkehr ist das PDF eine sonstige Rechnung und damit grundsätzlich nur so lange zulässig, wie eine Übergangsregel aus § 27 Abs. 38 UStG für dich greift. Zwei Fälle bleiben davon dauerhaft ausgenommen: die Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro nach § 33 UStDV und die Rechnung eines Kleinunternehmers nach § 34a UStDV. Beide darfst du auch nach Ablauf der Übergangsfristen weiter als PDF oder auf Papier verschicken.

Was tue ich, wenn eine Angabe fehlt?

Du lieferst die fehlende Angabe nach. Nach § 14 Abs. 4 UStG ist eine solche Berichtigung ausdrücklich kein rückwirkendes Ereignis im Sinne der Abgabenordnung, was vor allem für die Verzinsung zählt. In welcher Form du berichtigst, ob über ein ergänzendes Dokument oder über Storno und Neuausstellung, schreibt die Vorschrift dir nicht vor.

Fazit

Eine Rechnung, die durchgeht, ist keine Fleißarbeit, sondern eine Liste, die man einmal richtig anlegt. Wer die Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG in seine Vorlage schreibt, den Leistungszeitpunkt nicht vergisst und bei Kleinunternehmerumsätzen den Hinweis nach § 34a UStDV setzt, hat den Teil erledigt, an dem die meisten Rückläufer hängen. Bleibt die E-Rechnung: Wer gerade erst sein Gewerbe angemeldet hat, richtet sich am besten sofort auf das strukturierte Format ein, statt die Umstellung zweimal zu machen. Bei kniffligen Fällen, etwa Leistungen ins Ausland oder Bauleistungen, fragst du deine Steuerberatung oder deine Kammer.

Stand: 24. September 2026

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