Inhalt dieses Artikels
Stand: 9. Oktober 2026. Verfahren und Fristen entsprechen der Abgabenordnung, dem Umsatzsteuergesetz und den Angaben des Bundeszentralamts für Steuern, einschließlich der neuen Wirtschafts-Identifikationsnummer.
Das Gewerbe ist angemeldet, der erste Auftrag liegt auf dem Tisch, und dann fehlt genau die eine Angabe, ohne die keine Rechnung vollständig ist. Die Steuernummer bekommst du über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, und zwar als Ergebnis, nicht als Formularfeld: Du beschreibst deine Tätigkeit, das Finanzamt ordnet dich ein, und am Ende steht deine Nummer in einem Brief. Dieser Text erklärt, was eine Steuernummer ist, wie du sie beantragst, wie lange es dauert, was du in der Wartezeit tun kannst und was die neue Wirtschafts-Identifikationsnummer daran ändert.
Was ist eine Steuernummer und wie ist sie aufgebaut?
Die Steuernummer ist das Ordnungsmerkmal, unter dem dein Finanzamt dich und deinen Betrieb führt. Sie ist an das Finanzamt gebunden, nicht an dich als Person. Nach der Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen besteht sie aus drei Bestandteilen: der Dienststellennummer des Finanzamts, der Bezirksnummer und der Unterscheidungsnummer. Die erste Ziffer der Dienststellennummer steht für das Bundesland, in dem dein Finanzamt liegt. In Nordrhein-Westfalen kommen so zwölf Ziffern zusammen, in anderen Ländern ist die Schreibweise anders gegliedert, oft mit Schrägstrichen.
Für die Übermittlung über ELSTER wird die Nummer in ein bundeseinheitliches Format umgesetzt, das die Software in der Regel selbst erzeugt. Du gibst sie so ein, wie sie auf deinem Bescheid steht.
Wo finde ich meine Steuernummer?
Eine neue oder geänderte Steuernummer teilt dir das Finanzamt per Post mit. Danach steht sie auf jedem Brief und jedem Bescheid, den du vom Finanzamt bekommst, im Einkommensteuerbescheid etwa oben links. Wer noch keine betriebliche Steuernummer hat, findet auf älteren Bescheiden die Nummer, unter der er bisher als Privatperson geführt wurde. Die gilt für die Einkommensteuer, ersetzt aber nicht automatisch die Erfassung deines Betriebs.
Steuernummer, Steuer-ID und USt-IdNr sind drei verschiedene Nummern
Die meisten Missverständnisse entstehen, weil mehrere Nummern im Umlauf sind und alle nach Steuer klingen. Sie kommen von verschiedenen Stellen, gelten unterschiedlich lange und stehen an unterschiedlichen Stellen deiner Unterlagen.
Die steuerliche Identifikationsnummer nach § 139b AO hast du längst. Sie ist elfstellig, gilt dauerhaft und ändert sich laut Bundeszentralamt für Steuern auch dann nicht, wenn du umziehst oder heiratest. Die Steuernummer dagegen gehört zu deinem Finanzamt: Wechselt die Zuständigkeit, bekommst du eine neue. Und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist eine eigenständige Nummer, die das Bundeszentralamt für Steuern zusätzlich vergibt, wenn du sie im EU-Binnenmarkt brauchst.
| Nummer | Vergibt | Wofür | Gültigkeit |
|---|---|---|---|
| Steuer-Identifikationsnummer | Bundeszentralamt für Steuern | dich als Person, etwa in der Einkommensteuererklärung | dauerhaft, unabhängig von Umzug und Namensänderung |
| Steuernummer | zuständiges Finanzamt | deinen Betrieb, Pflichtangabe auf der Rechnung | bis zum Wechsel des zuständigen Finanzamts |
| Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | Bundeszentralamt für Steuern | Geschäfte im EU-Binnenmarkt | dauerhaft, nur auf Antrag |
| Wirtschafts-Identifikationsnummer | Bundeszentralamt für Steuern | dich als wirtschaftlich Tätigen gegenüber Behörden | für die gesamte wirtschaftliche Tätigkeit |
Für die Rechnung zählt davon nur eine: die Steuernummer deines Betriebs oder alternativ die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die Steuer-ID gehört dort nicht hin.
Steuernummer beantragen: der Weg führt über ELSTER
Seit dem 1. Januar 2021 gilt: Wer einen Betrieb eröffnet, übermittelt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung nach § 138 Abs. 1b AO elektronisch an das zuständige Finanzamt, so die IHK Koblenz. Der Brief, mit dem das Finanzamt früher das Formular anforderte, kommt nicht mehr. Wenn du wartest, wartest du vergeblich. Zeit bleibt dir dafür ein Monat nach der Eröffnung deines Betriebs.
Der Ablauf hat vier Stationen:
- Tätigkeit anmelden. Ein Gewerbe meldest du bei der Gemeinde an, hier steht der Ablauf für die Gewerbeanmeldung. Freiberufler überspringen diesen Schritt und wenden sich direkt an das Finanzamt.
- ELSTER-Konto anlegen. Ein Teil der Zugangsdaten kommt per Post, und der Brief braucht seine Zeit. Die Handelskammer Hamburg rechnet mit rund zwei Wochen für die Registrierung im ELSTER-Portal.
- Fragebogen ausfüllen und absenden. Rechtsform, Tätigkeit, erwarteter Umsatz und Gewinn, Bankverbindung, dazu die Entscheidung über die Kleinunternehmerregelung und, wenn nötig, das Kreuz für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Auf den Bescheid warten. Das Finanzamt prüft, fragt bei Bedarf nach und teilt dir die Steuernummer schriftlich mit.
Der zweite Schritt ist der, den fast alle unterschätzen. Das ELSTER-Konto lässt sich anlegen, bevor überhaupt der erste Auftrag da ist, und genau das ist der einzige Teil des Verfahrens, den du vorziehen kannst. Wer damit erst nach der Gewerbeanmeldung anfängt, verliert die Wochen doppelt.
Bei Gesellschaften läuft es genauso, nur dass die Gesellschaft selbst den Fragebogen abgibt. Eine UG oder GmbH meldet sich nach der Eintragung ins Handelsregister, eine GbR mit Aufnahme ihrer Tätigkeit.
Wie lange dauert es, eine Steuernummer zu bekommen?
Hier weicht die Wirklichkeit von dem ab, was im Netz kursiert. Es gibt keine gesetzliche Frist, innerhalb derer das Finanzamt dir eine Steuernummer zuteilen muss. Die Hamburger Steuerverwaltung formuliert das in ihrer Verfahrensbeschreibung offen: Die Zuteilung kann erst erfolgen, wenn der ausgefüllte Fragebogen übermittelt und die notwendigen Unterlagen übersandt wurden, und die Dauer richtet sich nach dem jeweiligen Einzelfall.
Das ist keine Ausrede, sondern eine Beschreibung des Verfahrens. Ein sauber ausgefüllter Fragebogen ohne Rückfragen läuft schnell durch. Eine ungewöhnliche Rechtsform, eine unklare Tätigkeitsbeschreibung oder eine fehlende Angabe zum erwarteten Umsatz erzeugt eine Rückfrage, und jede Rückfrage kostet eine Postlaufzeit in beide Richtungen. Gebühren fallen für die Zuteilung übrigens keine an.
Praktisch heißt das: Plane die Wartezeit ein, statt sie zu berechnen. Wer eine Woche vor dem ersten Rechnungsdatum mit dem ELSTER-Konto beginnt, gerät in Zeitnot, die sich durch Nachfragen beim Finanzamt nicht auflösen lässt.
Ohne Steuernummer ist die Rechnung nicht vollständig
§ 14 Abs. 4 UStG zählt auf, was auf einer Rechnung stehen muss. An zweiter Stelle steht die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Eine von beiden muss drauf, und solange du keine hast, fehlt eine Pflichtangabe.
Arbeiten darfst du trotzdem. Die Leistung erbringen, den Auftrag abschließen, die Zahlung vereinbaren: All das hängt nicht an der Nummer. Nur das Dokument, das am Ende herausgeht, ist unvollständig, und dein Kunde kann daraus keine Vorsteuer ziehen. In der Praxis gibt es zwei Wege. Entweder du wartest mit der Rechnung, bis der Brief da ist. Oder du stellst sie und korrigierst sie, sobald du die Nummer hast, was den Aufwand nur verschiebt und nebenbei den Zahlungseingang verzögert. Sprich den Kunden an, bevor du die zweite Variante wählst. Welche Angaben sonst noch auf die Rechnung gehören, steht im Ratgeber Rechnung schreiben.
Auch als Kleinunternehmer kommst du daran nicht vorbei. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit deine Umsätze von der Steuer, wenn dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Sie befreit dich nicht von der Steuernummer.
Beispiel: Du meldest im März ein Gewerbe an und rechnest im ersten Jahr mit 18.000 Euro Umsatz. Damit liegst du im Beispiel unter der Grenze von 25.000 Euro und kreuzt im Fragebogen die Kleinunternehmerregelung an. Die Steuernummer brauchst du für deine Rechnungen dennoch.
Die USt-IdNr holst du dir im selben Zug
Wenn du Waren oder Leistungen innerhalb der EU einkaufst oder verkaufst, brauchst du zusätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Nach § 27a Abs. 1 UStG erteilt das Bundeszentralamt für Steuern sie Unternehmern auf Antrag. Der einfachste Antrag ist ein Kreuz: Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung gibt es dafür ein Feld, und das Finanzamt leitet die Sache automatisiert weiter.
Ein Detail entscheidet über die Reihenfolge. Die USt-IdNr kann erst vergeben werden, wenn deine umsatzsteuerliche Erfassung beim Finanzamt steht und die Daten beim Bundeszentralamt angekommen sind. Sie kommt deshalb in aller Regel nach der Steuernummer, ebenfalls per Post. Wie es danach mit EU-Rechnungen weitergeht, steht im Ratgeber Umsatzsteuer-ID beantragen.
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer: kommt automatisch
Seit November 2024 teilt das Bundeszentralamt für Steuern jedem wirtschaftlich Tätigen ohne Antrag eine Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) zu, geregelt in § 139c AO. Die Einführung läuft in Stufen. Wer eine neue wirtschaftliche Tätigkeit aufnimmt, bekommt sie über ELSTER, das Dokument liegt dann im ELSTER-Postfach.
Für deine Gründung ändert das heute wenig. Steuernummer, Steuer-ID und USt-IdNr werden neben der W-IdNr. weiter verwendet, und die Angabe der W-IdNr. in Steuererklärungen ist bis zum Abschluss der erstmaligen Vergabe freiwillig. Perspektivisch soll sie nach einer Übergangsphase die Steuernummer ablösen. Die W-IdNr. beginnt mit „DE“ und einer 9-stelligen Ziffernfolge, ändert sich bei Umzug oder Namensänderung des Unternehmens nicht und gilt für die gesamte wirtschaftliche Tätigkeit. Eine E-Mail, die dich zur W-IdNr. auffordert, auf einen Link zu klicken, solltest du ignorieren: Das Schreiben liegt im ELSTER-Postfach, dort kannst du es direkt abrufen.
Wenn nichts kommt oder sich etwas ändert
Bleibt der Brief aus, hilft ein Anruf bei der Neuaufnahmestelle deines Finanzamts. Halte das Übermittlungsprotokoll aus ELSTER bereit: Es zeigt Datum und Uhrzeit und beendet die Diskussion darüber, ob der Fragebogen angekommen ist. Häufigster Grund für Stille ist eine Rückfrage, die dich nicht erreicht hat, etwa weil die Anschrift im Fragebogen von der Meldeadresse abweicht.
Ziehst du später in einen anderen Finanzamtsbezirk um, wechselt die Zuständigkeit und damit die Steuernummer. Ein neuer Fragebogen ist dafür nicht nötig, aber deine Rechnungsvorlage gehört angepasst, sobald der Bescheid da ist. Wer das vergisst, verschickt monatelang Rechnungen mit einer Nummer, die nicht mehr gilt. Deine Einnahmenüberschussrechnung läuft unter der jeweils aktuellen Nummer weiter.
Häufige Fragen
Kann ich die Steuernummer ohne Gewerbeanmeldung beantragen?
Ja. Freiberufler melden kein Gewerbe an und übermitteln den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung direkt an ihr Finanzamt. Der Weg über ELSTER ist derselbe.
Was kostet die Steuernummer?
Nichts. Die Hamburger Steuerverwaltung weist für das Verfahren ausdrücklich keine Gebühren aus. Wer dir eine Steuernummer gegen Geld besorgen will, verkauft dir einen Gang, den du selbst gehen kannst.
Wie lange dauert es, eine Steuernummer zu bekommen?
Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Rechne für das ELSTER-Konto mit rund zwei Wochen und für die Bearbeitung mit der Dauer, die dein Finanzamt im Einzelfall braucht; jede Rückfrage verlängert das Verfahren.
Ist die Steuernummer dasselbe wie die Betriebsnummer?
Nein. Die Betriebsnummer kommt von der Bundesagentur für Arbeit und wird erst nötig, wenn du Personal anmeldest. Mit der Besteuerung deines Betriebs hat sie nichts zu tun.
Ersetzt die Wirtschafts-Identifikationsnummer die Steuernummer?
Noch nicht. Sie wird schrittweise vergeben und soll die Steuernummer nach einer Übergangsphase ablösen. Bis dahin brauchst du die Steuernummer für Rechnungen und Erklärungen weiter.
Muss ich eine neue Steuernummer beantragen, wenn ich ein zweites Standbein aufbaue?
Meist nicht. Mehrere gewerbliche Tätigkeiten laufen in der Regel unter derselben Nummer. Kommt eine freiberufliche Tätigkeit neben einer gewerblichen dazu, kann das Finanzamt getrennt veranlagen. Frage im Zweifel dort nach oder lass es steuerlich prüfen.
Wie finde ich heraus, welches Finanzamt zuständig ist?
Bei Einzelunternehmen richtet sich die Zuständigkeit für die Einkommensteuer nach deinem Wohnsitz und für die Umsatzsteuer nach dem Ort, von dem aus du das Unternehmen betreibst. Bei Gesellschaften zählt der Ort der Geschäftsleitung. ELSTER schlägt dir das Amt im Fragebogen anhand deiner Adresse vor.
Fazit
Die Steuernummer ist kein Antrag, sondern das Ergebnis einer Anmeldung. Wer das ELSTER-Konto früh anlegt, den Fragebogen vollständig ausfüllt und die Kleinunternehmerfrage vorher entschieden hat, hat den Teil erledigt, der in seiner Hand liegt. Der Rest ist Wartezeit, für die es keine Frist gibt, und die sich nur durch Vorlauf abfedern lässt. Plane deine erste Rechnung entsprechend, und nicht andersherum. Bei der Einordnung deiner Tätigkeit helfen dein Finanzamt, deine Kammer oder eine Steuerberatung.
Transparenzhinweis: Dieser Beitrag wurde unter Zuhilfenahme künstlicher Intelligenz erstellt und vor der Veröffentlichung redaktionell geprüft. Alle Zahlen und Angaben wurden gegen die im Text verlinkten Primärquellen abgeglichen.
