Einnahmenüberschussrechnung: Wer sie nutzen darf und wie sie funktioniert

Die erste Steuererklärung nach der Gründung wirkt größer, als sie ist. Wer keine Bilanz aufstellen muss, ermittelt seinen Gewinn mit zwei Spalten: Geld, das hereingekommen ist, und Geld, das hinausgegangen ist. Diese Rechnung heißt Einnahmenüberschussrechnung. Sie trägt die allermeisten Solo-Selbstständigen, kleinen Betriebe und Freiberufler durch das Jahr, und sie kostet weit weniger Zeit als eine doppelte Buchführung.

Was die Einnahmenüberschussrechnung rechnet

Die EÜR ist eine Gegenüberstellung. Auf der einen Seite stehen die Betriebseinnahmen, auf der anderen die Betriebsausgaben. Der Überschuss ist dein Gewinn, und genau dieser Wert geht in die Einkommensteuererklärung. Die Rechtsgrundlage dafür ist § 4 Abs. 3 EStG.

Eine Eigenheit überrascht viele im ersten Jahr: Die Umsatzsteuer läuft in der EÜR einfach mit. Was du deinen Kunden in Rechnung stellst und vereinnahmst, ist eine Betriebseinnahme. Die Vorsteuer, die du selbst zahlst, und die Umsatzsteuer, die du ans Finanzamt überweist, sind Betriebsausgaben. Unter dem Strich hebt sich das auf, erfassen musst du die Zeilen trotzdem einzeln.

Was wegfällt, ist der Apparat der doppelten Buchführung: keine Bilanz, keine Eröffnungsbilanz, keine Inventur, kein Soll und Haben. Offene Forderungen und offene Rechnungen bleiben außen vor, solange kein Geld geflossen ist. Wer im Dezember eine Rechnung schreibt und im Februar das Geld sieht, versteuert sie im neuen Jahr. Das macht die EÜR einfach. Es macht sie an einer Stelle auch tückisch, und zwar am Jahreswechsel, dazu unten mehr.

Wer den Gewinn per EÜR ermitteln darf

Die Regel greift von hinten: Wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist und auch nicht freiwillig Bücher führt, darf die EÜR nutzen. Für Freiberufler gilt das ohne Umsatzgrenze. Gewerbetreibende schauen dagegen auf zwei Zahlen, und es reicht, wenn eine davon überschritten wird.

Ein Einzelunternehmen und ein Kleingewerbe fallen damit fast immer in die erste Gruppe. Überschreitest du eine Grenze, wirst du nicht am nächsten Tag bilanzpflichtig: Das Finanzamt muss dich darauf hinweisen, und die Pflicht beginnt erst in dem Jahr, das auf diese Mitteilung folgt.

Quellen: IHK Pfalz | IHK Hannover

Zufluss und Abfluss entscheiden über das Jahr

In der EÜR zählt der Tag der Zahlung. Eine Betriebseinnahme gehört in das Jahr, in dem das Geld eingegangen ist, eine Betriebsausgabe in das Jahr, in dem du sie geleistet hast. Das Rechnungsdatum spielt dafür keine Rolle.

Am Jahreswechsel gibt es eine Ausnahme, und sie ist wichtiger, als sie klingt. Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen wie Miete, Pacht oder Zinsen zählen in das Jahr, in das sie wirtschaftlich gehören, wenn sie innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Jahreswechsel fließen. Die Dezembermiete, die erst am 5. Januar abgebucht wird, bleibt deshalb im alten Jahr. Wer das übersieht, verschiebt seinen Gewinn ungewollt um ein ganzes Jahr.

Praktisch heißt das: Du kannst deinen Gewinn in Grenzen steuern. Eine Anschaffung, die du im Dezember bezahlst statt im Januar, senkt den Gewinn des laufenden Jahres. Bei Kleingewerbe und Steuern zeigt sich schnell, wie stark dieser Hebel bei schwankenden Einnahmen wirkt.

Anschaffungen sind keine normalen Ausgaben

Das Zufluss-Abfluss-Prinzip hat eine zweite Ausnahme, und die betrifft alles, was länger hält als ein Jahr. Kaufst du eine Maschine, einen Firmenwagen oder eine teure Kamera, darfst du den Kaufpreis nicht im Jahr der Zahlung komplett abziehen. Er wird über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt, Jahr für Jahr, als Abschreibung.

Für kleine Anschaffungen gibt es eine Abkürzung. Geringwertige Wirtschaftsgüter mit Netto-Anschaffungskosten bis 800 Euro ziehst du im Jahr der Anschaffung sofort ab (§ 6 Abs. 2 EStG). Alternativ kannst du für Güter über 250 Euro bis 1.000 Euro netto einen Sammelposten bilden und ihn gleichmäßig auflösen. Beide Wege sind zulässig, aber innerhalb eines Jahres musst du dich für einen entscheiden.

• Bis 800 Euro netto: sofort als Betriebsausgabe abziehbar
• Über 250 Euro bis 1.000 Euro netto: wahlweise Sammelposten
• Darüber: Abschreibung über die Nutzungsdauer
• Grundstücke und Beteiligungen: erst beim Verkauf wirksam

Quellen: Handelskammer Hamburg | IHK Hannover

Rechenbeispiel: vom Zufluss zum Gewinn

Beispiel: Eine Grafikerin arbeitet allein und ermittelt ihren Gewinn per EÜR. Im Jahr fließen ihr 48.000 Euro zu. Sie zahlt 7.200 Euro an freie Mitarbeiter, überweist 4.800 Euro Miete für ihr Atelier und schreibt 1.500 Euro auf ihre Ausstattung ab.

Der Gewinn von 34.500 Euro ist der Wert, den sie in ihre Einkommensteuererklärung überträgt. Zu versteuern ist er zusammen mit ihren übrigen Einkünften, nach ihrem persönlichen Steuersatz. Die Abschreibung von 1.500 Euro mindert den Gewinn, obwohl in diesem Jahr kein Cent dafür geflossen ist. Genau daran erkennt man, dass die EÜR eben doch mehr ist als ein Kontoauszug.

Anlage EÜR: Formular, Frist und Abgabe

Formlos geht die Gewinnermittlung nicht mehr. Sie gehört als amtliches Formular Anlage EÜR zur Einkommensteuererklärung und muss im Regelfall elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt werden (§ 60 Abs. 4 EStDV). Papier bleibt Härtefällen vorbehalten. Betreibst du mehrere Betriebe, gibst du für jeden eine eigene Anlage ab.

Angemeldet hast du deinen Betrieb beim Finanzamt schon vorher, über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Die Steuernummer von dort trägst du in die Anlage EÜR ein.

Die Frist folgt der Einkommensteuererklärung. Für das Jahr 2025 endete sie am 31. Juli 2026. Wer steuerlich beraten ist, hat bis zum 1. März 2027 Zeit.

Quellen: Handelskammer Hamburg | Finanzämter Nordrhein-Westfalen | Bayerisches Landesamt für Steuern

Häufige Fragen zur Einnahmenüberschussrechnung

Muss ich als Kleinunternehmer eine Anlage EÜR abgeben?

Ja. Die Kleinunternehmerregelung betrifft die Umsatzsteuer, nicht die Gewinnermittlung. Der Gewinn wird trotzdem per EÜR ermittelt und auf dem amtlichen Formular eingereicht.

Wie lange muss ich die Belege aufbewahren?

Hier hat sich etwas geändert, und zwar zugunsten der Betriebe. Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von 8 Jahren, verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben dagegen bei 10 Jahren. Es gilt weiter der alte Grundsatz: keine Buchung ohne Beleg.

Was passiert, wenn ich eine Grenze überschreite?

Dann teilt dir das Finanzamt mit, dass du buchführungspflichtig geworden bist. Die Pflicht greift erst im Jahr nach dieser Mitteilung, du hast also Vorlauf für die Umstellung auf eine Bilanz.

Kann ich freiwillig bilanzieren?

Das ist möglich. Wer freiwillig Bücher führt, verliert allerdings das Recht auf die EÜR und bleibt an die doppelte Buchführung gebunden, auch wenn er unter den Grenzen liegt.

Lohnt sich Software oder reicht eine Tabelle?

Bei wenigen Belegen im Monat reicht eine sauber geführte Tabelle samt Belegsammlung. Sobald Umsatzsteuer, Anlagevermögen und Sammelposten dazukommen, spart ein Buchhaltungsprogramm mehr Zeit, als es kostet, weil es die Anlage EÜR direkt an das Finanzamt sendet.

Fazit

Die Einnahmenüberschussrechnung ist die einfachste Gewinnermittlung, die das Steuerrecht kennt, und für die meisten Gründerinnen und Gründer die richtige. Du brauchst dafür drei Dinge: eine vollständige Belegsammlung, ein Auge für den Jahreswechsel und die Anlage EÜR im Elster-Format. Sobald Umsatz oder Gewinn an die Grenzen stoßen oder du über eine andere Rechtsform nachdenkst, lohnt der Gang zur Steuerberatung oder zur Kammer, denn ab da wird aus einer Rechnung mit zwei Spalten eine Entscheidung mit Folgen.

Stand: 16. September 2026