Selbstständig machen: Anmeldung, Rechtsform und Steuern

Am Anfang steht selten die Behörde. Am Anfang steht ein Auftrag, eine Idee, ein erster Kunde, der fragt, ob du das nicht hauptberuflich machen willst. Die Formalien kommen danach, und genau dort geraten viele Gründungen ins Stocken: Welche Anmeldung zuerst, welche Rechtsform, welche Steuer ab wann. Dieser Leitfaden ordnet die Schritte in der Reihenfolge, in der sie in Deutschland anfallen, und verweist für jeden Schritt auf die Seite mit den Einzelheiten.

Gewerbe oder freier Beruf: die erste Weiche

Die Einordnung deiner Tätigkeit entscheidet über fast alles, was danach kommt: über die Anmeldung, über die Kammerzugehörigkeit und über die Gewerbesteuer. Das Einkommensteuerrecht nennt in § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG einen Katalog freier Berufe, darunter Ärztinnen, Rechtsanwälte, Ingenieurinnen, Architekten, Journalistinnen, Dolmetscher und Übersetzerinnen. Der Katalog ist nicht abschließend. Für Berufe, die nicht darin stehen, kommt es darauf an, ob die eigene geistige, schöpferische Arbeit im Mittelpunkt steht und ob die Ausbildung mit einem Katalogberuf vergleichbar ist.

Alles andere ist im Regelfall Gewerbe. Und wer ein stehendes Gewerbe betreibt, ist nach § 14 GewO anzeigepflichtig: Die Aufnahme der selbstständigen gewerblichen Tätigkeit meldest du dem Gewerbeamt, in dessen Gebiet du startest. Wie diese Anmeldung abläuft, welche Unterlagen du brauchst und was das Formular von dir wissen will, steht ausführlich in unserem Beitrag Gewerbe anmelden. Für den freiberuflichen Weg führt der Einstieg über die Anmeldung einer freiberuflichen Tätigkeit.

Wichtig ist: Nicht du entscheidest diese Einordnung, sondern das Finanzamt. Es prüft die Tätigkeit im Einzelfall. Bei Mischformen, etwa einer Beratung, die nebenbei Software verkauft, lohnt sich die Rückfrage bei der Kammer oder bei einer Steuerberatung, bevor du anmeldest.

Quellen: IHK Fulda: Abgrenzung Gewerbebetrieb und freie Berufe | IHK Schwerin: Anzeigepflichten nach der Gewerbeordnung

Die Rechtsform: Haftung gegen Aufwand

Die meisten Gründungen in Deutschland starten als Einzelunternehmen, und für viele bleibt das auch die richtige Wahl. Der Grund ist der geringe Aufwand: keine notarielle Beurkundung, kein Mindestkapital, kein Handelsregister. Der Preis dafür ist die Haftung, denn du haftest mit deinem Privatvermögen. Eine haftungsbeschränkte Form kostet Geld und Zeit, schützt aber dein Erspartes, wenn ein Projekt schiefgeht.

Die UG ist dabei keine eigene Rechtsform, sondern eine GmbH, die mit weniger Kapital startet und einen Teil ihres Gewinns als Rücklage stehen lässt, bis sie das Mindeststammkapital erreicht. Wie das in der Praxis abläuft, erklärt der Leitfaden zur UG-Gründung. Ein Wechsel der Rechtsform ist später möglich, kostet aber wieder Notar und Beratung. Denk deshalb einen Schritt weiter: Planst du Mitarbeitende, Investoren oder Aufträge mit hohem Haftungsrisiko, ist die Kapitalgesellschaft von Beginn an oft die ruhigere Wahl.

Quellen: § 5 GmbHG, Rechtsinformationen des Bundes | § 5a GmbHG, Rechtsinformationen des Bundes

Die Anmeldungen der Reihe nach

Die Reihenfolge ist keine Geschmacksfrage. Jede Stelle braucht das Ergebnis der vorherigen, und wer sie umdreht, wartet.

1. Gewerbeamt (nur bei gewerblicher Tätigkeit): Du meldest den Betrieb an und erhältst den Gewerbeschein. Das Amt informiert von sich aus Finanzamt, Kammer und Berufsgenossenschaft.
2. Finanzamt: Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung übermittelst du unaufgefordert und elektronisch über ELSTER. Darin legst du fest, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt, und bekommst anschließend deine Steuernummer. Worauf es beim Ausfüllen ankommt, steht im Beitrag zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
3. Kammer und Versicherung: Gewerbetreibende werden Mitglied der IHK oder der Handwerkskammer. Parallel meldest du dich bei der zuständigen Berufsgenossenschaft und klärst deinen Status in der Kranken- und Rentenversicherung.

Freiberufliche Gründungen überspringen den ersten Schritt vollständig. Sie melden sich direkt beim Finanzamt, brauchen keinen Gewerbeschein und zahlen keine Gewerbesteuer.

Quellen: ELSTER: Unternehmen gegründet oder selbständig gemacht? | IHK Schwerin: Gewerbeanmeldung

Steuern am Anfang: Umsatzsteuer und Gewerbesteuer

Zwei Steuerfragen treffen dich sofort, alle anderen haben Zeit bis zur ersten Erklärung.

Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG

Hat dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten und überschreitet er im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht, sind deine Umsätze nach § 19 UStG steuerfrei. Du weist dann keine Umsatzsteuer aus, führst keine ab und ziehst im Gegenzug auch keine Vorsteuer aus deinen Einkäufen. Für Gründungen mit privater Kundschaft und wenigen Anschaffungen ist das ein spürbarer Vorteil, weil deine Preise für Privatleute günstiger wirken. Wer dagegen teure Technik kauft oder überwiegend an Unternehmen liefert, fährt mit der Regelbesteuerung häufig besser. Die Details und die Wirkung auf deine Kalkulation stehen in unserem Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.

Gewerbesteuer und der Freibetrag

Gewerbesteuer zahlst du nur als Gewerbetreibender, und auch dann erst oberhalb eines Freibetrags. Bei natürlichen Personen und Personengesellschaften mindert ein Freibetrag von 24.500 Euro den Gewerbeertrag, bevor die Steuermesszahl nach § 11 GewStG angewandt wird. Kapitalgesellschaften bekommen diesen Freibetrag nicht.

Beispiel: Dein Einzelunternehmen erzielt im ersten vollen Jahr einen Gewerbeertrag von 40.000 Euro. Nach Abzug des Freibetrags von 24.500 Euro verbleiben 15.500 Euro, auf die die Gemeinde mit ihrem Hebesatz die Gewerbesteuer berechnet. Für Einzelunternehmen wird die Gewerbesteuer zudem auf die Einkommensteuer angerechnet, sodass die tatsächliche Mehrbelastung in vielen Gemeinden gering ausfällt.

Quellen: § 19 UStG, Rechtsinformationen des Bundes | Bergische IHK: Gewerbesteuer

Gründungszuschuss: Rückenwind aus der Arbeitslosigkeit

Wer aus dem Arbeitslosengeld heraus gründet, kann einen Gründungszuschuss der Agentur für Arbeit beantragen. In der ersten Phase erhältst du 6 Monate lang deinen zuletzt bezogenen Arbeitslosengeldbetrag weiter, zusätzlich 300 Euro monatlich zur sozialen Absicherung. Danach kannst du in einer zweiten Phase noch einmal 9 Monate lang 300 Euro monatlich beantragen.

Eine Voraussetzung solltest du früh prüfen, denn sie entscheidet über den Antrag: Zu Beginn der Selbstständigkeit musst du noch mindestens 150 Tage Anspruch auf Arbeitslosengeld haben. Wer zu lange wartet, verliert den Zuschuss. Einen Rechtsanspruch gibt es nicht, die Agentur entscheidet nach Ermessen und verlangt dafür eine fachkundige Stellungnahme zu deinem Businessplan, etwa von der IHK, der Handwerkskammer oder einer Steuerberatung.

Quellen: Bundesagentur für Arbeit: Gründungszuschuss beantragen

Die ersten Wochen im Betrieb

Sind die Anmeldungen durch, entscheidet die Organisation darüber, wie ruhig dein erstes Jahr verläuft. Trenne die Zahlungswege von Beginn an: Ein eigenes Konto für das Unternehmen erspart dir bei der ersten Steuererklärung das mühsame Auseinandersortieren privater und betrieblicher Buchungen. Welche Modelle sich für Gründungen eignen, zeigt der Geschäftskonto-Vergleich.

Zur Buchhaltung: Solange du nicht im Handelsregister stehst und die Grenzen der Buchführungspflicht nicht überschreitest, genügt die Einnahmenüberschussrechnung. Du stellst also Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenüber, mehr nicht. Sammle Belege digital und ordne sie monatlich, nicht einmal im Jahr.

Bleibt die soziale Absicherung. In der Krankenversicherung wechselst du in die freiwillige gesetzliche oder in die private Versicherung, und der Beitrag richtet sich nicht mehr nach deinem Gehalt, sondern nach deinen Einkünften. Einige Berufsgruppen bleiben in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert, etwa Handwerkerinnen in zulassungspflichtigen Gewerken und Lehrende ohne eigene Angestellte. Kläre diesen Punkt vor dem Start mit der Deutschen Rentenversicherung, denn Nachforderungen treffen sonst rückwirkend.

Häufige Fragen zum Selbstständigmachen

Kann ich mich nebenberuflich selbstständig machen?

Ja. Die Anmeldepflichten sind dieselben wie im Hauptberuf, Gewerbe bleibt Gewerbe. Prüfe aber deinen Arbeitsvertrag auf Nebentätigkeitsklauseln und informiere deine Krankenkasse, sobald die Selbstständigkeit zeitlich und finanziell den Hauptteil ausmacht.

Was kostet es, sich selbstständig zu machen?

Als Einzelunternehmen bleibt es überschaubar: Für die Gewerbeanmeldung erhebt die Kommune eine Verwaltungsgebühr, deren Höhe sie selbst festlegt. Freie Berufe zahlen dafür gar nichts. Teurer wird es bei UG und GmbH, weil Notar und Handelsregister dazukommen.

Brauche ich einen Businessplan?

Für die Anmeldung nicht. Für Bank, Förderbank und Gründungszuschuss schon, denn dort ist er die Grundlage der Entscheidung. Auch ohne fremdes Geld lohnt er sich als Rechnung mit dir selbst: Welcher Umsatz deckt deine Kosten und deinen Lebensunterhalt?

Wann muss ich Umsatzsteuer ausweisen?

Sobald du die Kleinunternehmerregelung nicht nutzt oder ihre Grenzen überschreitest. Den Wechsel zur Regelbesteuerung kannst du auch freiwillig erklären, bist daran aber mehrere Jahre gebunden.

Fazit

Selbstständig machen ist in Deutschland vor allem eine Frage der richtigen Reihenfolge. Ordne zuerst deine Tätigkeit ein, denn davon hängen Anmeldung, Kammer und Gewerbesteuer ab. Wähle die Rechtsform danach, wie viel Haftung du tragen willst, nicht danach, was am schnellsten geht. Melde dich beim Gewerbeamt und beim Finanzamt an, entscheide bewusst über die Kleinunternehmerregelung und prüfe früh, ob dir ein Gründungszuschuss zusteht. Für den Rest gilt: Belege ordnen, Konten trennen, im Zweifel die Kammer oder eine Steuerberatung fragen, bevor das Finanzamt fragt.

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