GmbH gründen: Ablauf, Kosten und Stammkapital

Die GmbH ist in Deutschland die erste Wahl, sobald Haftung ein Thema wird. Sie trennt dein privates Vermögen vom Geschäft, und dafür verlangt das Gesetz einen Preis: gebundenes Kapital und eine Gründung, die zwingend über den Notar läuft. Wie hoch dieser Preis genau ist, steht in vielen Übersichten nur ungefähr oder veraltet. Wir haben die Beträge dort nachgeschlagen, wo sie festgelegt sind, im GmbH-Gesetz und in den amtlichen Gebührenverzeichnissen.

Haftungsbeschränkung: der Kern der Rechtsform

Worum es geht, steht in einem einzigen Satz. Für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft haftet den Gläubigern nur das Gesellschaftsvermögen (§ 13 Abs. 2 GmbHG). Dein Haus, dein Auto und dein Erspartes bleiben außen vor, solange du die Spielregeln der Gesellschaft einhältst und nicht persönlich bürgst.

Dieser Schutz schaltet sich jedoch nicht mit der Unterschrift beim Notar ein. Er entsteht erst mit der Eintragung ins Handelsregister. Wird vorher im Namen der Gesellschaft gehandelt, haften die Handelnden persönlich und solidarisch (§ 11 Abs. 2 GmbHG). Das ist der teuerste Anfängerfehler dieser Phase: Verträge unterschreiben, Ware bestellen oder Personal einstellen, während die Eintragung noch beim Registergericht liegt. Warte ab.

Auch der Name ist vorgeschrieben. Die Firma muss die Bezeichnung „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung davon enthalten (§ 4 GmbHG). Das Kürzel GmbH genügt.

Stammkapital: 25.000 Euro auf dem Papier, 12.500 Euro in der Kasse

Hier sitzt das größte Missverständnis der ganzen Rechtsform. Das Stammkapital der Gesellschaft muss mindestens 25.000 Euro betragen (§ 5 Abs. 1 GmbHG). Auf den Tisch legen musst du diesen Betrag zur Gründung aber nicht vollständig.

Vor der Anmeldung muss auf jeden Geschäftsanteil ein Viertel des Nennbetrags eingezahlt sein, insgesamt jedoch mindestens die Hälfte des Mindeststammkapitals (§ 7 Abs. 2 GmbHG). Bei einer Bargründung mit dem gesetzlichen Minimum sind das 12.500 Euro. Der Rest bleibt als Einlageschuld der Gesellschafter bestehen. Er wird fällig, sobald die Gesellschaft das Geld braucht, und spätestens in der Insolvenz holt ihn der Verwalter.

Das eingezahlte Kapital ist kein Schaufensterbetrag, der unangetastet herumliegen müsste. Damit darf gearbeitet werden: Miete, Ware, Gehälter, Maschinen. Nur zurück an die Gesellschafter darf es nicht, soweit es zur Erhaltung des Stammkapitals gebraucht wird (§ 30 Abs. 1 GmbHG).

Quellen: § 5 GmbHG | § 7 GmbHG | § 30 GmbHG

Der Ablauf von der Idee bis zur Eintragung

1. Firma, Sitz und Gegenstand festlegen. Der Gesellschaftsvertrag muss Firma und Sitz, den Gegenstand des Unternehmens, den Betrag des Stammkapitals sowie Zahl und Nennbeträge der Geschäftsanteile enthalten (§ 3 Abs. 1 GmbHG). Die IHK prüft den Firmennamen auf Wunsch vorab.
2. Geschäftsführung klären. Die Gesellschaft muss einen oder mehrere Geschäftsführer haben (§ 6 Abs. 1 GmbHG). Das kannst du selbst sein.
3. Zum Notar. Der Gesellschaftsvertrag bedarf notarieller Form (§ 2 Abs. 1 GmbHG). Die Beurkundung kann auch mittels Videokommunikation erfolgen (§ 2 Abs. 3 GmbHG), die Online-Gründung ist also ausdrücklich geregelt und keine Grauzone.
4. Geschäftskonto eröffnen und einzahlen. Das Konto läuft auf die Gesellschaft in Gründung, und der Zahlungsnachweis geht an den Notar. Welche Anbieter eine GmbH in Gründung überhaupt annehmen, zeigt unser Geschäftskonto-Vergleich.
5. Anmeldung zum Handelsregister. Die Gesellschaft ist bei dem Gericht anzumelden, in dessen Bezirk sie ihren Sitz hat (§ 7 Abs. 1 GmbHG). Bewirken müssen diese Anmeldung sämtliche Geschäftsführer (§ 78 GmbHG); der Notar beglaubigt die Unterschriften und reicht die Anmeldung elektronisch ein.
6. Eintragung abwarten, dann starten. Erst danach steht die Haftungsbeschränkung, und erst danach ist die GmbH als solche existent.

Für kleine Gründungen gibt es eine Abkürzung. Hat die Gesellschaft höchstens drei Gesellschafter und einen Geschäftsführer, ist das vereinfachte Verfahren mit dem Musterprotokoll möglich (§ 2 Abs. 1a GmbHG). Das spart Notarkosten, weil weniger zu beurkunden ist. Der Preis dafür ist Starrheit: Vom Musterprotokoll darf inhaltlich nicht abgewichen werden, individuelle Regeln zu Nachfolge, Stimmrechten oder Abfindung passen dort nicht hinein.

Was die Gründung wirklich kostet

Der wichtigste Punkt in dieser Tabelle ist die Registergebühr. Die Eintragung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung einschließlich einer Unternehmergesellschaft kostet 225 Euro (Nr. 2100 des Gebührenverzeichnisses zur HRegGebV). Zahlreiche Kostenübersichten im Netz nennen für diesen Posten weiterhin einen deutlich niedrigeren Betrag. Maßgeblich ist allein das Gebührenverzeichnis in seiner geltenden Fassung. Wird mindestens eine Sacheinlage geleistet, etwa ein eingebrachter Firmenwagen, steigt die Gebühr auf 360 Euro.

Die Notarkosten lassen sich dagegen nicht als fester Betrag nennen, und jede Quelle, die das tut, vereinfacht. Sie bemessen sich nach dem Geschäftswert, und für das Beurkundungsverfahren fällt eine 2,0 Gebühr an, mindestens jedoch 120 Euro (Nr. 21100 des Kostenverzeichnisses zum GNotKG). Hinzu kommen die Gebühr des Notars für die Handelsregisteranmeldung, Auslagen und die Umsatzsteuer. Bei einer Bargründung mit dem Mindestkapital bewegt sich die Notarrechnung deshalb im niedrigen dreistelligen Bereich, bei einem individuellen Vertrag mit mehreren Gesellschaftern spürbar darüber.

Quellen: Gebührenverzeichnis HRegGebV | Kostenverzeichnis GNotKG | Handelsregister

GmbH oder UG (haftungsbeschränkt)?

Wenn das Kapital fehlt, ist die UG der Einstieg. Sie ist keine eigene Rechtsform, sondern eine GmbH mit kleinerem Stammkapital, die in der Firma die Bezeichnung „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“ führen muss (§ 5a GmbHG). Zwei Unterschiede zählen im Alltag.

Bei der UG darf die Anmeldung erst erfolgen, wenn das Stammkapital in voller Höhe eingezahlt ist, und Sacheinlagen sind ausgeschlossen (§ 5a Abs. 2 GmbHG). Dafür muss sie eine gesetzliche Rücklage bilden, in die ein Viertel des um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr geminderten Jahresüberschusses fließt (§ 5a Abs. 3 GmbHG). Die Details und den Weg zur späteren Umfirmierung findest du in unserem Leitfaden zur UG-Gründung.

Nach der Eintragung: was sofort zu tun ist

Mit der Eintragung ist die Gründung erledigt, der Papierkram aber nicht. Die GmbH betreibt ein Gewerbe und muss dieses beim Gewerbeamt anmelden; wie das abläuft und was es kostet, steht in unserer Anleitung zum Gewerbe anmelden. Anschließend meldet sich das Finanzamt, oder du kommst ihm zuvor: Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung entscheidet über Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Höhe der Vorauszahlungen.

Dazu kommt die Buchführung. Eine GmbH ist Handelsgesellschaft und damit zur doppelten Buchführung und zum Jahresabschluss verpflichtet, eine einfache Einnahmenüberschussrechnung genügt nicht mehr. Wer aus einem Einzelunternehmen kommt, unterschätzt diesen Sprung regelmäßig. Plane die Steuerberatung von Anfang an als feste Position ein, nicht als Notfallmaßnahme im nächsten Frühjahr.

Häufige Fragen zur GmbH-Gründung

Kann ich eine GmbH allein gründen?

Ja. Die Ein-Personen-GmbH ist zulässig, du bist dann alleiniger Gesellschafter und in aller Regel auch Geschäftsführer. Am Mindestkapital ändert das nichts.

Muss das Stammkapital dauerhaft auf dem Konto bleiben?

Nein. Nach der Einzahlung darf die Gesellschaft mit dem Geld wirtschaften. Verboten ist die Rückzahlung an die Gesellschafter, soweit das Vermögen zur Erhaltung des Stammkapitals gebraucht wird (§ 30 Abs. 1 GmbHG).

Wie lange dauert es bis zur Eintragung?

Das hängt vom Registergericht ab und schwankt regional erheblich. Beschleunigen lässt sich vor allem der eigene Teil: vollständige Unterlagen, sauberer Zahlungsnachweis und ein Gegenstand des Unternehmens, der keine Rückfragen provoziert.

Was kostet der Notar bei einer GmbH-Gründung?

Das richtet sich nach dem Geschäftswert und dem Umfang. Für das Beurkundungsverfahren sieht das Kostenverzeichnis eine 2,0 Gebühr vor, mindestens 120 Euro, dazu kommen Anmeldung, Auslagen und Umsatzsteuer. Das Musterprotokoll senkt diesen Posten.

Lohnt sich die GmbH schon bei kleinem Umsatz?

Der Haftungsschutz wirkt ab dem ersten Tag, die laufenden Kosten allerdings auch. Wenn du dein Risiko begrenzen willst, aber das Kapital nicht aufbringst, ist die UG der sinnvollere Einstieg.

Fazit

Die GmbH kostet weniger, als ihr Ruf vermuten lässt, und bindet trotzdem ernstzunehmendes Kapital. Rechne mit 12.500 Euro, die vor der Anmeldung tatsächlich fließen, mit 225 Euro Registergebühr und mit einer Notarrechnung, die vom gewählten Vertrag abhängt. Was du dafür bekommst, ist die klare Trennung zwischen Firma und Privatvermögen. Wer diese Trennung nicht braucht oder das Kapital nicht hat, fährt mit der UG oder einem Einzelunternehmen zunächst besser.

Dieser Beitrag ist allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Zu deinem konkreten Fall helfen die IHK deines Bezirks, eine Notarin oder dein Steuerberater weiter.

Stand: 14. September 2026

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