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Eine unbezahlte Rechnung ist für ein junges Unternehmen kein Ärgernis, sondern ein Loch in der Liquidität. Wer gerade erst gegründet hat, lebt von dem Geld, das tatsächlich eingeht, nicht von dem, das jemand schuldet. Die gute Nachricht: Das Gesetz stellt dich besser, als die meisten denken. Du brauchst weder drei Mahnstufen noch einen Anwalt, um einen säumigen Kunden unter Druck zu setzen. Du brauchst nur den richtigen Zeitpunkt und den richtigen Wortlaut.
Wann du überhaupt mahnen darfst
Eine Mahnung wirkt erst, wenn die Forderung fällig ist. Wann das der Fall ist, ergibt sich aus eurer Absprache: Steht auf der Rechnung ein Zahlungsziel, gilt dieses. Habt ihr nichts vereinbart und sagt auch kein Gesetz etwas anderes, ist die Leistung nach § 271 Abs. 1 BGB sofort fällig. Der Kunde muss also zahlen, sobald er die Rechnung in der Hand hält.
Eine Mahnung, die du vor der Fälligkeit verschickst, ist unwirksam. Sie wird auch nicht nachträglich wirksam, wenn das Zahlungsziel später abläuft. Das ist der häufigste handwerkliche Fehler beim Forderungsmanagement, und er kostet dich Wochen. Lege deshalb schon beim Schreiben der Rechnung ein klares Zahlungsziel fest, damit der Stichtag nicht strittig ist. Wie eine Rechnung aussehen muss, damit sie überhaupt zahlbar wird, steht in unserem Leitfaden zum Erstellen einer Rechnung.
Verzug ist der Hebel, nicht die Mahnung selbst
Die Mahnung ist nur das Mittel. Der rechtliche Zustand, der dir Zinsen und Schadenersatz verschafft, heißt Verzug. Leistet der Schuldner auf eine Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit nicht, kommt er durch die Mahnung in Verzug (§ 286 BGB). Ab diesem Moment haftet er schärfer, und die Uhr für deine Zinsen läuft.
Es geht aber auch ohne dein Zutun. Zahlt der Schuldner einer Entgeltforderung 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung nicht, tritt der Verzug automatisch ein. Bei Privatkunden greift diese Regel nur, wenn du sie in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hast. Ein solcher Satz gehört deshalb in jede Rechnung an Verbraucher.
Du kannst also wählen: die 30 Tage abwarten oder früher mahnen und den Verzug vorziehen. Für deine Liquidität ist die frühere Mahnung fast immer die bessere Entscheidung.
| Punkt | Rechnung an ein Unternehmen | Rechnung an eine Privatperson |
|---|---|---|
| Verzugszinssatz im Jahr | 10,52 Prozent | 6,52 Prozent |
| Rechtsgrundlage | § 288 Abs. 2 BGB | § 288 Abs. 1 BGB |
| Aufschlag auf den Basiszinssatz | 9 Prozentpunkte | 5 Prozentpunkte |
| Pauschale je Forderung | 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB | keine |
| Verzug ohne Mahnung | 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang | nur mit Hinweis in der Rechnung |
Was in eine Mahnung gehört
Die Mahnung ist an keine Form gebunden. Rechtlich wirksam ist sie auch am Telefon. Vor Gericht musst du allerdings beweisen, dass du gemahnt hast, und einen Anruf beweist niemand. Schreib sie deshalb immer, am besten per E-Mail mit einer nachvollziehbaren Ablage.
Inhaltlich braucht eine Mahnung nur eines: die eindeutige Aufforderung, jetzt zu zahlen. Damit dein Kunde weiß, worum es geht, gehören diese Angaben hinein:
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- den offenen Betrag, getrennt von bereits gezahlten Teilbeträgen
- das ursprüngliche Zahlungsziel und das Datum, an dem es verstrichen ist
- eine neue, konkrete Zahlungsfrist mit Datum
- deine Bankverbindung, damit niemand suchen muss
Ein brauchbarer Wortlaut ist unspektakulär: „unsere Rechnung [Nummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] ist bis heute nicht beglichen. Wir fordern Sie auf, den offenen Betrag bis zum [Datum] auf das unten genannte Konto zu überweisen.“ Kein Vorwurf, kein Drohton, ein Datum. Höflichkeit kostet nichts und hält die Geschäftsbeziehung am Leben, falls du sie behalten willst.
Verzugszinsen und die Pauschale von 40 Euro
Der gesetzliche Verzugszins hängt am Basiszinssatz, den die Deutsche Bundesbank zweimal im Jahr bekannt gibt. Seit dem 1. Juli 2026 liegt er bei 1,52 Prozent. Darauf kommt ein Aufschlag, dessen Höhe davon abhängt, wer dein Kunde ist.
Ist ein Verbraucher beteiligt, beträgt der Zinssatz 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, also 6,52 Prozent im Jahr (§ 288 Abs. 1 BGB). Bei Rechtsgeschäften, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, sind es 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz und damit 10,52 Prozent (§ 288 Abs. 2 BGB). Der höhere Satz gilt nur für Entgeltforderungen, also für das Geld, das du für deine Leistung bekommst.
Dazu kommt ein Posten, den viele Selbstständige nicht abrufen: Gegenüber einem Schuldner, der kein Verbraucher ist, hast du bei Verzug Anspruch auf eine Pauschale von 40 Euro (§ 288 Abs. 5 BGB). Du musst dafür keinen Schaden nachweisen. Die Pauschale fällt je Forderung an, bei einer Serie offener Rechnungen also mehrfach.
Beispiel: Ein Geschäftskunde schuldet dir 5.000 Euro und ist damit ein ganzes Jahr in Verzug. Dann darfst du 526 Euro Zinsen fordern, dazu die Pauschale, zusammen also 566 Euro. Das ist kein Vermögen, aber es ist der Unterschied zwischen einem Kunden, der dich als Bank benutzt, und einem, der pünktlich zahlt.
Was du übrigens nicht ersetzt bekommst, sind die Kosten genau der Mahnung, die den Verzug erst begründet. Erst die Kosten danach, etwa die eines Anwalts oder eines Inkassobüros, gehören zum Verzugsschaden. Wer Mahngebühren in seine AGB schreibt, sollte das wissen.
Quellen: IHK Hochrhein-Bodensee, Basiszinssatz und Verzugszins | Deutsche Bundesbank, Basiszinssatz
Der Mythos von den drei Mahnungen
Kaum ein Irrtum hält sich hartnäckiger. Gesetzlich erforderlich für den Verzugseintritt ist eine einzige Mahnung. Drei Stufen sind lediglich kaufmännische Gepflogenheit, kein Erfordernis. Jede zusätzliche Stufe kostet dich Zeit, in der du nichts unternimmst.
Wenn du dich für mehrere Stufen entscheidest, arbeiten viele Betriebe mit einem Abstand von 14 Tagen: eine freundliche Zahlungserinnerung, dann eine zweite mit Frist, dann eine letzte, die die gerichtliche Verfolgung ankündigt. Für die meisten Gründungen reicht ein anderer Weg besser: eine einzige, deutlich formulierte Mahnung mit Frist, und danach der Gang zum Mahngericht. Wer viele kleine Rechnungen stellt, baut sich das am besten als festen Ablauf in die Buchhaltung ein, zusammen mit der Einnahmenüberschussrechnung.
Wenn nichts hilft: das gerichtliche Mahnverfahren
Reagiert der Schuldner nicht, beantragst du beim zuständigen Mahngericht einen Mahnbescheid. Das Verfahren läuft schriftlich und online, ohne Anwalt und ohne Verhandlung. Die Gerichtsgebühr richtet sich nach der Höhe deiner Forderung und wird vom Gericht selbst berechnet; du trägst sie im Antrag nicht ein.
Gegen den Mahnbescheid kann dein Kunde Widerspruch einlegen, und zwar innerhalb von zwei Wochen ab Zustellung. Tut er das, geht die Sache in ein normales Gerichtsverfahren über. Tut er es nicht, bekommst du einen Vollstreckungsbescheid und damit einen Titel, aus dem du über viele Jahre hinweg vollstrecken kannst.
Ein Punkt, den Gründerinnen und Gründer regelmäßig übersehen: Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre und beginnt erst am Jahresende (§ 195 BGB). Eine Rechnung aus dem laufenden Jahr verjährt also erst drei Jahre nach dem Jahresende. Entscheidend ist die zweite Hälfte der Regel: Eine außergerichtliche Mahnung hemmt die Verjährung nicht. Erst die Zustellung des Mahnbescheids tut das (§ 204 Abs. 1 BGB). Wer jahrelang nur mahnt, verliert die Forderung am Ende trotzdem.
Quellen: IHK zu Essen, Mahnung und Zahlungsverzug | IHK Koblenz, Verjährung | Mahngerichte.de, Kostenbehandlung | IHK Pfalz, Das gerichtliche Mahnverfahren
Häufige Fragen zur Mahnung
Darf ich für eine Mahnung Gebühren berechnen?
Für die Mahnung, die den Verzug erst herbeiführt, nicht. Ihre Kosten gehören nicht zum Verzugsschaden. Alles, was danach kommt, kannst du geltend machen, und gegenüber Geschäftskunden hast du ohnehin den Anspruch auf die Pauschale von 40 Euro.
Wie schnell darf ich die erste Mahnung schicken?
Am Tag nach Ablauf des Zahlungsziels. Es gibt keine gesetzliche Wartezeit, und eine Karenz von einer Woche ist reine Kulanz. Wer regelmäßig zu lange wartet, erzieht seine Kunden zum Zuspätzahlen.
Muss die Mahnung per Einschreiben raus?
Nein. Ein Einschreiben beweist nur die Übergabe, nicht den Inhalt, und es verzögert den Versand. Sinnvoller ist eine E-Mail mit eindeutigem Betreff plus ein Vermerk in deiner Buchhaltung, wann sie rausging.
Was mache ich, wenn der Kunde insolvent ist?
Dann hilft keine Mahnung mehr. Melde deine Forderung im Insolvenzverfahren zur Tabelle an; auch das hemmt die Verjährung. Und zieh für das nächste Geschäft die Konsequenz, etwa über Vorkasse oder Teilzahlungen, wie es für viele Wege in die Selbstständigkeit üblich ist.
Fazit
Mahnen ist kein juristisches Kunststück. Du brauchst eine fällige Forderung, eine schriftliche Aufforderung mit Frist und die Bereitschaft, nach der Frist auch wirklich zum Mahngericht zu gehen. Der Verzug verschafft dir Zinsen und bei Geschäftskunden eine Pauschale, die Verjährung setzt dir eine Grenze, und ein sauberes Zahlungsziel auf jeder Rechnung erspart dir die halbe Diskussion. Wer schon bei der Gewerbeanmeldung weiß, wie er mit offenen Posten umgeht, verliert später weniger Zeit damit. Bei größeren Summen oder strittigen Forderungen lohnt der Weg zur Rechtsberatung oder zur zuständigen IHK.
Stand: 25. September 2026
