Handelsregister-Eintragung: Ablauf, Kosten und Pflicht

Die Gewerbeanmeldung hast du hinter dir, und trotzdem fragt die Bank nach dem Handelsregisterauszug. Das sind zwei verschiedene Vorgänge: Das Gewerbeamt meldet deine Tätigkeit an die Behörden, das Handelsregister macht dein Unternehmen öffentlich nachprüfbar. Wer da hinein muss, was der Weg über den Notar kostet und was sich danach ändert, steht hier.

Wer ins Handelsregister muss, und wer nicht

Die Grundregel ist kurz: Jeder Kaufmann muss seine Firma zur Eintragung in das Handelsregister anmelden (§ 29 HGB). Kaufmann bist du nicht, weil du dich so nennst, sondern weil dein Betrieb eine bestimmte Größe und Struktur erreicht hat.

Ohne jede Diskussion eintragungspflichtig sind die Kapitalgesellschaften, also GmbH, UG (haftungsbeschränkt) und AG, dazu die Personenhandelsgesellschaften OHG und KG. Bei ihnen entsteht die Gesellschaft überhaupt erst mit dem Registereintrag oder trägt ihn als Wesensmerkmal.

Anders sieht es bei Einzelunternehmern aus. Betreibst du ein Kleingewerbe, das nach Art und Umfang keinen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb braucht, bleibst du außen vor. Du darfst dich freiwillig eintragen lassen und wirst damit zum Kaufmann, mit allen Pflichten, die dazugehören: doppelte Buchführung, Inventur, Bilanz. Freiberufler stehen ohnehin außerhalb des Handelsrechts und haben im Handelsregister nichts zu suchen.

Und die Gewerbeanmeldung? Die ersetzt der Registereintrag nicht. Wer eintragungspflichtig ist, macht beides.

HRA oder HRB: die zwei Abteilungen des Registers

Das Handelsregister besteht aus zwei Teilen, und in welchem du landest, hängt allein an deiner Rechtsform. In Abteilung A (HRA) stehen Einzelkaufleute, offene Handelsgesellschaften und Kommanditgesellschaften. In Abteilung B (HRB) stehen die Gesellschaften mit beschränkter Haftung und die Aktiengesellschaften, und damit auch die UG.

Das ist keine Formsache. Die beiden Abteilungen unterscheiden sich darin, was eingetragen wird, und vor allem darin, was das Gericht dafür verlangt. Für einen HRB-Eintrag verlangt das Gericht mehr als für einen HRA-Eintrag. Deine Registernummer trägt den Zusatz später mit sich herum, auf Geschäftsbriefen, in Verträgen, bei jeder Bonitätsauskunft.

Der Ablauf: ohne Notar geht es nicht

Du kannst dich nicht selbst eintragen. Die Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister muss in öffentlich beglaubigter Form erfolgen, also über einen Notar. Der prüft deine Angaben, beglaubigt deine Unterschrift und reicht die Anmeldung elektronisch beim Registergericht ein. Zuständig ist das Amtsgericht, in dessen Bezirk dein Unternehmen sitzt; mehrere Bundesländer haben die Registerführung an einem einzigen Gericht zusammengezogen.

Gründest du eine GmbH, kommt eine Hürde davor. Die Gesellschaft ist bei dem Gericht anzumelden, in dessen Bezirk sie ihren Sitz hat (§ 7 Abs. 1 GmbHG), und angemeldet werden darf sie erst, wenn genug Geld eingezahlt ist: auf jeden Geschäftsanteil ein Viertel, soweit keine Sacheinlagen vereinbart sind, insgesamt mindestens die Hälfte des Mindeststammkapitals (§ 7 Abs. 2 GmbHG). Bei einem Mindeststammkapital von 25.000 Euro (§ 5 Abs. 1 GmbHG) sind das 12.500 Euro, die auf dem Geschäftskonto liegen müssen, bevor der Notar die Anmeldung losschickt.

Danach liegt der Ball beim Gericht. Es prüft die Anmeldung, trägt ein und macht die Eintragung elektronisch bekannt. Fehlt etwas, setzt es dir eine Frist zur Nachbesserung, statt sofort abzulehnen.

Was die Eintragung kostet

Die Gerichtsgebühren sind bundesweit gleich und stehen im Gebührenverzeichnis der Handelsregistergebührenverordnung. Sie hängen an der Rechtsform und an der Zahl der einzutragenden Gesellschafter.

Beispiel: Fünf Gesellschafter gründen eine OHG. Für die ersten drei fallen 150 Euro an, für die beiden weiteren je 60 Euro, macht 270 Euro Gerichtsgebühr.

Dazu kommt der Notar, und der rechnet nicht nach Aufwand, sondern nach einem gesetzlich festgelegten Geschäftswert. Bei der ersten Anmeldung eines Einzelkaufmanns beträgt dieser Geschäftswert 30.000 Euro (§ 105 Abs. 3 GNotKG); bei einer Kapitalgesellschaft ist das einzutragende Stammkapital maßgeblich, mindestens aber ebenfalls 30.000 Euro (§ 105 Abs. 1 GNotKG). Im Regelfall entwirft der Notar die Anmeldung selbst. Dann fällt eine Entwurfsgebühr von 0,3 bis 0,5 an, mindestens 30,00 Euro, und die Beglaubigung deiner Unterschrift unter diesem Entwurf ist damit abgegolten. Nur wer einen fertigen Entwurf mitbringt, zahlt allein die Beglaubigung: eine 0,2-Gebühr, mindestens 20,00 Euro und höchstens 70,00 Euro. Einen verbindlichen Betrag nennt dir das Notariat vorab, wenn du danach fragst.

Teuer wird es, wenn die Anmeldung nicht durchgeht. Nimmst du sie zurück, bevor eingetragen ist, werden 120 Prozent der Eintragungsgebühr fällig (§ 3 Abs. 1 HRegGebV). Weist das Gericht sie zurück, sind es 170 Prozent (§ 4 HRegGebV). Eine sauber vorbereitete Anmeldung ist also billiger als zwei Anläufe.

Quellen: Handelsregistergebührenverordnung | GNotKG

Was sich mit der Eintragung ändert

Bei der GmbH ist der Eintrag kein Verwaltungsakt am Rande, sondern der Geburtsmoment. Vor der Eintragung in das Handelsregister besteht die Gesellschaft mit beschränkter Haftung als solche nicht (§ 11 Abs. 1 GmbHG). Wer in dieser Zwischenzeit im Namen der Gesellschaft handelt, haftet persönlich und solidarisch (§ 11 Abs. 2 GmbHG). Genau deshalb sollten größere Verträge warten, bis der Eintrag steht, und deshalb ist die Gründung einer UG mit demselben Zeitproblem behaftet.

Nach der Eintragung ist dein Unternehmen öffentlich. Jeder hat das Recht, zu Informationszwecken Einblick in das Handelsregister und die eingereichten Dokumente zu nehmen (§ 9 Abs. 1 HGB). Name, Sitz, Geschäftsanschrift, Vertretungsbefugnis: alles einsehbar, auch für Wettbewerber.

Der Ausgleich dafür ist Verlässlichkeit nach außen. Das Handelsregister genießt öffentlichen Glauben, der Rechtsverkehr darf sich im Regelfall auf die eingetragenen und bekannt gemachten Tatsachen verlassen (§ 15 HGB). Das schützt deine Geschäftspartner, es bindet aber auch dich: Was dort veraltet steht, wirkt gegen dich weiter, bis du es änderst. Jede spätere Änderung, ein neuer Geschäftsführer, eine neue Anschrift, eine erteilte Prokura, muss wieder über den Notar ins Register.

Quellen: GmbH-Gesetz | IHK Halle-Dessau zum Handelsregister

Häufige Fragen zur Handelsregister-Eintragung

Muss ich mein Kleingewerbe ins Handelsregister eintragen lassen?

Nein. Solange dein Betrieb keinen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, besteht keine Pflicht. Du kannst dich freiwillig eintragen lassen, wirst damit aber Kaufmann und übernimmst die handelsrechtlichen Buchführungspflichten. Für viele kleine Betriebe ist das ein schlechtes Geschäft.

Was kostet ein Eintrag ins Handelsregister?

Das Gericht nimmt 105 Euro für den Einzelkaufmann, 150 Euro für eine OHG oder KG mit bis zu drei Gesellschaftern und 225 Euro für GmbH oder UG. Dazu kommen die Notarkosten, die sich nach dem Geschäftswert richten.

Was ist der Unterschied zwischen HRA und HRB?

HRA führt Einzelkaufleute und Personenhandelsgesellschaften wie OHG und KG. HRB führt Kapitalgesellschaften, also GmbH, UG und AG. Die Abteilung steht in deiner Registernummer und sagt jedem Geschäftspartner sofort, mit welcher Rechtsform er es zu tun hat.

Kann ich die Anmeldung ohne Notar erledigen?

Nein. Die Anmeldung braucht die öffentlich beglaubigte Form, und beglaubigen darf nur ein Notar. Seit 2022 geht das auch per Videokommunikation, du musst also nicht zwingend persönlich erscheinen.

Fazit

Ob du ins Handelsregister musst, entscheidet deine Rechtsform, nicht dein Umsatzwunsch. GmbH, UG, AG, OHG und KG kommen nicht daran vorbei, Kleingewerbetreibende und Freiberufler bleiben draußen, und dazwischen liegt der Einzelunternehmer, der mit seinem Betrieb in die Kaufmannseigenschaft hineinwächst. Die Gerichtsgebühr ist überschaubar und exakt vorhersehbar, die Notarkosten sind es fast. Was wirklich Geld kostet, ist eine Anmeldung, die zurückgewiesen wird. Kläre deshalb die Firmierung vorab mit deiner IHK, bevor der Notar den Termin ansetzt.

Dieser Text ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Für deine konkrete Rechtsform und Firmierung sind Notariat, IHK und Steuerberatung die richtigen Adressen.

Transparenzhinweis: Dieser Beitrag wurde unter Zuhilfenahme künstlicher Intelligenz erstellt und vor der Veröffentlichung redaktionell geprüft. Alle Zahlen und Angaben wurden gegen die im Text verlinkten Primärquellen abgeglichen. Die Bilder wurden mit KI erstellt.