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Die Gründung ist geschafft, die Eintragung ins Handelsregister ist da, und ein paar Tage später liegt ein Brief im Kasten, der aussieht wie vom Amtsgericht. Aktenzeichen, Landeswappen, ein ausgefüllter Überweisungsträger. Die IHK Potsdam beschreibt genau diesen Ablauf: Wenige Tage nach der Eintragung kommt eine behördenähnliche Rechnung über 300 bis 1.200 Euro, und erst auf den zweiten Blick zeigt sich, dass es ein privates Angebot für ein kostenpflichtiges Firmenverzeichnis ist.
Möglich wird das, weil die Daten öffentlich sind. Eintragungen ins Handelsregister werden im Internet bekannt gemacht, und diese Bekanntmachungen kann jeder lesen. Die Absender nutzen das, um ihre Schreiben zu verschicken, bevor die echte Kostenrechnung des Registergerichts da ist.
Welche Rechnungen nach der Gründung echt sind
Für die Eintragung ins Handelsregister bezahlst du laut IHK Potsdam nur zwei Rechnungen: die deines Notars und die echte Abrechnung des Registergerichts. In Berlin und Brandenburg kommt sie über die Justizkasse, und zwar oft erst sehr spät. Bei echten Kostenrechnungen der bayerischen Justiz ist Zahlungsempfänger die Landesjustizkasse, schreibt die IHK zu Coburg, und bei Eintragungen am Amtsgericht Osnabrück wird an die Landeskasse Niedersachsen gezahlt. Eine deutsche Behörde wählt keine ausländische Bankverbindung, betont die IHK Osnabrück-Emsland-Grafschaft Bentheim.
Bei der Höhe hilft die Anlage 1 der Handelsregistergebührenverordnung. Die dort genannten Gebühren liegen laut IHK Osnabrück meist deutlich unter dem, was falsche Rechnungen verlangen. Wie die Eintragung selbst abläuft und was sie wirklich kostet, steht in unserem Ratgeber zur Handelsregister-Eintragung.
Woran du eine falsche Rechnung erkennst
Die Schreiben sehen amtlich aus, das ist ihr Trick. Der Deutsche Schutzverband gegen Wirtschaftskriminalität (DSW) und die IHKs nennen Merkmale, die fast immer zusammen auftreten:
- Rechnungsoptik ohne Auftrag: ein aufaddierter Betrag mit ausgewiesener Mehrwertsteuer, eine „Ident.-Nr.“ oder ein „Geschäftszeichen“, obwohl du nichts bestellt hast.
- Bezug auf deine Eintragung: Das Schreiben nennt deine Handelsregistereintragung, Patent- oder Markenanmeldung, manchmal mit dem Originaltext der Bekanntmachung.
- Wörter wie „Offerte“, „Korrekturabzug“, „Eintragungsantrag“ oder „Grundeintrag kostenlos“: Sie zeigen, dass es um ein Angebot geht, nicht um eine Gebühr.
- Ausländisches Konto: Die IHK Osnabrück nennt Konten in Malta, Irland, Spanien und Litauen.
- Druck durch kurze Fristen: Die IHK Region Stuttgart zitiert aus einem Schreiben die Vorgabe „Zahlungsfrist 7 Werktage nach Erhalt“.
- Staatliche Symbole: Landeswappen, Bundesadler, Bundesflagge oder Umweltpapier wie bei Behörden.
Der DSW nennt als Kennzeichen „Zahlbeträge in Höhe von ca. 500,- bis 1.000,- €“. Einzelne Absender liegen darüber: Für eine angebliche „Phase-1-Registrierung“ verlangten Schreiben von IPON ACER laut IHK Osnabrück zuletzt fast 2.000 Euro.
Warnliste: Absender, vor denen gewarnt wurde
Die folgende Tabelle führt nur Bezeichnungen, die eine Industrie- und Handelskammer selbst genannt hat, mit Link zur Warnung. Die Namen wechseln oft. Wer hier nicht steht, ist deshalb nicht automatisch seriös. Prüf jedes Schreiben nach den Merkmalen oben.
| Bezeichnung laut Warnung | Bezug | Masche | Geforderter Betrag | Gewarnt hat |
|---|---|---|---|---|
| „Zentrale Zahlstelle“, angeblich ein Amtsgericht | Handelsregister | Brief im Stil eines Gerichts mit Landeswappen, wechselnder Sitz (Berlin, Leipzig, Hamburg, Frankfurt am Main), Konto in Malta, Irland, Spanien oder Litauen | vierstelliger Betrag | IHK Osnabrück-Emsland-Grafschaft Bentheim (Stand: Januar 2026) |
| „Wirtschaftseinheitendatenbank“ | Handelsregister | Bezug auf eine angebliche Handelsregisterbekanntmachung, sehr kurze Zahlungsfrist, ausländische IBAN | hoher Rechnungsbetrag, nicht beziffert | IHK zu Coburg |
| „GHRD“ mit dem Logo „Gewerbe- und Handelsregister Deutschland“, Wiesbaden | Handelsregister | Rechnung mit Bundesadler und Bundesflagge, Zahlungsfrist von 7 Werktagen | 740 Euro | IHK Osnabrück-Emsland-Grafschaft Bentheim und IHK Region Stuttgart, nach einer Warnung des DSW |
| „ELAR“ und „MRN“ | Handelsregister | Rechnungsformular mit einem Amtsgericht als angeblichem Absender und beigefügtem Überweisungsträger | nicht beziffert | IHK Region Stuttgart |
| „HNDRG GmbH“ | Handelsregister | Formularfalle mit Zahlungsaufforderung zu Handelsregistereintragungen | nicht beziffert | IHK Region Stuttgart |
| „Gewerberegister AI Office“, Düsseldorf, und „Gewerberegister NIKTA Foundation“, Sofia | Gewerbeanmeldung | Aufforderung, für Einträge in ein angebliches Gewerberegister zu zahlen, mit vorausgefülltem Überweisungsträger | drei- bis vierstellige Beträge | IHK Region Stuttgart, nach Warnmeldungen des DSW |
| „Verwaltung für Handel & Gewerberegister“ der VHG Verwaltungs e.K., Berlin | Handelsregister | „Eintragungs- und Veröffentlichungsofferte“, die wie eine Abrechnung des Registergerichts wirkt | 540,26 Euro | Bergische IHK Wuppertal-Solingen-Remscheid (Stand: bekannt seit Anfang 2015) |
| „Allgemeines Gewerberegister“ und „BVA Bundesverlag Anzeiger Handelsregister“ | Handelsregister | irreführende Firmennamen; wer zahlt, schließt einen Vertrag, der sich jedes Jahr verlängert | nicht beziffert | IHK Fulda |
| „IPON ACER Europe“, Amsterdam, auch „NWM Web“, Veendam | Unternehmen allgemein | angeblich für alle Unternehmen in Europa zwingende „Phase-1-Registrierung“ | 800 bis 900 Euro, eine neuere Variante fast 2.000 Euro | IHK Hannover und IHK Osnabrück-Emsland-Grafschaft Bentheim (Stand: 11.07.2025, Variante 19.02.2026) |
| private Angebote zur Markenverlängerung, ohne festen Namen | Marke | Schreiben im Stil des Deutschen Patent- und Markenamts, oft auf Englisch; erst das Kleingedruckte zeigt das Angebot | nicht beziffert | IHK Pfalz |
| E-Mails einer Firma aus Wyoming, USA, etwa als „Branchenbuch Baden-Württemberg“ | Branchenbuch | sehr teure Einträge in Branchenbücher, das Bundesland im Namen wechselt | nicht beziffert | IHK Osnabrück-Emsland-Grafschaft Bentheim |
Gewerbe, Marke und Datenschutz: dieselbe Masche
Nicht nur das Handelsregister lockt die Absender. Nach der Gewerbeanmeldung kommen Formulare angeblicher Gewerberegister, die Gebühren für einen Eintrag verlangen. Die IHK Region Stuttgart rät gerade Gründerinnen und Gründern, die zum ersten Mal ins Handelsregister eingetragen werden, besonders auf solche Schreiben zu achten.
Wer eine Marke anmeldet, bekommt später oft Angebote zur Verlängerung, die laut IHK Pfalz wie Formulare des Deutschen Patent- und Markenamts gestaltet sind und häufig auf Englisch geschrieben sind. Erst im Kleingedruckten steht, dass ein privater Dritter eine Leistung verkaufen will. Die IHK Potsdam beschreibt dieselbe Masche: Ein Brief kündigt an, dass die Marke bald abläuft, und am Ende kommt eine hohe Rechnung für die Verlängerung durch einen Dritten.
Auch die Unsicherheit beim Datenschutz wurde schon genutzt. 2018 verschickte eine angebliche „Datenschutzauskunft-Zentrale“ massenhaft Faxe zur Datenschutz-Grundverordnung. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht warnte ausdrücklich davor, darauf zu reagieren.
Schon unterschrieben oder bezahlt: Das tust du jetzt
- Nicht weiter zahlen. Die IHK Potsdam rät, Rechnungen solcher Anbieter bis auf Weiteres nicht zu begleichen, wenn du ungewollt ein Angebot angenommen hast.
- Sofort die Bank anrufen. Liegt die Überweisung erst einen oder wenige Tage zurück, versuch über deine Hausbank, sie zurückzuholen, und weise auch die Bank des Empfängers auf den Irrtum hin. So empfiehlt es der DSW.
- Anfechten und vorsorglich kündigen. Erklär schriftlich die Anfechtung wegen arglistiger Täuschung und kündige vorsorglich. Die IHK Potsdam rät, das per Einwurf-Einschreiben und zusätzlich per Fax oder E-Mail zu schicken. Ein Muster für das Schreiben stellt der DSW bereit.
- Anzeige erstatten. Der DSW empfiehlt, die nächste Polizeidienststelle oder die Staatsanwaltschaft zu informieren.
- Die IHK informieren. Deine Kammer kennt die aktuellen Absender, und laut IHK Potsdam helfen die Industrie- und Handelskammern mit kostenfreien Musterformulierungen.
- Buchhaltung und Posteingang warnen. Wer Rechnungen freigibt, sollte die Merkmale kennen. Laut IHK Potsdam häufen sich die Versuche besonders in typischen Urlaubszeiten.
Diese Seite ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Geht es um viel Geld oder hat der Absender schon ein Inkassobüro eingeschaltet, sprich mit einer Anwältin oder einem Anwalt.
Häufige Fragen
Muss ich nach der GmbH-Gründung überhaupt eine Rechnung vom Handelsregister bezahlen?
Ja, die Eintragung kostet Gebühren. Die echte Rechnung stellt aber das Registergericht, gezahlt wird an die zuständige Landesjustizkasse oder Landeskasse. Das gilt für die GmbH genauso wie für die UG.
Ist ein Vertrag gültig, wenn ich die falsche Rechnung bezahlt habe?
Die IHKs und der DSW warnen, dass schon die Zahlung als Annahme des Angebots gewertet werden kann. Deshalb raten sie zur Anfechtung wegen arglistiger Täuschung und zur vorsorglichen Kündigung. Ob das im Einzelfall reicht, klärt eine Rechtsberatung.
Wie prüfe ich einen Absender, den ich nicht kenne?
Die IHK Potsdam empfiehlt, im Handelsregister oder beim Bundesanzeiger nach dem genannten Unternehmen zu suchen. Fehlen Kontaktadresse und Telefonnummer, oder gibt es nur eine ausländische Faxnummer, ist das ein Warnzeichen. Im Zweifel fragst du bei deiner IHK nach, bevor du überweist.
Stand: 8. Oktober 2026
Transparenzhinweis: Dieser Beitrag wurde unter Zuhilfenahme künstlicher Intelligenz erstellt und vor der Veröffentlichung redaktionell geprüft. Alle Zahlen, Namen und Empfehlungen stammen aus den verlinkten Warnungen der Industrie- und Handelskammern, des DSW und der Datenschutzaufsicht. Die Links in diesem Beitrag sind keine Partnerlinks.
