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Die Steuernummer brauchst du öfter, als dir lieb ist: für die Steuererklärung, für deine Rechnungen und für jede Rückfrage beim Finanzamt. Gesucht wird sie meistens dann, wenn es schnell gehen muss. Dieser Ratgeber zeigt dir, wo sie steht, wie du sie liest und was du tust, wenn du sie nirgends findest. Hast du noch gar keine, lies zuerst, wie du die Steuernummer beantragen kannst.
Wo die Steuernummer steht: die Fundorte im Überblick
Das Finanzamt vergibt eine Steuernummer nicht an alle, sondern nur, wenn es für dich einen Vorgang angelegt hat. Das ist der Fall, wenn du eine Einkommensteuererklärung abgibst oder abgeben musst, oder wenn du ein Unternehmen führst und dafür Umsatzsteuer oder Gewerbesteuer erklärst. Sobald es so weit ist, taucht die Nummer auf fast allem auf, was dein Finanzamt dir schickt.
Am schnellsten wirst du im letzten Einkommensteuerbescheid fündig. Dort steht die Steuernummer oben links. In jedem anderen Brief des Finanzamts findest du sie auf der ersten Seite, auch in der Mitteilung, mit der dir das Amt eine neue Steuernummer zuteilt. Diese Mitteilung kommt per Post.
| Fundort | Wo genau | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| Einkommensteuerbescheid | oben links | der verlässlichste Fundort, weil er die Nummer für deine Einkommensteuer zeigt |
| Brief oder Bescheid des Finanzamts | erste Seite | gilt auch für Mahnungen, Vorauszahlungsbescheide und Rückfragen |
| Mitteilung über die Vergabe | im Schreiben selbst | kommt per Post nach der steuerlichen Erfassung oder nach einem Wechsel |
| eigene Rechnungen | meist im Fuß oder Kopf | nur, wenn du dort die Steuernummer und nicht die USt-IdNr. angegeben hast |
| Mein ELSTER | in Formularen, die du schon übermittelt hast | dort steht die Nummer, unter der du die Formulare übermittelt hast |
| Steuerberatung | in den Unterlagen der Kanzlei | schnell, wenn eine Kanzlei deine Erklärungen erstellt |
Wichtig: Du kannst mehrere Steuernummern gleichzeitig haben. Deine Einkommensteuer kann unter einer anderen Nummer laufen als die Umsatzsteuer deines Betriebs. Prüfe deshalb, wofür du die Nummer gerade brauchst, und nimm sie aus einem Schreiben zu genau dieser Steuerart.
Quellen: Finanzverwaltung NRW, Steuernummer
Aufbau der Steuernummer: Finanzamt, Bezirk, Unterscheidungsnummer
Eine Steuernummer ist kein Zufallscode. Die Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen beschreibt ihren Aufbau aus drei Teilen. Vorn steht die Nummer deines Finanzamts, die Dienststellennummer. Sie besteht in der Regel aus 4 Ziffern, und ihre erste Ziffer steht für das Bundesland. Danach folgt die Bezirksnummer, also die Stelle im Finanzamt, die dich betreut. Den Schluss bildet die Unterscheidungsnummer, die deine Nummer innerhalb des Bezirks eindeutig macht.
In Nordrhein-Westfalen hat die Steuernummer so insgesamt 12 Ziffern. Lässt das Schreiben die Landesziffer weg, ist sie eine Ziffer kürzer. Andere Länder drucken die Nummer in anderen Gruppen und mit anderen Trennzeichen, mal mit Schrägstrichen, mal mit Leerzeichen. Verlangt ein Programm die Nummer im bundeseinheitlichen ELSTER-Format, sieht sie deshalb oft anders aus als auf deinem Bescheid: Dieses Format ist für alle Länder gleich aufgebaut und beginnt mit der vollständigen Finanzamtsnummer.
Aus dem Aufbau folgt auch, warum sich die Nummer ändern kann. Weil sie das zuständige Finanzamt verrät, bekommst du eine neue Steuernummer, sobald du in den Bezirk eines anderen Finanzamts ziehst. Über den Wechsel informiert dich das Finanzamt per Post.
Quellen: Finanzverwaltung NRW, Aufbau der Steuernummer
Steuernummer, Steuer-ID und USt-IdNr.: drei verschiedene Nummern
Wer seine Steuernummer sucht, findet oft zuerst eine andere Nummer. Die Verwechslung ist verständlich, denn alle drei haben mit dem Finanzamt zu tun. Sie haben aber verschiedene Aufgaben.
Die steuerliche Identifikationsnummer, kurz Steuer-ID, vergibt das Bundeszentralamt für Steuern. Sie besteht aus insgesamt elf Ziffern, gilt dein Leben lang und ändert sich weder durch einen Umzug noch durch eine Heirat. Du findest sie in der Regel im Einkommensteuerbescheid oder auf deiner Lohnsteuerbescheinigung. Die Steuernummer dagegen vergibt dein Finanzamt nur bei Bedarf, und sie kann wechseln.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr., brauchst du für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Staaten. Auch sie kommt vom Bundeszentralamt für Steuern. Wie du sie bekommst, steht im Ratgeber USt-ID beantragen. Dazu kommt für Unternehmen inzwischen die Wirtschafts-Identifikationsnummer.
Langfristig soll die Steuer-ID die Steuernummer ersetzen. Bis dahin brauchst du im Alltag beide.
Quellen: Finanzverwaltung NRW, steuerliche Identifikationsnummer | Bundeszentralamt für Steuern, Identifikationsnummer
Steuernummer herausfinden, wenn kein Schreiben da ist
Kein Bescheid, kein Brief, keine alte Rechnung? Dann führt der Weg zu deinem Finanzamt. Ruf an oder schreib eine Nachricht, am besten über Mein ELSTER, wenn du dort schon registriert bist. Halte deine Steuer-ID, deinen vollen Namen, deine Anschrift und dein Geburtsdatum bereit. Damit kann dich das Amt schnell zuordnen.
Rechne damit, dass das Finanzamt erst prüft, ob du wirklich du bist. Steuerdaten unterliegen dem Steuergeheimnis, und am Telefon kann niemand deinen Ausweis sehen. Kann es deine Identität am Telefon nicht sicher feststellen, bekommst du die Auskunft womöglich schriftlich.
Weißt du nicht, welches Finanzamt für dich zuständig ist? Für deine Einkommensteuer ist es in der Regel das Finanzamt an deinem Wohnort, nach einem Umzug also das neue Amt. Die Dienststellennummer am Anfang einer alten Steuernummer verrät dir, welches Amt dich bisher geführt hat.
Arbeitest du mit einer Steuerkanzlei, geht es noch einfacher: Dort liegt die Nummer in deiner Akte.
Als Gründer: wann die Steuernummer kommt
Machst du dich selbstständig, bekommst du die Steuernummer für deinen Betrieb nicht automatisch. Du musst deinem Finanzamt innerhalb eines Monats nach der Betriebseröffnung oder der Aufnahme deiner Tätigkeit den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung übermitteln, und zwar elektronisch. Nach der Bearbeitung teilt dir das Finanzamt deine Steuernummer mit. Ist der Fragebogen unvollständig, drohen Rückfragen, und die Nummer kommt später. Wie du ihn ausfüllst, zeigt der Ratgeber zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Für den Fragebogen brauchst du ein Konto bei ELSTER. Plane dafür Zeit ein: Die Registrierung mit eigenem Zertifikat dauert nach Angaben der IHK Halle-Dessau ca. 1-2 Wochen. Die einzelnen Schritte findest du in der Anleitung zur ELSTER-Registrierung.
Warum die Eile? Eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG entweder die Steuernummer enthalten, die dir das Finanzamt erteilt hat, oder deine USt-IdNr. vom Bundeszentralamt für Steuern. Für einige Fälle sieht die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung Erleichterungen vor. Die bekannteste betrifft Rechnungen über Kleinbeträge: Übersteigt der Gesamtbetrag 250 Euro nicht, verlangt § 33 UStDV weniger Angaben, und die Steuernummer gehört nicht dazu. Für Fernverkäufe, innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen mit Reverse Charge gilt diese Erleichterung nicht. Bist du Kleinunternehmer, klär mit deiner Steuerberatung, welche Nummer auf deine Rechnungen gehört. Mehr dazu in den Ratgebern Rechnung schreiben und Kleinbetragsrechnung.
Die Steuernummer steht übrigens nicht auf der Gewerbeanmeldung. Die Nummer vergibt allein das Finanzamt, nicht das Gewerbeamt. Wie die Anmeldung beim Gewerbeamt läuft, steht im Ratgeber Gewerbe anmelden. Bei steuerlichen Fragen zu deinem Einzelfall hilft dir eine Steuerberatung weiter.
Quellen: Existenzgründungsportal des BMWE, Finanzamt | IHK Halle-Dessau, Beantragung der Steuernummer | § 14 UStG | § 33 UStDV
FAQ: Häufige Fragen zur Steuernummer
Wo finde ich meine Steuernummer als Angestellter?
Hast du schon einmal eine Einkommensteuererklärung abgegeben, steht die Nummer im Steuerbescheid oben links. Hast du nie eine abgegeben, hast du womöglich gar keine Steuernummer, denn das Finanzamt vergibt sie erst, wenn es einen Vorgang für dich anlegt. Deine Steuer-ID hast du trotzdem.
Kann ich meine Steuernummer online abfragen?
Eine öffentliche Abfrage gibt es nicht, und das ist wegen des Steuergeheimnisses auch richtig so. Online kommst du nur über dein eigenes Konto in Mein ELSTER an die Nummer, etwa in Formularen, die du schon übermittelt hast, oder du schreibst dem Finanzamt von dort eine Nachricht.
Ändert sich die Steuernummer bei einem Umzug?
Ja, wenn du in den Bezirk eines anderen Finanzamts ziehst. Bleibst du im selben Bezirk, bleibt auch die Nummer. Die neue Nummer teilt dir das neue Finanzamt per Post mit. Deine Steuer-ID bleibt in jedem Fall gleich.
Ist die Steuernummer dasselbe wie die Steuer-ID?
Nein. Die Steuer-ID vergibt das Bundeszentralamt für Steuern einmal im Leben, die Steuernummer dein Finanzamt bei Bedarf. Die Steuer-ID gehört nicht auf eine Rechnung; dort steht in der Regel die Steuernummer oder die USt-IdNr.
Fazit
Deine Steuernummer findest du fast immer in wenigen Sekunden: im Einkommensteuerbescheid oben links, auf der ersten Seite jedes Schreibens vom Finanzamt oder auf deinen eigenen Rechnungen. Fehlt jedes Papier, frag dein Finanzamt und halte die Steuer-ID bereit. Verwechsle die beiden Nummern nicht: Die Steuer-ID gehört nicht auf deine Rechnungen. Gründest du gerade, schick den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung früh ab, denn solange du weder Steuernummer noch USt-IdNr. hast, fehlt den meisten deiner Rechnungen eine Pflichtangabe.
