Kleinbetragsrechnung: Pflichtangaben bis 250 Euro

Der Kassenzettel vom Baumarkt, die Quittung der Werkstatt, der Beleg für das Druckerpapier: Für kleine Beträge verlangt das Umsatzsteuerrecht weniger als für eine ausgewachsene Rechnung. Welche Angaben eine vollständige Rechnung braucht, steht in unserem Leitfaden Rechnung schreiben. Dieser Text behandelt nur den Sonderfall darunter: die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV.

Das ist keine Nebensächlichkeit. Jeder Beleg, den du als Betriebsausgabe verbuchst, muss die Anforderungen seiner Rechnungsart erfüllen, sonst streicht die Betriebsprüfung die Vorsteuer. Bei kleinen Beträgen ist die Hürde niedriger, aber sie ist nicht null.

Die Betragsgrenze: 250 Euro, und zwar brutto

§ 33 UStDV knüpft die Vereinfachung an eine einzige Zahl. Erfasst ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Entscheidend ist das Wort Gesamtbetrag: Gemeint ist die Endsumme, die der Kunde zahlt, also Entgelt plus Umsatzsteuer. Der Nettobetrag allein ist nicht der Maßstab.

Das verschiebt die Grenze nach unten, und zwar je nach Steuersatz unterschiedlich weit. Der Regelsteuersatz beträgt nach § 12 Abs. 1 UStG 19 Prozent, der ermäßigte Satz nach § 12 Abs. 2 UStG 7 Prozent. Eine Leistung, die netto noch gemütlich unter 250 Euro liegt, kann brutto längst darüber sein.

Rechenbeispiel: wo die Grenze kippt

Angenommen, du bekommst vier Rechnungen mit unterschiedlichen Nettosummen und Steuersätzen. Die Nettobeträge 200 Euro, 211 Euro, 230 Euro und 240 Euro zeigen, wie knapp es wird.

Beim Regelsteuersatz ist die Luft also deutlich früher aufgebraucht als beim ermäßigten. Wer im Handwerk oder im Einzelhandel Belege ausstellt, rechnet deshalb besser vom Bruttobetrag her und nicht von der Nettosumme auf der Preisliste.

Quellen: § 33 UStDV | § 12 UStG

Diese Angaben muss die Kleinbetragsrechnung enthalten

§ 33 UStDV sagt nicht, was höchstens auf dem Beleg stehen darf, sondern was mindestens darauf stehen muss. Eine Rechnung über einen Kleinbetrag braucht:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum,
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz, bei einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf.

Mehr Angaben sind erlaubt, weniger nicht. Wer einen Beleg nach dem Muster einer Vollrechnung ausstellt, macht nichts falsch, er hat nur mehr Arbeit. Der vierte Punkt wird dagegen oft falsch gelesen. Du musst die Umsatzsteuer nicht gesondert ausweisen, und genau das ist die eigentliche Erleichterung: Brutto in einer Summe genügt. Was du nicht weglassen darfst, ist der Steuersatz. Steht auf dem Beleg kein Prozentwert und auch kein Hinweis auf eine Steuerbefreiung, ist es keine ordnungsgemäße Kleinbetragsrechnung, und der Empfänger kann daraus keine Vorsteuer rechnen.

Zwei weitere Vorschriften gelten entsprechend. Nach § 31 UStDV darf eine Rechnung aus mehreren Dokumenten bestehen, und Name und Anschrift müssen sich nur eindeutig feststellen lassen; eine vollständige Postadresse in Blockschrift ist nicht verlangt, solange die Zuordnung klar ist. Nach § 32 UStDV darf der Steuerbetrag bei verschiedenen Steuersätzen in einer Summe stehen, wenn eine Maschine ihn ermittelt und je Posten der Steuersatz angegeben ist. Das ist die Vorschrift, auf der jeder Supermarktbon ruht.

Was gegenüber der Vollrechnung wegfällt

Eine Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG trägt deutlich mehr. Die Vorschrift listet ihre Pflichtangaben in zehn Nummern auf, von Name und Anschrift beider Seiten bis zur Angabe Gutschrift für den Fall, dass der Kunde selbst abrechnet. Die Gegenüberstellung zeigt, was bei einem Kleinbetrag entfällt.

Die Rechnungsnummer ist der Punkt, der Gründerinnen und Gründer am häufigsten überrascht. Für eigene Belege unter der Grenze brauchst du keine durchgehende Nummerierung. Ob das klug ist, ist eine andere Frage: Ohne Nummer wird die Zuordnung in der Buchhaltung mühsam, und ein Bon, der zweimal im Karton liegt, fällt niemandem auf. Wie du deine Belege sinnvoll aufbaust, steht in Wie erstelle ich eine Rechnung.

Quellen: § 14 UStG | § 31 UStDV

Vorsteuerabzug aus der Kleinbetragsrechnung

Die kürzere Liste kostet dich nichts. Nach § 15 Abs. 1 UStG setzt der Vorsteuerabzug voraus, dass du eine nach § 14 UStG und § 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt, und § 33 UStDV bestimmt für Kleinbeträge gerade, welche Angaben eine solche Rechnung dann tragen muss. Ein Beleg, der die vier Punkte erfüllt, berechtigt dich also zum Abzug, obwohl dein Name nirgends darauf steht.

Praktisch rechnest du die Vorsteuer aus dem Bruttobetrag heraus. Beispiel: Du kaufst Werkzeug für 238 Euro brutto bei 19 Prozent. Darin stecken 38 Euro Umsatzsteuer, die du in der Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer anmeldest. Die restlichen 200 Euro sind dein Aufwand, der in die Einnahmenüberschussrechnung wandert.

Eine Einschränkung gibt es: Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist in eigenen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und zieht umgekehrt auch keine Vorsteuer. Der Steuersatz auf einem fremden Beleg hilft dir dann nicht weiter. Was das in der Gründungsphase bedeutet, steht in unserem Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.

Quellen: § 15 UStG | § 19 UStG

Drei Fälle, in denen die Vereinfachung nicht gilt

§ 33 UStDV schließt die Erleichterung ausdrücklich aus für Leistungen im Sinne der § 3c UStG, § 6a UStG und § 13b UStG. In Klartext heißt das:

• Fernverkauf an Privatkunden im EU-Ausland nach § 3c UStG: Verkaufst du Waren an Verbraucher in anderen Mitgliedstaaten, brauchst du die volle Rechnung, auch für einen Kleinbetrag.
• Innergemeinschaftliche Lieferung nach § 6a UStG: Die steuerfreie Lieferung an einen Unternehmer in einem anderen Mitgliedstaat verlangt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Seiten, und die stehen auf einer Kleinbetragsrechnung nicht.
• Steuerschuld des Leistungsempfängers nach § 13b UStG: Beim sogenannten Reverse-Charge-Verfahren schuldet der Kunde die Steuer. Auch dieser Fall fällt aus der Vereinfachung heraus.

Fahrausweise als Sonderfall

Für Bahn- und Busfahrkarten gilt eine eigene Vorschrift. Nach § 34 UStDV gelten Fahrausweise als Rechnungen im Sinne des § 14 UStG, wenn sie Name und Anschrift des Beförderers, das Ausstellungsdatum, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe und den Steuersatz tragen, sofern die Beförderung nicht dem ermäßigten Satz unterliegt. Das ist unabhängig von der Grenze aus § 33 UStDV: Auch ein teures Fernverkehrsticket bleibt ein Fahrausweis und damit ein Beleg, aus dem du Vorsteuer ziehen kannst. Eine Einschränkung nennt § 34 Abs. 2 UStDV: Bei einer grenzüberschreitenden Beförderung gilt der Fahrausweis nur als Rechnung, wenn eine Bescheinigung darüber vorliegt, welcher Anteil des Beförderungspreises auf die Strecke im Inland entfällt.

Kleinbetragsrechnung und die E-Rechnung

Seit der Pflicht zur elektronischen Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen stellt sich die Frage, ob auch der Beleg für ein Päckchen Schrauben als strukturierter Datensatz kommen muss. Die Antwort steht im letzten Satz des § 33 UStDV: Eine Rechnung über einen Kleinbetrag kann abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder als einfaches PDF.

Diese Ausnahme ist in der Praxis mehr wert, als sie klingt. Sie nimmt dir die Pflicht, für jede Tankquittung und jedes Päckchen Schrauben ein E-Rechnungsformat zu erzeugen. Für größere Beträge bleibt es dagegen bei der Pflicht aus § 14 Abs. 2 UStG, und dort gilt auch die Frist: Für Leistungen an andere Unternehmer musst du die Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung ausstellen.

Quellen: § 34 UStDV | § 33 UStDV bei gesetze-im-internet.de

Häufige Fragen zur Kleinbetragsrechnung

Ist die 250-Euro-Grenze netto oder brutto?

Brutto. § 33 UStDV spricht vom Gesamtbetrag der Rechnung, und der umfasst die Umsatzsteuer. Beispiel: Bei 19 Prozent liegen 211 Euro netto mit 251,09 Euro brutto bereits über der Grenze.

Darf ich bei kleinen Beträgen die Rechnungsnummer weglassen?

Ja, § 33 UStDV verlangt keine fortlaufende Nummer. Für die eigene Buchhaltung ist eine Nummer trotzdem praktisch, weil sie Doppelbuchungen sichtbar macht.

Muss ich den Namen meines Kunden auf den Beleg schreiben?

Nein. Name und Anschrift des Leistungsempfängers gehören nicht zu den Pflichtangaben nach § 33 UStDV. Dein Kunde verliert dadurch seinen Vorsteuerabzug nicht.

Wie lange muss ich Kleinbetragsrechnungen aufbewahren?

Nach § 14b Abs. 1 UStG gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung. Für den Kassenbon gilt dieselbe Frist wie für die große Rechnung, und Thermopapier verblasst: Ein Scan gehört zum Beleg.

Was mache ich, wenn der Steuersatz auf dem Beleg fehlt?

Dann ist die Angabe nach § 33 UStDV unvollständig, und der Vorsteuerabzug steht auf Sand. Bitte den Aussteller um einen korrigierten Beleg, bevor du buchst. Als Betriebsausgabe bleibt der Aufwand abziehbar, siehe Betriebsausgaben absetzen, die Vorsteuer aber nicht.

Fazit

Die Kleinbetragsrechnung ist eine echte Erleichterung, aber keine Freistellung. Vier Angaben nach § 33 UStDV müssen sein, und der Steuersatz ist die Angabe, an der die meisten Belege scheitern. Prüfe beim Buchen die Bruttosumme, nicht das Netto, denn bei 19 Prozent reißt ein Betrag schneller die Grenze, als die Zahl auf der Preisliste vermuten lässt. Und wenn du selbst Belege ausstellst: Eine Nummer kostet dich nichts und erspart dir später Sucharbeit.

Dieser Text ist allgemeine Information und keine Steuerberatung. Bei Zweifeln zu einem einzelnen Beleg hilft dein Steuerberater oder die zuständige Kammer weiter.