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Ein Kunde aus der Schweiz will deine Maschine kaufen und bittet um eine Rechnung, bevor er zahlt. Oder du schickst ein Muster an einen Interessenten in den USA, und der Spediteur verlangt Papiere für den Zoll, obwohl die Sendung nichts kostet. In beiden Fällen brauchst du ein Dokument, das aussieht wie eine Rechnung, aber keine ist: die Proforma-Rechnung. Wie eine echte Rechnung aufgebaut ist, haben wir in Rechnung schreiben auseinandergenommen. Dieser Text behandelt den Sonderfall daneben, und der ist weniger harmlos, als er klingt: Wer eine Proforma-Rechnung für eine normale Rechnung hält, verschenkt Vorsteuer oder bekommt sie vom Finanzamt gestrichen.
Was eine Proforma-Rechnung ist, und was sie nicht ist
Der Begriff kommt aus dem Lateinischen und heißt so viel wie „der Form wegen“. Gemeint ist ein Dokument im Rechnungslayout: Absender, Empfänger, Positionen, Einzelpreise, Summe. Was fehlt, ist der Zweck einer Rechnung. Eine Proforma-Rechnung fordert kein Geld für eine erbrachte Leistung, sondern kündigt an, was eine Lieferung kosten wird oder was sie wert ist.
Das Umsatzsteuergesetz definiert den Rechnungsbegriff erstaunlich weit. Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine Rechnung jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, und zwar unabhängig davon, wie es im Geschäftsverkehr heißt. Daraus folgt beides: Die Überschrift „Proforma-Rechnung“ allein macht ein Dokument nicht ungefährlich, und die Überschrift „Rechnung“ macht noch keine. Es kommt darauf an, ob abgerechnet wird. Bei der Proforma-Rechnung wird nicht abgerechnet, weil die Leistung noch nicht erbracht ist oder gar kein Entgelt fließt.
Praktisch heißt das: Du darfst in einer Proforma-Rechnung Umsatzsteuer rechnerisch ausweisen, damit der Empfänger die Summe kennt, die er überweisen soll. Du schuldest diese Steuer aber nicht wegen des Papiers, und der Empfänger darf sie sich nicht erstatten lassen. Steuerlich wird daraus erst etwas, wenn das Geld eingegangen ist oder die Ware geliefert wurde.
Quellen: § 14 UStG
Wofür du eine Proforma-Rechnung brauchst
Zoll: Sendungen ohne Handelswert
Das ist der häufigste Anlass. Verlässt eine Ware die EU oder kommt sie herein, muss der Zoll ihren Wert kennen, auch wenn niemand dafür bezahlt. Die deutsche Zollverwaltung schreibt es ausdrücklich: Haben die Waren keinen Handelswert, etwa weil sie nicht für den Weiterverkauf bestimmt sind, oder handelt es sich um eine Schenkung, ist eine Proforma-Rechnung vorzulegen, aus der der tatsächliche Wert der Ware hervorgeht.
Typische Fälle aus dem Gründeralltag sind Warenmuster für einen möglichen Abnehmer, Ersatzteile im Garantiefall, Messeexponate, Rücksendungen zur Reparatur und Geräte, die du für eine Vorführung mitnimmst und wieder zurückbringst. Der Wert, den du einträgst, ist nicht erfunden: Es muss der tatsächliche Warenwert sein, also der Preis, den die Ware am Markt hätte. Ein symbolischer Euro ist keine zulässige Angabe und fällt bei einer Kontrolle auf.
Die Unterlagen müssen nach Art. 163 UZK bei Abgabe der Zollanmeldung im Besitz des Anmelders sein. Eine zusätzliche Zollwertanmeldung verlangt der Zoll nicht immer: Darauf kann die Behörde unter anderem verzichten, wenn der Zollwert der eingeführten Waren 20.000 Euro je Sendung nicht übersteigt oder die Sendung keinen gewerblichen Charakter hat.
Vorkasse: Geld vor der Lieferung
Bei Neukunden ohne Bonitätsauskunft, bei Sonderanfertigungen und im Auslandsgeschäft ist Vorkasse üblich. Eine Rechnung im steuerlichen Sinn kannst du vor der Lieferung noch nicht sinnvoll stellen, eine Proforma-Rechnung schon. Der Kunde bekommt Betrag, Bankverbindung und Lieferumfang in der Form, die seine Buchhaltung kennt, und du bleibst steuerlich auf der sicheren Seite. Nach der Zahlung folgt dann die echte Rechnung.
Angebot in Rechnungsoptik
Manche Einkaufsabteilungen und fast jede Behörde brauchen für eine interne Freigabe ein Dokument, das wie eine Rechnung aussieht, bevor sie bestellen. Ein Angebot genügt dort formal nicht. Auch hier ist die Proforma-Rechnung das richtige Papier, solange sie klar gekennzeichnet ist.
Quellen: Zoll online, Notwendige Unterlagen
Was auf eine Proforma-Rechnung muss
Es gibt keinen Paragrafen, der die Pflichtangaben einer Proforma-Rechnung auflistet, denn das Umsatzsteuerrecht kennt das Dokument nicht. Was draufmuss, ergibt sich aus dem Zweck. Für den Zoll zählt, dass Ware, Herkunft und Wert eindeutig sind; für die Vorkasse, dass der Kunde weiß, was er wofür zahlt. Die folgende Übersicht fasst zusammen, was in der Praxis verlangt wird und warum.
| Angabe | Wozu sie dient | Wie wichtig |
|---|---|---|
| Wort „Proforma-Rechnung“ in der Überschrift | Trennt das Dokument von der echten Rechnung, verhindert Doppelbuchung | unverzichtbar |
| Absender und Empfänger mit vollständiger Anschrift | Zollabwicklung, Zuordnung beim Kunden | unverzichtbar |
| Warenbeschreibung, Menge, Einzel- und Gesamtwert | Grundlage für den Zollwert | unverzichtbar |
| Tatsächlicher Warenwert statt Kaufpreis bei Gratislieferung | Der Zoll verlangt den wirklichen Wert, nicht null | unverzichtbar |
| Grund der Sendung, etwa Muster oder Reparatur | Erklärt, warum kein Handelswert vorliegt | beim Zoll wichtig |
| Zolltarifnummer, Ursprungsland, Gewicht, Lieferbedingung | Beschleunigt die Abfertigung | beim Zoll wichtig |
| Zahlungsziel und Bankverbindung | Nur bei Vorkasse nötig | fallabhängig |
| Fortlaufende Rechnungsnummer aus dem Rechnungskreis | Gehört gerade nicht drauf, sonst entsteht eine Lücke in der Nummerierung | weglassen |
Der letzte Punkt wird oft falsch gemacht. Eine Proforma-Rechnung bekommt eine eigene Nummernfolge, zum Beispiel mit dem Vorsatz PF. Nimmst du eine Nummer aus dem normalen Rechnungskreis und stellst später die echte Rechnung unter einer neuen Nummer, fehlt im Journal eine Nummer, und genau darauf schaut eine Betriebsprüfung.
Kein Vorsteuerabzug aus der Proforma-Rechnung
Das ist der teuerste Irrtum in diesem Thema, und er trifft meist den Empfänger. Nach § 15 Abs. 1 UStG setzt die Ausübung des Vorsteuerabzugs voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14 und 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt. Eine Proforma-Rechnung ist das nicht. Wer die ausgewiesene Steuer trotzdem in der Voranmeldung zieht, bekommt sie bei der nächsten Prüfung gestrichen, mitsamt Zinsen.
Wie streng das Gesetz hier ist, zeigt der Vergleich mit dem kleinsten Fall, den es kennt: Selbst eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, muss nach § 33 UStDV mindestens Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe nebst Steuersatz enthalten. Für den vollen Rechnungsfall verlangt § 14 Abs. 4 UStG deutlich mehr, unter anderem Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und eine fortlaufende Rechnungsnummer.
Beispiel: Du verkaufst eine Sondermaschine für 5.000 Euro netto gegen Vorkasse und schickst deshalb eine Proforma-Rechnung über 5.000 Euro netto zuzüglich 950 Euro Umsatzsteuer, insgesamt also 5.950 Euro. Der Kunde überweist. In diesem Moment entsteht der steuerliche Vorgang, und du stellst eine Anzahlungsrechnung: Nach § 14 Abs. 5 UStG gelten die Vorschriften über Rechnungen sinngemäß, wenn du das Entgelt für eine noch nicht ausgeführte Leistung vereinnahmst. Erst mit diesem Dokument kann der Kunde die Vorsteuer ziehen, und zwar sobald Rechnung und Zahlung vorliegen. Der Steuerbetrag ergibt sich aus dem Regelsatz von 19 Prozent nach § 12 Abs. 1 UStG.
Für Kleinunternehmer stellt sich die Frage nach dem Steuerausweis gar nicht erst. Was dort gilt, steht in unserem Text zur Kleinunternehmerregelung. Wann die echte Rechnung dann in die Voranmeldung wandert, klärt der Beitrag zu den Fristen der Umsatzsteuervoranmeldung.
Quellen: § 15 UStG | § 33 UStDV | § 12 UStG
Proforma-Rechnung, Angebot oder Anzahlungsrechnung
Drei Dokumente kommen vor der Lieferung infrage, und sie sind nicht beliebig austauschbar. Die Tabelle zeigt, welches wann passt.
| Dokument | Anlass | Vorsteuerabzug | Rechnung nach § 14 UStG |
|---|---|---|---|
| Angebot | Der Kunde soll entscheiden, Preise sind noch verhandelbar | nein | nein |
| Proforma-Rechnung | Zoll, Vorkasse, interne Freigabe beim Kunden | nein | nein |
| Anzahlungsrechnung | Der Kunde hat gezahlt, die Leistung läuft noch | ja, nach Zahlung | ja, über § 14 Abs. 5 UStG |
| Handelsrechnung | Ware ist raus, Zoll braucht den Zollwert | je nach Fall | ja |
Im grenzüberschreitenden Geschäft kommt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ins Spiel, sobald ein Geschäftskunde in der EU beliefert wird. Die Einzelheiten dazu stehen im Beitrag zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und zum Reverse-Charge-Verfahren.
Häufige Fragen zur Proforma-Rechnung
Ist eine Proforma-Rechnung rechtlich bindend?
Als Zahlungsaufforderung nicht. Sie ist kein Vertrag und löst keine Steuerschuld aus. Gegenüber dem Zoll ist sie allerdings eine Erklärung über den Warenwert, und eine falsche Angabe dort kann bußgeldbewehrt sein. Die Werte müssen stimmen.
Muss ich eine Proforma-Rechnung buchen?
Nein. Weil sie nichts abrechnet, gehört sie nicht in die Buchhaltung. Aufbewahren solltest du sie trotzdem, am besten beim zugehörigen Vorgang, weil sie bei Zollsendungen zu den Nachweisen gehört.
Darf ich Umsatzsteuer auf einer Proforma-Rechnung ausweisen?
Ja, wenn der Vorgang steuerpflichtig wäre und der Kunde den Zahlbetrag braucht. Setze aber einen Hinweis darunter, dass es sich nicht um eine Rechnung nach § 14 UStG handelt und daraus kein Vorsteuerabzug möglich ist. Bei Ausfuhrsendungen weist man üblicherweise keine deutsche Umsatzsteuer aus.
Wie lange habe ich für die echte Rechnung Zeit?
Wenn du gegenüber einem anderen Unternehmer leistest, bist du nach § 14 Abs. 2 UStG verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Bei Vorkasse ist das ohnehin akademisch, weil du die Rechnung gleich nach Zahlungseingang brauchst.
Reicht eine Proforma-Rechnung als Beleg für den Spediteur?
Für die Zollanmeldung ja, sofern Warenwert und Sendungsgrund darauf stehen. Viele Dienstleister wollen das Dokument dreifach und in Englisch. Frag vor dem ersten Versand nach, welche Fassung verlangt wird, denn eine Nachforderung hält die Sendung am Zoll auf.
Fazit
Die Proforma-Rechnung ist ein schmales, aber scharfes Werkzeug. Sie löst zwei Probleme, für die eine echte Rechnung nicht taugt: Sie gibt dem Zoll einen Wert für Ware, die niemand bezahlt, und sie gibt dem Kunden eine Zahlungsgrundlage, bevor du geliefert hast. Drei Dinge entscheiden darüber, ob sie funktioniert: die deutliche Kennzeichnung als Proforma, der tatsächliche Warenwert und eine eigene Nummernfolge außerhalb deines Rechnungskreises. Und eine Grenze bleibt hart: Vorsteuer gibt es daraus nicht, weder für dich noch für deinen Kunden. Bei größeren Ausfuhren oder wenn du dir bei der Zolltarifnummer unsicher bist, klär den Fall vorab mit deiner Kammer oder deinem Steuerberater, bevor die Ware auf dem Lkw liegt.
