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Bargeld ist der Teil der Buchführung, auf den Prüfer zuerst schauen. Es gibt keinen Kontoauszug, der die Einnahme bestätigt, also zählt allein deine eigene Aufzeichnung. Ist die lückenhaft, darf das Finanzamt die Bareinnahmen schätzen, und solche Schätzungen fallen selten zu deinen Gunsten aus. Wer seinen Gewinn über die Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, ist dabei anders gestellt als ein Bilanzierer. Dieser Text sortiert, wer welche Pflicht hat.
Wer ein Kassenbuch führen muss
Die Pflicht hängt nicht am Ladenlokal, sondern an der Buchführungspflicht. Buchführungspflichtig bist du, sobald dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder die Rechtsform es vorgibt, etwa bei GmbH, UG, OHG oder KG. Dazu kommen Gewerbetreibende, die bestimmte Größen überschreiten. Die Umsatzgrenze liegt nach § 141 AO bei 800.000 Euro, die Gewinngrenze bei 80.000 Euro. Bleibst du als Gewerbetreibender darunter und bist auch nicht aus anderem Grund zur Bilanz verpflichtet, bist du von der steuerlichen Buchführungspflicht befreit.
Bist du buchführungspflichtig und nimmst Bargeld ein, musst du für diese Bargeldbewegungen ein Kassenbuch führen, notfalls in Form aneinandergereihter Kassenberichte. Dabei gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung nach § 238 HGB. Für Freiberufler und kleine Gewerbetreibende mit Einnahmenüberschussrechnung gilt das so nicht: Sie führen kein Kassenbuch im handelsrechtlichen Sinn. Die allgemeinen Aufzeichnungspflichten nach § 146 AO treffen sie trotzdem, und jede Bareinnahme muss nachvollziehbar belegt sein. Ein freiwillig geführtes Kassenbuch ist in der Praxis der einfachste Weg, das zu zeigen.
Quellen: IHK Ostwestfalen, Aufbewahrungsfristen | IHK Köln, Anforderungen an die Kassenführung
Was in jedem Eintrag stehen muss
Ein Kassenbuch ist kein Notizzettel. Zu jedem Geschäftsvorfall gehören das Datum, eine Belegnummer, ein Buchungstext, Betrag und Währung, der zugrunde liegende Steuersatz, die Umsatzsteuer oder Vorsteuer und der neue Kassenbestand. Fehlt eine dieser Angaben systematisch, ist die Kassenführung formell mangelhaft, auch wenn die Summen stimmen.
Zwei Regeln werden regelmäßig übersehen. Erstens darf das Kassenbuch keine Leerzeilen enthalten; alle Eintragungen stehen direkt untereinander, damit niemand nachträglich etwas einschieben kann. Zweitens darf ein falscher Eintrag nicht überschrieben oder unleserlich gemacht werden. Du streichst ihn so, dass er lesbar bleibt, und setzt den richtigen Eintrag daneben. Wer eine Seite neu schreibt oder Korrekturflüssigkeit benutzt, zerstört damit genau den Nachweis, den das Kassenbuch liefern soll. Der Kassenbestand im Buch muss außerdem immer mit dem Geld in der Schublade übereinstimmen. Ein negativer Kassenbestand ist ein sicheres Zeichen für einen Fehler, denn eine Kasse kann nicht weniger als nichts enthalten.
Täglich festhalten, jederzeit kassensturzfähig
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Ausnahmsweise darfst du sie erst am nächsten Geschäftstag aufzeichnen, wenn zwingende geschäftliche Gründe dagegen standen und sich aus den Unterlagen sicher ergibt, wie sich der Sollbestand entwickelt hat. Eine Woche sammeln und am Sonntag nachtragen ist davon nicht gedeckt.
Dahinter steht die Kassensturzfähigkeit: Ein sachverständiger Dritter muss Soll- und Istbestand zweifelsfrei abgleichen können. Das Finanzamt kann also unangemeldet erscheinen, die Kasse auszählen und mit deiner Aufzeichnung vergleichen. Bei einer offenen Ladenkasse ohne Einzelaufzeichnung weist du die Bareinnahmen über einen Kassenbericht nach, und der rechnet immer rückwärts: vom gezählten Endbestand zur Tageseinnahme.
Beispiel: Du zählst abends 925 Euro in der Kasse, am Vorabend lagen 180 Euro darin, tagsüber hast du 45 Euro Porto bar bezahlt und 150 Euro privat entnommen. Du ziehst den Vortagsbestand ab und rechnest Ausgaben und Entnahme hinzu. Die Tageseinnahme beträgt damit 940 Euro, und genau dieser Weg muss aus dem Kassenbericht hervorgehen.
Quellen: IHK Köln, Anforderungen an die Kassenführung | § 1 KassenSichV im Rechtsinformationssystem
Elektronische Kasse: Sicherheitseinrichtung, Meldung, Beleg
Nutzt du eine elektronische Kasse, kommen drei Pflichten hinzu. Elektronische Aufzeichnungssysteme sind nach § 1 KassenSichV elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen; ein Buchhaltungsprogramm oder ein Warenautomat gehört nicht dazu. Diese Systeme brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, die jeden Vorgang unveränderbar protokolliert.
Zweitens die Meldung: Seit dem 1. Januar 2025 musst du deine elektronischen Aufzeichnungssysteme dem Finanzamt melden, elektronisch über Mein ELSTER. Für Systeme, die du vor dem 1. Juli 2025 gekauft hast, war der 31. Juli 2025 der letzte Meldetag. Alles, was danach angeschafft wird, meldest du innerhalb eines Monats, und dasselbe gilt, wenn du ein Gerät außer Betrieb nimmst. Gemietete und geleaste Kassen zählen dabei wie gekaufte.
Drittens der Beleg. Die Belegausgabepflicht trat am 1. Januar 2020 in Kraft: Bei Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems muss für den Kunden ein Beleg erstellt und ihm zur Verfügung gestellt werden, auf Papier oder elektronisch. Mitnehmen muss er ihn nicht. Die Umsätze selbst muss das System 10 Jahre lang unveränderbar speichern können.
| Pflicht | Offene Ladenkasse | Elektronische Kasse |
|---|---|---|
| Einzelaufzeichnung je Verkauf | entfällt bei Waren geringen Werts an unbekannte Käufer | Pflicht |
| Täglicher Nachweis | Kassenbericht vom gezählten Endbestand | Tagesendsummenbon ins Kassenbuch |
| Zertifizierte TSE | nicht erforderlich | Pflicht |
| Meldung an das Finanzamt | nicht erforderlich | Pflicht über Mein ELSTER |
| Beleg für den Kunden | keine Pflicht | Pflicht |
| Unveränderbare Speicherung | handschriftlicher Bericht | 10 Jahre im System |
Quellen: IHK Köln, Anforderungen an die Kassenführung | § 1 KassenSichV im Rechtsinformationssystem
Typische Fehler, die bei der Kassen-Nachschau auffallen
Die Kassen-Nachschau ist ein eigenes Verfahren: Beamte dürfen während der üblichen Geschäftszeiten unangemeldet in deine Geschäftsräume kommen und die Kassenführung prüfen. Sie verlangen dann Aufzeichnungen, Belege und einen Datenzugriff über die digitale Schnittstelle. Wer die Verfahrensdokumentation zur Kasse nicht vorlegen kann, also die Bedienungsanleitung und die Protokolle über Einstellungsänderungen, hat schon einen formellen Mangel.
Teuer wird es in zwei Richtungen. Stellen die Prüfer Manipulationen oder Ungereimtheiten fest, dürfen sie die Bareinnahmen schätzen, und diese Schätzung ist die eigentliche Gefahr für einen kleinen Betrieb. Daneben steht das Bußgeld: Verstöße gegen die Vorgaben des § 146a AO können nach § 379 AO mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Häufige Mängel sind fehlende Tagesendsummenbons, auf Thermopapier verblasste Belege ohne Kopie und Kassenberichte, die erst Wochen später entstanden sind.
Aufbewahren musst du das Ganze lange. Die Frist für Bücher und Aufzeichnungen nach § 147 AO beträgt 10 Jahre, das Kassenbuch gehört dazu. Für Buchungsbelege wie Rechnungen und Kostenbelege gilt dagegen die kürzere Frist von 8 Jahren. Was in diese Fristen genau hineinfällt, steht in unserer Übersicht zu den Aufbewahrungsfristen.
Quellen: IHK Köln, Anforderungen an die Kassenführung | IHK Ostwestfalen, Aufbewahrungsfristen
Häufige Fragen zum Kassenbuch
Muss ich als Kleingewerbe ein Kassenbuch führen?
Nur wenn du buchführungspflichtig bist. Als Gewerbetreibender unter den Grenzen des § 141 AO und ohne Handelsregistereintrag ermittelst du den Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung und führst kein Kassenbuch im handelsrechtlichen Sinn. Deine Bareinnahmen musst du trotzdem vollständig und nachprüfbar aufzeichnen.
Reicht eine Tabellenkalkulation als Kassenbuch?
In der Regel nicht. Eine gewöhnliche Tabelle lässt sich jederzeit ändern, ohne dass die Änderung sichtbar wird, und damit fehlt die Unveränderbarkeit. Zulässig sind ein handschriftlich geführtes Buch oder eine Software, die Änderungen protokolliert und mit Zeitstempel versieht.
Wie lange muss ich ein Kassenbuch aufbewahren?
Als Buch und Aufzeichnung nach § 147 AO 10 Jahre. Die Frist läuft ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht wurde.
Was passiert, wenn das Kassenbuch Lücken hat?
Formelle Mängel allein kosten noch keine Steuer. Sind sie aber so schwer, dass die Kassenführung insgesamt nicht mehr nachprüfbar ist, darf das Finanzamt die Bareinnahmen schätzen. Dann verhandelst du über einen Zuschlag auf den Jahresumsatz, nicht mehr über einzelne Tage.
Brauche ich eine Registrierkasse?
Eine Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland nicht, du darfst eine offene Ladenkasse führen. Entscheidest du dich aber für ein elektronisches System, greifen Sicherheitseinrichtung, Meldepflicht und Belegausgabe sofort.
Fazit
Das Kassenbuch ist keine Formalie, die man am Jahresende nachholt. Es lebt von täglichen Einträgen und einem Bestand, der sich jederzeit nachzählen lässt. Wer buchführungspflichtig ist und Bargeld annimmt, führt es; wer die Grenzen des § 141 AO nicht erreicht, braucht es formal nicht, tut aber gut daran, die Bareinnahmen genauso sauber festzuhalten. Für Altgeräte sind die Meldefristen abgelaufen, ein neues System meldest du innerhalb eines Monats über Mein ELSTER. Wie du die Einnahmen anschließend korrekt in Rechnung stellst, steht in unserem Leitfaden zum Rechnung schreiben. Dieser Text ist allgemeine Information und keine Steuerberatung; bei einer anstehenden Kassen-Nachschau klärst du den Einzelfall mit deinem Steuerberater oder deiner IHK.
Stand: 3. Oktober 2026
