Welches Finanzamt ist für mich zuständig? So findest du es als Gründer

Du willst den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abschicken und stellst fest, dass du nicht weißt, an welches Amt er überhaupt geht. Die Frage wirkt nebensächlich. Sie entscheidet aber darüber, wer dir die Steuernummer zuteilt, wer deine Umsatzsteuer-Voranmeldungen bekommt und wer später deinen Bescheid schreibt. Zuständig ist immer ein ganz bestimmtes Amt, und welches es ist, hängt an einem Ort. Wie du das Formular selbst ausfüllst, zeigt dir der Ratgeber zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Wohnsitz oder Geschäftsleitung: zwei Orte entscheiden

Die Abgabenordnung knüpft die örtliche Zuständigkeit an Orte. Welcher Ort zählt, richtet sich nach der Steuerart. Für Selbstständige ergeben sich daraus zwei Anknüpfungspunkte, die auseinanderfallen können, und genau daher kommt die Verwirrung.

Das Wohnsitzfinanzamt für deine Einkommensteuer

Für die Einkommensteuer natürlicher Personen ist das Wohnsitzfinanzamt zuständig (§ 19 AO). Gemeint ist das Finanzamt, in dessen Bezirk du deinen festen Wohnsitz hast. Hast du im Inland keinen Wohnsitz, kommt es auf den gewöhnlichen Aufenthalt an (§ 9 AO), also auf den Ort, an dem du dich erkennbar nicht nur vorübergehend aufhältst. Dieses Amt bearbeitet deine Einkommensteuererklärung auch dann, wenn deine Einkünfte vollständig aus einem Gewerbe stammen.

Das Betriebsfinanzamt für dein Unternehmen

Sobald du unternehmerisch tätig wirst, kommt ein zweiter Ort ins Spiel. Für die Umsatzsteuer ist das Finanzamt zuständig, von dessen Bezirk aus du dein Unternehmen ganz oder überwiegend betreibst (§ 21 AO). In der Regel ist das der Ort, an dem du deine Leistung anbietest, Aufträge annimmst und bezahlt wirst. Bei einer GmbH oder UG richtet sich die Körperschaftsteuer nach dem Bezirk der Geschäftsleitung, hilfsweise nach dem Sitz und erst danach nach dem Vermögensschwerpunkt (§ 20 AO).

Geschäftsleitung ist der Mittelpunkt der geschäftlichen Leitung (§ 10 AO), also der Ort, an dem der für die Geschäftsführung maßgebende Wille gebildet wird. Der Sitz dagegen ist der Ort, den der Gesellschaftsvertrag bestimmt (§ 11 AO), üblicherweise die im Handelsregister eingetragene Adresse. Beides kann auseinanderfallen, etwa wenn die Satzung eine Stadt nennt, geführt wird das Unternehmen aber von woanders. Betreibst du mehrere Standorte, zählt die wirtschaftlich bedeutendste Betriebsstätte. Betriebsstätte ist jede feste Geschäftseinrichtung oder Anlage, die der Tätigkeit deines Unternehmens dient (§ 12 AO).

Arbeitest du als Einzelunternehmerin oder Freiberufler von der eigenen Wohnung aus, fallen beide Orte zusammen, und ein einziges Amt erledigt alles. Wohnst du in Leipzig und führst deine Werkstatt in Halle, hast du zwei: eines für die Einkommensteuer, eines für Umsatzsteuer und Gewerbesteuer.

Quellen: IHK Ostwestfalen, Steuerpflicht und Abgabenordnung | Finanzverwaltung NRW, Zuständiges Finanzamt für Unternehmenssteuern | § 19 AO | § 21 AO

Welche Steuer zu welchem Finanzamt gehört

Die folgende Übersicht ordnet die Fälle, die bei einer Gründung in Deutschland tatsächlich vorkommen. Lies sie von links nach rechts: Steuerart, maßgeblicher Ort, Norm.

Der Befund aus dieser Tabelle: Eine Personengesellschaft hat regelmäßig drei Berührungspunkte. Das Betriebsfinanzamt stellt den Gewinn gesondert fest, verteilt ihn auf die Gesellschafter und verschickt die Mitteilung. Erst danach versteuert jede Gesellschafterin ihren Anteil bei ihrem eigenen Wohnsitzfinanzamt. Deshalb wundert dich die Post aus einer fremden Stadt nicht, wenn deine GbR dort ihren Betrieb hat.

So findest du dein zuständiges Finanzamt

Die amtliche Suche heißt GemFA und liegt beim Bundeszentralamt für Steuern. Sie ermittelt die örtlich und sachlich zuständigen Finanzämter, also auch ein Amt mit Sonderzuständigkeit. Daneben führt jedes Bundesland eine eigene Finanzamtsuche, die zusätzlich Öffnungszeiten und Kontaktdaten der Finanzverwaltung nennt. Beide Suchen kannst du ohne Anmeldung nutzen.

• Für das Wohnsitzfinanzamt: Gemeinde und Straße deiner Wohnung in das Suchfeld eingeben.
• Für das Betriebsfinanzamt: Gemeinde und Straße des Betriebs eingeben, nicht die der Wohnung.
• Bei einer GmbH oder UG: den Ort nehmen, an dem die Geschäftsführung tatsächlich arbeitet.
• Zur Gegenprobe: das Ergebnis mit dem Briefkopf eines Schreibens vergleichen, das schon bei dir liegt.

Große Städte: die Postleitzahl allein genügt nicht

In Berlin, Hamburg und anderen großen Städten arbeiten mehrere Finanzämter, und manche sind nicht nach Wohngebiet geschnitten, sondern nach Aufgabe, etwa für Körperschaften. Eine PLZ kann dort zu mehreren Bezirken gehören und führt dich leicht in die Irre. Gib deshalb immer die Straße mit an und prüfe in der Trefferliste, für welche Steuer das genannte Amt zuständig ist. Bleibt es unklar, ruf die Zentrale an und nenne Wohnadresse und Betriebsadresse getrennt.

Quellen: Bundeszentralamt für Steuern, Finanzamtsuche | Finanzverwaltung NRW, Zuständiges Finanzamt für Einkommensteuer

Mehrere Wohnsitze, Umzug und Trennung

Hast du mehrere Wohnsitze, hängt die Zuständigkeit für die Einkommensteuer von deinem Familienstand ab. Bist du ledig, ist das Finanzamt zuständig, in dessen Bezirk du dich überwiegend aufhältst. Lebst du nicht dauernd von deiner Ehepartnerin oder deinem Ehepartner getrennt, zählt der Bezirk, in dem sich die Familie vorwiegend aufhält, der Familienwohnsitz. Eine Zweitwohnung am Betriebsort ändert daran nichts, solange der Lebensmittelpunkt woanders liegt.

Ziehst du um, gibst du deine Steuererklärung beim Finanzamt des neuen Wohnsitzes ab. Das gilt auch für ein Jahr, in dem du noch am alten Ort gewohnt hast. Die Zuständigkeit wechselt von selbst, einen Antrag brauchst du dafür nicht. Dein neues Finanzamt vergibt dir in der Regel eine neue Steuernummer. Für den Betrieb gilt dasselbe Prinzip mit dem Betriebsort: Verlegst du die Werkstatt in einen anderen Bezirk, wechselt das Betriebsfinanzamt mit.

Nach einer Trennung bleibt bei Zusammenveranlagung das bisherige Finanzamt zuständig, solange wenigstens eine der beiden Personen noch in seinem Bezirk wohnt. Ziehen beide in verschiedene Bezirke, übernimmt das Finanzamt derjenigen Person, die die höheren Einkünfte erzielt hat.

Der Fragebogen geht an dein Betriebsfinanzamt

Eröffnest du einen gewerblichen Betrieb, zeigst du das nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck bei der Gemeinde an, und die Gemeinde unterrichtet dein Finanzamt (§ 138 Abs. 1 AO). Damit ist deine Pflicht aber noch nicht erfüllt: Die weiteren Auskünfte für das Finanzamt, also den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, lieferst du selbst, seit 2021 verpflichtend auf elektronischem Weg und innerhalb eines Monats nach der Eröffnung (§ 138 AO). Bereit liegt der Fragebogen in Mein ELSTER, nur in Härtefällen geht er noch in Papierform hinaus. Aufgrund deiner Angaben teilt dir das Finanzamt anschließend eine Steuernummer zu; wie das abläuft, steht im Ratgeber Steuernummer beantragen.

Meldest du ein Gewerbe an, läuft die Mitteilung über die Gemeinde, deine Auskunftspflicht gegenüber dem Finanzamt nimmt dir das aber nicht ab. Die Schritte dazu stehen unter Gewerbe anmelden. Arbeitest du freiberuflich, entfällt die Gewerbeanmeldung, der Fragebogen bleibt: dazu passt Freiberufler anmelden. Betreibst du dein Unternehmen ganz oder vorwiegend aus dem Ausland und erzielst in Deutschland steuerpflichtige Umsätze, ist ein Zentralfinanzamt zuständig, geregelt in der Umsatzsteuerzuständigkeitsverordnung. Bei Zweifeln zu deinem Einzelfall hilft dir eine Steuerberatung oder deine Kammer weiter.

Quellen: IHK Ostwestfalen, Steuerpflicht und Abgabenordnung | § 138 AO

FAQ: Häufige Fragen zum zuständigen Finanzamt

Wie finde ich heraus, welches Finanzamt für mich zuständig ist?

Am schnellsten über die Finanzamtsuche des Bundeszentralamts für Steuern oder die Suche deines Bundeslandes. Du gibst Gemeinde und Straße ein und bekommst das Amt mit Adresse und Kontaktdaten. Liegt ein älteres Schreiben vom Finanzamt bei dir, steht das Amt schon im Briefkopf.

Habe ich als Gründer zwei Finanzämter?

Möglich, aber nicht zwingend. Liegen Wohnung und Betrieb im Bezirk desselben Amtes, hast du nur eines. Arbeitest du von einem anderen Ort aus, als du wohnst, ist für die Einkommensteuer dein Wohnsitzfinanzamt zuständig und für Umsatzsteuer und Gewerbesteuer das Betriebsfinanzamt.

Welches Finanzamt ist für meine GmbH zuständig?

Das Finanzamt im Bezirk der Geschäftsleitung, also dort, wo die Geschäftsführung die laufenden Entscheidungen tatsächlich trifft. Liegt die Geschäftsleitung nicht in Deutschland, kommt es auf den Sitz an, der im Gesellschaftsvertrag bestimmt und meist im Handelsregister eingetragen ist.

Muss ich dem Finanzamt einen Umzug melden?

Die Meldebehörde gibt die neue Adresse weiter, deine Steuererklärung reichst du danach beim Finanzamt des neuen Wohnsitzes ein. Verlegst du deinen Betrieb oder deine Geschäftsleitung, teile das deinem Finanzamt selbst mit, denn daran hängt die Zuständigkeit für Umsatzsteuer und Gewerbesteuer.

Fazit

Die Zuständigkeit hängt an einem Ort, und als Selbstständige hast du zwei davon im Blick zu behalten: deine Wohnung für die Einkommensteuer, den Ort deines Unternehmens für Umsatzsteuer, Gewerbesteuer und, bei einer Kapitalgesellschaft, die Körperschaftsteuer. Fallen beide zusammen, bearbeitet ein Amt alles. Fallen sie auseinander, schickst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an das Betriebsfinanzamt und die Einkommensteuererklärung an dein Wohnsitzfinanzamt. Prüfe die Adresse vor dem Absenden einmal in der amtlichen Suche: Ein Formular beim falschen Amt kostet dich Wochen, bis die Steuernummer da ist.