Buchhaltungsprogramme für Gründer 2026: Preise und Funktionen im Vergleich

Aktualisiert am 7. Oktober 2026: Preise und Tarife neu geprüft, Lexoffice heißt jetzt Lexware Office, neu sind BillingEngine und die Regeln zur E-Rechnung.

Die erste Rechnung ist schnell geschrieben. Schwierig wird es ein paar Monate später, wenn Belege im Mailpostfach liegen und das Finanzamt die Umsatzsteuervoranmeldung erwartet. Ein Buchhaltungsprogramm nimmt dir diese Arbeit nicht ab, aber es macht aus einem verlorenen Wochenende eine Stunde im Monat.

Wir haben sechs Programme verglichen, die für Gründer in Deutschland infrage kommen: Lexware Office, sevdesk, Kontolino!, Sage Active, BillingEngine und DATEV. Alle Preise stammen von den offiziellen Preisseiten, Stand 7. Oktober 2026, und sind Listenpreise ohne Mehrwertsteuer. Rabatte für die ersten Monate lassen wir weg, weil du das Programm länger nutzt.

Welches Buchhaltungsprogramm zu welcher Gründung passt

Die wichtigste Frage stellt kein Anbieter auf seiner Startseite: Willst du die Buchhaltung selbst machen, oder macht sie die Kanzlei? Davon hängt ab, welchen Tarif du brauchst, und der Preisunterschied ist groß.

Machst du sie selbst, brauchst du einen Tarif mit Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER und Bankanbindung. Das ist der typische Fall für Freiberufler und kleine Gewerbe, die nicht bilanzieren müssen. Ob du dazugehörst, klärt unser Ratgeber zur Buchführungspflicht.

Gründest du eine UG oder GmbH, bilanzierst du vom ersten Tag an. Den Jahresabschluss übernimmt dann fast immer die Kanzlei, und dein Programm muss vor allem saubere Rechnungen schreiben und Belege so ablegen, dass die Kanzlei sie ohne Nacharbeit bekommt.

Preise und Funktionen im Vergleich

Die Tabelle zeigt für jedes Programm den Einstieg und den günstigsten Tarif, mit dem du EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung selbst erledigst.

Über ein Jahr gerechnet liegen zwischen Kontolino! Standard und Sage Active Essentials 420 Euro. Das klingt nach viel, relativiert sich aber, wenn Sage dir eine separate Lohnsoftware erspart. Die Rechnung lohnt sich also erst, wenn du weißt, was du in den nächsten zwölf Monaten wirklich brauchst.

Lexware Office: der Allrounder mit Lohn als Zusatz

Lexware Office ist das frühere Lexoffice. Das Programm gibt es in vier Versionen. S für 7,90 Euro sammelt nur Belege. M für 12,90 Euro schreibt Angebote, Rechnungen und E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung und verschickt Mahnungen. L für 21,90 Euro ergänzt Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuer, XL für 32,90 Euro bringt EU- und Abschlagsrechnungen sowie eine Schnittstelle für eigene Anbindungen.

Alle Versionen sind laut Preisseite monatlich kündbar, Hosting, Updates und Support sind enthalten. Die Lohnabrechnung kostet als Zusatzmodul ab 12,90 Euro im Monat. Bankkonten bindet Lexware Office per Multibanking an, ein elektronisches Kassenbuch ist ebenfalls dabei. Eine Bilanz nennt der Versionsvergleich nicht. Wer als UG oder GmbH bilanzieren muss, klärt deshalb vorher mit der Kanzlei, wie die Daten dorthin kommen.

sevdesk: kostenlos starten, später aufrüsten

sevdesk hat als einziger der etablierten Anbieter in diesem Vergleich einen dauerhaft kostenlosen Tarif. Damit schreibst du bis zu drei Rechnungen oder E-Rechnungen im Monat, in ZUGFeRD und XRechnung. Für den Start einer nebenberuflichen Gründung reicht das oft.

Der Tarif Rechnung kostet 12,90 Euro und hebt die Grenze auf. Erst ab Buchhaltung für 25,90 Euro kommen die Funktionen dazu, um die es in diesem Vergleich geht: Umsatzsteuervoranmeldung direkt ans Finanzamt, EÜR und GuV, einfache und doppelte Buchführung, Online-Banking, Abschreibungen und Kassenbuch. Buchhaltung Pro für 34,90 Euro richtet sich mit Kostenstellen und Auswertungen an größere Teams. Laut Preisseite von sevdesk ist der Listenpreis bei einem, zwölf oder 24 Monaten Laufzeit derselbe, nur der Neukundenrabatt läuft unterschiedlich lange.

Kontolino!: günstig und auch für die Bilanz

Kontolino! ist das günstigste Programm in diesem Vergleich, wenn du selbst buchen willst. Der Tarif Basis für 11 Euro kann allerdings weder Umsatzsteuer noch Rechnungen. Sinnvoll wird es ab Standard für 14 Euro: drei Benutzer, bis zu 2.000 Buchungen und 25 Ausgangsrechnungen im Jahr, zwei Online-Bankkonten und die ELSTER-Funktion für die Umsatzsteuer.

Wer mehr Rechnungen schreibt, landet bei Classic für 19 Euro mit 100 Rechnungen und 5.000 Buchungen im Jahr. Ab Classic exportiert Kontolino! auch die E-Bilanz, das ist für UG und GmbH interessant. XL und XXL kosten 30 und 41 Euro. Alle Tarife laufen nach Angaben der Kontolino!-Preisseite zwölf Monate. Wer sich nicht allein einarbeiten will, bucht ein Onboarding mit drei Stunden für 200 Euro netto.

Sage Active: Buchhaltung und Lohn in einem Paket

Sage Active ist die Cloud-Lösung des britischen Softwarehauses für kleine Unternehmen. Starter für 25 Euro deckt Angebote, Rechnungen, das Auslesen von Belegen und E-Rechnungen sowie den Bankabgleich ab, für bis zu fünf Nutzer. Essentials für 49 Euro ergänzt doppelte Buchführung mit SKR03 und SKR04, Anlagenbuchhaltung, GuV und Bilanz, EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung und Jahresabschlüsse. Die Lohnabrechnung für zwei Mitarbeiter ist schon enthalten.

Damit ist Sage Active Essentials das teuerste Paket in der Tabelle, aber auch das einzige, das Bilanz und Lohn ohne Zusatzmodul mitbringt. Die Funktionen stehen auf der Produktseite von Sage Active. Welcher Kontenrahmen zu dir passt, besprichst du am besten einmal mit der Kanzlei.

BillingEngine: E-Rechnungen ohne Buchhaltungsballast

BillingEngine aus Hamburg ist kein klassisches Buchhaltungsprogramm, sondern auf Rechnungen und die E-Rechnungspflicht zugeschnitten. Jede Rechnung entsteht automatisch als E-Rechnung in ZUGFeRD und XRechnung nach der Norm EN 16931. Dazu gibt es in allen Tarifen ein eigenes Postfach, über das du E-Rechnungen unbegrenzt empfängst.

Der Tarif Free kostet nichts und reicht für drei Rechnungen, drei Angebote und drei Belege im Monat. Basic erlaubt je 30 und kostet 7,50 Euro im Monatsabo oder 6 Euro im Jahresabo, Premium ist unbegrenzt für 15 oder 12 Euro. Belege liest eine KI aus, Anlagegüter schreibt das Programm ab, und deine Kanzlei bekommt einen eigenen Zugang, über den sie sich den DATEV-Datensatz selbst abholt. Eine Umsatzsteuervoranmeldung oder EÜR nennt die Preisseite von BillingEngine nicht. Das Programm passt deshalb zu Gründern, die Rechnungen selbst schreiben und die Buchhaltung der Kanzlei überlassen.

DATEV: der Weg über die Steuerkanzlei

DATEV ist die Genossenschaft der Steuerberater, und die meisten Kanzleien arbeiten mit ihr. Für Gründer ist DATEV deshalb selten ein eigenes Programm, sondern ein Kanal: Mit DATEV Unternehmen online lädst du Belege hoch und siehst Auswertungen, gebucht wird in der Kanzlei. Die Kosten rechnet in der Regel die Kanzlei mit ab. Was eine Kanzlei für Buchhaltung und Abschluss verlangt, steht in unserem Ratgeber zu den Kosten eines Steuerberaters.

Arbeitet deine Kanzlei mit DATEV, lohnt sich ein Programm mit DATEV-Export. Das bieten sevdesk ab dem Tarif Rechnung, Kontolino! mit dem Export des Buchungsstapels samt Belegen und BillingEngine über den Kanzleizugang.

E-Rechnung: Was seit 2025 gilt und welche Fristen 2027 und 2028 enden

Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen regelmäßig eine E-Rechnung zu verwenden. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, eine PDF-Datei zählt nicht dazu. So steht es in den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums. Für Gründer sind drei Punkte wichtig.

Erstens musst du E-Rechnungen schon heute empfangen können, ausnahmslos, auch als Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür, aber du solltest die Datei lesen und ablegen können. Alle Programme in diesem Vergleich können das. Zweitens darfst du beim Ausstellen noch bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier oder, wenn der Empfänger zustimmt, als PDF abrechnen. Lag dein Vorjahresumsatz bei höchstens 800.000 Euro, verlängert sich das bis Ende 2027, und das gilt für fast jede Gründung. Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung zwischen Unternehmen dann für alle Pflicht.

Drittens gibt es Ausnahmen beim Ausstellen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern dürfen weiter als sonstige Rechnung gehen. Ob die Kleinunternehmerregelung für dich passt, ist damit auch eine Frage des Aufwands. Was eine Rechnung sonst enthalten muss, steht im Ratgeber Rechnung schreiben, mehr zur Umstellung in unserem Überblick zur E-Rechnung.

So findest du das passende Programm

Vier Fragen sortieren das Feld schneller als jede Funktionsliste:

1. Wer bucht? Du selbst, dann brauchst du EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung. Die Kanzlei, dann reichen Rechnungen, Belegablage und ein DATEV-Export.
2. Wie viele Rechnungen schreibst du? Bis drei im Monat geht es bei sevdesk und BillingEngine kostenlos, bei Kontolino! Standard ist bei 25 im Jahr Schluss.
3. Musst du bilanzieren? Dann brauchst du doppelte Buchführung, etwa sevdesk ab Buchhaltung, Kontolino! mit E-Bilanz ab Classic oder Sage Active Essentials. Den Abschluss selbst macht meist die Kanzlei.
4. Hast du Mitarbeiter? Sage Active Essentials hat Lohn für zwei Mitarbeiter dabei, Lexware Office bietet ihn als Modul an.

Teste dein Wunschprogramm mit echten Belegen aus dem ersten Monat, bevor du einen Jahresvertrag abschließt. Verbinde dabei gleich dein Geschäftskonto: Erst mit dem automatischen Abgleich der Kontoumsätze spart ein Programm wirklich Zeit. Wer Bargeld annimmt, prüft zusätzlich, ob das Programm ein Kassenbuch führt.

Häufige Fragen zu Buchhaltungsprogrammen für Gründer

Welches Buchhaltungsprogramm ist für Gründer am günstigsten?

Wer selbst bucht, zahlt bei Kontolino! Standard mit 14 Euro im Monat am wenigsten für EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung. Wer nur Rechnungen schreibt, kommt mit den Gratistarifen von sevdesk oder BillingEngine aus, solange es nicht mehr als drei Rechnungen im Monat werden.

Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail noch aus?

Gegenüber anderen Unternehmen noch bis Ende 2026, und wenn dein Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro betrug, bis Ende 2027. Der Empfänger muss dem PDF zustimmen. Ab 2028 brauchst du eine E-Rechnung, Privatkunden bekommen weiter jede Rechnungsform.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Die Pflicht zum Empfang gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen. Beim Ausstellen sind Kleinunternehmer dagegen ausgenommen.

Brauche ich trotz Buchhaltungsprogramm einen Steuerberater?

Pflicht ist das nicht. Für eine EÜR und die Umsatzsteuervoranmeldung kommen viele Selbstständige mit einem guten Programm allein zurecht. Bei UG und GmbH ist der Jahresabschluss dagegen so aufwendig, dass fast alle eine Kanzlei beauftragen.

Kann ich das Programm später wechseln?

Ja, achte aber auf die Laufzeit. Lexware Office ist monatlich kündbar, Kontolino! läuft zwölf Monate, bei sevdesk wählst du zwischen einem, zwölf und 24 Monaten. Exportiere vor dem Wechsel alle Belege und Buchungen, denn die Aufbewahrungsfrist läuft weiter.

Fazit

Das beste Buchhaltungsprogramm gibt es nicht, aber für jede Gründung ein passendes. Buchst du selbst und willst wenig ausgeben, ist Kontolino! Standard der günstigste Weg. Lexware Office und sevdesk sind die Allrounder in der Mitte, Sage Active Essentials lohnt sich, sobald Bilanz und Lohn dazukommen. Bucht die Kanzlei, genügt ein schlankes Rechnungsprogramm wie BillingEngine. Entscheidend ist weniger der Preis als die Frage, wer am Ende bucht.

Transparenzhinweis: Dieser Beitrag wurde unter Zuhilfenahme künstlicher Intelligenz erstellt und vor der Veröffentlichung redaktionell geprüft. Alle Zahlen und Angaben wurden gegen die im Text verlinkten Primärquellen abgeglichen. Die Reihenfolge der Programme ist redaktionell, die Links in diesem Beitrag sind keine Partnerlinks.