Haftungsbescheid vom Finanzamt: Wann Geschäftsführer persönlich haften

Die GmbH heißt Gesellschaft mit beschränkter Haftung, und genau deshalb wählen viele Gründerinnen und Gründer sie. Gegenüber dem Finanzamt hat diese Beschränkung aber eine Lücke. Bleiben Steuern der Gesellschaft offen, kann sich die Behörde an die Person wenden, die für ihre Abführung zuständig war: an dich als Geschäftsführer. Das Mittel dafür heißt Haftungsbescheid, und er trifft dein Privatvermögen. Wie weit deine Stellung als Geschäftsführer sonst noch reicht, zeigt die Checkliste zur Sozialversicherungspflicht des Geschäftsführers.

Was ein Haftungsbescheid ist und wann er kommt

Ein Haftungsbescheid ist ein eigener Bescheid, nur mit einem anderen Adressaten. Ein Steuerbescheid ist er nicht: Die Regeln über Steuerbescheide gelten für ihn nur teilweise und sinngemäß. Nicht die GmbH soll zahlen, sondern du. Rechtlich stützt ihn das Finanzamt auf § 191 AO. Diese Vorschrift erlaubt der Behörde, einen Haftungsschuldner durch Bescheid heranzuziehen, und sie räumt ihr dabei Ermessen ein: Sie muss entscheiden, ob sie überhaupt jemanden in Haftung nimmt und wen. Ein Haftungsbescheid, der diese Abwägung nicht erkennen lässt, ist angreifbar.

Vor der Zahlung steht noch eine zweite Hürde, die viele übersehen. Nach § 219 AO darf das Finanzamt von dir Zahlung grundsätzlich erst verlangen, wenn die Vollstreckung in das bewegliche Vermögen der Gesellschaft erfolglos geblieben ist oder aussichtslos erscheint. In der Praxis ist das meist dann der Fall, wenn die GmbH insolvent ist oder nichts mehr zu holen hat. Festsetzung und Zahlungsaufforderung sind also zwei getrennte Schritte, und beide kannst du angreifen.

Quellen: FG Düsseldorf, 11 K 2812/17 H, zum Ermessen nach § 191 AO | FG Köln, 8 K 1829/15, zum Wortlaut von § 219 AO

Diese steuerlichen Pflichten treffen dich als Geschäftsführer

Sobald du zum Geschäftsführer bestellt bist, gehen die steuerlichen Pflichten der GmbH auf dich über. § 34 AO macht dich zum gesetzlichen Vertreter, der die steuerlichen Pflichten der Gesellschaft zu erfüllen hat. Dazu zählt vor allem, Steuererklärungen und Steueranmeldungen abzugeben und die Steuern aus den Mitteln zu zahlen, die du verwaltest.

Praktisch heißt das: Umsatzsteuervoranmeldungen müssen raus, Lohnsteuer muss angemeldet und abgeführt werden, Jahreserklärungen müssen fristgerecht beim Finanzamt liegen. Dass du von Steuern wenig verstehst, entlastet dich nicht. Wer die Geschäftsführung übernimmt, übernimmt auch die Pflicht, sich einen Überblick über den steuerlichen Stand der Gesellschaft zu verschaffen. Das gilt ab dem ersten Tag, auch wenn du eine bereits bestehende GmbH übernimmst und das Chaos von jemand anderem geerbt hast. Wie die Pflichten entstehen, liest du auch im Überblick zum Gründen einer GmbH.

Du darfst die Steuerarbeit delegieren, an eine Buchhaltungskraft oder an eine Steuerkanzlei. Die Verantwortung wandert damit aber nicht mit. Bei dir bleiben Auswahl und Überwachung. Die Rechtsprechung ist hier differenziert: Wer auf eine fachkundige, als zuverlässig bekannte Steuerberatung vertraut und bei gewissenhafter Überwachung keinen Anlass zum Zweifel findet, handelt in der Regel nicht grob fahrlässig. Wer dagegen nie nachfragt, ob die Anmeldungen tatsächlich rausgegangen sind, kann sich auf den Berater nicht berufen.

Quellen: FG Düsseldorf, 11 K 2812/17 H, zu den Pflichten nach § 34 AO | FG Münster, 12 K 620/15, zum Verschulden nach § 69 AO

Wann aus einer Pflichtverletzung eine Haftung wird

Die Haftungsnorm selbst ist § 69 AO. Sie verlangt drei Dinge, die zusammenkommen müssen: eine Pflichtverletzung, ein Verschulden in Form von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit und ein Schaden, der dem Fiskus daraus entstanden ist. Fehlt eines davon, trägt der Bescheid nicht.

Grobe Fahrlässigkeit ist dabei die Schwelle, an der sich die meisten Verfahren entscheiden. Einfache Schlamperei reicht nicht, verlangt wird ein Außerachtlassen der Sorgfalt in ungewöhnlich hohem Maß. Die Gerichte bejahen das regelmäßig, wenn Lohnsteuer angemeldet, aber nicht abgeführt wurde, wenn Anmeldungen über Monate ausblieben oder wenn ein Geschäftsführer sich bei Amtsantritt überhaupt keinen Überblick verschafft hat. Mit erfasst sind nach § 69 AO auch die Säumniszuschläge, die auf die nicht gezahlte Steuer angefallen sind, und das kann die Summe spürbar aufblähen. Wie Säumnis und Verspätung beim Finanzamt zusammenspielen, zeigt der Beitrag zum Verspätungszuschlag.

Lohnsteuer und Umsatzsteuer werden unterschiedlich behandelt

Der wichtigste Unterschied im ganzen Haftungsrecht liegt in der Steuerart, und er entscheidet oft über fünfstellige Beträge. Für die meisten Steuern gilt der Grundsatz der anteiligen Tilgung: Wenn das Geld nicht für alle Gläubiger reicht, musst du das Finanzamt nicht bevorzugen, aber auch nicht schlechter behandeln als die übrigen Gläubiger. Zahlst du im Schnitt die Hälfte deiner Verbindlichkeiten, muss das Finanzamt ebenfalls rund die Hälfte bekommen. Haftung entsteht nur in Höhe der Differenz.

Bei der Lohnsteuer gilt das nicht. Sie ist Geld deiner Beschäftigten, das du nur treuhänderisch an das Finanzamt weiterreichst. Reicht die Kasse nicht, darfst du die Löhne nicht voll auszahlen und die Steuer schuldig bleiben. Du musst die Löhne so weit kürzen, dass die darauf entfallende Lohnsteuer noch abführbar ist. Wer trotzdem voll auszahlt, haftet für die Lohnsteuer in voller Höhe, ohne jede Quote.

Und noch eine Erleichterung fällt hier weg: Der Vorrang der Vollstreckung bei der Gesellschaft gilt für die Lohnsteuer nicht. § 219 AO nimmt Steuern, die einzubehalten und abzuführen waren, von dieser Einschränkung ausdrücklich aus. Das Finanzamt darf dich also zur Zahlung auffordern, ohne es vorher bei der GmbH versucht zu haben.

Bei der Gewerbesteuer gilt derselbe Quotenmaßstab. Den Haftungsbescheid erlässt dort aber in der Regel deine Gemeinde, nicht das Finanzamt.

Rechenbeispiel: die Quote bei der Umsatzsteuer

Beispiel: Deine GmbH hat im fraglichen Zeitraum Verbindlichkeiten von 200.000 Euro, darunter 40.000 Euro Umsatzsteuer. Tatsächlich zahlst du in dieser Zeit 100.000 Euro aus, an Lieferanten, Vermieter und das Finanzamt zusammen. Die Tilgungsquote liegt damit bei 50 Prozent. Das Finanzamt hätte nach dieser Quote 20.000 Euro bekommen müssen. Überwiesen hast du ihm aber nur 5.000 Euro. Die Haftungssumme beträgt dann 15.000 Euro, nämlich die Differenz. Hättest du dem Finanzamt die Quote gezahlt, bliebe trotz offener Steuern nichts übrig, wofür du persönlich einstehen müsstest.

Die Feststellungslast für eine Benachteiligung trägt grundsätzlich das Finanzamt. Es darf aber von dir verlangen, die Zahlen vorzulegen, aus denen sich die Quote errechnen lässt. Wer nichts liefert, muss damit rechnen, dass die Behörde schätzt, und Schätzungen fallen selten zu deinen Gunsten aus.

Quellen: FG Düsseldorf, 14 K 4459/10 H, zur anteiligen Tilgung | FG Düsseldorf, 11 K 2812/17 H, zur Feststellungslast, BFH VII R 81/87

So wehrst du dich gegen den Haftungsbescheid

Ein Haftungsbescheid ist kein Urteil, sondern ein Verwaltungsakt, und der ist angreifbar. Du kannst Einspruch einlegen, und zwar nach § 355 AO innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Bescheids. Die Frist ist eine gesetzliche Ausschlussfrist, die das Finanzamt weder verlängern noch aussetzen kann. Versäumst du sie, wird der Bescheid bestandskräftig, selbst wenn er inhaltlich falsch war. Wer die Frist unverschuldet versäumt hat, etwa wegen eines Klinikaufenthalts, kann Wiedereinsetzung in den vorigen Stand beantragen. Den Antrag musst du binnen eines Monats nach Wegfall des Hindernisses stellen, den Einspruch in dieser Zeit nachholen und die Gründe glaubhaft machen. Wie ein Einspruch formal läuft, steht im Beitrag zum Einspruch gegen den Steuerbescheid.

Der Einspruch allein stoppt die Vollstreckung aber nicht. Wenn du verhindern willst, dass das Finanzamt währenddessen pfändet, beantragst du zusätzlich die Aussetzung der Vollziehung. Inhaltlich lohnt der Blick auf diese Punkte:

• Stimmt die Steuerschuld der GmbH überhaupt, auf die sich die Haftung stützt?
• Warst du im fraglichen Zeitraum tatsächlich Geschäftsführer, und ab wann genau?
• Hat das Finanzamt sein Ermessen erkennbar ausgeübt und begründet, warum es gerade dich heranzieht und nicht einen Mitgeschäftsführer?
• Ist die Tilgungsquote richtig berechnet, und wurden Lohnsteuer und übrige Steuern sauber getrennt?
• War die Vollstreckung bei der Gesellschaft wirklich erfolglos?

Spätestens wenn es um größere Summen geht, ist das kein Fall mehr für das eigene Bauchgefühl. Eine Steuerkanzlei oder eine auf Steuerrecht spezialisierte Anwaltskanzlei kennt die Quotenberechnung und weiß, welche Unterlagen das Finanzamt akzeptiert.

So beugst du vor

Der beste Haftungsbescheid ist der, der nie geschrieben wird. Drei Gewohnheiten senken das Risiko deutlich. Erstens: Lohnsteuer und Umsatzsteuer gehören nicht in die allgemeine Liquiditätsplanung, sondern auf ein separates Konto, sobald sie entstehen. Zweitens: Fristen für Anmeldungen gehören in ein System mit Erinnerung, und jemand muss gegenzeichnen, dass die Anmeldung wirklich raus ist. Drittens: Wird das Geld knapp, kürze lieber die Löhne, als die Lohnsteuer schuldig zu bleiben. Das fühlt sich falsch an und ist steuerlich genau der richtige Weg.

Wenn du eine bestehende GmbH übernimmst, lass dir vor der Bestellung den steuerlichen Stand zeigen: offene Anmeldungen, Rückstände, laufende Prüfungen. Du haftest für das, was unter deiner Geschäftsführung schiefgeht, und die Uhr beginnt mit dem Tag der Bestellung.

Häufige Fragen zum Haftungsbescheid

Haftet der Geschäftsführer auch nach seiner Abberufung?

Ja, für den Zeitraum, in dem er im Amt war. Die Abberufung wirkt für die Zukunft. Pflichtverletzungen aus deiner Amtszeit bleiben dir erhalten, auch wenn längst jemand anderes unterschreibt.

Was passiert, wenn die GmbH insolvent ist?

Dann wird der Haftungsbescheid wahrscheinlicher, denn die Voraussetzung des § 219 AO ist erfüllt: Beim Steuerschuldner ist nichts mehr zu holen. Die Insolvenz der Gesellschaft schützt dich persönlich also nicht, sie macht die Inanspruchnahme eher wahrscheinlicher.

Können mehrere Geschäftsführer gleichzeitig haften?

Ja, sie haften als Gesamtschuldner. Das Finanzamt kann sich aussuchen, an wen es sich hält, muss diese Auswahl aber im Rahmen seines Ermessens nach § 191 AO begründen. Eine interne Ressortaufteilung entlastet nur dann, wenn sie klar und schriftlich geregelt war und du deine Überwachungspflicht erfüllt hast.

Hilft eine D&O-Versicherung gegen den Haftungsbescheid?

Nur eingeschränkt. Viele Policen schließen Steuern und Abgaben aus oder greifen bei grober Fahrlässigkeit nicht, und genau die ist Voraussetzung der Haftung nach § 69 AO. Vor Abschluss lohnt der Blick in die Bedingungen, speziell auf die Klausel zu öffentlich-rechtlichen Abgaben.

Fazit

Die Haftungsbeschränkung der GmbH endet dort, wo deine eigenen steuerlichen Pflichten beginnen. § 34 AO legt sie dir auf, § 69 AO macht daraus bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit eine persönliche Schuld, und § 191 AO ist der Weg, auf dem sie zu dir kommt. Entscheidend ist in der Praxis selten die große Rechtsfrage, sondern die Buchführung: Wer belegen kann, dass er das Finanzamt wie jeden anderen Gläubiger behandelt und die Lohnsteuer nie angetastet hat, hat gute Karten. Wer nichts vorlegen kann, zahlt am Ende aus eigener Tasche. Dieser Beitrag ist allgemeine Information und ersetzt keine Beratung im Einzelfall durch eine Steuerkanzlei oder deine Kammer.