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Es braucht mindestens eine gute Geschäftsidee, um ein Unternehmen zu gründen. Erst mit einem Bestand an Kundendaten stellt sich jedoch ein nachhaltiger Erfolg ein, denn ohne diese Daten laufen Marketing, Kundenservice und Sales ins Leere. Durch die Kundendaten erfährt ein Unternehmen, wer genau eigentlich seine Kunden sind, was diese bewegt und welche Probleme und Ansprüche sie haben. Mittels eines CRM-Systems, mit welchem sich unter anderem die Kundendaten organisieren lassen, haben Start-ups beste Voraussetzungen, einen erfolgreichen Vertrieb zu etablieren.

Kundendaten gewinnen

Personenbezogene Daten sind essenziell, beispielsweise um überhaupt Angebote erstellen zu können. Abhängig von Branche und Ausrichtung des Unternehmens entstehen Berührungspunkte, an denen das Unternehmen den Kontakt mit seinen Kunden herstellt. Hier ein paar typische Beispiele:

  • Verkaufsgespräche auf Messen und im Ladenlokal
  • Anmeldedaten und Verkäufe im eigenen Onlineshop
  • Newsletter-Anmeldungen
  • Download von Leadmagneten
  • Ausfüllen & Absenden eines Kontaktformulars
  • Anmeldung für eine Demo
  • Interaktionen auf sozialen Plattformen

Welche Daten werden dabei generiert bzw. gesammelt? Auch hierfür ein paar typische Beispiele:

  • Namens- und Adressdaten
  • Telefonnummern 
  • E-Mail-Adressen
  • Geburtsdatum und Alter des Kunden
Eine Frau als Darstellung der Analyse eines CRM-Systems

CRM-Systeme: Daten effizient speichern und verwalten

Nun stellt sich die Frage, wie diese Daten gespeichert und verarbeitet werden. Gerade Start-ups und junge Unternehmen benötigen hier eine einfache und zugleich effiziente Lösung. Hierzu kommen in der Praxis CRM-Systeme zur Anwendung (zum Beispiel die CRM-Software AkquiseManager), wobei CRM für „Customer Relationship Management“ steht. Damit lassen sich die Daten erfassen, in allen relevanten Unternehmensabteilungen, wie zum Beispiel Marketing und Vertrieb, nutzbar machen und in Workflows integrieren. Mitarbeiter können direkt im System bzw. aus dem System heraus mit den Daten arbeiten und so beispielsweise Gespräche terminieren, E-Mail-Verläufe dokumentieren, Notizen erfassen und Vorlagen erstellen.

CRM-Systeme ermöglichen zudem die Automatisierung von Workflows – was sich deutlich positiv auf die Effizienz in den täglichen Arbeitsabläufen und auf die Produktivität sowie auf die Kundenzufriedenheit auswirkt. Durch das Vorhandensein eines zentralen Datenbestands haben alle Mitarbeiter gleichzeitig Zugriff auf stets aktuell gehaltene Daten und müssen sich nicht auf Umwegen wie zum Beispiel über handschriftliche Listen, ausgedruckte E-Mails oder diversen Notizzetteln aus Telefongesprächen behelfen. Gerade Start-ups, die mit dem Aufbau einer soliden Basis an Daten beginnen, sollten von Anfang an auf eine klare, durchdachte und vor allem nachvollziehbare Organisation ihrer Kundendaten achten, um die im Entstehen begriffenen Arbeitsabläufe erfolgreich etablieren zu können.

Das CRM-System agiert dabei als zentrale Sammelstelle, auf die von allen Seiten her Zugriff ermöglicht werden kann. Ob für Angebotserstellung, persönliche Anschreiben, Serviceanfragen, Rechnungserstellung oder statistische Erhebungen – das CRM-System stellt die dafür benötigten Daten sofort zur Verfügung. Besonders beim Kontakt mit Kunden und Lieferanten stehen immer die Daten zur Verfügung, die einen personalisierten Kontakt auf Basis relevanter und aktuell gehaltener Informationen erst ermöglichen, ohne hierfür erst diverse Rückfragen an verschiedenste Stellen in die Wege leiten zu müssen. Dabei darf auch der Aspekt der Datensicherheit nicht vernachlässigt werden: Hochwertige CRM-Systeme gestatten die gezielte Steuerung der Zugriffsmöglichkeiten und Berechtigungen und ermöglichen so ein sicheres wie DSGVO-konformes Datenmanagement.

Fazit: Essenzieller Bestandteil im Kundenmanagement

Das Aufgabenspektrum eines CRM-Systems geht weit über das Kontaktmanagement hinaus. Mithilfe von ausgereiften CRM-Systemen lassen sich beispielsweise Vertriebsprognosen erstellen und ein zielgerichtetes Lead-Management durchführen. Daneben gibt es Möglichkeiten zum E-Mail-Tracking unter Einbeziehung verschiedenster Clients, Instant Messaging zwischen den Mitarbeitern und Dashboard-Analysen mit individuellen Gestaltungsmöglichkeiten. 

Angesichts dessen zeigt sich, dass CRM-Systeme weit mehr sind als nur Programme zur Adressdatenverwaltung. Sie sind vielmehr ein integraler Bestandteil des Kundendatenmanagements, der zahlreiche betriebliche Prozesse unterstützt und zu richtungsweisenden Entscheidungsfindungen beitragen kann. Gerade Start-ups tun deswegen gut daran, im Sinne eines nachhaltigen Unternehmenserfolgs von Anfang an auf ein ausgereiftes CRM-System zu setzen.

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