Das neue E-Rechnungsgesetz 2025: Was ihr wissen müsst und wie ihr euch vorbereitet

Ab 2025 tritt in Deutschland ein neues E-Rechnungsgesetz in Kraft, das den Umgang mit elektronischen Rechnungen grundlegend verändern wird. Dieses Gesetz bringt zahlreiche Verpflichtungen und Änderungen für Unternehmen mit sich, egal ob ihr Selbstständige, kleine Unternehmen oder große Konzerne seid. In diesem Artikel erfahrt ihr, was eine E-Rechnung ist, welche neuen Pflichten das Gesetz mit sich bringt, worauf ihr achten müsst und wie ihr Tools wie FastBill, Lexoffice und andere Plattformen dafür nutzen könnt. Außerdem werfen wir einen Blick in den Gesetzestext, um die wichtigsten Punkte klar zu machen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) ist eine Rechnung, die nicht als Papier- oder PDF-Dokument vorliegt, sondern in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt und übermittelt wird. Das bedeutet, dass eine E-Rechnung nicht nur digitale Informationen enthält, sondern auch so gestaltet ist, dass sie direkt von Buchhaltungs- und ERP-Systemen verarbeitet werden kann. Typische Formate sind:

• XRechnung: Ein in Deutschland weit verbreiteter Standard.
• ZUGFeRD: Kombiniert maschinenlesbare und visuell lesbare Daten.
• Andere europäische Standards wie PEPPOL.

Eine einfache PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung, da sie zwar digital, aber nicht maschinenlesbar ist.

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet viele Vorteile: Automatisierung der Buchhaltung, weniger Fehler bei der Dateneingabe und schnellerer Austausch mit Geschäftspartnern. Doch mit den neuen gesetzlichen Vorgaben wird die Verwendung solcher Rechnungen nicht mehr freiwillig sein.

Was ändert sich mit dem neuen E-Rechnungsgesetz 2025?

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung zur Pflicht im geschäftlichen Verkehr zwischen Unternehmen (B2B). Das Gesetz basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die Mitgliedstaaten dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu fördern und standardisieren.

Hier sind die wichtigsten Neuerungen:

1. Pflicht zur Erstellung und Annahme von E-Rechnungen:
   • Wenn ihr Rechnungen an Geschäftspartner ausstellt, müsst ihr diese in einem standardisierten, elektronischen Format wie der XRechnung bereitstellen.
   • Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und in ihre Buchhaltungsprozesse zu integrieren.
2. Ausnahmen:
   • Derzeit sind noch keine verbindlichen Ausnahmen definiert, aber es ist möglich, dass kleine Unternehmen oder bestimmte Branchen für eine Übergangszeit ausgenommen werden.
3. Übermittlung der E-Rechnung:
   • Der Versand kann über Plattformen wie PEPPOL oder andere gesicherte Übertragungswege erfolgen. Eine E-Mail mit einem PDF-Anhang erfüllt die Anforderungen nicht.
4. Strafen bei Nichteinhaltung:
   • Unternehmen, die den neuen Vorgaben nicht nachkommen, müssen mit Bußgeldern oder steuerlichen Nachteilen rechnen.

Der genaue Gesetzestext lautet:

„Eine elektronische Rechnung im Sinne dieses Gesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen, die den Kriterien dieses Gesetzes entsprechen, elektronisch zu erstellen und zu empfangen.“

Welche Pflichten ergeben sich für euch?

Wenn ihr Unternehmer seid, müsst ihr euch auf folgende Pflichten einstellen:

1. E-Rechnungen erstellen
Ihr müsst sicherstellen, dass eure Rechnungen ab 2025 in einem zugelassenen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen. PDFs oder gedruckte Rechnungen sind nicht mehr ausreichend.

2. Empfangssysteme einrichten
Ihr müsst Systeme haben, die E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine manuelle Eingabe in die Buchhaltung entfällt. Hierbei helfen Softwarelösungen wie FastBill oder Lexoffice.

3. Prozesse anpassen
Eure Buchhaltungsprozesse müssen auf die automatische Verarbeitung von Rechnungen ausgerichtet werden. Dazu gehört auch die Anbindung an Übertragungsplattformen wie PEPPOL.

4. Technische Infrastruktur bereitstellen
Es ist notwendig, sicherzustellen, dass eure Systeme mit den Anforderungen an Sicherheit und Datenübermittlung kompatibel sind. Das bedeutet z. B.:
– Nutzung von zertifizierten Übertragungswegen.
– Sicherstellung der DSGVO-Konformität.

5. Schulungen und Anpassungen im Unternehmen
Wenn ihr Mitarbeiter habt, solltet ihr sicherstellen, dass diese mit den neuen Systemen und Prozessen vertraut sind.

Worauf müsst ihr achten?

Sind FastBill, Lexoffice und Co. bereit für das neue Gesetz?

Die meisten gängigen Buchhaltungssoftwares bereiten sich aktiv auf die Einführung des E-Rechnungsgesetzes vor. Hier ein Überblick:

1. FastBill:
   • Unterstützt bereits XRechnung und ZUGFeRD.
   • Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass ihr ab 2025 gesetzeskonform arbeitet.
2. Lexoffice:
   • Hat eine Anbindung an PEPPOL und unterstützt ebenfalls XRechnung.
   • Einfach zu integrieren in bestehende Prozesse.
3. DATEV:
   • Besonders für größere Unternehmen geeignet, bietet DATEV umfassende Unterstützung für E-Rechnungen.
   • Ihr könnt sicher sein, dass alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.
4. Andere Anbieter:
   • Bei kleineren Tools oder spezielleren Softwarelösungen solltet ihr prüfen, ob diese die neuen Anforderungen erfüllen.
     
     Tipp: Nutzt die Testphase, die viele Anbieter vor 2025 anbieten, um eure Systeme anzupassen.

So bereitet ihr euch optimal vor

Das neue E-Rechnungsgesetz ist eine große Chance, eure Buchhaltung zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Doch die Umstellung erfordert rechtzeitige Planung. Achtet darauf, dass eure Softwarelösungen kompatibel sind und eure internen Prozesse entsprechend angepasst werden. Nutzt die Vorteile, die E-Rechnungen mit sich bringen: mehr Effizienz, weniger Fehler und eine bessere Übersicht über eure Finanzen.
Startet am besten sofort mit der Vorbereitung, um den Übergang stressfrei zu gestalten. Sprecht mit euren Softwareanbietern und Geschäftspartnern, testet die neuen Systeme und schult eure Mitarbeiter. So seid ihr bestens auf die Einführung des Gesetzes 2025 vorbereitet.