Idealismus liegt in der Luft: Mit viel Leidenschaft und einer identitätsstiftenden Hands-on-Mentalität sprießen Start-ups nicht nur in Berlin wie Pilze aus dem Boden. Sie gehen mit dem Ziel an den Start nicht alles anders, aber vieles besser zu machen. Die meisten bringen charakteristische Attribute wie einen hingebungsvollen Verbesserungswillen auch in ihre Unternehmenskultur ein: Die Hierarchien zwischen Kicker und Feierabendbier sind flacher als in traditionellen Konzernen. Seit Jahren mischt die Szene den Arbeitsmarkt auf – stets nach dem freigeistigen Motto: „Gut statt perfekt“. Doch auch diese Medaille hat eine Kehrseite. Besonders in jungen, schnell wachsenden Start-ups sind viele Abläufe nicht ausgereift. Konstanz und Wachstum haben es schwer, die übliche Mitarbeiterfluktuation hingegen leicht. Zahlreiche Tools und Softwareangebote sollen Gründern dabei helfen, ihre Prozesse besser zu organisieren. In welchen Bereichen werden sie aber auch gebraucht? Welche Tools eignen sich am besten? Léo Fang ist der deutsche Country Manager von Aircall, dem Pariser Start-up für cloudbasierte Business-Telefonie. Als solcher weiß er, welche Anwendungen für Start-ups unerlässlich sind, um nachhaltig zu wachsen und am Markt zu bestehen. In seinem Gastartikel stellt Léo Fang die wichtigsten Tools vor, die Start-ups dabei helfen, erfolgreich zu arbeiten.

Das Projektmanagement

Das Herzstück intra- und interdisziplinären Arbeitens ist das Projektmanagement. Unabhängig von der Größe des Teams kann man ohne strukturelles Vorgehen leicht den Überblick über laufende Projekte verlieren. In der Regel gehen viele Prozesse parallel über die Bühne, die verschiedenen Mitarbeiter sind mehr oder minder involviert – hier braucht es eine Anwendung, die das ganze übersichtlicher macht. Tools wie Asana führen die Mitarbeiter auf einen virtuellen gemeinsamen Projektplan und fördern so den Austausch über laufende Prozesse und den jeweiligen Status Quo. Aufgaben können definiert, verteilt, verschoben und – vielleicht das wichtigste – im Blick behalten werden. Ein Projektmanagement-Tool ist unerlässlich, will man auch im chaotischen Start-up-Alltag den Überblick behalten. Außerdem macht das Abhaken von To-dos erwiesenermaßen glücklich – das trifft auch auf digitale Listen zu.

Tools

Das Zeitmanagement

„Zeit ist Geld“. Dieser Wahlspruch der Wirtschaft scheint so alt wie die Menschheit selbst. So spröde das Sprichwort auch daherkommen mag – wer in einer Führungsverantwortung steht und in der Gründerszene bestehen will, sollte ihn beherzigen. Gerade in einer schnelllebigen Branche, in der das Rad scheinbar täglich neu erfunden wird, gilt es die Übersicht über Zeitaufwendungen für verschiedene Unternehmensbereiche und ihre Aufgaben zu behalten. Helfen können dabei sogenannte Tools zur Zeiterfassung wie z.B. Clicktime. Darin wird protokolliert, wie viel Zeit für welche Tätigkeiten aufgewendet werden musste. Das lässt sich nach verschiedenen Projekten, beispielsweise nach bestimmten Kunden oder Unternehmensbereichen kategorisieren. Auf diese Weise kann dieses Tool dabei helfen, Transparenz nach innen und außen herzustellen und Zeitfresser zu erkennen, um sie zu eliminieren. Aber Vorsicht: Intern ist für Führungskräfte Zurückhaltung geboten. Zeiterfassungstools sollten nicht dazu missbraucht werden, die Mitarbeiter zu kontrollieren. In der Start-up-Szene gilt mehr denn sonst wo: Die Stechuhr ist out!

Das Kommunikationsmanagement

Immer und überall erreichbar zu sein, ist sicher nicht Sinn und Zweck eines erfolgreichen Kommunikationsmanagements. Die Vielfalt der möglichen Kanäle scheint beinahe so grenzenlos wie die zwischenmenschliche Interaktion selbst. Wichtig ist hier weniger die individuelle Auswahl des Tools, sondern vielmehr die Beschränkung. Egal ob man jetzt per Mail, Skype oder Slack kommuniziert – von entscheidender Bedeutung, ob sich die Teams erfolgreich austauschen können, ist die Verbindlichkeit des Kanals. Deshalb sollte hier ein Hauptinstrument gewählt werden, dass sich auch je nach Art unterscheiden kann. Für interne Zwecke bietet sich Slack mit der Möglichkeit für unterschiedliche Teams und Aufgaben individuelle Kanäle anzulegen durchaus an. Für die externe Kommunikation ist E-Mail und Telefonie zumeist verbindlicher. Eine All-in-One-Lösung wie die von Aircall kann vor allem für wachstumsstarke Start-ups und Unternehmen der beste Kommunikationsweg sein. Mithilfe eines cloudbasierten Telefonsystems lassen sich Abstimmungsprozesse intern wie extern beschleunigen und alle von modernen Unternehmen verwendeten Software-Tools, wie z.B. Salesforce, Zendesk und Intercom nahtlos integrieren, wodurch Zeit und Geld gespart werden können. Wie auch immer man sich entscheidet, wichtig ist, dass man sich überhaupt entscheidet und die Kommunikationskanäle jeweils verbindlich und transparent definiert.

Tools

Das Personalmanagement

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen und v.a. nachhaltigen wirtschaftlichen Handeln liegt bei den Mitarbeitern. Vor allem Start-ups investieren viel in die Zufriedenheit ihrer Belegschaft. Gemeinsame Teamevents, Benefits und Weiterbildungsmöglichkeiten allein wirken einer für jedes Unternehmen schadhaften Mitarbeiterfluktuation aber noch nicht entgegen. Sowohl für den Personalverantwortlichen als auch für den Angestellten ist es wichtig, als wichtige Ressource des Unternehmens auch transparent und fair behandelt zu werden. Dafür können sich Tools für das Personalmanagement lohnen. Teambezogene Daten und laufende Prozesse wie Urlaubsanträge können damit geordnet und koordiniert werden. Besonders bei schnell wachsenden Start-ups lohnen sich beispielsweise HeavenHR, um Gehälter, Verträge oder Urlaubszeiten sinnvoll und gerecht zu verteilen, ohne jemanden zu benachteiligen oder laufende Arbeitsprozesse durch unternehmensgelenkte Fehlzeiten zu beeinflussen.

Das Buchhaltungsmanagement

Das Beste kommt zum Schluss? In diesem Fall vielleicht das leidigste, wohl aber sehr wichtige Thema – die Buchhaltung. Zwischen hochdotierten Finanzierungsrunden und steigenden Ausgaben für Mitarbeiter, Büroorganisation und wachsende Marketingbudgets ist es für die Herren und Damen über die Zahlen nicht immer leicht den Überblick zu behalten, wohl aber das A&O soll das Start-up erfolgreich bestehen. Hier braucht es absolute Genauigkeit und zuverlässige Korrektheit. Sich dabei nur auf Excel-Tabellen zu verlassen, ist angesichts der Anfälligkeit für menschliche Fehler ein Spiel mit dem Feuer. Besser beraten ist, wer auf spezialisierte Buchhaltungssoftware zurückgreift. Tools wie Lexoffice nehmen den Buchhaltungsverantwortlichen Arbeit ab und sorgen durch die Automatisierung vieler Prozesse für mehr Effizienz und Zuverlässigkeit, als es der Mensch in all seiner Fehlbarkeit je könnte.

Autor: Léo Fang