Gegen das Coronavirus kannst du am besten drei Knoblauchzehen täglich essen – roh, versteht sich. Zwar wirkt das nicht gegen den Virus selbst, aber der Abstand von einem Meter wird definitiv eingehalten.
Wer nicht in einem Office arbeiten möchte, in dem es permanent nach der Bratpfanne seiner Oma riecht, der kann natürlich auch als zweite Option einfach Zuhause bleiben und so die aktuelle Ansteckungsgefahr minimieren.
Wie du dich in der Zeit abgeschottet von deinen Kollegen am besten organisierst und auch ohne den Blick deines Chefs im Nacken was über die Bühne bringst, erklären wir dir heute. Vor allem in dieser Ausnahmesituation, in der erschreckende Eilmeldungen, verschwindendes Klopapier aus sämtlichen Einkaufsregalen und die unsichtbar hinter jeder Ecke lauernde Gefahr deinen Arbeitsflow zu bedrohen versucht.
Arbeitszeiten festlegen
First things first: Wann beginnst du mit der Arbeit? Es ist sehr wichtig, dies von vornherein klarzustellen.
Einer wird dich morgens besonders daran hindern, früh aus dem Bett zu kriechen und deinen Laptop zu öffnen: Dein innerer Schweinehund. Diesen zu überwinden fällt um einiges leichter, wenn du deine Arbeitszeiten in einen Kalender einträgst, der für all deine Kolleginnen und Kollegen, insbesondere für deine Chefin oder deinen Chef, ersichtlich sind. So musst du einfach sicherstellen, dass du zeitig beginnst und kannst Missverständnisse vermeiden, wenn du pünktlich aufhörst. Wer will schon abends um 22 Uhr noch vom Kollegen kontaktiert werden, weil Frage XY ihm noch auf dem Herzen liegt oder Aufgabe Z noch zu vergeben ist? Eben. Es kann schnell passieren, dass aufgrund von Homeoffice dein Team zu verschiedenen Zeiten arbeitet. Klar zu kommunizieren, wann du für die Arbeit erreichbar bist, um dich selbst auch in deinem Zuhause davon abgrenzen zu können, ist für dein eigenes Wohl und somit auch für deinen Workflow extrem wichtig.
Wo kann man die Arbeitszeiten am besten und schnellsten eintragen? Programme wie Bitrix24, Belbo und TBuddy bieten Kalender und Dienstpläne für die unterschiedlichsten Anforderungen speziell für Unternehmen. Das Schöne daran ist, dass die Termine kollektiv gesammelt werden und so jeder über die Erreichbarkeit seiner Kolleginnen und Kollegen im Bilde ist. Auch eine Möglichkeit ist es, mit dem Google Kalender zu arbeiten.
Zeitmanagement im Homeoffice
Wie kannst du gezielt deinen inneren Schweinehund ausmerzen und produktiv sein, und das den ganzen Tag über?
| Anstatt… | …mache es sinnvoll: |
| wild drauf los zu ackern, | priorisiere deine Aufgaben zu Beginn des Tages, beispielsweise nach dem Eisenhower-Prinzip. |
| jede Aufgabe zu 100% perfekt zu erfüllen, | schraube deinen Anspruch auf 80% herunter. Verbeiße dich nicht in einer Aufgabe – erledigen sie und mache weiter. Nur so geht’s voran! |
| den angenehmen Dingen den Vorzug zu geben, | starte den Tag mit der anstrengendsten Aufgabe. Zu Anfang ist die Motivation sowie die Konzentration am höchsten, um auch Herausforderungen mit Bravour meistern zu können. |
| an einer Aufgabe zu verzweifeln, | mache eine Pause! Frische Luft, ein paar Kniebeugen, ein Glas Wasser oder die kunstvolle Anordnung der schönen Stufen im Treppenhaus machen den Kopf frei. Lege mit frisch gewonnenem Elan wieder los. |
| sich in Argumenten bei der Entscheidungsfindung zu verheddern, | frage dich, welche Auswirkungen deine Entscheidung in 10 Minuten, 10 Monaten und 10 Jahren haben wird. So verschiebt sich dein Fokus auf das wirklich Wichtige und Wesentliche. Übernehme die Verantwortung für deinen Teil im Unternehmen. |
| stundenlang an einer Aufgabe zu verbringen, | halte dich an 30-minütige Arbeitsintervalle, die immer von 5- bis 10-minütigen Pausen abgelöst werden. Es ist erwiesen, dass der Fokus nach halbstündiger Konzentration exponentiell abfällt und sich erst nach einer kurzen Ruhephase wieder maximieren kann. Diese Vorgehensweise nennt man auch die Promodoro-Technik. Die Intervalle kannst du zum Beispiel mit dem Tomato Timer tracken. |
| zu prokrastinieren und die Zeit mit sinnlosen Erledigungen zu vertrödeln, | eliminiere alle Zeitdiebe von vornherein! Mache einen Probetag im Homeoffice und notiere dir, wann und weshalb du von deiner Arbeit abgelenkt wurdest. Stelle sicher, dass du all diese Zeitfresser am nächsten Tag aus dem Weg schaffst. Dabei hilft dir beispielsweise das Programm Rescue Time. Weiterführend lassen sich mit Focusme Anwendungen und Webseiten blockieren, die dich von der Arbeit abhalten. |
Letztlich ist vor allem Eines wichtig: Sorge für Transparenz, während du remote arbeitest. Über das Time-Tracking-Tool Toggl kannst du ganz einfach deine Arbeitszeit tracken und mit den zugehörigen Aufgaben verbinden. Mit einem Report, den du zum Schluss auch als pdf runterladen kannst, kann dir niemand nachsagen, du hättest nur auf deiner Couch gelümmelt!
Arbeitserleichterung: Tools für jedes Problem
Welche Tools sind denn wirklich sinnvoll, wenn man von Zuhause aus arbeitet? Worauf sollte man den Fokus setzen, was ist eher Zeitverschwendung und welche Tools passen zu dir?
Vor allem jetzt, da das ganze Unternehmen auf den Stelzen der von Zuhause aus Arbeitenden balanciert, ist Optimierung und eine klare Struktur das A und O.
Online Messenger – Meeting & Logbuch in Einem
Rund um die Uhr und rund um den Globus – das bieten Online Messenger problemlos. Fragen können schnell geklärt, Arbeitsgruppen für einzelne Projekte gegründet, Meinungen eingeholt und Aufgaben ausgeteilt werden. Für den Übergang in Ausnahmesituationen wie aufgrund des Corona Viruses tun es Apps wie WhatsApp oder Telegram. Ein sicherer Messenger, der Privatsphäre ganz groß schreibt, heißt Signal. Für Unternehmen, die vertrauliche Informationen über den Messenger austauschen wollen, kann dieser eine ansprechende Alternative darstellen. Professioneller ist man mit Diensten wie Slack aufgestellt. Dieses Programm gibt es für sämtliche Betriebssysteme wie Windows, Mac, iOS und Android. Somit ist für jeden Mitarbeiter freigestellt, welches Gerät er für den Dienst am liebsten nutzen möchte – unterm Strich kommt das der Zufriedenheit und Prioritäten aller zugute.
Wozu Online Messenger nutzen?
Es ist essentiell, hier klare Abgrenzungen zu machen. Schnell kann die Konversation in einer Gruppe ausarten, sodass die Nachrichtenflut all jene Messages erstickt, die tatsächlichen Mehrwert übermitteln. Wichtig ist daher, sich an ein paar Richtlinien zu halten, die das ganze Team im Auge behält und sich gegenseitig kontrolliert.
Online Messenger fürs Homeoffice – Welche Kommunikation gehört hierher?
- Klare Anweisungen und Aufgaben übermitteln.
- Motivierende Worte, auf den Punkt gebrachte Updates, tolle Ideen – bitte kurz fassen! Wir wollen die Arbeitszeit nicht damit verschwenden, Romane zu lesen, das ist einfach demotivierend und führt letztlich nirgendwo hin.
- Prioritäten deutlich machen. Verschiedene Menschen teilen unterschiedliche Ansichten. Was dabei als wichtig erachtet wird, wechselt von Person zu Person. Das zu kommunizieren, um klare Ergebnisse zu erzielen, ist besonders im Homeoffice notwendig.
- Nützliche Informationen teilen wie beispielsweise News, relevante Artikel über die Konkurrenz oder zur Entwicklung der Branche. Hier auch wieder: Keep it short! Wir wollen keinen Spam.
- Termine ausmachen für Meetings ist über einen Messenger in Ordnung, über einen Web-Kalender allerdings noch effizienter.
Falls das ganze Team sehr aktiv ist, ist es besonders sinnvoll, verschiedene Gruppen zu gründen. Diese kann man entweder nach Projekten und Arbeitsgruppen einteilen, oder aber zusätzlich noch nach Chat-Themen, also beispielsweise “Kunde Starcase” als Projekt und “Design” als Unterkategorie. Die klare Struktur ist für alle Beteiligten ein Segen.
Meetings bei Corona: Die besten Videocall-Programme
Natürlich ist es möglich, mit Programmen wie WhatsApp und Skype einen Call mit deinem Team zu starten. Mit Videocall, R-Hub, Medivas und Zoom lassen sich professionelle Video-Meetings ebenfalls online durchführen, und dies für bis zu 100 Teilnehmer zeitgleich. Diese virtuellen Konferenzräume stehen einem realen Meeting bei stabiler Internetverbindung in Nichts nach, lassen sich einfach bedienen und bieten viele sinnvolle Features, wie etwa das oftmals notwendige Screen Sharing.
Die zahlreichen Aufgaben des Teams trotz Distanz vernetzen
Ziele erreicht man am besten Schritt für Schritt. Da im Team die meisten Aufgaben untereinander geteilt werden und dementsprechend aufeinander aufbauen, ist es sinnvoll, diese anschaulich zu vernetzen und zu strukturieren. So bleiben alle im Bilde der Situation.
Jetzt im Homeoffice gibt es natürlich umfassende Möglichkeiten, dies online zu dokumentieren. Programme wie Asana und Trello übernehmen genau das, was sonst auf Papier und Whiteboard gekrakelt wird.
Arbeitsplanerstellung Checkliste
Wenn du einen Arbeitsplan erstellen willst, kannst du dich an dieser Checkliste entlanghangeln.
- Definiere das Ziel des Projektes. Was soll wann erreicht werden?
- Setze die einzelne Meilensteine fest. Mache auch klar, wann diese jeweils erreicht werden müssen, um das Ziel pünktlich zu verwirklichen.
- Zerlege die Meilensteine. Welche Aufgabe muss wann (und ggf. von welchem deiner Kolleginnen und Kollegen) erledigt werden, damit der nächste Schritt folgen kann?
- Gliedere deine eigenen Aufgaben in Teilaufgaben. Je kleiner die Schritte, desto übersichtlicher. Außerdem bringen viele kleine Erfolge größere Motivation.
- Ziehe alle Involvierten mit ins Boot und kommuniziere ausgiebig – so können Missverständnisse und Unstimmigkeiten, ggf. in Kollision mit anderen Projekten, vermieden werden.
Nähere Insights und Tipps rund ums Homeoffice direkt von einem leidenschaftlichen Gründer sind hier zu finden.
Und das Allerschönste: Bei den geschlossenen Schulen und Kitas hast du sogar noch deine Kinder im Homeoffice. Was für eine Herausforderung!
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