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Korrektur vom 18. September 2026: Die Fassung vom Dezember 2024 nannte bei mehreren Werkzeugen Tarife, die es beim Erscheinen des Beitrags nicht mehr gab, etwa „Trello Business Class“ sowie „Personal Pro“ und „Team“ bei Notion. Trello verkaufte damals die Tarife Free, Standard, Premium und Enterprise, Notion die Tarife Free, Plus, Business und Enterprise, und der günstigste bezahlte Notion-Tarif kostete 10 statt 4 US-Dollar. Alle zehn Werkzeuge stehen jetzt mit den Tarifen und Preisen im Vergleich, die ihre Hersteller im September 2026 auf ihren Preisseiten nennen.
Welches Projektmanagement-Tool passt 2026 zu einem Startup? Wir haben zehn verbreitete Werkzeuge von Trello bis Jira verglichen, mit den Tarifen und Preisen, die ihre Hersteller im September 2026 nennen. Ein kleines Gründungsteam findet bei mehreren Anbietern einen kostenlosen Einstieg: Trello und Jira sind für bis zu zehn Personen gratis, Teamwork.com für bis zu fünf. Richtig Geld kostet Projektmanagement erst, wenn das Team wächst oder Zeitleisten, Automatisierungen und Rechteverwaltung dazukommen. Dann zahlt ihr meist pro Kopf und Monat, zwischen 5 und 25 Euro oder US-Dollar. Basecamp ist die Ausnahme.
Projektmanagement-Tools im Preisvergleich 2026
Die Tabelle zeigt für jedes Werkzeug den kostenlosen Einstieg, den günstigsten bezahlten Tarif und die nächste Stufe. Fast alle Anbieter rechnen pro Nutzer und Monat ab und geben bei jährlicher Zahlung Rabatt. Anbieter aus den USA weisen ihre Preise auch deutschen Besuchern teils in US-Dollar aus.
| Tool | Kostenlos | Einstiegstarif | Nächste Stufe | Stark bei |
|---|---|---|---|---|
| Trello | Free, für bis zu zehn Mitarbeitende je Workspace | Standard: 5 US-Dollar (6 bei monatlicher Zahlung) | Premium: 10 US-Dollar (12,50) | Kanban-Boards, einfache Abläufe |
| Asana | Personal, gedacht für ein oder zwei Personen | Starter: 10,99 Euro (13,49) | Advanced: 24,99 Euro (30,49) | klare Zuständigkeiten und Fristen |
| monday.com | für bis zu zwei Benutzer | Basic: 9 Euro | Standard: 12 Euro, Pro: 19 Euro | eigene Workflows und Dashboards |
| ClickUp | Free Forever | Unlimited: 7 US-Dollar (10) | Business: 12 US-Dollar (19) | viele Funktionen in einem Werkzeug |
| Wrike | Free | Team: 10 US-Dollar | Business: 25 US-Dollar | verzahnte Projekte mit Abhängigkeiten |
| Basecamp | ein Projekt | Freelancer: 25 US-Dollar pauschal, drei Projekte | Studio: 59, Pro: 99, Unlimited: 299 US-Dollar pauschal | Kommunikation, Festpreis ohne Nutzerpauschale |
| Notion | Free | Plus: 9,50 Euro (11,50) | Business: 19,50 Euro (23,50) | Wissen und Projekte an einem Ort |
| Smartsheet | kein Gratis-Tarif, 30 Tage Test | Pro: 8 Euro, für ein bis zehn Mitglieder | Business: 17 Euro, mindestens drei Mitglieder | Planung in Tabellen und Gantt-Diagrammen |
| Teamwork.com | für höchstens fünf Nutzer | Basics: 9,99 Euro, mindestens drei Nutzer | Accelerate: 24,99 Euro, mindestens fünf Nutzer | Kundenprojekte, Agenturen |
| Jira | für bis zu zehn Nutzer | Standard: 9,05 US-Dollar* | Premium: 18,30 US-Dollar* | Softwareentwicklung mit Sprints |
1. Trello: der Klassiker für einfache Projekte
Trello organisiert Arbeit auf Kanban-Boards. Jede Aufgabe ist eine Karte, die von Liste zu Liste wandert, etwa von „Offen“ über „In Arbeit“ zu „Erledigt“. Dieses Prinzip versteht jedes Teammitglied ohne Schulung, und genau darin liegt die Stärke. Checklisten, Fälligkeitsdaten und Anbindungen an Slack oder Google Drive decken den Alltag kleiner Teams ab. Für verschachtelte Projekte mit vielen Abhängigkeiten stößt das Board-Prinzip dagegen schnell an Grenzen.
Laut der Preisseite von Trello ist der Tarif Free für bis zu zehn Mitarbeitende je Workspace kostenlos. Standard kostet 5 US-Dollar je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, Premium mit KI-Funktionen, weiteren Ansichten und Verwaltungsrechten 10 US-Dollar.
2. Asana: für strukturierte Teamarbeit
Asana ist für Teams gebaut, die Verantwortung klar verteilen wollen. Jede Aufgabe hat eine zuständige Person und ein Fälligkeitsdatum, Projekte lassen sich als Liste, Board oder Zeitleiste darstellen. Das passt zu Startups, in denen mehrere Leute an denselben Zielen arbeiten und der Überblick über Fristen wichtiger wird als das schnelle Verschieben von Karten. Der Preis dafür ist eine etwas längere Einarbeitung.
Den kostenlosen Tarif Personal beschreibt die Preisseite von Asana als Angebot für ein oder zwei Personen. Starter kostet 10,99 Euro je Nutzer und Monat bei jährlicher und 13,49 Euro bei monatlicher Abrechnung, Advanced 24,99 Euro.
3. monday.com: Flexibilität trifft Benutzerfreundlichkeit
monday.com setzt auf farbige Tabellen, die sich je nach Bedarf als Kanban-Board, Zeitleiste oder Dashboard anzeigen lassen. Wer eigene Abläufe abbilden will, etwa einen Vertriebsprozess neben dem Produkt-Backlog, findet hier viel Spielraum und Automatisierungen für wiederkehrende Handgriffe. Die Oberfläche ist bunt und schnell verstanden. Zu zweit lässt sich monday.com kostenlos nutzen.
Laut der Preisseite von monday.com kostet Basic 9 Euro je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, Standard 12 Euro und Pro 19 Euro. Enterprise gibt es auf Anfrage.
4. ClickUp: ein Werkzeug für fast alles
ClickUp bündelt Aufgaben, Dokumente, Whiteboards, Mindmaps und Zeiterfassung in einer Oberfläche. Für ein Startup, das nicht fünf Werkzeuge nebeneinander pflegen will, ist das verlockend. Die Kehrseite ist die Fülle. Wer ClickUp einführt, sollte vorher festlegen, welche Funktionen das Team wirklich nutzt, sonst wird die Einrichtung selbst zum Projekt.
Der Tarif Free Forever ist kostenlos. Unlimited kostet laut der Preisseite von ClickUp 7 US-Dollar je Nutzer und Monat bei jährlicher und 10 US-Dollar bei monatlicher Zahlung, Business 12 beziehungsweise 19 US-Dollar. KI-Funktionen bucht man dort gesondert.
5. Wrike: für komplexe Projekte und mehrere Teams
Wrike spielt seine Stärken aus, wenn viele Projekte ineinandergreifen: Gantt-Diagramme mit Abhängigkeiten, Auslastungsplanung und Berichte über mehrere Teams hinweg. Für ein Gründungsteam in der ersten Phase ist das meist mehr als nötig. Interessant wird Wrike, sobald ein Startup Kundenprojekte mit festen Meilensteinen steuert oder mehrere Abteilungen koordiniert.
Einen kostenlosen Tarif gibt es auch hier. Team kostet laut der Preisseite von Wrike 10 US-Dollar und Business 25 US-Dollar je Nutzer und Monat, jährlich abgerechnet.
6. Basecamp: Festpreis statt Nutzerpauschale
Basecamp verzichtet bewusst auf Funktionsfülle und bündelt je Projekt Aufgabenlisten, Mitteilungen, Termine, Dateien und einen Gruppenchat. Das Besondere ist das Preismodell. Basecamp berechnet keine Nutzer, sondern die Zahl der aktiven Projekte. Ein wachsendes Team zahlt also nicht mehr, nur weil neue Leute dazukommen, auch Kundinnen und freie Mitarbeiter lassen sich ohne Aufpreis einladen.
Die Preisseite von Basecamp nennt einen kostenlosen Tarif mit einem Projekt, Freelancer mit drei Projekten für 25 US-Dollar im Monat, Studio mit zehn aktiven Projekten für 59 US-Dollar, Pro mit 25 Projekten für 99 US-Dollar und die Unlimited Edition für 299 US-Dollar, jeweils mit beliebig vielen Nutzern.
7. Notion: Projekte und Wissen in einem Tool
Notion verbindet Wiki, Dokumente und Datenbanken. Aufgabenlisten, Roadmaps und Meeting-Notizen liegen dort, wo auch das Wissen des Startups steht, vom Onboarding bis zur Produktbeschreibung. Das macht Notion stark für Teams, die viel dokumentieren. Für Projektsteuerung mit Auslastung und Budget fehlen dagegen Funktionen, die Wrike oder Smartsheet mitbringen.
Free ist kostenlos. Plus kostet laut der Preisseite von Notion 9,50 Euro je Mitglied und Monat bei jährlicher und 11,50 Euro bei monatlicher Abrechnung, Business 19,50 beziehungsweise 23,50 Euro.
8. Smartsheet: Planung in der Tabelle
Smartsheet sieht aus wie eine Tabellenkalkulation und ist deshalb allen vertraut, die bisher mit Excel geplant haben. Aus denselben Zeilen entstehen Gantt-Diagramme, Kalender, Boards und Berichte. Wer Budgets, Termine und Ressourcen in Zahlen steuert, arbeitet damit schnell produktiv. Einen dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht, nur eine Testphase von 30 Tagen.
Laut der Preisseite von Smartsheet kostet Pro 8 Euro je Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung und gilt für ein bis zehn Mitglieder. Business kostet 17 Euro und setzt mindestens drei Mitglieder voraus.
9. Teamwork.com: für Kundenprojekte
Teamwork.com richtet sich an Firmen, die Projekte für Kunden abwickeln, also Agenturen, Beratungen und Dienstleister. Neben Aufgaben und Zeitplänen stehen abrechenbare Stunden und der Zugang für Kunden zu ihren Projekten im Mittelpunkt. Ein Produkt-Startup braucht davon wenig. Ein Startup, das von Kundenaufträgen lebt, dagegen eine ganze Menge.
Kostenlos ist Teamwork.com für höchstens fünf Nutzer. Basics kostet laut der Preisseite von Teamwork.com 9,99 Euro je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und mindestens drei Nutzern, Accelerate 24,99 Euro bei mindestens fünf Nutzern.
10. Jira: für Softwareentwicklung
Jira von Atlassian ist das Standardwerkzeug vieler Entwicklungsteams. Sprints, Backlogs, Bug-Tracking und Releases sind hier zu Hause, Scrum und Kanban ebenso. Außerhalb der Softwareentwicklung wirkt Jira schwerfällig. Marketing oder Vertrieb sind mit Trello, Asana oder monday.com meist besser bedient, und die Dokumentation legen viele Teams in Confluence vom selben Hersteller ab.
Laut der Preisseite von Jira ist der Tarif Free für bis zu zehn Nutzer kostenlos. Standard kostet bei zehn Nutzern und monatlicher Zahlung 9,05 US-Dollar je Nutzer und Monat, Premium 18,30 US-Dollar. Mit wachsendem Team sinkt der Preis je Kopf.
Welches Projektmanagement-Tool passt zu welchem Startup?
Die beste Wahl hängt weniger vom Funktionsumfang ab als von der Art, wie euer Team arbeitet. Unsere Empfehlung nach Einsatzzweck:
- Kleines Team, einfache Abläufe: Trello oder Basecamp.
- Mehrere Teams mit gemeinsamen Zielen: Asana, monday.com oder ClickUp.
- Dokumentation und Projekte an einem Ort: Notion.
- Softwareentwicklung mit Sprints: Jira.
- Kundenprojekte mit abrechenbaren Stunden: Teamwork.com, bei vielen verzahnten Projekten Wrike, bei Zahlenplanung Smartsheet.
Testet vor der Entscheidung zwei Kandidaten zwei Wochen lang an einem echten Projekt, nicht an einer Demo. Erst im Alltag zeigt sich, ob das Team das Werkzeug wirklich öffnet. Ein Tool ersetzt dabei keine Absprachen: Wie ihr Besprechungen kurz und ergebnisorientiert haltet, steht in unseren Tipps für produktive Meetings, mehr zur Arbeitsorganisation in den fünf Produktivitäts-Tipps für Startups. Wer Routinearbeit zwischen den Werkzeugen automatisieren will, findet Beispiele im Beitrag über n8n-Workflows für Startups, und was KI-Agenten im Startup-Alltag heute leisten, zeigt unser Praxis-Check.
Fazit
Für die ersten Monate reicht oft ein kostenloser Tarif. Trello und Jira tragen ein Team bis zehn Personen, Basecamp bleibt bei einem Projekt gratis. Sobald das Team wächst, entscheidet die Arbeitsweise: Asana und monday.com für geteilte Ziele, Notion für dokumentationsstarke Teams, Jira für die Entwicklung und Teamwork.com für Kundenaufträge. Wichtiger als das perfekte Werkzeug ist, dass alle es benutzen.
Häufige Fragen zu Projektmanagement-Tools für Startups
Welche Projektmanagement-Tools sind für Startups kostenlos?
Dauerhaft kostenlose Tarife haben Trello für bis zu zehn Mitarbeitende je Workspace, Jira für bis zu zehn Nutzer, Teamwork.com für höchstens fünf und monday.com für zwei Benutzer. Asana bietet den Tarif Personal für ein oder zwei Personen, dazu kommen ClickUp, Wrike und Notion mit eigenen Gratis-Tarifen. Basecamp ist mit einem Projekt kostenlos. Nur Smartsheet bietet lediglich eine Testphase von 30 Tagen.
Was kostet ein Projektmanagement-Tool für ein Team von fünf Personen?
Im günstigsten bezahlten Tarif und bei jährlicher Zahlung kostet ein Team von fünf Personen im Monat bei Trello 25 US-Dollar, bei ClickUp 35 US-Dollar, bei Smartsheet 40 Euro, bei Notion 47,50 Euro, bei Teamwork.com 49,95 Euro und bei Asana 54,95 Euro. Basecamp verlangt für drei Projekte pauschal 25 US-Dollar. Jira bleibt für fünf Personen kostenlos.
Brauchen wir als Startup überhaupt ein Projektmanagement-Tool?
Solange zwei Gründer an einer Handvoll Aufgaben arbeiten, reicht eine geteilte Liste. Mit den ersten Angestellten, parallelen Projekten oder externen Partnern lohnt sich ein Werkzeug, in dem jede Aufgabe eine zuständige Person und einen Termin hat. Dann ersetzt es Rückfragen per Chat und macht sichtbar, wer woran arbeitet. Wie ein Team dabei zusammenwächst, beschreibt unser Beitrag über Teambuilding in Startups.
Worauf sollten Startups beim Datenschutz achten?
Wer Kunden- oder Personaldaten in ein Projektmanagement-Tool legt, lässt sie von einem Dienstleister verarbeiten. Nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung braucht es dafür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter. Prüft vor dem Start, ob der Anbieter einen solchen Vertrag bereitstellt und wo er die Daten speichert.
Transparenzhinweis: Dieser Beitrag wurde unter Zuhilfenahme künstlicher Intelligenz erstellt und vor der Veröffentlichung redaktionell geprüft. Alle Zahlen und Angaben wurden gegen die im Text verlinkten Primärquellen abgeglichen.
