Digitale und hybride Events liegen im Trend. Die COVID-19 Pandemie hat die innovativen Entwicklungen
in diesem Bereich beschleunigt. Viele Veranstaltungen ziehen in den digitalen Raum um. Aber wie sieht
dieser Raum aus und was muss er können? Welche Chancen eröffnen hybride Events? Wie sehen
professionelle technische Planung und Umsetzung aus? Und wie geht es uns Gründer*innen, die in diesen Zeiten mit einem Büro für Veranstaltungsproduktion an den Start gegangen sind?
Location + Tool
Die Suche nach einem geeigneten digitalen Tool ist vergleichbar mit der Suche nach einer passenden Eventlocation. Stimmt das Ambiente, gefällt der Ausstattungsstil, passen die Räumlichkeiten zum gewählten Format sowie dem vorhandenen Budget und werden Sicherheitsvorschriften eingehalten? Um diese Fragen zielführend beantworten zu können, macht euch zunächst das Setting für eure Veranstaltung klar. Formuliert eure Wünsche an das Event. Wie im realen Leben gilt es auch hier, erst das Konzept und anschließend den Ort zu finden. Selbstverständlich bleibt Spielraum für konzeptionelle Ergänzung. Hat die Location noch eine Dachterrasse, kann eine Cocktailparty dazukommen. Bietet das Tool ein virtuelles Äquivalent, gilt dasselbe. Blockiert euch zu Beginn nicht mit stundenlanger Toolrecherche, sondern schmiedet erstmal mutig Pläne. Wichtig ist außerdem, nicht vorschnell die Nutzung neuer Tools außer Acht zu lassen und auf etablierte Anwendungen auszuweichen. So wie nicht jedes Event im Konferenzraum des Co-Working-Spaces stattfindet, sondern häufig ein feiner Raum gefunden wird … Technisch ist (fast) alles möglich, vom klassischen Vortrag in einem Konferenztool bis hin zum lockeren Get-Together in einer Virtual Reality! Dream big and get creative!
Hybride Events
Findet euer Event sowohl digital als auch real statt, sprechen wir von einem hybriden Event. Die Teilnehmenden können sowohl physisch anwesend als auch digital partizipieren. Damit erweitert sich einerseits kostengünstig eure Reichweite, andererseits lassen sich großen Menschenansammlungen vermeiden. Teilnehmende können von den unterschiedlichsten Orten aus dabei sein, unabhängig von beispielsweise geltenden Reisebeschränkungen, hohen Reisekosten oder trotz des vollen Terminkalenders (bei z.B. vielgefragten Speakerinnen). Darüber hinaus eröffnen digitale Formate die
Möglichkeit Barrieren abzubauen. So können z.B. Personen, die derzeit zur Risikogruppe zählen oder
Menschen mit Behinderung an eurem Event teilnehmen, die sonst ausgeschlossen wären. Andersherum
trägt die Teilnahmemöglichkeit vor Ort denjenigen Rechnung, für die digitale Räume eine Barriere
darstellen z.B. ältere Generationen oder Menschen mit beschränktem technischem Zugang. Informiert euch zudem zu individuellen Risikoanalysen und geeigneten Hygienekonzepten, um auch für den nicht-
digitalen Part auf der sicheren Seite zu sein und haltet aktuell geltende Vorschriften selbstverständlich ein. Stay safe!
Planung + Umsetzung
Auch aus Sicht der technischen Veranstaltungsplanung sind hybride Events eine gute Alternative zu
konventionellen Events. So kann die komplette Produktion zentral an einem Ort stattfinden und ihre
Qualität gewährleistet werden. Neben den filmischen Aspekten wie Kamera, Bildregie und Ton sind auch
die Serverstruktur sowie Backupstrategie für den Erfolg des Events relevant. Nutzt die Chancen, die sich
ergeben: Mit professioneller Veranstaltungstechnik können auch hybride Events einen wunderbaren
Erlebnischarakter bekommen! Eine einfach „Videoschalte“ von beliebigen Orten und ungeschulten,
fachfremden User*innen birgt viele Fehlerquellen und wirkt häufig holperig. Verliert eure Teilnehmenden
nicht im nächsten Browserfenster, weil die Technik wackelt und der Ablauf langweilt. Bild- und Tonschnitt sind gezielt einsetzbar, um die Aufmerksamkeit zu steuern und Ablenkungen verschwinden zu lassen. Entscheidet so, was eure Teilnehmenden sehen und hören. Ein schöner Nebeneffekt von Mitschnitten: Euer Event wird qualitativ hochwertig und umfassend dokumentiert. So schöpft ihr nachhaltig aus dem Vollen, wenn es um die Weiterverwendung des Contents geht.
Vermeidet einen single point of failure wenn es z.B. um euren Livestream oder das Hosting euers Eventsgeht. Niemals darf potenziell eine einzelne Fehlerquelle zum Ausfall der gesamten Veranstaltung führen. Sollte eine zentrale Produktion der Veranstaltung nicht möglich sein, ist es aus der Erfahrung heraus ratsam, alle inhaltlich Beteiligten technisch auszustatten. Weder eine gute Internetverbindung noch ein funktionierendes Head-Set oder stimmige Lichtverhältnisse sollten als selbstverständlich angenommen werden. In vielen Fällen sind Proben ergänzend zur Technik im Vorfeld ratsam. Stay professional!
Plant für eure digitalen Events genauso Personal und Zeit ein, wie offline. Positionen und Abläufe sind vielfach übertragbar, ob beim Einlass, der Moderation, der Technik oder der Sicherheit. Geht davon aus, dass bei Teilnehmenden genauso Fragen zum digitalen Veranstaltungsort aufkommen, wie real. Bietet Anlaufstellen, Informationen und Service, um allen ein bestmögliches Erlebnis zu garantieren. Gebt beispielweise im Vorfeld Hinweise zur digitalen „Anreise“. Von LAN-Kabel, über Browserauswahl, Passwortzugang sowie Mikrofon- und Kamerafreigabe können Ablaufhindernisse präventiv vermieden werden. Umso weniger Eigenverantwortung in den Händen der Teilnehmenden liegt, umso eher verläuft ein Event reibungslos. Don’t learn it the hard way! 😉
Gründung in Pandemiezeiten
Wir sind Anke und Florian und haben Anfang des Jahres plan + stage gegründet. Unser Berliner Büro für
Veranstaltungsproduktion ist spezialisiert auf die technische und organisatorische Planung von Events
aller Art. Als Ingenieurinnen für Veranstaltungstechnik denken wir Licht, Ton, Video, Netzwerktechnik und Bühne zusammen und realisieren so die Ideen unserer Auftraggeberinnen ganzheitlich. Unser Leistungsspektrum umfasst darüber hinaus Sicherheits- und Infrastrukturplanung, Genehmigungsprozesse sowie klassische Bereiche des Projektmanagements.
Unsere Ausgangssituation war denkbar gut. Das gemeinsame Arbeiten hatten wir im Studium vielfach
erprobt, das Netzwerk zu Auftraggeberinnen durch Tätigkeiten als Freelancer bereits weit aufgespannt und die Liebe zur Technik war sowieso schon da! Dann kam COVID-19 und viele Aufträge waren weg. Kaum eine Branche ist so hart betroffen, wie die Veranstaltungswirtschaft, Deutschlands sechstgrößter Wirtschaftszweig. Viele unserer geschätzten Kolleginnen sind bereits insolvent oder arbeitslos. Das Bündnis #AlarmstufeRot versucht Arbeitsplätze, kreative Vielfalt und Unternehmerinnen zu retten.
Wir schreiben zurzeit vor allem Risikoanalysen und Hygienekonzepte und unterstützen bei der technischen Planung und Umsetzung hybrider Events. Als Büro geben wir unsere Expertise weiter und leisten so einen Beitrag zu sicheren und guten Eventlösungen! Dabei profitieren wir von unserem Optimismus als junge Gründer*innen, von schlanken Unternehmensstrukturen und noch geringen Fixkosten.
