Die gibt es wirklich: Meetings mit tollen Ideen und zielführenden Entscheidungen. Doch wie sind diese am besten zu organisieren und dokumentieren – mit Pappkärtchen und handschriftlichen Notizen? Wohl kaum, schon gar nicht im Zeitalter von Computern und Internet. Das macht man heute per Riseboarding.
Wie so viele gute Ideen entstand Riseboarding aus einem konkret empfundenen Mangel. Die Macher von Riseboard stellten eines Tages fest, dass es einfach kein brauchbares Tool gab, um Meetings zeitgemäß zu organisieren und Informationen angemessen zu managen. Riseboarding eröffnet nun neue Wege und Erkenntnisse in Sachen Erarbeitung und Nutzung von Wissen, Infos und Ideen. Es überwindet auf der einen Seite die Grenzen klassischer Werkzeuge, wie beispielsweise Whiteboards oder Moderationswände. Auf der anderen Seite reduziert es die inhaltliche Komplexität während der Erarbeitung, was eine tiefere, fokussiertere Auseinandersetzung mit dem Thema ermöglicht. Dazu legt man zunächst ein Riseboard an – eine leere, digitale Arbeitsfläche für das Thema, Projekt, Konzept oder sonstigen Gedankengang, den man ausarbeiten möchte. Auf dieser Arbeitsfläche wird für jede Idee oder jede Anmerkung eine Kachel angelegt – ähnlich einer Pappkarte auf einer Moderationswand.
„Riseboarding ist so einfach, da es nur Kacheln kennt und überhaupt keine anderen Objekttypen. Bedeutung erlangt eine Kachel erst durch ihre Benennung“, so Holger Klitzke, der das Unternehmen Riseboarding Knowledge Management GmbH 2014 gemeinsam mit Andreas Budich und Holger Hoffmann gründete. „Auf diese Weise kann man sich voll und ganz auf sein Thema konzentrieren, ohne irgendwelche Regeln beachten zu müssen“, ergänzt er.
So kann ein Riseboard in Anwendung aussehen
Die Kacheln können per Drag & Drop am Bildschirm sortiert und positioniert werden. Es ergibt sich schnell ein erstes Bild des gesamten Themas. Um eine Kachel – also einen Gedanken – zu präzisieren, zoomt man einfach in diese hinein. Jede Kachel ist wiederum eine neue, leere Arbeitsfläche, auf der man sich konzentriert mit diesem speziellen Aspekt des Themas auseinandersetzen kann. Auf diese Weise entsteht schnell ein hierarchisch strukturiertes Wissensnetz. Riseboarding überwindet damit auf der einen Seite die Grenzen klassischer Whiteboards oder Moderationswände, auf der anderen Seite umgeht es aber auch unübersichtliche Darstellungen, wie sie beispielsweise schnell bei komplexen Mind Maps auftreten können.
Für Kollegen oder Kunden kann man Riseboards in einer übersichtlich gegliederten Protokollansicht veröffentlichen. Auf diese Weise bleiben Mitleser stets über den aktuellen Stand nach einem Meeting informiert. An einem Riseboard kann man auch gemeinsam arbeiten, ohne dass alle Teilnehmer an einem Ort sein müssen. Jede Veränderung ist dann sofort für alle sichtbar, die gleichzeitig am Riseboard arbeiten. So lassen sich schnell auch räumliche Grenzen überwinden.
Noch mehr Bedeutung erlangen Kacheln schließlich durch angefügte Dokumente, Bilder, Attribute oder Verknüpfungen mit völlig anderen Kacheln. Es entsteht ein umfangreiches, detailliertes Wissensnetz zum Thema, das man mit verschiedenen Filtern, Ansichten und Funktionen durchsuchen, verstehen und in vielfältiger Art und Weise weiter nutzen kann. Das komplette Angebot von Riseboard steht in einer Testversion kostenlos für sieben Tage zur Verfügung. Im Anschluss haben Nutzer die Möglichkeit, sich für die Bezahlversionen Personal Plan oder Professional Plan (für gemeinschaftliche Anwendungen) zu entscheiden.
Und hier noch einmal ein konkretes Beispiel für die Anwendung von Riseboard: Meetings, Besprechungen und Workshops gehören in vielen Berufen zum Arbeitsalltag. Dabei sind Disziplin und ein strukturiertes Vorgehen gefragt. Dies ist insbesondere für den Moderator eine Herausforderung, aber auch bei allen Teilnehmern sind Geduld und Ausdauer gefragt. Drei typische Hilfsmittel helfen in aller Regel bei der Moderation: das Whiteboard, das Flipchart und die Moderationswand mit Pappkarten. Jedes davon hat seine Vor- und Nachteile, doch eines haben alle gemein: Sie sind Zeitfresser.
Während man auf Whiteboard und Flipchart noch recht zügig schreiben und skizzieren kann, benötigt die Moderationswand einiges an Übung. Für jede Idee eines Teilnehmers wird eine Pappkarte geschrieben und angepinnt und eventuell wieder umgehängt. Während dieser Zeit stehen schon fünf weitere Ideen im Raum. Die Diskussion muss sich der Verarbeitungsgeschwindigkeit des Moderators anpassen.
Korrekturen sind vor allem auf dem Flipchart schwierig. Streichen? Neues Blatt? Das kann im Nachgang verwirrend sein und Fragen offen lassen. Auf dem Whiteboard kommt man diesbezüglich noch am besten voran. Allerdings ist auch hier der Platz äußerst begrenzt.
Ist die Besprechung beendet, muss ein Protokoll erstellt werden. Dies ist der größte Zeitfresser: Alle Informationen müssen abfotografiert und zusammen mit dem Gesagten strukturiert in Text umgesetzt werden. Hoher Zeitaufwand und das Risiko von Fehlinterpretationen sind oft die Achillesferse eines sonst als produktiv empfundenen Meetings.
Riseboarding ist eine digitale Alternative zu diesen gängigen Moderationstools und löst deren Probleme: anmelden, ein Riseboard anlegen und mit dem Projektor an die Wand projizieren. Auf dieser digitalen Arbeitsfläche werden alle Ideen der Teilnehmer als Kacheln erfasst und angeordnet – Das ähnelt der Moderationswand, geht aber deutlich schneller. Muster können schnell erkannt werden und die Ergebnisse sind sofort strukturiert. Auch Details, Bilder und Dokumente lassen sich schnell anhängen und sind sofort Teil des Ergebnisses.
Am Ende des Meetings steht das Protokoll schon bereit. Es ist keine Nacharbeit notwendig. Das Riseboard wird als Protokoll freigegeben und per Link an die Teilnehmer verschickt, die sich das Protokoll strukturiert online ansehen und als Word-Dokument herunterladen können. Ganz einfach. Da freut man sich fast schon auf das nächste Meeting.
