Im Traum von der Selbstständigkeit ist meist kein Platz für Papier- und Finanzkram. Umso böser das Erwachen, wenn man feststellt, dass die Buchhaltung dennoch gemacht werden muss. Das kann im ersten Moment überwältigend sein. Doch je schneller du dich organisierst, desto einfacher wird deine Reise durch den Zahlendschungel. Verfolge ein paar Grundlagen gewissenhaft, und erspare dir Zeit, Nerven und Geld zum Ende des Geschäftsjahres. Was gilt es also zu beachten, damit die Buchhaltung nicht zum Albtraum wird?
Ohne gute Organisation kommst du nicht weit
Mit der richtigen Organisation sparst du dir viele Stunden unbezahlter Arbeit. Stunden, die du hättest nutzen können, um an Projekten zu arbeiten, die tatsächlich Geld einbringen. Zum Beispiel: Es ist ratsam deine Belege zu kategorisieren. “Einnahme” und “Ausgabe” sind als Kategorien schon mal ein guter Anfang. Doch auch Spesen wie Fahrt- oder Reisekosten sollten sorgfältig kategorisiert werden. So wird die Buchhaltung zum Kinderspiel und du behältst einen guten Überblick über den Finanzstatus deines Unternehmens.
Achte auf einige grundlegende Dinge:
- Notiere alle Einnahmen und Ausgaben chronologisch
- Bewahre ohne Ausnahme alle Belege sorgfältig auf
- Papierbelege bestenfalls auch digitalisiert aufbewahren
- Digitale Belege zwingend im Originalformat aufbewahren
- Kategorisiere deine Belege (Einnahme, Ausgabe, Spesen, etc.)
Wenn man weiß, worauf es zu achten gilt, macht Buchhaltung vielleicht nicht gleich Spaß, bereitet aber auch nicht mehr so viel Kopfzerbrechen.
Schreibe korrekte Rechnungen
Freelancer haben es nicht immer leicht. Die hiesige Bürokratie verlangt ihnen schon vor dem Beginn ihrer Karriere einiges ab, um den Traum der Selbstständigkeit in die Realität umsetzen zu können. Nachdem nun erste Kunden akquiriert wurden, geht es auch schon weiter mit dem deutschen Ordnungsdrang. Dann gilt es u.a. inhaltlich und formal korrekte Rechnungen zu erstellen. Gerade zu Beginn der Tätigkeit kann es durchaus passieren, dass Unklarheit darüber besteht, was denn eigentlich in eine ordentliche Rechnung alles rein muss. Der Gesetzgeber will laut § 14 und § 14a UStG seit dem 01.01.2004 Angaben über folgende Informationen erhalten:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Leistungsempfängers
- Rechnungsnummer (fortlaufend)
- Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Genaue Bezeichnung der Dienstleistung und Leistungsdatum
- Honorar (pro Stunde) netto
- Die darauf entfallenden Steuerbeträge
- Zahlungsziel und Konto
- Datum der Rechnungsstellung und evtl. Unterschrift
Vor dem Hintergrund, dass der Gesetzgeber mittlerweile mehr als ein Dutzend Angaben verlangt, kann einem ohne die nötige technische Hilfe schon mal die Decke auf den Kopf fallen. Werden diese Bestimmungen nämlich nicht beachtet, könnte u.a. der Vorsteuerabzug oder die gesamte Rechnung als Betriebsausgabe vom Finanzamt nicht anerkannt werden. Vorsicht, in diesem Fall drohen Steuernachzahlungen für die bereits verrechnete Vorsteuer.
Verhandele clever
Du machst dir das Leben leichter, wenn du gut verhandelst. Das bedeutet, Verträge auszuhandeln, bei denen die Hälfte des Honorars bei Vertragsabschluss fällig wird, die andere Hälfte bei Erfüllung des Projektes. Sollte ein Auftrag dann doch einmal länger dauern oder umfangreicher werden, kommst du trotzdem für eine gewisse Zeit über die Runden – ohne in finanzielle Schwierigkeiten zu geraten.
Verlagere deine Buchhaltung in die Cloud
In der klassischen Steuerberatung wird vieles oft noch von Hand sortiert. Das gesammelte Werk wird dann dem Steuerberater übergeben. In der heutigen Zeit kann man da aber viel mehr machen. Das bedeutet also keine Zettelwirtschaft, keine Excel-Tabellen und kein lästiger Aufwand. Das ist Buchhaltung 2.0.
Rechnungen werden ganz einfach vom Smartphone aus erstellt, verschickt und nachverfolgt. Kommt eine Rechnung rein, wird diese über die App hochgeladen und Zahlungen werden automatisch mit der passenden Rechnung verknüpft. Außerdem gibt es Benachrichtigungen in Echtzeit für jede Kontobewegung. So behält man immer und überall den Überblick über seine Finanzen.
Wenn du deine Buchhaltung in die Cloud verlagerst und die ganze Zettelei durch die digitale Anbindung an den Steuerberater nutzt, sparst du viel Zeit und kannst dich wieder voll und ganz auf dein Unternehmen konzentrieren.
In wenigen Schritten zur digitalen Buchhaltung
Holvi gibt dir die Tools, mit denen du dich auf dein Business konzentrieren kannst
und vereint alles, was moderne Selbstständige brauchen, in einem digitalen Geschäftskonto. Die nützlichen Zusatzfunktionen wie automatisierte Buchhaltung und Rechnungserstellung helfen dir, dich wieder auf deine Kernkompetenzen zu konzentrieren.
Über den Autor:
Antti-Jussi Suominen – CEO
Holvi wird von Antti-Jussi Suominen als CEO geführt. Zu seinen vorherigen Stationen zählen unter anderem Nokia, Sonera und Elisa, wo er jeweils für das Wachstum der Unternehmen mitverantwortlich war. Durch seine langjährige Erfahrung im Firmen- und Start-Up-Umfeld kann er sich einem großen Erfahrungsschatz im Bezug auf Aufbau und Führung von neuen Geschäftsmodellen und Innovationen von online und mobile Services bedienen. Diese Diversität an Erfahrungen spielt eine entscheidende Rolle, Holvi von einem schnellwachsendem Fintech Unternehmen zu einem noch kundenzentrierteren Online-Service weiterzuentwickeln.
