Das Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG) 

Du hast ein Startup gegründet oder planst es? Herzlichen Glückwunsch! Doch neben kreativen Ideen und geschäftlichem Elan gibt es auch bürokratische Pflichten, die du nicht ignorieren solltest. Eine davon ist das Transparenzregister. Was es damit auf sich hat, ob es dich etwas kostet, wie die Registrierung funktioniert und welche Rechte und Pflichten du hast, erklären wir dir hier Schritt für Schritt. So bist du optimal vorbereitet und vermeidest unnötige Komplikationen.

Was ist das Transparenzregister und warum ist es wichtig für dein Startup?

Das Transparenzregister ist ein elektronisches Register, in dem die sogenannten wirtschaftlich Berechtigten von Unternehmen, Stiftungen und anderen Organisationen erfasst werden. Es wurde eingeführt, um gegen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung vorzugehen. Klingt erstmal nicht nach einem Problem für dein Startup, oder? Doch es geht um Transparenz, die für alle Unternehmen gilt – egal, ob groß oder klein.

Wer gilt als wirtschaftlich Berechtigter?

Das bist wahrscheinlich du oder jemand aus deinem Gründerteam. Als wirtschaftlich Berechtigter gilt jede Person, die:
– mehr als 25 % der Kapital- oder Stimmrechte eines Unternehmens hält oder
– auf andere Weise die Kontrolle über das Unternehmen ausübt.
Bei den meisten Startups sind das die Gründer oder Hauptinvestoren. Wichtig ist, dass du diese Personen korrekt meldest.

Braucht dein Startup das Transparenzregister wirklich?

Kurz gesagt: Ja, wenn dein Unternehmen in einer der folgenden Rechtsformen geführt wird:

• – GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)
• – UG (Unternehmergesellschaft)
• – AG (Aktiengesellschaft)
• – PartG (Partnerschaftsgesellschaft)
• – eingetragene Vereine oder Stiftungen

Wenn du als Einzelunternehmer unterwegs bist oder eine GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) gründest, bist du von der Eintragungspflicht befreit.

Was kostet das Transparenzregister?

Die Eintragung ins Transparenzregister ist mit einer jährlichen Gebühr verbunden. Aktuell (Stand 2024) liegt diese bei ca. 20 Euro pro Jahr. Das ist überschaubar, aber trotzdem etwas, das du einplanen solltest. Wenn dein Startup gemeinnützig ist, kannst du übrigens eine Gebührenbefreiung beantragen. Dafür brauchst du einen Freistellungsbescheid vom Finanzamt, der deine Gemeinnützigkeit bestätigt.

Wie funktioniert die Registrierung im Transparenzregister?

Die Registrierung klingt kompliziert, ist aber eigentlich ganz einfach, wenn du weißt, was du tun musst. Hier ist dein Schritt-für-Schritt-Plan:

1. Bereite deine Unterlagen vor

Du brauchst die folgenden Informationen:

• Name, Geburtsdatum und Wohnort des wirtschaftlich Berechtigten (also z. B. von dir oder deinem Mitgründer)
• Angaben zu seiner Beteiligung (z. B. wie viel Prozent der Anteile oder Stimmrechte er hält)

2. Besuche die Website des Transparenzregisters

Gehe auf die offizielle Website: www.transparenzregister.de. Das ist die zentrale Plattform, über die die Anmeldung erfolgt.

3. Erstelle ein Benutzerkonto

Hier registrierst du dich und dein Unternehmen. Du gibst grundlegende Informationen zu deinem Startup ein, z. B. den Firmennamen, die Rechtsform und die Handelsregisternummer.

4. Trage die Daten ein

Nach der Registrierung kannst du die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten einfügen. Achte darauf, dass alles korrekt ist – falsche oder unvollständige Angaben können später Probleme machen.

5. Schließe die Registrierung ab

Nach der Eingabe bekommst du eine Bestätigung und kannst sicher sein, dass dein Startup alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Falls etwas fehlt, wirst du benachrichtigt.

Welche Rechte und Pflichten hast du als Startup-Gründer?

Deine Pflichten:

1. Daten aktuell halten: Wenn sich etwas ändert – z. B. ein neuer Investor einsteigt oder einer der Gründer ausscheidet – musst du die Angaben im Transparenzregister anpassen. Dafür hast du einen Monat Zeit.
2. Korrekte Eintragung sicherstellen: Falsche Angaben können teuer werden. Im schlimmsten Fall drohen Bußgelder.
3. Fristen einhalten: Melde dein Startup rechtzeitig an, am besten gleich nach der Gründung. Verpasst du die Frist, könnten Behörden auf dich zukommen.

Deine Rechte:

1. Einblick ins Register: Du kannst jederzeit prüfen, welche Daten zu deinem Unternehmen im Transparenzregister hinterlegt sind.
2. Korrektur verlangen: Sollten Fehler auftauchen, kannst du eine Berichtigung beantragen.
3. Gebührenbefreiung beantragen: Wenn dein Startup gemeinnützig ist, kannst du dich von den jährlichen Gebühren befreien lassen.

Tipps für die Registrierung

• Plane genug Zeit ein: Auch wenn die Anmeldung online schnell geht, solltest du alle Unterlagen in Ruhe vorbereiten.
• Daten sorgfältig prüfen: Kontrolliere die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten genau. Fehler können später zu unnötigem Stress führen.
• Professionelle Hilfe holen: Wenn du dir unsicher bist, wende dich an einen Steuerberater oder Rechtsanwalt. Sie kennen sich mit den Anforderungen aus und helfen dir, alles korrekt einzutragen.
• Erinnerungen setzen: Änderungen müssen immer zeitnah gemeldet werden. Setze dir Erinnerungen, damit du Fristen nicht verpasst.

Was passiert, wenn ich mich nicht eintrage?

Bußgelder: Teuer und unangenehm

Ein Verstoß gegen die Eintragungspflicht ins Transparenzregister wird vom Bundesverwaltungsamt (BVA) geahndet. Die Höhe der Bußgelder kann erheblich sein und richtet sich nach dem Grad und der Dauer des Verstoßes sowie nach der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit deines Startups.

Wie hoch können die Bußgelder sein?

• Für einfache Verstöße: bis zu 100.000 Euro
• Bei wiederholten oder schwerwiegenden Verstößen: bis zu 1.000.000 Euro oder das Doppelte des wirtschaftlichen Vorteils, der durch den Verstoß erzielt wurde.

Besonders schmerzhaft ist, dass diese Strafen auch kleinere Startups treffen können. Selbst wenn dein Startup noch am Anfang steht und keine hohen Umsätze erzielt, drohen empfindliche Strafen.

Öffentliche Bekanntmachung der Verstöße

Eine weitere unangenehme Folge: Wenn ein Bußgeld verhängt wird, kann der Verstoß öffentlich bekannt gemacht werden – das nennt sich „Naming and Shaming“. Dein Unternehmen wird dann namentlich auf der Website des Bundesverwaltungsamts gelistet, zusammen mit der Information, warum ein Bußgeld verhängt wurde.

Warum ist das problematisch?

• Dein Startup könnte dadurch an Reputation verlieren, sowohl bei Geschäftspartnern als auch bei Kunden.
• Investoren könnten misstrauisch werden, weil eine mangelhafte Compliance auf schlechte Unternehmensführung hinweist.

Rechtsstreitigkeiten und Verzögerungen

Wenn du dich nicht ins Transparenzregister einträgst, könnte das dazu führen, dass Behörden oder Geschäftspartner rechtliche Schritte einleiten. Zum Beispiel:

• Banken prüfen regelmäßig die Einträge im Transparenzregister, bevor sie Kredite vergeben. Fehlt der Eintrag, kann das zu Verzögerungen oder Ablehnungen führen.
• Investoren verlangen oft eine transparente Unternehmensstruktur. Fehlende Einträge könnten Investitionen verhindern.
• Behörden könnten dich bei der nächsten Kontrolle genauer unter die Lupe nehmen, was zusätzlichen Aufwand und Stress bedeutet.

Unwissenheit schützt vor Strafe nicht

Es ist wichtig zu wissen, dass Unwissenheit kein gültiger Grund ist, um sich vor einem Bußgeld zu schützen. Das Transparenzregister ist seit 2021 verpflichtend, und Unternehmen werden von den Behörden in der Regel nicht aktiv darauf hingewiesen, dass sie sich eintragen müssen. Du trägst selbst die Verantwortung, dieser Pflicht nachzukommen.

Wie vermeidest du Probleme?

Die Lösung ist einfach: Melde dich so schnell wie möglich im Transparenzregister an! Falls du bisher säumig warst:

1. Sofortige Nachmeldung: Trage die erforderlichen Daten ein, sobald dir dein Versäumnis auffällt. Das zeigt, dass du aktiv wirst, und könnte mögliche Bußgelder verringern.
2. Beratung einholen: Wenn du dir unsicher bist, wie du vorgehen sollst, ziehe einen Steuerberater oder Anwalt hinzu.
3. Fristen einhalten: Halte Änderungen, wie neue Gesellschafter oder Änderungen an den Beteiligungsverhältnissen, stets aktuell.

Warum das Transparenzregister auch eine Chance für dein Startup ist

Auf den ersten Blick wirkt das Transparenzregister wie eine weitere Bürokratiehürde. Doch es hat auch Vorteile:

• Es sorgt für mehr Vertrauen bei Banken, Investoren und Geschäftspartnern, weil deine Unternehmensstruktur offen und transparent ist.
• Es stärkt deine Compliance und zeigt, dass dein Startup gesetzliche Vorgaben ernst nimmt.
• Es hilft dir, von Anfang an eine saubere Dokumentation zu führen – etwas, das später bei größeren Deals oder Prüfungen Gold wert sein kann.

Transparenzregister leicht gemacht

Das Transparenzregister mag zunächst wie eine lästige Pflicht erscheinen, doch mit der richtigen Vorbereitung ist die Registrierung kein Hexenwerk. Für dein Startup ist es eine gute Gelegenheit, von Anfang an Ordnung in deine Unternehmensstrukturen zu bringen und gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Mit unserer Anleitung bist du bestens gerüstet, um dein Unternehmen erfolgreich und compliant aufzustellen.

Also: Pack’s an! Je schneller du die Registrierung erledigst, desto mehr kannst du dich wieder auf das konzentrieren, was wirklich zählt – dein Startup erfolgreich machen.