Wir kennen es alle: Montag. Eine neue Arbeitswoche fängt an. Das heißt, es stehen neue – manchmal auch alte – Aufgaben an, die erledigt werden müssen. Idealerweise setzt man sich mit seinem Team zusammen und bespricht den Ablauf der kommenden Woche. Nun sind wir auch schon beim Thema: Meetings. Besprechungen. Zusammenkünfte. Wie man es auch nennen möchte. Fakt ist, für ein funktionierendes Team ist ein Meeting unumgänglich. Denn Meetings bedeuten, dass Kommunikation stattfindet und ohne Kommunikation funktioniert kein Unternehmen. Wir haben uns gefragt, was der Grundgedanke hinter dem allseits bekannten Begriff “Meeting” ist und wie wichtig Meetings wirklich sind. Außerdem haben wir für euch zusammengefasst, welche Punkte helfen ein Meeting möglichst reibungslos durchzuführen, um zu verhindern, dass es in ein Kaffeekränzchen ausartet.
Was ist der Grundgedanke hinter Meetings?
Werfen wir einen Blick auf die Grunddefinition hinter dem Wort Meeting. Ein Meeting, oder eine Besprechung wird definiert als “[…] eine Zusammenkunft von Personen, die in einem speziellen Themenbereich arbeiten.”
Wir leben in einer sozialen Gesellschaft. Gesellschaft heißt, Menschen müssen den Umgang miteinander erlernen und so organisieren, dass wir untereinander gut auskommen. Das erfordert Kommunikation. Wir alle haben Aufgaben, die erledigt werden müssen. Wenn jeder dies im Alleingang macht, entsteht Chaos. Dinge können doppelt, falsch oder eventuell gar nicht gemacht werden. Deswegen ist die Absprache untereinander essentiell.
So entsteht ebenfalls die Möglichkeit, dass eine gesunde Demokratie herrscht. Man kann sich absprechen und gemeinsam Entscheidungen treffen. Gerade in Gründungsteams und in der Gründungsphase ist das unumgänglich, um ein beständiges Unternehmen zu führen.
Heutzutage, gerade in Homeoffice-Zeiten, kann das auf viele Arten stattfinden. Ob man nun das Privileg hat, dass man sich tatsächlich persönlich zu Meetings treffen kann, oder diese online stattfinden, ist zunächst zweitrangig. Je besser das Kommunikationsinstrument in einem Unternehmen aufgebaut ist, desto besser läuft die Dynamik innerhalb des Teams. Ergo: Desto besser läuft das gesamte Unternehmen. So entsteht ebenfalls die Möglichkeit Absprachen festzuhalten und zu protokollieren. Dementsprechend kann jeder auch nach dem Meeting auf generelle Informationen und Planungen zugreifen und alle sind auf dem gleichen Stand. Ein Haus, das mit sicheren Grundsteinen gebaut ist, anstatt auf Sand, kann nicht so leicht zusammenbrechen. Das Unternehmen wird so standhafter und droht nicht bei jeder Krise einzubrechen. Relevante, richtungsweisende Entscheidungen können durch Meetings gemeinsam getroffen werden. Hinzu kommt, dass man nicht nur Zeit und Geld spart, wenn sich alle gemeinsam absprechen, sondern man kommt auf eine Ebene mit seinem Team. Die Arbeit kann auf diesem Weg gemeinsam getan und erfolgreich erledigt werden.
Der Grundgedanke eines Meetings ist folglich Abläufe, Pläne und Aufgaben zu organisieren und zu delegieren.
Wie baut man ein Meeting sinnvoll auf?
Wir sind uns nun über den Grundgedanken eines Meetings bewusst. Sie dienen dazu einen Überblick über das Team und die gemeinsame Arbeit zu erlangen und am Laufen zu halten. Besonders in einer Zeit wie dieser, in der viele Menschen dazu gezwungen sind im Homeoffice zu arbeiten, ist gesunde Kommunikation umso wichtiger. Die essentiellen Punkte eines Meetings sollten einige Grundsteine beinhalten:
- Tagesordnungen bzw. Abläufe für die kommende Woche besprechen
- Aufgaben einteilen
- Demokratisch abstimmen
- Vorplanen und Ziele setzen
- Protokolle
- Last but not least: Feedback
Um ein Abschweifen zu verhindern, ist es sinnvoll eine Agenda bzw. einen Plan für das Meeting zu erstellen. Dies verhindert, dass wichtige Themen vergessen werden. Des Weiteren ist es so jedem möglich sich bereits vorab Gedanken zu machen, damit das Meeting möglichst effizient und praktisch abläuft. In dem Meeting selbst ist es sinnvoll einen Moderator zu haben, der dafür sorgt, dass die Teilnehmer nicht alle durcheinander reden und jeder Punkt nach und nach abgearbeitet wird. Strukturierte Diskussionen werden auf diesem Weg praktisch in Gang gesetzt und durchgeführt. Nicht zu vergessen ist die Wichtigkeit eines Protokollanten. Eine Person, die alle wichtigen Punkte mitschreibt und nach dem Meeting an die Teilnehmer schickt, oder auf die entsprechende Plattform hochlädt, damit das Team darauf zugreifen kann. Wir halten fest: Ein funktionierendes Meeting hängt nicht nur von der eigentlichen Durchführung des Meetings ab, sondern auch von der Vor- und Nachbereitung.
