Gerade Gründer pflegen ihre ersten Geschäftskontakte besonders sorgfältig. Selbstverständlich ohne sich anzubiedern. Feiert der Businesspartner ein Jubiläum oder stehen hohe Feiertage wie Weihnachten und Ostern ins Haus, kann die perfekte Gratulation lukrativen Folgeaufträgen Tür und Tor öffnen. Wie gestalten sich also mustergültige Glückwünsche in der Geschäftswelt?
Welche Anlässe eignen sich für Glückwünsche?
Gratulationen werden – insbesondere im Geschäftsleben – gezielt zu wichtigen Daten verteilt. Der Empfänger wird sich freuen, wenn er zu wichtigen Gelegenheiten eine kleine Aufmerksamkeit erhält. Achtung, wer zu häufig Glückwünsche überbringt, der macht sich unglaubwürdig oder langweilt. Das richtige Maß ist ausschlaggebend. Folgende Anlässe eignen sich perfekt für Glückwünsche im Business:
- Firmenjubiläum des Kunden
- Geburtstag
- Weihnachten / Jahresende
- Hochzeit
- Geburt eines Kindes
- Bestandene Prüfungen / Promotion
- Beförderung
- Ruhestand
Neben freudigen Festen existieren auch weniger schöne Anlässe, bei denen Mitgefühl und Aufmunterung gefragt sind. Bei Todesfällen oder einer schweren Krankheit sind ebenfalls ein paar herzliche Worte empfehlenswert.
Geburtstagskalender: Hilfreiches Tool in der Geschäftswelt?
Verstaubt und antiquiert wirkt das Wort “Geburtstagskalender”. Dabei ist es ein wichtiges Hilfsmittel, was die Beziehungspflege im Business anbelangt. Für den Gründer arbeitet bereits ein Sekretariat? Dann kann er die Führung des Geburtstagskalenders bequem delegieren. Wer noch selbst alle Prozesse in Händen hält, der organisiert den Glückwunschversand selbst.
In den meisten Fällen wird der Kalender elektronisch geführt. Am einfachsten ist es, die Geburtstage der Kontakte herauszufinden. Bei Mitarbeitern genügt ein Blick in die Akte oder den Arbeitsvertrag. Geschäftspartner sind häufig auf Plattformen wie Xing oder LinkedIn registriert. Wer dort miteinander verbunden ist, der entdeckt dort spielend die Geburtsdaten.
Vorsicht ist in Bezug auf den Datenschutz geboten. Solle eine Liste mit Namen und Geburtstagen aller Mitarbeiter erstellt und – wenn auch nur intern – veröffentlicht werden, so ist das Einverständnis jedes, betroffenen Arbeitnehmers einzuholen. Damit es im Nachhinein nicht zu Auseinandersetzungen kommt, wird die jeweilige Genehmigung idealerweise schriftlich erteilt.
Wie wird standesgemäß gratuliert?
Gewichtiger als eine schnelle E-Mail wirken Brief oder Karte. Schriftstücken mit Postversand ist der Vorzug zu geben. Das gilt insbesondere für Anlässe, bei denen aus der Masse herausgestochen werden soll. Die Kosten für Karte, Präsent und Porto dürfen selbstverständlich steuerlich geltend gemacht werden. Ein Anruf zum Geburtstag oder der Beförderung ist nur bei sehr engen Geschäftskontakten angebracht.
Je nachdem wie wichtig der Anlass sowie der Jubilar sind, wird wahlweise nur mit einer Karte oder mit einer Kombination aus schriftlichem Gruß und Präsent gratuliert. Hierbei ist darauf zu achten, ob und bis zu welcher Höhe der Empfänger überhaupt Geschenke annehmen darf. Möglicherweise genügt als Aufmerksamkeit bereits ein Griff in die wohl sortierte Giveaway-Box. Je näher der Jubilar einem steht oder bedeutender er ist, desto mehr Geld darf in das Präsent investiert werden. Beliebte Geschenke im Berufsleben sind:
- Blumen
- Pralinen
- Wein / Champagner
- Hochwertiger Kaffee-to-go-Becher
- Edle Lunchbox
- Kinogutscheine
- Schreibgerät
- Notizbuch
Bei der Auswahl von Geschenken ist immer auf den Geschmack und die Persönlichkeit des Empfängers zu achten. Wer keine Schokolade isst, der kann mit einer Schachtel Konfekt nichts anfangen. Egal, wie teuer und exklusiv das Produkt auch sein mag. Je mehr Hintergrundinformationen zum Jubilar vorliegen, desto einfacher die Geschenkauswahl. Gerne dürfen Tipps aus dem Umfeld eingeholt werden, falls einem selbst keine zündende Idee kommt.
Es mag sinnvoll sein, Karten in größerer Stückzahl zu bestellen. In der Vergangenheit war es oft Standard, einen Vorrat an Blanko-Karten zu besitzen. So konnte flexibel auf verschiedenste Anlässe reagiert werden. Bekommt der Geschäftspartner dreimal im Jahr die gleiche Karte, entsteht ein gewisser Wiedererkennungswert. Der Überraschungseffekt bleibt allerdings auf der Strecke. Praktisch sind Online-Druckereien, bei denen individuelle Karten erstellt und innerhalb weniger Tage verschickt werden. Bei einigen Portalen, wie zum Beispiel meine-kartenmanufaktur.de, ist sogar der Direktversand an den Kunden möglich. Im ersten Schritt wird das Design der Vorlage auf den Geschmack des Empfängers abgestimmt, danach ein persönlicher Text verfasst. Wird die Adresse des Jubilars eingetragen, spart der Gratulant Zeit und Portokosten.
Die passenden Worte für Anrede und Inhalt
Wird der Kontakt im täglichen Umgang geduzt, dann ist die Lösung einfach. In der Karte wird ebenfalls diese Form der pronominalen Anrede genutzt. Schwieriger ist es bei förmlicherem Umgang. Schließlich markiert ein Glückwunsch den Übergang ins private Leben. Dies sollte keinesfalls zum Anlass genommen werden, mit dem Duzen zu beginnen. Statt eines “Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname]” beginnt man aber den Brief oder die Karte besser mit einem “Liebe/r Frau/Herr [Nachname]”.
Ein schlichter Zweizeiler als Inhalt kann genügen. Wichtig ist, dass er sich persönlich liest. Abgedroschene Floskeln haben in Glückwünschen genauso wenig verloren, wie zu steife Formulierungen. Am besten nimmt man sich genügend Zeit und Ruhe, um die Gratulation zu schreiben. Über welche Worte würde sich der Verfasser freuen? Gibt es rückblickend Begebenheiten, die sich auf der Karte verwenden lassen? Die Gratulation braucht kein unvergleichliches, schriftstellerisches Meisterwerk zu werden. Sie sollte aber von Herzen kommen.
Wer für mehr Tiefgang oder gehobeneren Wortlaut sorgen möchte, der nutzt stimmige Zitate. Das Internet bietet einen gigantischen Fundus an Sprüchen und Versen für jeden Anlass. Gerade im Geschäftsleben greift man besser zu einem Klassiker als einem zu flapsigen Spruch. Aber auch hier lautet das Motto wieder, die Zeilen müssen dem Empfänger gefallen. Je lockerer dessen Persönlichkeit und der Umgang mit ihm ist, desto witziger darf das Zitat ausfallen. Bei Unschlüssigkeit wird immer der konservativere Weg gewählt. Gerade ein wichtiger Anlass im Berufsleben sollte uns Türen öffnen und nicht verschließen. Ist ein passender Spruch gefunden, wird er bei Karten gerne auf die Vorderseite oder die linke Innenseite gedruckt. Bei Briefen kann er auch in den Fließtext integriert werden.
Wann werden die Glückwünsche verschickt?
Optimal ist es, wenn die Gratulation direkt am Ehrentag ankommt. Das gilt vor allem für Gelegenheiten, die bereits im Vorfeld bekannt sind und zu denen der Jubilar im Büro anwesend sein wird. Normalerweise erreicht ein Schriftstück, welches am Morgen des Vortages aufgegeben wird, den Empfänger am nächsten Tag. Zur Sicherheit kann das Schreiben zwei Tage vor dem Jubiläum aufgegeben werden. Handelt es sich um ein spontanes Ereignis, wie etwa die Geburt eines Kindes, werden die Glückwünsche verschickt, nachdem man von dem freudigen Anlass in Kenntnis gesetzt wurde.
