Leitfaden: Steuererklärung für Gründer*innen

Gliederung: 

1. Welche Steuererklärungen müssen Gründer*innen abgeben? 
2. Ein Überblick: 
   • Einkommenssteuererklärung
   • Körperschaftssteuererklärung für Kapitalgesellschaften
   • Steuererklärung für die Umsatzsteuer
   • Steuererklärung für die Gewerbesteuer
   • Last but not least: Lohnsteuer
3. Fristen und Termine
4. Achtung! Betriebsprüfung

Steuererklärungen, wir alle kennen sie, denn jeder Mensch muss sich im Laufe seines Lebens wohl oder übel damit beschäftigen. Privatpersonen, ja, aber vor allem auch Gründer*innen und Unternehmer*innen. Man kann sie mittels des elektronischen Elster-Formulars abgeben oder Hilfen wie Steuerberater oder den Steuer-Hilfsverein hinzuziehen. Was genau ist aber anders, wenn man ein Unternehmen leitet? Auf welche Rechtsformen muss man achten, welche Details sind wichtig – kurz und gut: Welche Steuererklärungen müssen Gründer*innen abgeben? Wir haben uns für euch schlau gemacht! 

Welche Steuererklärungen müssen Gründer*innen abgeben?

Welche Steuererklärungen Gründer*innen, grundsätzlich elektronisch, abgeben müssen, hängt von der jeweiligen Rechtsform des entsprechenden Unternehmens ab. Die Regelungen variieren also von Rechtsform zu Rechtsform. Grundsätzlich kann zwischen folgenden entschieden werden: 

1. Einzelunternehmer und Personengesellschaften: Steuererklärung für Einkommenssteuer
2. Kapitalgesellschaften z.B. GmbH und UG: Steuererklärung für Körperschaftssteuer
3. Alle Unternehmen (ausgenommen Kleinunternehmerregelung): Umsatzsteuererklärung
4. Steuererklärung für Gewerbesteuer (Ausgenommen Freiberufler) 
5. Für Mitarbeiter: Anmeldung der Lohnsteuer 

Das sind alles viele Wörter, was auf einen Schlag überfordernd wirken kann. Aus diesem Grund haben wir die einzelnen Steuererklärungen nochmals für euer Verständnis erläutert. 

Einkommenssteuererklärung

Wenn es um Einzelunternehmen oder um eine Personengesellschaft geht, findet die Ermittlung der eigenen Steuerzahlung über die Einkommenssteuererklärung statt. Nur, wie  ermittelt man das zu versteuernde Einkommen in der Steuererklärung? Kurz gesagt, fließen Einkünfte aus verschiedenen Tätigkeiten in diese Steuererklärung ein. Zum Beispiel die Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit, aus dem Gewerbebetrieb, aus Vermietungen und aus selbstständiger Arbeit. Für das Einkommen aus einem Gewerbebetrieb oder aus selbstständiger Arbeit kann eine amtliche Vorlage zur Einnahmen Überschuss Rechnung verwendet werden. Wenn der Umsatz des Unternehmens jedoch im Jahr weniger als 17.500 Euro beträgt, kann die Einnahmen Überschuss Rechnung formlos erfolgen und einfach der Steuererklärung hinzugefügt werden. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn man nebenberuflich einer selbstständigen Tätigkeit nachgeht, und diese den genannten Umsatz nicht übersteigt. 

Hinzu kommen ebenfalls Geldwerte Vorteile, wie zum Beispiel ein Firmenwagen. Kurz erklärt entsteht ein geldwerter Vorteil, wenn Gründer*innen den Firmenwagen privat nutzen. Dann gibt es für die Versteuerung geldwerter Vorteile zwei Möglichkeiten: Zum einen die Versteuerung mittels der 1% Regelung und zum anderen die Versteuerung der tatsächlichen privaten Nutzung mittels eines Fahrtenbuches. 

Grundsätzlich können in der Steuererklärung selbst verschiedene Posten abgesetzt werden, um eine Verringerung der Steuerlast zu erzielen.

Körperschaftssteuererklärung für Kapitalgesellschaften

Bei Kapitalgesellschaften sieht das schon etwas anders aus. Sie zahlen Körperschaftssteuer an das jeweils zuständige Finanzamt. Als Grundlage hierzu dient die Ermittlung der Körperschaftssteuer durch den Gewinn/Verlust des Unternehmens Umsatzes – Damit hängt der Jahresabschluss, welchen jedes Unternehmen vornehmen muss, eng zusammen. Dieser wird nach den Vorgaben des Handelsgesetzbuches aufgestellt. Es ist ebenfalls eine Steuerbilanz für die Körperschaftssteuererklärung notwendig, welche jedoch von der Handelsbilanz abweichen kann. Als Alternative kann in der vorgenommenen Steuererklärung ein Korrekturposten für die jeweilige Anpassung der Handelsbilanz gebildet werden. 

Steuererklärung für die Umsatzsteuer

Alle Unternehmer*innen sind in Deutschland zum Umsetzen einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Eine Ausnahme sind Gründer*innen welche die Kleinunternehmenregelung in Anspruch nehmen, wenn ihr Umsatz den Freibetrag nicht überschreitet. Unterjährig müssen Unternehmen eine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung am zuständigen Finanzamt vornehmen. Der erhaltene Umsatz bzw. die Mehrwertsteuer wird mit der gezahlten Vorsteuer verrechnet und an das Finanzamt abgeführt. Letztendlich wird in der jährlichen Umsatzsteuererklärung endgültig geprüft, ob auch alle Umsatzsteuern korrekt abgeführt wurden. Die Steuererklärung am Jahresende hingegen dient dem Zweck, mögliche Nachzahlungen oder aber Guthaben zu veranlassen. Wie bereits erwähnt sind alle Selbstständigen zum Jahresende dazu verpflichtet eine Steuererklärung zur Umsatzsteuer abzugeben. Ausgenommen sind Kleinunternehmer. 

Steuererklärung für die Gewerbesteuer

In Deutschland muss ebenfalls jeder angemeldete Betrieb eine Gewerbesteuer zahlen, welche von den jeweils zuständigen Gemeinden erhoben wird. Freiberufler sind allerdings von dieser Regelung befreit und müssen dies auch nicht in ihrer Steuererklärung berücksichtigen. Die Regelungen hierbei lauten wie folgt: Einzelunternehmer und Personengesellschaften müssen erst ab einem jährlichen Gewinn von 24.500 Euro Gewerbesteuer zahlen. Ist der Gewinn höher, muss eine Gewerbesteuer ermittelt werden. In der Steuererklärung für die Einkommenssteuer ist die Gewerbesteuer anrechenbar und mindert die Einkommenssteuer. Kapitalgesellschaften, also GmbH, UG und AG ist kein Freibetrag der Gewerbesteuer in der Steuererklärung zugesprochen. 

Last but not least: Lohnsteuer

Lohnsteuer kennen die meisten, jedoch ist es für neue Gründer*innen zunächst eine Umstellung die Lohnsteuer aus der Perspektive des Arbeitgebers vorzunehmen. Grundsätzlich gilt, dass für alle angestellten Mitarbeiter eine Lohnsteuer entrichtet werden muss. Dies gilt ebenfalls für Gründer*innen, wenn sich diese selbst als Geschäftsführer in einer GmbH anstellen. Sie können sich als Geschäftsführer*innen einer Kapitalgesellschaft entlohnen, eine individuelle Steuererklärung anfertigen und einreichen. Jedoch gibt ein Unternehmen am Jahresende keine gesammelte Lohnsteuererklärung für die Angestellten ab, da dies jeder individuell in der eigenen Einkommenssteuerklärung tut. 

Fristen und Termine

So viele Worte und so viel Papierkram. Die ganze Arbeit nützt jedoch nichts, wenn man die Regeln und Fristen nicht einhält. Diese sollten also stets eingetragen und vermerkt werden. Die Einreichung einer Steuererklärung geschieht immer bis zum 31. Juli des jeweiligen Folgejahres. Lässt man die Steuererklärung durch einen Steuerberater machen, hat dieser jedoch sogar bis zum 28. Februar des Folgejahres Zeit, die vorgenommene Steuererklärung einzureichen. Diese Fristen dienen nicht nur  dem Zwecke von Organisation und Einhaltung, sondern ebenfalls den Festsetzungen der Voraussetzungen für die Einkommens-, Körperschafts- oder Gewerbesteuern im Folgejahr. Unterjährige hingegen zahlen Abschlagszahlungen bei der Lohn- und Umsatz bzw. Mehrwertsteuer. Sie sind ebenfalls bis zum 10. des Folgemonats einzureichen, es sei denn, es wurde eine Dauerfristverlängerung beantragt. 

Achtung: Betriebsprüfung!

Nun könnte man meinen, das ist ja alles schön und gut, aber wie soll das alles kontrolliert werden? Nun, jede*r Unternehmer*in sollte damit rechnen, dass zum Schluss eines Steuerjahres und der Einreichung der Steuererklärung eine Betriebsprüfung erfolgen kann. Achtung! Diese muss nicht vorangemeldet sein, da die Betriebsprüfung nicht zwingender Weise einem Verdachtsmoment oder einer fehlerhaften Steuererklärung nachgehen muss. Vom Finanzamt werden hier steuerrelevante Sachverhalte im Unternehmen kontrolliert. Man sollte also alle Dokumente sauber geordnet vorliegen haben, um die richtige Berechnung der eigenen Steuerlast nachweisen zu können. Schaden kann das nie. 

Kleine große Helfer: Tools

Hilfreich in der Steuererklärung sind ebenfalls die Buchhaltungsprogramme Fastbill und Lexoffice. Hier habt ihr alle Daten, Statistiken und Steuererklärungen an einem Ort, könnt über das Programm Steuerberater direkt hinzuziehen oder auf das ELSTER-Formular zugreifen.