Endlich der eigene Chef werden – ein Traum, den sich hierzulande immer noch sehr viele Menschen erfüllen. Die Gründung eines Unternehmens stellt dabei einen Prozess dar, der viele Hürden mit sich bringt. Ist es einmal geschafft, wird die Arbeit jedoch nicht weniger und kann einem schnell über den Kopf wachsen. In vielen Startups gibt es deshalb starkes Optimierungspotenzial. Inzwischen haben Gründer allerdings die Möglichkeit, verschiedene Tools zu nutzen – um dieses Potenzial auch auszunutzen. Gerade bei den eher ungeliebten Aufgaben wie beispielsweise der Buchhaltung lässt sich der Rotstift ansetzen. Dank intelligenter Softwarelösungen reduziert sich der Aufwand hier auf ein Minimum. So freigewordene Zeit lässt sich in das eigentliche Kerngeschäft stecken. In welchen Bereichen bieten digitale Hilfen noch Optimierungspotenzial?
Buchhaltungssoftware: Ein großer Schritt Richtung Effizienz
Buchhaltung ist und bleibt ein Aspekt, um den sich Unternehmer – und Gründer – gern drücken. Das Buchen von Ein- und Ausgängen ist ein Bereich, in dem einfach sehr viel Zeit verloren geht. Während sich im Mittelstand und Konzernen ganze Abteilungen nur mit der Buchhaltung und dem Controlling befassen, fehlt Gründern im Startup dieses Potenzial. Entweder wird der Bereich einfach an einen Buchhaltungsservice bzw. den Steuerberater ausgelagert. Oder Gründer übernehmen das Ganze selbst.
In der Praxis fehlen also entweder Geld oder Zeit. Letztere ist in dieser schwierigen Phase eigentlich extrem wichtig. Gründer müssen sich um das Kerngeschäft kümmern, um ihr Unternehmen nach vorn zu bringen.
Komplett ausblenden lässt sich das Thema Buchhaltung nicht. Aber: Wer als Unternehmer von der ersten Minute Wert darauf legt, hier so wenig wie möglich Zeit „zu verschwenden“, gewinnt Potenzial. Gute Buchhaltungssoftware ist heute in der Lage, viele Aufgaben zu übernehmen. Beispiel Mietzahlungen: Hierbei handelt es sich um wiederkehrende Betriebsausgaben. Intelligente Software ist in der Lage, diese automatisch den entsprechenden Konten zuzuweisen.
Gleiches passiert mit Zahlungsein- und Ausgängen. Hier zieht die Software automatisch die Mehrwertsteuer. Selbst das Forderungsmanagement kann mit einer entsprechend leistungsstarken Buchhaltungssoftware bis zu einem gewissen Grad automatisiert werden.
Bereiche, in denen Software zu einer höheren Automatisierung führt:
- Erfassen von Zahlungsvorgängen
- Zuweisung zu einzelnen Konten
- Forderungskontrolle
- laufende betriebswirtschaftliche Auswertung.
Das Ziel: Durch einen höheren Grad an Digitalisierung und Automatisierung bleibt den Gründern eines Startups am Ende einfach mehr Zeit, um sich auf das eigentliche Kerngeschäft zu konzentrieren.
Bürosoftware: Mit einfachen Mitteln viel erreichen
Office Tools auf dem Rechner kennt eigentlich jeder Anwender. Besonders Word und Excel gehören – neben ähnlichen Anwendungen aus dem Open-Source-Bereich – zu den besonders oft im Einsatz befindlichen Tools. Kleinere Unternehmen nutzen Bürosoftware auf einem recht einfachen Niveau.
Hier vielleicht ein Muster für Angebote an Kunden und da eine kurze Übersicht zur Buchhaltung. In vielen Unternehmen und Startups sind in den zurückliegenden Jahren die Datenmengen extrem gewachsen. Stellt sich eine Frage: Wie schnell mit dieser Fülle umgehen – gerade, wenn es um einfache Auswertung und Übersichtlichkeit geht? Wer als Gründer das Potenzial der Anwendungen kennt und eine ungefähre Ahnung davon hat, wie die einzelnen Tools funktionieren, kommt schnell sehr weit. Ein Beispiel sind sogenannte Pivot-Tabellen. Es gibt immer noch Gründer und Unternehmer, denen dieser Ausdruck nicht geläufig ist. Damit lassen sich große Datenmengen erfassen und auswerten – ohne, dass der originale Datensatz geändert werden muss.
Auf diese Weise werden Pivot-Tabellen – die lange in den USA eine von Microsoft eingetragene Marke waren – zu einem sehr flexiblen Instrument in der Datenauswertung. Quasi auf Knopfdruck lassen sich Daten in einer Tabelle neu anordnen bzw. unter verschiedenen Gesichtspunkten auswerten. Moderne Bürosoftware kann noch mehr. Einige der Tools sind inzwischen beispielsweise in der Lage, den Businesskalender auszulesen und zu analysieren. Hierdurch erhalten Gründer Einblick, wie viel Zeit für einzelne Projekte eingesetzt werden muss. Außerdem können Unternehmen, die viel mit Fremdwährungen arbeiten, Währungen direkt umrechnen lassen – und behalten so immer den Überblick.
Projektsoftware: Projektmanagement leicht gemacht
Unternehmen entstehen nicht zum Selbstzweck. Hinter jeder Gründung stehen eine Geschäftsidee und meist ein Produkt. Diese Eindimensionalität wird überraschend vielschichtig, wenn auf den Alltag der Gründer geblickt wird. Oft werden verschiedene Projekte – von der Entwicklung übers Marketing bis zum Vertrieb – betreut und abgearbeitet.
Kein Unternehmer hat die Zeit, sich immer wieder neu in die einzelnen Projekte einzuarbeiten. Mittlerweile setzen Startups (und etablierte Unternehmen) auf Projektsoftware, um den Überblick zu behalten – und alle Ressourcen optimal auszunutzen.
Bekannte Applikationen im Bereich des Projektmanagements sind:
- Trello
- Slack
- Evernote
- Jiro.
Ziel der Softwaretools ist eine effiziente Verwaltung und die optimale Verteilung von Ressourcen. Hierfür können sich Unternehmer zu Administratoren machen oder Projektverantwortliche benennen und über die Software Aufgaben verteilen. Im Rahmen der Flow-Charts lässt sich sehr schnell erkennen, wie weit die einzelnen Arbeiten voranschreiten, ob Bearbeiter immer noch im Plan sind oder ob es inzwischen an irgendeiner Stelle hakt. Besonders übersichtlich sind Tools, in denen der Fortschritt grafisch dargestellt wird. Hier reicht ein Blick, um sich zu informieren. Teilweise gehört zum Umfang der Projektsoftware auch die Möglichkeit, Dokumente zu teilen bzw. diese intern zu bearbeiten oder zum Review freizugeben. Welche Projektsoftware sich für ein Startup besonders eignet, ist pauschal schwierig einzuschätzen. Aufgrund der recht individuellen Funktionsunterschiede und Anforderungsprofile kommen Gründer nicht daran vorbei, sich mit diesem Thema für die Auswahl etwas intensiver auseinanderzusetzen.
Weitere digitale Hilfen
Digitalisierung hat inzwischen viele Branchen erfasst. Darunter sind teils sehr allgemeine Tools, zu denen verschiedene webbasierte Softwareanwendungen gehören. Diese basieren oft auf dem sogenannten SaaS-Prinzip – also Software als Serviceleistung. Ein Bereich umfasst die Buchhaltung und das Forderungsmanagement. Softwarebasiert werden hier unter anderem Belege usw. digitalisiert sowie eine direkte Anbindung zum Steuerberater oder dem Finanzamt zur Verfügung gestellt. Auch die bekannten CRM- und ERP-Software-Lösungen sind vor allem bei weiterem Unternehmenswachstum eine wichtige Stütze.
Eine zweite sehr wichtige digitale Hilfe sind Messenger, welche Konferenzschaltungen und Videotelefonie ermöglichen. Bisher war hier Skype einer der Spitzenreiter. Mit Zoom ist in jüngster Zeit ein Mitspieler zunehmend wichtiger geworfen, auf den immer mehr Unternehmen setzen.
Eher branchenspezifische Lösungen sind Tools zur Überwachung von Produkten. Ein einfaches Beispiel wäre das digitale Monitoring von IPC-Behältern. Hier ist die Technik inzwischen so weit, dass Unternehmen:
- Füllstand
- Lage/Kippzustand
- Temperatur
auch über große Distanzen überwachen können. Hierfür werden die IPC-Behälter einfach mit Sensoren ausgestattet, welche die entsprechenden Daten sammeln und per Funkverbindung einfach übertragen. Zu den digitalen Unterstützern, mit denen inzwischen viele Gründer arbeiten, gehören auch Kalender, welche über die gewöhnliche Funktion weit hinausgehen. Mittlerweile können die meisten digitalen Kalender Termine teilen bzw. direkt mit anderen Teilnehmern synchronisieren. Der Vorteil: Auf diese Weise ist allen Mitarbeitern klar, wann Gründer erreichbar sind – und wann nicht. Die Liste der Tools lässt sich noch deutlich erweitern. Gerade, wenn es um das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten geht, bieten sich heute verschiedene Cloud-basierte Lösungen an. Der Vorteil: Unternehmen können vollkommen unabhängig von der eigenen IT arbeiten und müssen sich auch um Aspekte wie Backups keine Gedanken machen.
Fazit: Gründer nutzen zunehmend mehr digitale Tools
In den letzten Jahren hat die Digitalisierung mehr und mehr an Fahrt aufgenommen. Gerade im Bereich der Buchhaltungssoftware lässt sich heute in der Gründungsphase oft sehr effizient und zielgerichtet arbeiten. Statt die Bücher nach dem Motto „Schuhkarton“ zu führen, gibt es mit den neuen Suiten sehr viele Möglichkeiten, einzelne Zahlungsvorgänge Konten zuzuweisen oder Daten direkt an den Steuerberater zu verschicken. Aber auch Bürosoftware oder branchenspezifische Lösungen haben heute das Potenzial, Gründern sehr viel an Aufwand abzunehmen. Eine Entwicklung, die nicht auf dem heutigen Stand stehenbleiben wird. Gerade beim Thema Digitalisierung ist anzunehmen, dass sich aktuelle Trends fortsetzen und an Bedeutung gewinne werden.
