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Eine Preiskalkulation beantwortet die wichtigste Frage jeder Gründung: Zu welchem Preis musst du dein Produkt oder deine Dienstleistung verkaufen, damit alle Kosten gedeckt sind und am Ende ein Gewinn bleibt? In diesem Ratgeber findest du das Kalkulationsschema für Handel, Produktion und Dienstleistung, jede Formel mit einem durchgerechneten Beispiel, die Preisuntergrenzen und die Fehler, die Gründer am häufigsten machen. Die Anleitung führt Schritt für Schritt vom Einkaufspreis bis zum Verkaufspreis.

Wie du aus dem errechneten Wert eine Preisstrategie machst, also wie du dich gegenüber der Konkurrenz positionierst und Preise durchsetzt, erklärt unser Ratgeber Preise festlegen in der Selbstständigkeit. Hier geht es um die Rechnung dahinter.

Was ist eine Preiskalkulation? Definition und Ziel

Die Preiskalkulation ist die Berechnung des Verkaufspreises aus den Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung. Sie gehört zur Kostenträgerrechnung im Controlling und beantwortet drei Fragen: Was kostet mich eine Einheit (Selbstkosten)? Welcher Gewinnaufschlag kommt dazu? Und welcher Preis ergibt sich daraus für die Kunden, mit oder ohne Umsatzsteuer?

Für Gründer hat die Preiskalkulation zwei Aufgaben. Sie zeigt im Businessplan, ob das Geschäftsmodell trägt, und sie liefert die Preisuntergrenze, unter der du kein Angebot abgeben solltest. Die IHK Chemnitz nennt als gängige Methoden der Preiskalkulation die Zuschlagskalkulation für Handel und Dienstleister und den Stundenverrechnungssatz für das Handwerk (IHK Chemnitz). Wer einen Businessplan erstellt oder den Gründungszuschuss beantragt, braucht diese Rechnung ohnehin.

Die drei Kalkulationsarten

KalkulationsartAusgangspunktFrageTypischer Einsatz
VorwärtskalkulationEinkaufspreis oder KostenWelcher Verkaufspreis deckt alle Kosten plus Gewinn?eigenes Angebot, neues Produkt
RückwärtskalkulationMarktpreisWie viel darf das Produkt im Einkauf höchstens kosten?Sortiment im Handel, Preisdruck durch Konkurrenz
DifferenzkalkulationEinkaufspreis und MarktpreisWie viel Gewinn bleibt bei beiden festen Preisen?Prüfung, ob sich ein Artikel lohnt

Die Kosten: Was in die Preiskalkulation gehört

Bevor du rechnest, brauchst du saubere Daten zu deinen Kosten. Vier Begriffe tauchen in jedem Kalkulationsschema auf:

  • Einzelkosten lassen sich einem Produkt direkt zuordnen, etwa das Material für ein Möbelstück (Materialeinzelkosten) oder die Arbeitszeit an genau diesem Auftrag (Fertigungslöhne).
  • Gemeinkosten fallen für das ganze Unternehmen an und lassen sich nur über einen Zuschlag verteilen: Miete, Software, Versicherungen, Verwaltung, Vertrieb, Buchhaltung.
  • Fixe Kosten bleiben gleich, egal wie viel du verkaufst, zum Beispiel die Miete oder die Grundgebühr deines Shopsystems.
  • Variable Kosten steigen mit jeder verkauften Einheit, etwa Wareneinsatz, Verpackung, Versand oder Zahlungsgebühren.

Einzelkosten sind meist variabel, Gemeinkosten meist fix, aber nicht immer. Wichtig ist, dass du alle anfallenden Kosten erfasst, auch die, die nicht auf dem Kontoauszug stehen. Dazu gehört bei Einzelunternehmern der eigene Unternehmerlohn: Er ist keine Betriebsausgabe, muss aber über den Preis verdient werden. Eine Übersicht über Ein- und Ausgaben liefert dir deine Buchhaltung oder ein Liquiditätsplan.

Preiskalkulation im Handel: das Kalkulationsschema mit Beispiel

Im Handel und im Online-Shop kaufst du Ware ein und verkaufst sie weiter. Die Berechnung des Verkaufspreises folgt dann der Handelskalkulation. Das Beispiel: Ein Online-Shop verkauft Trinkflaschen an Privatkunden. Der Lieferant nennt einen Listeneinkaufspreis von 10,00 Euro netto je Flasche.

SchrittRechnungBetrag je Flasche
ListeneinkaufspreisPreisliste des Lieferanten10,00 €
minus Liefererrabatt10 % vom Listeneinkaufspreis1,00 €
= Zieleinkaufspreis9,00 €
minus Liefererskonto2 % vom Zieleinkaufspreis0,18 €
= Bareinkaufspreis8,82 €
plus BezugskostenFracht, Zoll, Verpackung des Lieferanten0,68 €
= Bezugspreis (Einstandspreis)9,50 €
plus Handlungskosten40 % vom Bezugspreis (Miete, Software, Marketing, Personal)3,80 €
= Selbstkosten13,30 €
plus Gewinnzuschlag20 % von den Selbstkosten2,66 €
= Nettoverkaufspreis15,96 €
plus Umsatzsteuer19 %3,03 €
= BruttoverkaufspreisPreis im Shop18,99 €

Die Frage „Wie berechnet man den Zieleinkaufspreis?“ beantwortet die zweite Zeile: Listeneinkaufspreis minus Liefererrabatt. Ziehst du davon das Skonto ab, erhältst du den Bareinkaufspreis. Verkaufst du an Geschäftskunden, kommen auf der Verkaufsseite noch Kundenskonto und Kundenrabatt hinzu. Beide werden vom späteren Preis aus gerechnet („im Hundert“), weil der Kunde sie vom Endbetrag abzieht.

Woher kommen die 40 Prozent Handlungskosten? Du teilst die Gemeinkosten eines Jahres durch den Wareneinsatz desselben Jahres. Wer 60.000 Euro Gemeinkosten bei 150.000 Euro Wareneinsatz hat, rechnet mit einem Zuschlag von 40 Prozent. Für das erste Jahr schätzt du beide Werte aus deinem Plan und prüfst sie nach sechs Monaten.

Kalkulationszuschlag, Kalkulationsfaktor und Handelsspanne

Damit du nicht jedes Mal das ganze Kalkulationsschema durchrechnen musst, fasst der Handel die Schritte zu drei Kennzahlen zusammen. Alle drei beziehen sich auf den Nettoverkaufspreis.

KennzahlFormelWert im Beispiel
Kalkulationszuschlag(Nettoverkaufspreis − Bezugspreis) ÷ Bezugspreis × 10068,0 %
KalkulationsfaktorNettoverkaufspreis ÷ Bezugspreis1,68
Handelsspanne(Nettoverkaufspreis − Bezugspreis) ÷ Nettoverkaufspreis × 10040,5 %

Die Formel für den Kalkulationszuschlag beantwortet die häufige Frage „Wie viel Prozent Aufschlag auf den Einkaufspreis?“. Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht: Der Aufschlag hängt davon ab, wie hoch deine Gemeinkosten sind und welchen Gewinn du anstrebst. Verwechsle Aufschlag und Spanne nicht. 68 Prozent Aufschlag auf den Einkauf sind nur 40,5 Prozent Spanne vom Verkaufspreis. Wer mit Lieferanten oder Investoren über „Marge“ spricht, sollte deshalb immer sagen, welche Größe gemeint ist.

Rückwärtskalkulation: vom Marktpreis zum maximalen Einkaufspreis

Oft ist der Preis vom Markt vorgegeben, weil die Konkurrenz dieselbe Flasche für 24,99 Euro anbietet. Dann rechnest du rückwärts: 24,99 Euro brutto geteilt durch 1,19 ergibt 21,00 Euro netto. Geteilt durch deinen Kalkulationsfaktor von 1,68 bleiben 12,50 Euro. So viel darf dich die Flasche einschließlich Bezugskosten höchstens kosten, wenn du deine Gemeinkosten und deinen Gewinnzuschlag halten willst. Bietet der Lieferant nur teurer an, musst du verhandeln, den Zuschlag senken oder das Produkt aus dem Sortiment nehmen.

Zuschlagskalkulation für Produktion und Handwerk

Wer selbst herstellt, rechnet mit der Zuschlagskalkulation. Sie trennt Material und Fertigung und schlägt auf jede Gruppe der Einzelkosten den passenden Anteil der Gemeinkosten auf. Die IHK Pfalz beschreibt sie als möglichst einfache Kalkulation der Preise: Auf die Herstellungs- oder Bezugskosten wird ein Prozentsatz aufgeschlagen, der alle anfallenden Kosten deckt (IHK Pfalz).

Das Beispiel: Eine Manufaktur fertigt Schneidebretter aus Eichenholz.

PositionRechnungBetrag je Brett
MaterialeinzelkostenHolz, Öl6,00 €
plus Materialgemeinkosten (MGK)10 % der Materialeinzelkosten0,60 €
= Materialkosten6,60 €
FertigungslöhneArbeitszeit am Brett9,00 €
plus Fertigungsgemeinkosten120 % der Fertigungslöhne10,80 €
= Fertigungskosten19,80 €
= HerstellkostenMaterialkosten + Fertigungskosten26,40 €
plus Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten15 % der Herstellkosten3,96 €
= Selbstkosten30,36 €
plus Gewinnzuschlag15 % der Selbstkosten4,55 €
= Nettoverkaufspreis34,91 €
plus Umsatzsteuer 19 %6,63 €
= Bruttoverkaufspreis41,54 €

Damit sind zwei weitere Fragen beantwortet. Die Zuschlagsgrundlage ist die Größe, auf die ein Zuschlag gerechnet wird: für die Materialgemeinkosten die Materialeinzelkosten, für die Fertigungsgemeinkosten die Fertigungslöhne, für Verwaltung und Vertrieb die Herstellkosten. Und der Unterschied zwischen Herstellkosten und Selbstkosten: Die Herstellkosten umfassen nur Material und Fertigung, die Selbstkosten zusätzlich Verwaltung und Vertrieb.

Wie berechnest du die MGK oder einen anderen Zuschlagssatz? Du teilst die Gemeinkosten eines Bereichs durch seine Zuschlagsgrundlage. Hat die Werkstatt im Jahr 54.000 Euro Fertigungsgemeinkosten (Maschinen, Strom, Werkstattmiete) bei 45.000 Euro Fertigungslöhnen, beträgt der Zuschlag 120 Prozent. Unter die Gemeinkosten fällt alles, was du keinem einzelnen Produkt zuordnen kannst: Miete, Energie, Abschreibungen, Versicherungen, Verwaltung, Marketing und die Software für Buchhaltung und Vertrieb.

Preiskalkulation für Dienstleister: der Stundensatz

Dienstleister und Selbstständige ohne Ware rechnen mit einem Stundensatz. Das Existenzgründungsportal des Bundeswirtschaftsministeriums beschreibt den Weg: Die Summe der Betriebsausgaben geteilt durch die fakturierbaren Arbeitsstunden ergibt den Mindeststundensatz, um keinen Verlust zu machen. Wer davon leben will, rechnet die notwendigen Privatentnahmen und die privaten Steuern dazu (Existenzgründungsportal).

Das Beispiel: Eine Designerin macht sich als Einzelunternehmerin selbstständig.

SchrittRechnungErgebnis
Arbeitstage365 Tage − 104 Wochenendtage − 10 Feiertage − 30 Urlaubstage − 10 Krankheitstage − 5 Fortbildungstage206 Tage
Arbeitsstunden206 Tage × 8 Stunden1.648 Stunden
fakturierbare Stunden65 % davon, der Rest geht für Akquise, Angebote, Buchhaltung und Verwaltung1.071 Stunden
Betriebsausgaben im JahrSoftware, Hardware, Versicherungen, Arbeitszimmer, Steuerberatung14.000 €
Unternehmerlohn im JahrLebenshaltung, Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge, Einkommensteuer60.000 €
Kostendeckender Stundensatz74.000 € ÷ 1.071 Stunden69,09 €
plus Gewinn- und Wagniszuschlag10 %76,00 € netto
plus Umsatzsteuer 19 %90,44 € brutto

Der häufigste Fehler steckt in der dritten Zeile. Wer mit 1.648 Stunden rechnet, kommt auf einen Stundensatz von rund 45 Euro und merkt erst nach einem Jahr, dass die Hälfte der Zeit unbezahlt war. Für Handwerksbetriebe mit Angestellten heißt dieselbe Rechnung Stundenverrechnungssatz: Dort stehen statt des Unternehmerlohns die Lohnkosten mit Lohnnebenkosten und die Fehlzeiten der Mitarbeiter.

Ob 76 Euro am Markt durchsetzbar sind, ist die zweite Frage. Liegt dein Satz deutlich über dem, was die Zielgruppe zahlt, brauchst du bessere Argumente oder geringere Kosten. Liegt er weit darunter, hast du wahrscheinlich Kosten vergessen.

Divisionskalkulation: wenn du nur ein Produkt hast

Stellst du ein einziges Produkt in großer Menge her, reicht die einfache Divisionskalkulation. Eine Kaffeerösterei mit nur einer Sorte und 84.000 Euro Gesamtkosten im Jahr verkauft 12.000 Packungen. Die Selbstkosten je Packung betragen 84.000 ÷ 12.000 = 7,00 Euro. Darauf kommen Gewinnzuschlag und Umsatzsteuer. Sobald mehrere Sorten unterschiedlich aufwendig sind, wird die Rechnung ungenau, und du wechselst zur Zuschlagskalkulation.

Preisuntergrenze und Deckungsbeitrag

Die Selbstkosten sind die langfristige Preisuntergrenze: Darunter verlierst du mit jedem Verkauf Geld, sobald alle Fixkosten bezahlt werden müssen. Die kurzfristige Preisuntergrenze sind die variablen Stückkosten. Ein Preis darüber bringt wenigstens einen Beitrag zu den Fixkosten, etwa bei einem Abverkauf oder einem Zusatzauftrag, für den keine neuen Fixkosten entstehen.

Der Deckungsbeitrag ist die Differenz zwischen Nettoverkaufspreis und variablen Stückkosten. Im Trinkflaschen-Beispiel kostet eine Flasche variabel 9,50 Euro Bezugspreis plus 1,46 Euro für Versandkarton und Zahlungsgebühr, zusammen 10,96 Euro. Bei 15,96 Euro Nettoverkaufspreis bleiben 5,00 Euro Deckungsbeitrag je Flasche.

Hat der Shop 36.000 Euro Fixkosten im Jahr, liegt der Break-even bei 36.000 ÷ 5,00 = 7.200 Flaschen im Jahr, also 600 im Monat. Das entspricht einem Umsatz von 114.912 Euro netto. Wie du diese Gewinnschwelle für dein ganzes Unternehmen berechnest, zeigt unser Ratgeber zum Break-even-Point.

Umsatzsteuer, Kleinunternehmer und Preisangabe

Kalkuliert wird immer netto, denn die Umsatzsteuer gehört nicht dir, sondern dem Finanzamt. Der allgemeine Steuersatz beträgt nach § 12 Abs. 1 UStG 19 Prozent, der ermäßigte Satz für bestimmte Waren wie die meisten Lebensmittel und Bücher nach § 12 Abs. 2 UStG 7 Prozent (§ 12 UStG).

Gegenüber Privatkunden musst du den Gesamtpreis angeben, also den Preis einschließlich Umsatzsteuer. Das verlangt § 3 Abs. 1 der Preisangabenverordnung (§ 3 PAngV). Für Geschäftskunden darfst du Nettopreise nennen.

Als Kleinunternehmer stellst du keine Umsatzsteuer in Rechnung, solange dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 UStG). Dein Nettopreis ist dann zugleich der Endpreis. Dafür kannst du keine Vorsteuer abziehen: Die Umsatzsteuer auf deinen Einkauf ist für dich Kosten und gehört in die Preiskalkulation. Ob sich die Regelung für dich lohnt, erklärt unser Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.

Preiskalkulation mit Excel: eine einfache Vorlage

Eine eigene Vorlage für die Preiskalkulation in Excel oder einer anderen Tabellen-Software baust du in zehn Minuten. Trag in Spalte A die Begriffe aus dem Kalkulationsschema ein und in Spalte B die Werte. Im Handelsbeispiel stehen in B1 der Listeneinkaufspreis, in B2 der Rabatt in Prozent, in B3 das Skonto, in B4 die Bezugskosten, in B5 der Handlungskostenzuschlag und in B6 der Gewinnzuschlag, Prozentwerte als Prozentzahl formatiert. Die Formeln stehen darunter in B7 bis B12:

  • Zieleinkaufspreis: =B1*(1-B2)
  • Bareinkaufspreis: =B7*(1-B3)
  • Bezugspreis: =B8+B4
  • Selbstkosten: =B9*(1+B5)
  • Nettoverkaufspreis: =B10*(1+B6)
  • Bruttoverkaufspreis: =B11*1,19

Kopierst du die Spalte für jedes Produkt nach rechts, siehst du auf einen Blick, welcher Artikel welche Gewinnspanne bringt. Wichtiger als die Vorlage ist, dass du die Zuschläge einmal im Jahr mit den echten Zahlen aus der Buchhaltung nachrechnest. Diesen Abgleich nennt man Nachkalkulation.

Preisfindung: Kosten, Nachfrage und Konkurrenz zusammenbringen

Die Kalkulation liefert die Untergrenze, nicht automatisch den richtigen Produktpreis. Für die Preisfindung schauen Unternehmen auf drei Größen:

  • Kosten: Die Selbstkosten aus deiner Kalkulation sind die Untergrenze. Darunter verkaufst du auf Dauer mit Verlust.
  • Nachfrage: Die Preisbereitschaft deiner Zielgruppe ist die Obergrenze. Sie zeigt sich in Gesprächen mit Kunden, in Vorbestellungen oder in Tests mit unterschiedlichen Preisen.
  • Konkurrenz: Die Marktpreise vergleichbarer Angebote zeigen, wo du dich einordnest. Liegst du deutlich darüber, brauchst du einen sichtbaren Mehrwert, um konkurrenzfähig zu bleiben.

Liegt dein kalkulierter Verkaufspreis zwischen Untergrenze und Preisbereitschaft, hast du Spielraum für deine Preisgestaltung. Liegt er darüber, ist das kein Rechenfehler, sondern ein Hinweis auf zu hohe Kosten oder die falsche Zielgruppe. Für Angebote an Geschäftskunden heißt dieselbe Rechnung Angebotskalkulation: Du kalkulierst den Auftrag mit seinen Einzelkosten, Zuschlägen und Gewinn und vergleichst ihn nach dem Auftrag in der Nachkalkulation mit dem tatsächlichen Aufwand.

Die häufigsten Fehler bei der Preiskalkulation

  • Unternehmerlohn vergessen. Bei Einzelunternehmern taucht das eigene Einkommen in keiner Rechnung auf. Fehlt es in der Kalkulation, rechnet sich das Geschäft schön.
  • Alle Stunden als fakturierbar zählen. Akquise, Angebote, E-Mails und Buchhaltung bezahlt dir niemand direkt.
  • Aufschlag und Spanne verwechseln. 40 Prozent Aufschlag sind nur rund 28,6 Prozent Spanne.
  • Rabatte nicht einrechnen. Wer Rabatte gibt, muss sie vorher in den Preis einkalkulieren, sonst zahlt er sie aus dem Gewinn.
  • Zahlungs- und Plattformgebühren übersehen. Marktplatzprovisionen, Zahlungsanbieter und Retouren sind variable Kosten je Verkauf.
  • Nur auf die Konkurrenz schauen. Ein Preis aus der Konkurrenzanalyse sagt nichts darüber, ob er deine Kosten deckt. Erst die eigene Rechnung zeigt das.
  • Nie nachkalkulieren. Einkaufspreise, Mieten und Löhne steigen. Eine Preiskalkulation aus dem Gründungsjahr ist nach zwei Jahren meist zu niedrig.

Häufige Fragen zur Preiskalkulation

Wie mache ich eine Preiskalkulation?

Erfasse zuerst alle Kosten und trenne sie in Einzel- und Gemeinkosten. Wähle dann die passende Methode: Handelskalkulation für Ware, Zuschlagskalkulation für eigene Produkte, Stundensatz für Dienstleistungen. Rechne die Selbstkosten aus, schlag den Gewinn auf, addiere die Umsatzsteuer und gleiche das Ergebnis mit den Marktpreisen ab.

Was ist das Kalkulationsschema?

Das Kalkulationsschema ist die feste Reihenfolge der Rechenschritte vom Einkaufspreis oder den Einzelkosten bis zum Verkaufspreis. Im Handel führt es über Zieleinkaufspreis, Bareinkaufspreis, Bezugspreis und Selbstkosten zum Nettoverkaufspreis, in der Produktion über Materialkosten, Fertigungskosten und Herstellkosten.

Wie berechnet man die Selbstkosten?

Im Handel: Bezugspreis plus Handlungskosten. In der Produktion: Herstellkosten plus Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten. Bei Dienstleistern entsprechen die Selbstkosten dem kostendeckenden Stundensatz mal der Zahl der Stunden.

Wie lautet die Formel für den Kalkulationszuschlag?

Kalkulationszuschlag = (Nettoverkaufspreis − Bezugspreis) ÷ Bezugspreis × 100. Er zeigt, wie viel Prozent du auf den Einkaufspreis aufschlägst, um Gemeinkosten und Gewinn zu decken.

Was ist eine Rückwärtskalkulation?

Bei der Rückwärtskalkulation startest du beim Marktpreis und rechnest Schritt für Schritt zurück bis zum Einkaufspreis. Sie zeigt, wie viel ein Produkt im Einkauf höchstens kosten darf, damit sich der Verkauf zum Marktpreis lohnt.

Wie kalkuliert man Preise im Handwerk?

Handwerksbetriebe rechnen mit dem Stundenverrechnungssatz: alle Kosten des Betriebs einschließlich Löhnen, Lohnnebenkosten und Unternehmerlohn geteilt durch die verrechenbaren Stunden. Auf den Satz für die Arbeitszeit kommen das Material mit Materialzuschlag und der Gewinn.

Brutto oder netto kalkulieren?

Kalkuliere immer netto und schlag die Umsatzsteuer erst am Ende auf. Gegenüber Privatkunden musst du den Bruttopreis nennen, gegenüber Geschäftskunden reicht der Nettopreis.

Fazit: Erst rechnen, dann den Preis festlegen

Eine Preiskalkulation ist kein einmaliges Rechenblatt für den Businessplan, sondern ein Werkzeug, das du jedes Jahr nachziehst. Sie liefert dir die Preisuntergrenze, unter die du nicht gehst, und zeigt, wie viel Spielraum du für Rabatte und Aktionen hast. Den Rest entscheidet der Markt: Wie du aus deinem kalkulierten Preis einen Preis machst, den deine Kundschaft akzeptiert, liest du im Ratgeber Preise festlegen in der Selbstständigkeit.

Transparenzhinweis: Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung künstlicher Intelligenz erstellt. Jede Zahl wurde vor der Veröffentlichung nachgerechnet und jede Rechtsangabe gegen die im Text verlinkte Quelle geprüft.
Stand: Oktober 2026

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