Leitfaden: Effizientes Arbeiten

Effizient arbeiten – Ein guter Vorsatz, der jedoch oft schwer umzusetzen ist. Effizient arbeiten will gelernt sein, ist allerdings auch oft ein individueller Prozess und unterschiedlich von Person zu Person. Trotz allem hilft es ein paar grundlegende Punkte zu beachten, die effizientes Arbeiten maßgeblich erleichtern. Jeder dieser Punkte kann individuell angepasst werden, von Person zu Person. 

Was für Effizienz zu beachten ist:

1. Vorausplanen – Organisation ist alles. 
2. Eins nach dem anderen – Prioritäten setzen. 
3. Die Frage nach dem Warum
4. Ziele setzen
5. Ein gutes Arbeitsumfeld
6. Nein sagen, ohne Schuldgefühle
7. Effizienz hin und her: Pausen nicht vergessen. 
8. Darum geht es: Gesundheit.

Vorausplanen – Organisation ist alles. 

Will man effizient arbeiten, ist Organisation bereits die halbe Miete. Man sollte zuvor wissen, welche Aufgaben jeweils anstehen und erledigt werden müssen und entsprechend vorausplanen, welche Aufgaben bis wann abgearbeitet werden müssen. Der Vorteil hierbei ist nicht lediglich ein organisierter Arbeitsablauf und ein guter Überblick, sondern ebenfalls die aus dem erfolgreichen Abhaken der erledigten Aufgaben entstehende Motivation. Nicht jeder mag das Schreiben von Listen, was durchaus nachvollziehbar ist, allerdings kann man sich schnell im Chaos verlieren, wenn man seinen Aufgaben nicht geordnet erledigt. 

Eins nach dem anderen – Prioritäten setzen. 

Eine Liste an sich hilft bereits bei der Organisation der täglichen Arbeitsaufgaben – jedoch kennt jeder das Gefühl zur Genüge vor einer langen Liste mit Aufgaben zu sitzen und nicht zu wissen, wo man eigentlich anfangen soll. Eine Aufgabe schreit lauter als die Andere nach Aufmerksamkeit, bis man den Berg an Arbeit als schlichtweg unbesteigbar deklariert. In diesem Fall kann es helfen Prioritäten zu setzen. Die größten Herausforderungen zuerst aus dem Weg zu schaffen, ist nicht nur ein Erfolgserlebnis, sondern auch äußerst Effizient. So kann man seine Energie auf die großen, wichtigen Aufgaben fokussieren, welche zuerst erledigt werden müssen. Anschließend hat man den Kopf frei für alles Weitere und das Gefühl bereits das schwerste geschafft zu haben. Denn: Aufschieben lindert die Motivation, da man zwar die leichten Aufgaben zuerst angeht, jedoch unentwegt den Gedanken im Kopf hat, dass der schwerste Akt noch zu erledigen ist, was unumgänglich zu Stress führt. Nicht weniger wichtig ist es, an Aufgaben dranzubleiben, bis sie vollständig erledigt sind und sich nicht in mehreren Aufgaben gleichzeitig zu verlieren. 

Die Frage nach dem Warum

Eine Frage, die Kinder 24/7 stellen, Erwachsene jedoch oft verlernen zu fragen. Genau diese Frage ist jedoch wichtig, um die eigene Motivation zu entfachen. Das Prinzip ist ganz einfach zu verstehen. Warum sollte man eine Aufgabe mit Leidenschaft und Motivation erfüllen, wenn man sich nicht im Klaren darüber ist, warum sie eigentlich erledigt werden muss? Was steckt dahinter? Warum ist es wichtig, dass ich diese Aufgabe erledige? Was hängt davon ab? Wohin führt es mich und das Unternehmen? Was ist der Sinn und Zweck? Ein simpler Schritt mit großem Effekt, denn das Endergebnis motiviert automatisch, wenn man weiß, was das langfristige Ziel dahinter ist. 

Ziele setzen

Hier kommt eine bewährte Methode ins Spiel, welche sich SMART nennt. 

1. Specific         (spezifisch, klar definiert)
2. Measurable   (messbar)
3. Achievable    (erreichbar, realistisch)
4. Relevant        (für Unternehmen relevant)
5. Timeframe     (innerhalb definierter Zeitvorgabe)

Anhand dieser Begriffe lassen sich die jeweiligen Ziele konkret formulieren. Schaut euch die einzelnen Aufgaben an und arbeitet die jeweiligen Begriffe ab. Was muss spezifisch in dieser Aufgabe erledigt werden? Ist es erreichbar und für das Unternehmen relevant? In welchem Zeitraum muss die Aufgabe erledigt werden?

Ein gutes Arbeitsumfeld

Es wird oft unterschätzt, wie sehr sich die unmittelbare Umgebung auf das eigene Arbeiten auswirken kann. Hier kommt es nicht nur auf Lautstärke und Ordnung, sondern auch auf Licht- und Luftverhältnisse an. Hat man ein aufgeräumtes, organisiertes Umfeld, arbeitet man automatisch entspannter und Effizienter. Das kann natürlich je nach Präferenz von Person zu Person unterschiedlich aussehen. Von Dekoration über Pflanzen bis hin zu Ruhezonen und Teambuilding Maßnahmen – Denn bei einem guten Arbeitsumfeld kommt es nicht lediglich auf die unmittelbare Ordnung, sondern auch auf die Stimmung im Unternehmen an. Nicht weniger wichtig ist natürlich ein aufgeräumter Schreibtisch. Tidy Desk, tidy Mind. Hier kann es hilfreich sein, alles, was nicht am selben Tag verarbeitet wird, geordnet beiseite zu legen. Ebenfalls frische Luft und Tageslicht sind von großer Bedeutung. Ohne genügend frische Luft, mangelt es dem Gehirn an genügend Oxygenium, was die Konzentration, Energie und Effizienz lindert. Zu dunkle Räume, oder Räume ohne natürliches Tageslicht, können das Augenlicht verschlechtern und Kopfschmerzen verursachen. Dabei kommt es besonders auf die Farbtemperatur des Lichtes an. Ideal ist eine Lichtquelle mit 5500 bis 5800 Kelvin, was dem natürlichen Tageslicht entspricht.  

Nein sagen, ohne Schuldgefühle 

Es können nicht immer alle Aufgaben angenommen werden, die gestellt werden. Besonders dann, wenn sie von den Aufgaben mit größerer Priorität ablenken. Das wiederum verursacht Stress, führt im schlimmsten Fall dazu, dass keine der Aufgaben zufriedenstellend erledigt werden und hilft somit am Ende weder dem Unternehmen, noch der eigenen Effizienz, weil man nicht alles schafft, was man sich vornimmt. Hier kommt die zuvor erwähnte Prioritätenliste wieder ins Spiel. Zu sehen, wie viel Zeit man zur Verfügung hat, einzuteilen wie wichtig welche Aufgaben sind und Prioritäten zu setzen kann es erleichtern, die Aufgaben, welche in jenem Moment relevant sind, von denen zu Unterscheiden, die es nicht sind. Gründerfreunde hat für euch fünf Tipps, um besser „Nein“ sagen zu können.

Effizienz hin und her: Pausen nicht vergessen.

Wissenschaftliche Studien zeigen, dass ein durchschnittlicher Morgenmensch zwischen 9 und 12 Uhr und erneut zwischen 15 und 18 Uhr am produktivsten arbeiten kann. Dementsprechend bietet es sich an, die aufwendigsten, größten Aufgaben in diesen Zeiten zu erledigen, um das Mittagstief zu umgehen. Zwischen 12 und 15 Uhr erleben die meisten ein Mittagstief. In dieser Zeit sollten so Aufgaben erledigt werden, die weniger anstrengend und leichter zu absolvieren sind. Hier besonders wichtig: Pause! Der eigene Körper braucht Energie und Regeneration, um effizient zu funktionieren. Legt über den Tag genügend Pausen ein, um etwas zu essen, frische Luft zu schnappen und euch eine kleine Verschnaufpause zu gönnen, um wieder regeneriert an die restlichen Aufgaben zu gehen. Das gilt ebenso für Nachteulen, lediglich in einer verschobenen Zeitzone. Hier beginnt die Leistungsfähigkeit am Nachmittag und reicht weit bis in den Abend. Wie gesagt, es ist von Person zu Person ein individueller Prozess – Wir sehen also: Der Arbeitsalltag sollte dem eigenen Biorhythmus angepasst sein. Weitere Tipps für Burnout Prävention findet ihr hier.

Darum geht es: Gesundheit. 

Ohne Gesundheit geht nichts. Schlaf, Ernährung und eine gesunde Psyche sind der Grundstein guter Arbeit. Ohne diese Grundlage hat der Körper nicht genügend Energie, um gute Leistung zu erbringen. Regelmäßige Mahlzeiten, genügend Schlaf, Sport, eine ausgewogene Ernährung und Entspannung sind essentiell für das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit eines jeden Menschen. Wer nicht gesund ist, kann nicht richtig arbeiten. Ihr seht, es hängt alles zusammen. 

Was lernen wir daraus? 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass effizientes Arbeiten unmittelbar mit Organisation, dem Setzen von Prioritäten und der langfristigen Frage nach dem Warum zusammenhängt, um den Mehrwert für das Unternehmen