Direktvergabe Startups 2026: So nutzt du die 100.000-Euro-Regel beim Bund

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Viele B2B-, SaaS-, GovTech- und Dienstleistungs-Start-ups scheitern bei Bundesaufträgen nicht am Produkt, sondern an der Vergabelogik: unklare Zuständigkeiten, fehlende Nachweise, zu breite Angebote. Die neue Direktvergabe für Startups verschiebt diesen Einstieg spürbar, weil Bundesstellen innovative Leistungen jetzt in einem größeren Rahmen direkt einkaufen dürfen.

Die Verwaltungsvorschriften wurden am 10. Juni 2026 beschlossen, am 18. Juni 2026 im Bundesanzeiger veröffentlicht und gelten seit dem 1. Juli 2026. Vorgesehen ist eine Laufzeit bis zum 31. Dezember 2035. Du erfährst hier, wann die 100.000-Euro-Direktvergabe denkbar ist, wann eine Verhandlungsvergabe für Start-ups die bessere Option sein kann und welche Schritte ihr in 30 Tagen vorbereiten solltet. Wichtig vorab: Das ist operative Orientierung, keine Rechtsberatung. Konkrete Vergabefälle, Unternehmensverflechtungen und Vertragsfragen gehören fachlich geprüft.

Quellen: Bundesamt für Soziale Sicherung | BMWE-Pressemitteilung

Inhaltsverzeichnis

• Die neue Chance richtig einordnen
• Wann ein direkter Pilot bis 100.000 Euro möglich ist
• Passt dein Unternehmen in die vorgesehene Kategorie?
• Der Weg für komplexere Leistungen
• So wird aus Innovation ein beschaffbarer Vorschlag
• Operative Mindeststandards vor dem ersten Termin
• Tariftreue und typische Stolperfallen
• Dein 30-Tage-Plan für den ersten Behörden-Deal
• FAQ
• Fazit

Die neue Chance richtig einordnen

Öffentliche Beschaffung funktioniert anders als klassischer B2B-Vertrieb. Bundesstellen kaufen Liefer-, Bau- und Dienstleistungen nach haushalts- und vergaberechtlichen Regeln ein. Entscheidend ist nicht allein, ob ein Produkt gefällt, sondern ob ein Bedarf besteht, der Preis angemessen ist, der Beschaffungsweg passt und die Entscheidung dokumentiert werden kann.

Der Geltungsbereich ist eng gefasst: Die Erleichterungen betreffen Beschaffungen auf Bundesebene. Sie gelten nicht automatisch für Länder, Kommunen, kommunale Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen mit eigenen Beschaffungsregeln. Wer das verwechselt, verliert Zeit im falschen Funnel.

Es gibt zwei Zugangswege. Der Direktauftrag erlaubt die direkte Beschaffung einer innovativen Leistung innerhalb der speziellen Wertgrenze. Die Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb ist der formalere Weg für innovative Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte, bei dem im Sonderfall mit nur einem qualifizierten Start-up verhandelt werden darf.

Zur Einordnung hilft der Vergleich mit der allgemeinen Regel: Nach § 55 BHO sind direkte Beschaffungen des Bundes grundsätzlich bis 50.000 Euro netto möglich, unter Beachtung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, und der Auftraggeber soll zwischen beauftragten Unternehmen wechseln. Die 100.000-Euro-Regel ist also eine gezielte Erleichterung für innovative junge Unternehmen, keine neue Standardgrenze für alle Anbieter.

Quellen: § 55 BHO

Wann ein direkter Pilot bis 100.000 Euro möglich ist

Die 100.000-Euro-Direktvergabe bedeutet konkret: Bundesauftraggeber können innovative Liefer-, Bau- und Dienstleistungen bis 100.000 Euro netto direkt an ein qualifiziertes Start-up vergeben. Welche Prüffragen dahinterstehen, zeigt diese Übersicht.

Prüffrage	Was das praktisch bedeutet	Was das Start-up bereithält
Ist die Leistung innovativ?	Nachvollziehbar neue oder wesentlich verbesserte Lösung für einen konkreten Bedarf	Problembeschreibung, Unterschied zum bisherigen Ablauf, messbarer Nutzen
Wie alt ist das Unternehmen?	Erste vier Jahre nach Gründung	Gründungsdatum, Handelsregisterauszug
Passt Größe und Unabhängigkeit?	Kriterien der Startup-/KMU-Einstufung erfüllt	Mitarbeiterzahl, Umsatz oder Bilanzsumme, Beteiligungsübersicht
Wie hoch ist der Auftragswert?	Maximal 100.000 Euro netto	Preisblatt mit klarem Leistungsumfang
Ist die Entscheidung begründbar?	Vergabestelle dokumentiert Beschaffungsweg und Auswahl	Eigenerklärung, Nachweise, konsistente Angaben

Eine wichtige Transparenzschwelle kommt dazu: Ab 50.000 Euro netto ist eine Vergabebekanntmachung über oeffentlichevergabe.de erforderlich. Ein direkter Auftrag ist also nicht gleichbedeutend mit Unsichtbarkeit oder einem Einkauf ohne nachvollziehbare Entscheidung.

Was zählt als innovativ? Nicht das Etikett. Begriffe wie KI, Cloud oder SaaS allein überzeugen keine Vergabestelle. Überzeugend ist eine konkrete Verbesserung gegenüber dem bisherigen Prozess: weniger manuelle Prüfschritte, messbar schnellere Bearbeitung, höhere Nachvollziehbarkeit oder ein besser steuerbares Sicherheitsrisiko.

Plausibel ist zum Beispiel ein Tool, das einen bisher manuellen und fehleranfälligen Prüfprozess automatisiert und dazu Pilot-KPIs sowie Einführungsschritte liefert. Nicht ausreichend ist Standardsoftware, die nur wegen eines Rabatts, eines neuen Interfaces oder allgemeiner Modernitätsbehauptungen als innovativ bezeichnet wird. Und: Einen automatischen Anspruch auf Direktvergabe gibt es nicht. Behörden dürfen Wettbewerb nicht willkürlich umgehen und bleiben an Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gebunden.

Quellen: Bundesamt für Soziale Sicherung

Passt dein Unternehmen in die vorgesehene Kategorie?

Die Startup-Einstufung stützt sich auf die europäischen Größenkriterien. Als Schnellcheck gilt: weniger als 250 Beschäftigte, Jahresumsatz höchstens 50 Millionen Euro oder Bilanzsumme höchstens 43 Millionen Euro, und keine Kontrolle von mindestens 25 Prozent durch ein größeres Unternehmen, vorbehaltlich der einschlägigen Ausnahmen.

Macht es euch dabei nicht zu einfach. Bei Beteiligungen zählen nicht nur Prozentzahlen im Cap Table, sondern je nach Struktur auch Stimmrechte, Beziehungen zu Partnerunternehmen und verbundene Unternehmen. Genau hier entstehen in der Praxis die meisten Überraschungen.

Die beiden Altersgrenzen solltet ihr sauber trennen: Für den Direktauftrag bis 100.000 Euro netto gelten die ersten vier Jahre nach Gründung, für die besondere Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb die ersten acht Jahre.

Corporate-Spin-offs, Holdingstrukturen und Start-ups mit VC- oder Konzernbeteiligung sollten ihre Einordnung vor dem Behördenkontakt intern nachvollziehbar dokumentieren und bei Unsicherheit prüfen lassen. Eigenerklärungen zur Unternehmensqualität und zu den Schwellenwerten können zulässig sein, spätere Prüfungen bleiben aber möglich.

Quellen: EU-Empfehlung 2003/361 zur KMU-Definition

Der Weg für komplexere Leistungen

Nicht jedes Vorhaben passt in ein schlankes Direktauftragspaket. Für spezialisierte, nicht rein standardisierte Leistungen ist die Verhandlungsvergabe für Start-ups der interessantere Weg: Bei innovativen Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte kann eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb mit einem einzigen qualifizierten Start-up erfolgen, wenn das Unternehmen in den ersten acht Jahren nach Gründung ist.

Der Unterschied zum Direktauftrag ist klar: Der Direktauftrag zielt auf die spezielle Wertgrenze bis 100.000 Euro netto und die ersten vier Jahre. Die Verhandlungsvergabe ist kein freier Direktkauf, sondern ein Vergabeweg mit mehr formaler Struktur und echtem Verhandlungsspielraum.

Typische Fälle sind ein individuell konfigurierter SaaS-Pilot, eine spezialisierte Analyseleistung oder ein Einführungsvorhaben, bei dem Leistungsumfang, Umsetzung und Abnahme konkret ausgehandelt werden müssen.

Für den Vertrieb heißt das: Fordert niemals eine „Vergabe ohne Wettbewerb“. Legt stattdessen ein Pilotpaket vor mit Problem, Leistungsumfang, Projektlaufzeit, Preis, Einführungsplan, Verantwortlichkeiten, Abnahmekriterien und Risiken.

Quellen: BMWE-Pressemitteilung

So wird aus Innovation ein beschaffbarer Vorschlag

Behörden kaufen keine abstrakte Innovation. Sie kaufen eine nachvollziehbare, budgetierbare und kontrollierbare Verbesserung eines konkreten Verwaltungsproblems. Genau so solltet ihr euer Angebot bauen.

Ein Angebots-One-Pager mit dieser Struktur funktioniert in der Praxis gut:

1. Ausgangslage: Welcher Prozess ist langsam, fehleranfällig, teuer oder schwer nachweisbar?
2. Lösung: Was macht euer Produkt funktional anders oder besser als der bisherige Ablauf?
3. Nutzenbeleg: Welche Daten, Referenzen, Teststellungen oder nachvollziehbaren Annahmen stützen die Wirkung?
4. Pilotumfang: Welche Organisationseinheit, Nutzergruppe, Laufzeit und Leistungsgrenzen gelten?
5. Erfolg: Welche drei bis fünf KPIs zählen, etwa Bearbeitungsdauer, Fehlerquote, Nutzungsrate oder Durchlaufzeit?
6. Risikoreduktion: Wie laufen Einführung, Support, Rückabwicklung, Datenschutz und Abnahme?

Verzichtet auf unbelegte Behauptungen wie „revolutionär“, „einzigartig“ oder „vollständig compliant“. Formuliert stattdessen vergleichend und belegbar: „Der Pilot ersetzt im definierten Anwendungsfall manuelle Prüfungsschritte durch dokumentierte Regeln“ oder „Der Erfolg wird anhand vorab vereinbarter KPIs bewertet.“

Vor dem Erstgespräch solltet ihr außerdem eure Nachweismappe fertig haben:

• Gründungsdatum sowie Handelsregister- und Unternehmensdaten
• Mitarbeiterzahl sowie Umsatz oder Bilanzsumme
• Beteiligungs- und Kontrollstruktur
• kurze Eigenerklärung zur Startup-Eigenschaft
• Innovativitätsnachweis mit Problem, Unterschied zum bisherigen Vorgehen und messbarem Nutzen
• Referenzen, Pilotdaten oder Testnachweise, soweit vorhanden
• Leistungsbeschreibung, Preisblatt und Rechnungslogik

Jede Aussage muss belegbar, konsistent und leicht prüfbar sein. Widersprüchliche Angaben zu Eigentum, Leistungsumfang oder Referenzen verlangsamen Entscheidungen auf Behördenseite erheblich.

Operative Mindeststandards vor dem ersten Termin

Öffentliche Aufträge gewinnen Startups nicht über die schönste Produktdemo. Fachbereich, Beschaffung, Haushalt, IT und Datenschutz haben unterschiedliche Rollen und Anforderungen. Wer darauf vorbereitet ist, spart Wochen.

Das Mindestpaket für SaaS- und Dienstleistungsanbieter:

• Datenschutz: Werden personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, prüft die Anforderungen an die Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO und bereitet eine belastbare Vereinbarung vor, inklusive technischer und organisatorischer Maßnahmen sowie Prozessen für Erkennung, Meldung und Dokumentation von Datenschutzverletzungen.
• Security: Dokumentiert Sicherheitsrollen, Zugriffsrechte, Datensicherung, Wiederherstellung, Support- und Incident-Prozesse sowie verfügbare Prüfnachweise verständlich.
• Vertragsklarheit: Laufzeit, Nutzungsrechte, Support, Abnahme, Kündigung und Leistungsgrenzen präzise beschreiben.
• Abrechnung: XRechnung-Fähigkeit testen. Strukturiertes XML, Leitweg-ID-Prozess und Einreichung über die Rechnungseingangsplattform solltet ihr organisatorisch vor dem Pilot klären.

Niemand verlangt von einem jungen Unternehmen sofort jede Zertifizierung. Die Vergabestelle bewertet Anforderungen kontextbezogen. Nachvollziehbare Sicherheits- und Betriebsinformationen senken aber die Zahl der Rückfragen deutlich.

Quellen: BfDI INFO 6 zur DSGVO | BSI-Mindeststandard externe Cloud-Dienste | E-Rechnung Bund für Rechnungssteller

Tariftreue und typische Stolperfallen

Zum Bundestariftreuegesetz gibt es für Startups eine wichtige Klarstellung: Direktaufträge fallen grundsätzlich nicht unter das Gesetz, weil dabei kein Vergabeverfahren durchgeführt wird. Für innovative Start-ups gilt in den ersten vier Jahren nach Gründung die besondere Wertgrenze von 100.000 Euro netto, und in diesem Rahmen findet das Bundestariftreuegesetz auf den Direktauftrag keine Anwendung. Eine generelle Befreiung von sonstigen arbeits-, sozial-, haushalts- oder vergaberechtlichen Pflichten folgt daraus aber nicht.

Diese Fehler kosten in der Praxis am meisten Zeit:

• jede SaaS-Lösung pauschal als innovativ verkaufen
• Bundesregeln mit Landes-, Kommunal- oder kommunalen Beschaffungen verwechseln
• nur einen Preis anbieten, aber keinen klaren Leistungsumfang, keine Laufzeit und keine Pilot-KPIs
• XRechnung und Rechnungsprozess erst nach Auftragserteilung prüfen
• Datenschutz, Security oder Auftragsverarbeitung nur allgemein behaupten statt dokumentieren
• Startup-Status und Beteiligungsstruktur nicht belegen können

Quellen: BMAS zum Bundestariftreuegesetz

Dein 30-Tage-Plan für den ersten Behörden-Deal

Tage 1 bis 7: Vergabe-Fit klären. Prüft Gründungsdatum, Mitarbeiterzahl, Umsatz oder Bilanzsumme sowie Beteiligungs- und Kontrollstruktur. Wählt genau einen realistischen Behörden-Use-Case statt drei. Ordnet ein, ob ein direkter Pilot bis 100.000 Euro netto oder eine Verhandlungsvergabe eher passt.

Tage 8 bis 14: Angebot schärfen. Erstellt den Angebots-One-Pager, die Leistungsbeschreibung, den Preis, die Laufzeit und die Einführungsschritte. Begrenzt den Pilot bewusst: Zielgruppe, Leistungen, Abnahmen und drei bis fünf KPIs.

Tage 15 bis 21: Nachweise absichern. Bündelt Eigenerklärung, Gründungs- und Unternehmensdaten sowie Beteiligungsübersicht. Strukturiert den Innovativitätsnachweis und vorhandene Referenzen oder Pilotdaten. Testet das Datenschutz- und Security-Mindestpaket sowie den XRechnung-Prozess.

Tage 22 bis 30: Gespräche vorbereiten. Recherchiert den zuständigen Fachbereich und den passenden Beschaffungsweg, ohne Bundes- und andere Verwaltungsebenen zu vermischen. Richtet das Erstgespräch auf Problem, Nutzen, abgegrenzten Pilotumfang und Risikoabsicherung aus. Bereitet eure eigenen Fragen zu Budget, Beschaffung, IT, Datenschutz, Vertragsprozess und Abnahme vor.

FAQ

Was ist die Direktvergabe für Startups 2026?

Seit dem 1. Juli 2026 dürfen Bundesauftraggeber innovative Liefer-, Bau- und Dienstleistungen bis 100.000 Euro netto direkt an qualifizierte Start-ups in den ersten vier Jahren nach Gründung vergeben. Die Regelung gilt bis Ende 2035.

Gilt die 100.000-Euro-Regel auch für Kommunen?

Nein. Die Erleichterungen betreffen Beschaffungen auf Bundesebene. Länder, Kommunen und Einrichtungen mit eigenen Beschaffungsregeln sind nicht automatisch erfasst.

Wird ein Direktauftrag öffentlich bekannt gemacht?

Ab 50.000 Euro netto ist eine Vergabebekanntmachung über oeffentlichevergabe.de erforderlich. Darunter entfällt diese Pflicht, die Dokumentationsanforderungen der Vergabestelle bleiben aber bestehen.

Brauche ich XRechnung für öffentliche Aufträge als Startup?

Für Rechnungen an Bundesbehörden ist grundsätzlich der Standard XRechnung relevant. Testet strukturiertes XML, Leitweg-ID und die Einreichung über die Rechnungseingangsplattform vor dem Pilotstart.

Fazit

Die Direktvergabe für Startups kann den Zugang zu Bundesaufträgen deutlich erleichtern, wenn innovative Leistung, Startup-Kriterien und operative Lieferfähigkeit zusammenkommen. Wartet nicht auf den perfekten Großauftrag. Ein klar begrenzter, messbarer Pilot ist für Behörden als Kunden der glaubwürdigere Einstieg und schafft Referenzen für weitere öffentliche Aufträge.

Pro-Tipp: Baut eure Nachweismappe einmal sauber auf und haltet sie aktuell. Teams, die Eigenerklärung, Beteiligungsübersicht, Leistungsbeschreibung und Security-Infos im Erstgespräch sofort liefern können, verkürzen den Entscheidungsweg erheblich.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Vor einer konkreten Angebotsabgabe solltet ihr insbesondere Unternehmensverflechtungen, Verfahrenswahl sowie arbeits- und vergaberechtliche Pflichten fachlich prüfen lassen.

Transparenzhinweis: Dieser Beitrag wurde unter Zuhilfenahme künstlicher Intelligenz erstellt und vor der Veröffentlichung redaktionell geprüft. Alle Zahlen und Angaben wurden gegen die im Text verlinkten Primärquellen abgeglichen.