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Der Geschäftsführervertrag GmbH landet bei vielen Teams erst dann auf dem Tisch, wenn das erste Gehalt fließen soll. Typisches Szenario: Zwei Founder haben gegründet, eine Person soll offiziell führen und endlich eine Vergütung bekommen. In der Praxis sind Bestellung, Unterschriftsberechtigung, Gehaltsbeschluss und Vertrag dann aber selten deckungsgleich.
Das eigentliche Risiko ist nicht allein das fehlende Dokument. Kritisch wird der unklare Mix aus Organstellung, Vergütung, Entscheidungsrechten und privaten oder konkurrierenden Interessen. Genau daraus entstehen später Diskussionen mit Mitgründer:innen, Steuerberatung, Investor:innen oder Prüfer:innen.
Dieser Artikel zeigt euch, welche Fragen ihr für GmbH und UG vor dem Start klären solltet und an welchen Stellen eine konkrete rechtliche, steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Prüfung wirklich nötig ist. Er ersetzt keine individuelle Beratung und liefert bewusst keine Vorlage zum ungeprüften Kopieren.
Inhaltsverzeichnis
- Zwei Rechtsverhältnisse, die Founder trennen müssen
- Wer für die Gesellschaft unterschreibt
- Die Klauseln, die im Alltag Konflikte vermeiden
- Vier Gründungssituationen, vier typische Stolpersteine
- Wenn sich Wege trennen: Amt und Vertrag getrennt behandeln
- Sozialversicherung und Finanzierung
- Kurz-Check vor der ersten Auszahlung
- FAQ
- Fazit
Zwei Rechtsverhältnisse, die Founder trennen müssen
Die Geschäftsführung ist das gesetzliche Vertretungsorgan der GmbH. Mindestens eine Geschäftsführerperson ist erforderlich, und über Bestellung sowie Abberufung entscheiden grundsätzlich die Gesellschafter. Geschäftsführer vertreten die Gesellschaft gerichtlich und außergerichtlich; sind mehrere bestellt, gilt grundsätzlich Gesamtvertretung, soweit Satzung oder Regelungen nichts anderes bestimmen.
Davon zu unterscheiden ist der Geschäftsführeranstellungsvertrag GmbH. Er ist ein schuldrechtlicher Vertrag zwischen der Gesellschaft und der Geschäftsführerperson, den der BGH als freien Dienstvertrag einordnet. Er regelt genau die Punkte, die nicht bereits durch Amt, Gesetz und Satzung beantwortet sind: Gehalt, Urlaub, Krankheit, Aufgabenbereich, Kündigung, Auslagen und Zusatzpflichten.
Ein Vertrag ersetzt keine wirksame Bestellung. Umgekehrt kann die Organstellung auch dann bestehen, wenn gar kein schriftlicher Anstellungsvertrag existiert. Beide Ebenen brauchen also eigene Aufmerksamkeit.
Und dann ist da noch die Satzung. Sie kann Mehrheiten, Einzel- oder Gesamtvertretung und Zustimmungsvorbehalte festlegen. Der Anstellungsvertrag darf dazu nicht im Widerspruch stehen, sonst produziert ihr euch einen Konflikt, den später niemand auflösen will.
Die Reihenfolge ist deshalb wichtig: Erst Organstellung und Vertretungsmacht prüfen, dann den Dienstvertrag und die konkrete Vergütung sauber beschließen.
Quellen: GmbH-Gesetz | BGH zur Einordnung des Anstellungsvertrags
Wer für die Gesellschaft unterschreibt
Vertragspartnerin ist die GmbH oder UG, nicht der Founder als Privatperson. Die Gesellschaft muss beim Abschluss also durch eine dazu legitimierte Person vertreten werden. Genau hier entsteht das Thema Selbstkontrahieren: Eine Person handelt zugleich auf beiden Seiten eines Geschäfts. § 181 BGB begrenzt solche Insichgeschäfte grundsätzlich, sofern keine wirksame Gestattung oder gesetzliche Ausnahme besteht.
Für die drei häufigsten Founder-Konstellationen heißt das konkret:
- Solo-Founder-GmbH: Auch wenn eine Person alleinige Gesellschafterin und Geschäftsführerin ist, gehören Bestellung, Vertragsabschluss und Vergütung nachvollziehbar dokumentiert. Bitte nicht so behandeln, als könne man formlos mit sich selbst kontrahieren.
- Co-Founder-Team mit gleichen Anteilen: Klärt vorab, wer die Gesellschaft beim Vertragsschluss vertritt und welche Mehrheit für Vergütung, Vertragsänderungen oder Abberufung nötig ist.
- Externe Geschäftsführung: Gesellschafterbeschluss und klare Vertretung sind hier besonders wichtig, weil die Person nicht selbst Teil der Gesellschafterseite ist.
Praktischer Tipp: Prüft Satzung, Beschlusslage, Handelsregisterstand und die geplante Unterschriftenkette in einem Durchgang, bevor jemand unterschreibt. Das dauert eine halbe Stunde und spart später Nachbeurkundungen.
Quellen: § 181 BGB
Die Klauseln, die im Alltag Konflikte vermeiden
Was jetzt kommt, ist eine Gründer-Checkliste, keine Copy-Paste-Vorlage. Welche Regelung zu euch passt, hängt von Satzung, Beteiligungen, Geschäftsmodell und Teamstruktur ab.
Verantwortung, Kompetenzen und Zustimmungsvorbehalte
Haltet Aufgabenbereich, Berichtspflichten und Entscheidungsräume konkret fest. Wer verantwortet Produkt, wer Vertrieb, wer Finanzen? Wann berichtet die Geschäftsführung an die Gesellschafterrunde, und in welchem Format?
Zustimmungsvorbehalte plant ihr am besten als klare Liste: Kreditaufnahmen, hohe nicht budgetierte Ausgaben, wesentliche Einstellungen, Verträge mit nahestehenden Personen, Verkauf von IP oder Beteiligungen. Gerade bei mehreren Foundern sorgt das für Ruhe, weil operative Handlungsfähigkeit und Kontrolle nicht gegeneinander ausgespielt werden müssen.
Vergütung, Bonus und Sachleistungen
Beim Geschäftsführer Gehalt Startup geht es um mehr als eine Zahl. Legt fest: Fixgehalt, Startdatum, Zahlungsrhythmus, variable Bestandteile, messbare Bonusziele, mögliche Anpassungen und Sachleistungen.
Genauso wichtig ist die Abgrenzung bei Auslagen, Reisekosten, Firmenkreditkarte, Fahrzeug und Telefon. Regelt, welche Kosten erstattungsfähig sind, welche Belege nötig sind, wie die Privatnutzung behandelt wird und wer Ausnahmen freigibt.
Bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer:innen ist besondere Sorgfalt gefragt. Vergütungsvereinbarungen sollten zivilrechtlich wirksam, klar, eindeutig, im Voraus abgeschlossen und anschließend tatsächlich so umgesetzt werden, wie sie vereinbart wurden. Fehlt das, kann eine gesellschaftsrechtliche Veranlassung angenommen werden. Wie das steuerlich in eurem Fall zu bewerten ist, gehört in die Hand eurer Steuerberatung.
Quellen: Körperschaftsteuer-Hinweise des BMF zur verdeckten Gewinnausschüttung
Verfügbarkeit, Urlaub, Krankheit und Dienstmittel
Urlaubstage, Abstimmung von Abwesenheiten, Vertretung bei Ausfall und Informationspflichten bei Krankheit gehören in den Vertrag. Die Rolle ist typischerweise nicht schlicht mit einem normalen Arbeitsverhältnis gleichzusetzen, die individuellen Vertragsregeln schaffen aber genau die Planbarkeit, die im Alltag fehlt.
Dazu kommen Dienstmittel und Zugänge: Wer darf welche Geräte und Accounts nutzen, was passiert beim Ausscheiden, wie werden Zugangsdaten und Gesellschaftseigentum zurückgegeben?
Nebeninteressen, Vertraulichkeit und Ergebnisse
Das Thema Nebentätigkeit Geschäftsführer lässt sich über eine Genehmigungs- oder Offenlegungspflicht lösen: für Beratungen, Beiratsmandate, eigene Projekte, Beteiligungen und Tätigkeiten bei Kund:innen, Lieferant:innen oder Wettbewerbern. Ziel ist nicht das pauschale Verbot, sondern Interessenkonflikte früh sichtbar zu machen und eine dokumentierte Entscheidung zu ermöglichen.
Verschwiegenheit solltet ihr auf konkrete Informationen beziehen: Kundendaten, Preisgestaltung, Produktplanung, Finanzierungsunterlagen, Quellcode und interne Kennzahlen. Und dann IP, also geistiges Eigentum wie Softwarecode, Designs, Erfindungen oder Markenideen. Haltet fest, welcher Gesellschaft Arbeitsergebnisse zugeordnet werden. Bei Holding-Strukturen klärt ausdrücklich, ob die Holding oder die operative Gesellschaft Inhaberin sein soll.
Konkurrenz, Haftung und Absicherung
Während der Amtszeit besteht aus der Treuepflicht bereits ein Wettbewerbsverbot GmbH. Für die Zeit nach dem Ausscheiden braucht ihr dagegen eine ausdrückliche und sorgfältig geprüfte vertragliche Regelung. Reichweite, Dauer und eine mögliche Karenzentschädigung dürft ihr nicht einfach aus einem Muster übernehmen.
Die D&O-Versicherung ist eine Vermögensschaden-Haftpflicht für Leitungsorgane. Klärt im Vertrag oder per Beschluss, ob die Gesellschaft Versicherungsschutz organisiert und wie mit Rechtsverteidigungskosten umgegangen wird. Eine D&O ersetzt aber weder Sorgfaltspflicht noch nachvollziehbare Entscheidungen. Geschäftsführer müssen die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anwenden und haften der Gesellschaft bei Pflichtverletzungen für entstandene Schäden.
Quellen: IHK Karlsruhe zum GmbH-Geschäftsführer | § 43 GmbHG
Vier Gründungssituationen, vier typische Stolpersteine
| Konstellation | Was besonders geklärt werden muss | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| Solo-Founder-GmbH | Dokumentierte Beschlüsse zu Bestellung, Gehalt, Auslagen und Privatnutzung; Gesellschafts- und Privatinteressen sauber trennen | Vergütung oder Sachleistungen ohne klare Vorabregelung handhaben |
| Co-Founder-Team mit gleichen Anteilen | Pattmechanismus, Zustimmungsvorbehalte, Abberufung und Folgen, wenn ein weiterhin beteiligter Founder operativ aussteigt | Annehmen, gleiche Stimmrechte lösten eine spätere Trennung automatisch |
| Externe Geschäftsführung | Messbarer Verantwortungsbereich, Berichtspflichten, Vergütung, Zielbonus, Geheimhaltung und Rückgabe von Zugängen | Kompetenzen nur mündlich beschreiben |
| Holding plus operative Gesellschaft | Welche Gesellschaft Vertragspartnerin ist, wer Kosten trägt, wem IP und Arbeitsergebnisse zugeordnet sind | Gehalt, Dienstmittel oder Rechte zwischen Holding und operativer Gesellschaft vermischen |
Dieselbe Grundlogik gilt für den Geschäftsführervertrag einer UG. § 5a GmbHG regelt die Unternehmergesellschaft mit geringerem Stammkapital und zusätzlichen Rücklagenvorgaben, schafft aber keine vereinfachte Vertragslogik für Geschäftsführung, Bestellung oder Vertretung.
Quellen: § 5a GmbHG
Wenn sich Wege trennen: Amt und Vertrag getrennt behandeln
Die Abberufung Geschäftsführer beendet die Organstellung durch Gesellschafterentscheidung. Die Person kann danach grundsätzlich nicht mehr als Geschäftsführung für die Gesellschaft handeln. Die Kündigung betrifft dagegen den Anstellungsvertrag und damit vor allem Vergütung und sonstige Leistungspflichten. Beide Vorgänge können zeitlich zusammenfallen, müssen aber rechtlich und praktisch getrennt geprüft und umgesetzt werden.
Die Bestellung ist grundsätzlich jederzeit widerruflich. Mögliche Entschädigungsansprüche aus einem bestehenden Vertrag bleiben davon unberührt, genau deshalb lohnt sich die saubere Trennung der Ebenen.
In eine Trennungsklausel gehören:
- Kündigungsfristen und Kündigungsform
- mögliche Freistellung unter Fortzahlung der vereinbarten Vergütung
- Rückgabe von Hardware, Karten, Schlüsseln, Zugängen und Daten
- Übergabe laufender Projekte, Kund:innenkontakte und Unterlagen
- fortgeltende Vertraulichkeit sowie vertraglich wirksame nachvertragliche Wettbewerbsregeln
Für Teams mit gleichen Stimmanteilen ist ein Punkt entscheidend: Eine Abberufung kann durch gleiche Stimmrechte blockiert sein. Prüft Satzung und Vereinbarungen deshalb auf Pattregeln, bevor der Konflikt da ist. Und denkt an die Registerpraxis: Änderungen bei Geschäftsführerpersonen oder der Vertretungsbefugnis sind zum Handelsregister anzumelden. Danach solltet ihr operative Vollmachten und Zugänge zeitnah bereinigen.
Quellen: § 38 GmbHG | § 39 GmbHG
Sozialversicherung und Finanzierung: wichtige Schnittstellen, kein Nebenschauplatz
Ob eine Geschäftsführerperson sozialversicherungspflichtig ist, hängt unter anderem von der Beteiligung, dem tatsächlich durchsetzbaren Einfluss und bestehenden Weisungsrechten ab. Eine pauschale Aussage für Minderheitsgesellschafter:innen, hälftig beteiligte Founder oder Personen mit Vetorechten gibt es nicht. Ist die Stellung unklar, ist das Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung eine mögliche Klärungsroute, für Gesellschafter-Geschäftsführer:innen existiert dort ein eigenes Formular.
Parallel dazu spielt die Due Diligence eine Rolle, also die rechtliche und wirtschaftliche Prüfung vor Finanzierung oder Unternehmenskauf. Investor:innen und Käufer:innen erwarten nachvollziehbare Verträge, klare IP-Zuordnung, dokumentierte Vergütung und belastbare Entscheidungswege. Das Gründer-Learning ist simpel: Dokumentiert nicht erst bei Streit oder Fundraising. Vor dem ersten Gehalt ist die Nacharbeit meist deutlich kleiner und günstiger.
Quellen: Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung
Kurz-Check vor der ersten Auszahlung
- Rollen aufschreiben: Wer ist Gesellschafter:in, wer Geschäftsführer:in, wer führt operativ welche Themen?
- Satzung prüfen: Welche Mehrheit, welche Vertretungsregel und welche Zustimmungsvorbehalte gelten?
- Beschlusslage abgleichen: Bestellung, Vertragsabschluss und Vergütung nachvollziehbar beschließen.
- Unterschriften prüfen: Wer vertritt die Gesellschaft beim Vertragsschluss, und greift das Verbot des Insichgeschäfts nach § 181 BGB?
- Vergütung erfassen: Startdatum, Fixgehalt, Bonuslogik, Auslagen und Sachleistungen.
- Interessen offenlegen: Nebentätigkeiten, Beteiligungen und mögliche Konkurrenzsituationen.
- Schutzregeln abhaken: Verschwiegenheit, IP, Dienstmittel, Zugänge und Wettbewerbsthemen.
- Trennung mitdenken: Kündigungsregel, Abberufung, Übergabe und Rückgabe von Gesellschaftseigentum.
- Muster kritisch lesen: Unpassende Standardklauseln nicht übernehmen, Widersprüche zu Satzung und Realität markieren.
- Prüfbedarf bündeln: Bei Holding-Struktur, Stimmenpatt, externer Geschäftsführung, komplexer Vergütung oder unklarer Sozialversicherung Rechts- und Steuerberatung einbeziehen.
FAQ
Brauche ich als Solo-Gründer überhaupt einen Geschäftsführervertrag?
Sobald Gehalt, Auslagen oder Sachleistungen fließen, braucht es eine klare, dokumentierte Grundlage. Auch als alleinige:r Gesellschafter:in und Geschäftsführer:in solltet ihr Bestellung, Vertragsabschluss und Vergütung sauber beschließen, statt formlos mit euch selbst zu kontrahieren.
Was ist der Unterschied zwischen Bestellung und Anstellungsvertrag?
Die Bestellung begründet die Organstellung und damit die Vertretungsmacht für die Gesellschaft. Der Anstellungsvertrag ist ein freier Dienstvertrag und regelt Gehalt, Aufgaben, Urlaub, Krankheit und Kündigung.
Gilt für die UG etwas anderes als für die GmbH?
Nein. § 5a GmbHG betrifft Stammkapital und Rücklagen, nicht die Logik von Geschäftsführung, Bestellung und Vertretung. Der Geschäftsführervertrag UG folgt denselben Grundregeln.
Kann ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot einfach übernommen werden?
Besser nicht. Während der Amtszeit greift bereits die Treuepflicht. Für die Zeit danach braucht es eine ausdrückliche Regelung, deren Reichweite, Dauer und Karenzentschädigung sorgfältig geprüft werden sollten.
Wann sollte ich die Sozialversicherung klären lassen?
Immer dann, wenn Beteiligung, Vetorechte oder Weisungsstrukturen keine eindeutige Einordnung zulassen. Das Statusfeststellungsverfahren schafft hier Klarheit, bevor Beiträge nachgefordert werden.
Fazit
Ein Geschäftsführervertrag GmbH ist kein Ritual für den Ordner, sondern ein Werkzeug für klare Verantwortung, saubere Vergütung und handlungsfähige Trennungen. Klärt zuerst Rollen, Satzung, Beschlüsse und Vertretung, danach formuliert ihr die Vertragsklauseln passend zur tatsächlichen Zusammenarbeit.
Pro-Tipp: Geht den Kurz-Check vor der ersten Gehaltszahlung gemeinsam im Team durch, haltet offene Punkte schriftlich fest und lasst nur die wirklich komplexen Konstellationen prüfen. Das ist deutlich entspannter, als bei Konflikt oder Finanzierung Unterlagen rückwirkend nachzubauen.
Transparenzhinweis: Dieser Beitrag wurde unter Zuhilfenahme künstlicher Intelligenz erstellt und vor der Veröffentlichung redaktionell geprüft. Alle Zahlen und Angaben wurden gegen die im Text verlinkten Primärquellen abgeglichen.
