Handelsregisterauszug abrufen: kostenlos, beglaubigt und wo

Die Bank will vor der Kontoeröffnung einen aktuellen Auszug, der Notar fragt nach der Vertretungsregelung, ein neuer Lieferant möchte wissen, wer bei dir unterschreiben darf. Spätestens nach der Eintragung deiner Firma brauchst du den Handelsregisterauszug ständig, und auch umgekehrt prüfst du damit Geschäftspartner. Wie die Eintragung selbst abläuft, steht in unserem Ratgeber zur Handelsregister-Eintragung. Hier geht es um den zweiten Schritt: wie du an den Auszug kommst, welche Form du wofür brauchst und was er kostet.

Was im Handelsregisterauszug steht

Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, das die Amtsgerichte als Registergerichte führen. Eingetragen sind Kaufleute und Handelsgesellschaften, also Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG und AG, Personenhandelsgesellschaften wie OHG und KG sowie eingetragene Einzelkaufleute. Ein Kleingewerbe ohne kaufmännischen Geschäftsbetrieb steht dort in der Regel nicht, es sei denn, es lässt sich freiwillig eintragen. Sonst meldet es nur das Gewerbe an, wie unser Beitrag Gewerbe anmelden zeigt.

Der Auszug zeigt dir die Angaben, auf die es im Geschäftsverkehr ankommt:

• Firma, Sitz und inländische Geschäftsanschrift, gegebenenfalls Zweigniederlassungen
• Unternehmensgegenstand und Rechtsform, bei Kapitalgesellschaften das Stamm- oder Grundkapital
• Vertretung: Geschäftsführer, Vorstand, Prokuristen und die Frage, ob sie allein oder gemeinsam handeln
• persönlich haftende Gesellschafter und bei der KG die Kommanditisten mit ihrer Haftsumme
• sonstige Rechtsverhältnisse wie Umfirmierungen, Verschmelzungen oder ein Insolvenzverfahren

Die Registernummer verrät die Abteilung. HRA steht für Einzelkaufleute und Personengesellschaften, HRB für Kapitalgesellschaften; was hinter dem Kürzel steckt, erklärt unser Lexikon zum HRB. Für einen gezielten Abruf hilft dir die Kombination aus Registergericht und Nummer, die du im Impressum fast jeder Firma findest.

Aktueller oder chronologischer Ausdruck: die Darstellungsformen

Das Registerportal liefert denselben Registerinhalt in mehreren Ansichten. Für die meisten Zwecke genügen zwei davon.

Aktueller Ausdruck (AD)

Der aktuelle Ausdruck zeigt nur den gegenwärtigen Stand: die heutigen Geschäftsführer, den heutigen Sitz, das heutige Kapital. Gelöschte oder überholte Eintragungen fehlen. Das ist die Form, die Banken, Notare und Vertragspartner in aller Regel meinen, wenn sie einen aktuellen Auszug verlangen.

Chronologischer Ausdruck (CD)

Der chronologische Ausdruck listet jede Eintragung in der Reihenfolge, in der sie erfolgt ist. Du siehst also auch frühere Geschäftsführer, alte Firmennamen und Sitzverlegungen. Interessant ist er, wenn du einen Geschäftspartner genauer prüfst, ein Unternehmen kaufen willst oder wissen möchtest, wie oft die Führung gewechselt hat.

Daneben gibt es den historischen Ausdruck mit Eintragungen aus der Zeit vor der elektronischen Registerführung, die strukturierten Registerinhalte als Datei und den Dokumentenabruf. Über ihn bekommst du eingereichte Unterlagen wie den Gesellschaftsvertrag oder die Gesellschafterliste einer GmbH. Bei GmbH und UG ist gerade die Gesellschafterliste oft wichtiger als der Auszug selbst, denn sie zeigt, wem die Geschäftsanteile gehören.

Handelsregisterauszug kostenlos abrufen: Schritt für Schritt

Das Handelsregister ist öffentlich und für jeden einsehbar. Die Ausdrucke, die du im gemeinsamen Registerportal selbst abrufst, kosten keine Gebühr.

1. Öffne das gemeinsame Registerportal der Länder unter handelsregister.de.
2. Wähle die normale oder die erweiterte Suche. Als Suchbegriff genügt ein Teil der Firmenbezeichnung; Registernummer und Sitz brauchst du nicht zu kennen, sie grenzen das Ergebnis aber stark ein.
3. Klicke in der Trefferliste beim richtigen Unternehmen auf AD für den aktuellen oder CD für den chronologischen Ausdruck.
4. Das Portal erzeugt ein PDF, das du speicherst oder druckst. Unter DK findest du die eingereichten Dokumente.

Online bekommst du den Ausdruck sofort. Dieser Ausdruck ist ein einfacher, nicht beglaubigter Ausdruck: Er dient der Information, hat aber keine amtlich bestätigte Beweiskraft. Für Bank und Steuerberater reicht er meistens, für ein Grundbuchamt, eine Behörde im Ausland oder bestimmte notarielle Vorgänge oft nicht.

Findest du zu einer Person oder Firma keinen Eintrag, kannst du beim Registergericht eine sogenannte Negativbescheinigung beantragen. Sie bestätigt amtlich, dass es keine Eintragung gibt.

Quellen: Hamburg Service: Handelsregister-Ausdruck ohne Beglaubigung | Gründerplattform: Register und Abruf | Handelsgesetzbuch, Einsichtnahme

Beglaubigter Handelsregisterauszug: wann du ihn brauchst und was er kostet

Wo eine Stelle einen Nachweis mit Beweiskraft verlangt, brauchst du den amtlichen Ausdruck. Ihn stellt das Registergericht aus, das die Firma führt, auf Papier mit Dienstsiegel oder als elektronisch beglaubigte Datei. Typische Anlässe sind Grundstücksgeschäfte, Anträge bei Behörden, Vergabeverfahren und alles, was im Ausland vorgelegt wird. Bei Vorgängen im Ausland kommt häufig noch eine Apostille hinzu, die eine eigene Stelle erteilt. Frag vor der Bestellung, welche Form der Empfänger genau akzeptiert, das spart einen zweiten Antrag.

Den Antrag stellst du beim zuständigen Registergericht. Plane dafür etwas Vorlauf ein, denn anders als der Online-Abruf kommt der amtliche Ausdruck nicht sofort.

Die Gebühren sind bundesweit gleich, denn sie stehen im Kostenverzeichnis des Gerichts- und Notarkostengesetzes (GNotKG). Eine Dokumentenpauschale fällt daneben nicht an.

Beispiel: Du brauchst für einen Notartermin einen amtlichen Ausdruck auf Papier zu 20 Euro und für das Grundbuchamt zusätzlich eine beglaubigte Datei zu 10 Euro. Zusammen zahlst du dann 30 Euro an das Registergericht.

Für die meisten Gründer heißt das: Den Alltag erledigst du mit dem kostenlosen PDF. Bestelle den amtlichen Ausdruck erst, wenn jemand ihn ausdrücklich verlangt, und dann gleich in der Form, die der Empfänger braucht.

Quellen: GNotKG, Kostenverzeichnis, Nr. 17000 bis 17003 | Hamburg Service: Gebühren

Handelsregister oder Unternehmensregister: der Unterschied

Die beiden Namen klingen ähnlich, gemeint sind zwei verschiedene Dinge. Das Handelsregister ist das Register selbst, geführt von den Amtsgerichten. Nur dort entsteht die Eintragung, und nur sie entfaltet Rechtswirkung. Eine GmbH etwa entsteht als juristische Person erst mit der Eintragung, mehr dazu in unserem Ratgeber GmbH gründen.

Das Unternehmensregister unter unternehmensregister.de ist eine zentrale Plattform. Es vereint Daten offenlegungs- und hinterlegungspflichtiger Unternehmen aus dem Bundesanzeiger, dem Handelsregister, dem Partnerschaftsregister und dem Genossenschaftsregister. Seit 2024 ist dort zusätzlich das Gesellschaftsregister für eingetragene GbR zugänglich. Recherche und Einsicht in Veröffentlichungen und Bekanntmachungen sind dort ebenfalls kostenlos.

Wofür du es brauchst: für Jahresabschlüsse. Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG müssen ihren Jahresabschluss offenlegen, grundsätzlich spätestens 12 Monate nach dem Abschlussstichtag des Geschäftsjahrs. Die Unterlagen gehen direkt an das Unternehmensregister. Wer also wissen will, wie ein Geschäftspartner wirtschaftlich dasteht, schaut dort in die Bilanz und im Handelsregister nach der Vertretung.

Ein drittes Register wird oft damit verwechselt: das Transparenzregister. Es nennt die wirtschaftlich Berechtigten hinter einer Gesellschaft, also die Menschen, denen sie am Ende gehört. Es ist ein eigenes Register mit eigenen Regeln.

Quellen: Gründerplattform: Unternehmensregister | IHK Düsseldorf: Offenlegung von Jahresabschlüssen

Den Auszug richtig lesen: worauf du bei Geschäftspartnern achtest

Ein Auszug ist schnell geladen, aber erst das Lesen bringt etwas. Beim Prüfen eines neuen Kunden oder Lieferanten lohnen drei Blicke.

Erstens die Vertretung. Steht dort, dass ein Geschäftsführer die Gesellschaft allein vertritt, oder nur gemeinsam mit einem zweiten Geschäftsführer oder einem Prokuristen? Unterschreibt bei dir jemand, der nur gemeinsam vertreten darf, fehlt dem Vertrag im Zweifel die zweite Unterschrift.

Zweitens die Anschrift und der Sitz. Weicht die Adresse auf der Rechnung deutlich von der eingetragenen ab, frag nach. Häufige Sitzverlegungen in kurzer Zeit zeigt dir der chronologische Ausdruck.

Drittens die sonstigen Rechtsverhältnisse. Eine eingetragene Liquidation oder ein Insolvenzvermerk ändert alles an einem geplanten Auftrag. Hier hilft ein Blick auf das Datum der letzten Eintragung: Ein Auszug zeigt den Stand des Abrufs, und weil der Abruf nichts kostet, lädst du vor einer wichtigen Unterschrift einfach einen frischen.

FAQ

Wie komme ich zu einem Handelsregisterauszug?

Am schnellsten über das Registerportal der Länder: Firma suchen, AD oder CD anklicken, PDF speichern. Einen amtlichen Ausdruck beantragst du beim zuständigen Registergericht, persönlich oder schriftlich.

Ist der Handelsregisterauszug kostenlos?

Der Online-Abruf im Registerportal ist kostenfrei. Kosten entstehen erst, wenn du beim Registergericht einen Ausdruck bestellst, beglaubigt oder unbeglaubigt.

Wie alt darf ein Handelsregisterauszug sein?

Eine gesetzliche Gültigkeitsdauer hat er nicht. Er zeigt den Stand am Tag des Abrufs. Banken, Notare und Behörden legen deshalb selbst fest, wie aktuell er sein muss, und nennen das meist in ihrer Anforderung.

Wo finde ich meine eigene Registernummer?

In der Eintragungsnachricht des Registergerichts und über die Suche im Registerportal. Danach gehört sie mit dem Registergericht in dein Impressum, auf Geschäftsbriefe und Rechnungen.

Fazit

Für den Alltag brauchst du keinen Antrag und kein Geld: Das Registerportal liefert dir den aktuellen oder chronologischen Ausdruck sofort als PDF, und dasselbe gilt für Gesellschaftsvertrag und Gesellschafterliste. Erst wenn ein Empfänger Beweiskraft verlangt, bestellst du beim Registergericht den amtlichen Ausdruck. Bewahre dir den Unterschied zum Unternehmensregister im Kopf, dort liegen die Bilanzen, nicht die Vertretung. Und prüfe Geschäftspartner mit einem frischen Abruf, bevor du unterschreibst.

Stand: 11. November 2026

Transparenzhinweis: Dieser Beitrag wurde unter Zuhilfenahme künstlicher Intelligenz erstellt und vor der Veröffentlichung redaktionell geprüft. Alle Zahlen und Angaben wurden gegen die im Text verlinkten Primärquellen abgeglichen.