Pro forma, kurz erklärt: Lateinisch für „der Form halber“: Dokumente oder Zahlen, die etwas darstellen, ohne die Wirkung des echten Vorgangs auszulösen, etwa die Proforma-Rechnung.
Pro forma kommt aus dem Lateinischen und bedeutet „der Form halber“ oder „zum Schein“. In der Wirtschaft beschreibt es Dokumente und Zahlen, die eine Lage so darstellen, als ob etwas bereits geschehen wäre, ohne dass daraus eine echte Verpflichtung folgt. Die bekanntesten Beispiele sind die Proforma-Rechnung und Pro-forma-Kennzahlen in Abschlüssen und Prospekten.
Was bedeutet pro forma?
Im Alltag sagt man „pro forma“, wenn etwas nur pflichtgemäß oder zum Schein erledigt wird: eine Pro-forma-Frage, auf die niemand eine Antwort erwartet. In der Geschäftswelt ist die Bedeutung genauer. Ein Pro-forma-Dokument hat die Form eines echten Dokuments, erfüllt aber einen anderen Zweck: Es informiert, belegt einen Wert oder simuliert einen Zustand, löst aber keine Zahlung und keine rechtliche Wirkung aus, die das echte Dokument hätte.
Für Gründer tauchen drei Formen besonders häufig auf: die Proforma-Rechnung im Warenverkehr, Pro-forma-Kennzahlen in Planung und Berichten und Pro-forma-Finanzinformationen bei großen Transaktionen.
Die drei wichtigsten Formen im Überblick
| Form | Wofür sie dient | Was sie nicht ist |
|---|---|---|
| Proforma-Rechnung | Zollabwicklung bei kostenlosen Mustern, Ersatzlieferungen oder Vorabinformation über einen Preis | Keine Zahlungsaufforderung und keine Rechnung im Sinne der Umsatzsteuer |
| Pro-forma-Kennzahlen | Ergebnis ohne Sondereffekte zeigen, etwa ohne einmalige Umbaukosten | Keine Kennzahl nach Handelsrecht, frei definiert |
| Pro-forma-Finanzinformationen | Zeigen, wie die Zahlen aussähen, wenn eine große Übernahme schon früher stattgefunden hätte | Keine tatsächlichen historischen Zahlen |
Die Proforma-Rechnung
Die Proforma-Rechnung begegnet vor allem Gründern im Handel. Wer Waren ins Ausland verschickt, für die kein Kaufpreis fällig wird, etwa Muster, Ersatzteile im Rahmen der Gewährleistung oder Leihgaben, braucht trotzdem eine Wertangabe für den Zoll. Dafür stellt er eine Proforma-Rechnung aus. Sie enthält alle Angaben einer normalen Rechnung, ist aber deutlich als „Proforma“ gekennzeichnet, damit niemand sie als Zahlungsaufforderung versteht.
Wichtig für die Buchhaltung: Eine Proforma-Rechnung wird nicht als Umsatz gebucht und berechtigt den Empfänger nicht zum Vorsteuerabzug. Was genau auf eine solche Rechnung gehört und wann sie gebraucht wird, erklärt unser Ratgeber zur Proforma-Rechnung. Für reguläre Rechnungen gelten die Pflichtangaben aus unserem Beitrag Wie erstelle ich eine Rechnung?
Pro-forma-Kennzahlen und Pro-forma-Finanzinformationen
In Berichten und Präsentationen bereinigen Unternehmen ihre Ergebnisse oft um Einmaleffekte und nennen das Ergebnis pro forma oder „adjusted“. Ein typisches Beispiel ist ein bereinigtes EBITDA ohne die Kosten einer Finanzierungsrunde oder eines Umzugs. Das ist nützlich, um das laufende Geschäft zu zeigen, aber nur, wenn genau erklärt wird, was herausgerechnet wurde. Investoren lesen solche Zahlen deshalb immer neben den unbereinigten.
Bei großen Transaktionen ist die Pro-forma-Darstellung sogar vorgeschrieben. Übernimmt ein börsennotiertes Unternehmen eine Firma, die seine Zahlen wesentlich verändert, muss ein Wertpapierprospekt in der Regel Pro-forma-Finanzinformationen enthalten. Sie zeigen, wie Umsatz und Ergebnis ausgesehen hätten, wenn die Übernahme schon zu Beginn des Zeitraums stattgefunden hätte. Die Inhalte dafür regelt Anhang 20 der europäischen Delegierten Verordnung (EU) 2019/980.
Pro forma im Businessplan
Im englischsprachigen Raum heißen auch die geplanten Zahlen eines Unternehmens oft „pro forma statements“: Planbilanz, geplante Gewinn- und Verlustrechnung und Liquiditätsplanung für die nächsten Jahre. Wer mit internationalen Investoren spricht, wird nach diesen „pro formas“ gefragt und sollte wissen, dass damit schlicht die Finanzplanung gemeint ist.
Im deutschen Businessplan spricht man eher von Plan- oder Sollzahlen. Für beide gilt dieselbe Regel wie für bereinigte Kennzahlen: Die Annahmen gehören offen auf den Tisch. Eine Planung, die Preise, Kundenzahlen und Kosten nachvollziehbar herleitet, überzeugt mehr als eine besonders schöne Kurve.
Pro forma ist nicht zum Schein: die Grenze im Recht
So harmlos der Begriff im Geschäftsalltag ist, so klar zieht das Recht eine Grenze, wenn „zum Schein“ wörtlich gemeint ist. Ein Vertrag, den beide Seiten nur zum Schein abschließen, ist nach § 117 BGB nichtig. Verdeckt ein solches Scheingeschäft ein anderes Geschäft, gelten die Vorschriften für dieses verdeckte Geschäft; es ist also nur wirksam, wenn es deren Voraussetzungen und Formvorschriften erfüllt.
Für Gründer ist das mehr als Theorie. Ein Arbeitsvertrag, der nur abgeschlossen wird, um eine Förderung zu erhalten, ein Gesellschafter, der Anteile nur auf dem Papier hält, oder eine Rechnung über eine Leistung, die nie erbracht wurde, sind keine Pro-forma-Dokumente im Sinne der Geschäftssprache, sondern rechtlich riskante Konstruktionen. Die echte Proforma-Rechnung dagegen ist offen gekennzeichnet und täuscht niemanden.
Häufige Fragen zu pro forma
Was heißt pro forma auf Deutsch?
Der Form halber oder zum Schein. Im Geschäftsleben bezeichnet es Dokumente oder Zahlen, die etwas darstellen, ohne die Wirkung des echten Vorgangs auszulösen.
Muss eine Proforma-Rechnung bezahlt werden?
Nein. Sie ist keine Zahlungsaufforderung und dient nur der Information, etwa für den Zoll. Soll gezahlt werden, braucht es eine reguläre Rechnung.
Wo steht, was auf eine Proforma-Rechnung gehört?
Ein eigenes Gesetz dafür gibt es nicht. In der Praxis enthält sie die Angaben einer normalen Rechnung, also Absender, Empfänger, Datum, Warenbeschreibung, Menge und Wert, dazu den deutlichen Vermerk „Proforma-Rechnung“ und für den Zoll oft den Grund der Sendung, etwa „Muster ohne Handelswert“.
Sind Pro-forma-Zahlen erlaubt?
Ja, solange klar ist, dass es sich um bereinigte Werte handelt, und erläutert wird, welche Effekte herausgerechnet wurden. Irreführend wird es, wenn bereinigte Zahlen ohne diesen Hinweis wie gesetzliche Kennzahlen präsentiert werden.
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