Verpflegungsmehraufwand und Reisekosten: Pauschalen für Selbstständige

Du fährst zum Kunden, stehst drei Tage auf einer Messe oder baust beim Auftraggeber eine Anlage auf. Essen unterwegs kostet mehr als das Essen daheim, und genau diesen Mehraufwand erkennt das Finanzamt pauschal an, ohne Nachweis im Einzelfall. In deiner Einnahmenüberschussrechnung landet der Betrag als Betriebsausgabe und senkt den Gewinn, von dem später die Steuer berechnet wird.

Der Begriff klingt sperriger als die Sache. Verpflegungsmehraufwand heißt: Pauschale je Kalendertag, gestaffelt nach der Zeit, die du von Wohnung und Betrieb weg warst. Die Beträge stehen in § 9 Abs. 4a EStG und gelten für Selbstständige genauso wie für Angestellte, weil das Einkommensteuergesetz beim Betriebsausgabenabzug auf dieselbe Vorschrift verweist. Sie ändern sich nicht jedes Jahr, sondern bleiben, bis der Gesetzgeber sie anhebt.

Wann eine Auswärtstätigkeit beginnt

Die Pauschale hängt an einer einfachen Bedingung: Du bist aus betrieblichem Grund außerhalb deiner Wohnung und außerhalb deiner Betriebsstätte tätig. Betriebsstätte ist der Ort, an dem du dauerhaft arbeitest, also das eigene Betriebsgebäude, die Werkstatt, die Praxis oder das Ladengeschäft. Der Weg dorthin ist keine Reise. Der Weg zu einem Kunden, zu einer Baustelle, zu einer Fortbildung oder zu einer Messe schon.

Gerechnet wird je Kalendertag, nicht je Reise. Wer an einem Tag mehrmals rausfährt, addiert die Abwesenheitszeiten dieses Tages. Für eine Tour über Nacht ohne Übernachtung gibt es eine eigene Regel: Dann darfst du die Stunden über die Mitternachtsgrenze hinaus zusammenrechnen, und die Pauschale zählt für den Kalendertag mit dem überwiegenden Teil der Abwesenheit. Wer dagegen abends heimkommt und am nächsten Morgen neu aufbricht, hat zwei Reisen, die getrennt zählen.

Quellen: Finanzverwaltung NRW, Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten | IHK Lahn-Dill, Steuerfreier Ersatz von Reisekosten

Die Pauschalen im Inland: 14 Euro und 28 Euro

Für Reisen im Inland gibt es nur zwei Beträge. Bei einer eintägigen Tour von mehr als 8 Stunden sind es 14 Euro. An einem Tag, an dem du volle 24 Stunden unterwegs bist, also bei einer mehrtägigen Reise am Zwischentag, sind es 28 Euro. An- und Abreisetag bringen jeweils 14 Euro, und zwar unabhängig davon, wie viele Stunden du an diesem Tag tatsächlich weg warst. Das ist der praktische Teil der Regel: Wer mittags um zwölf losfährt, bekommt für den Anreisetag denselben Betrag wie jemand, der um sechs Uhr morgens startet.

Kürzere Fahrten fallen heraus. Bleibst du mit der eintägigen Tour unter der Schwelle, gibt es keinen Cent Verpflegungspauschale, auch nicht anteilig. Die Fahrtkosten darfst du trotzdem ansetzen, sie folgen einer eigenen Regel.

Quellen: IHK Lahn-Dill, Steuerfreier Ersatz von Reisekosten | BMF-Schreiben vom 05.12.2025 zu Auslandsreisen

Gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschale

Wird dir unterwegs ein Essen gestellt, etwa das Frühstück im Hotelpreis oder das Mittagessen beim Kunden, sinkt die Pauschale. Gekürzt wird immer von der Pauschale für eine 24-stündige Abwesenheit, nicht von deinem Tagesbetrag: 20 Prozent für ein Frühstück, also 5,60 Euro, und 40 Prozent für ein Mittag- oder ein Abendessen, also 11,20 Euro. Tiefer als auf null geht es nicht.

Das trifft vor allem Übernachtungen mit Frühstück. Buchst du ein Zimmer inklusive Frühstück, ist das Frühstück gestellt, auch wenn du es stehen lässt. Rechne den Abzug gleich mit ein, statt ihn später zu suchen: Bei zwei Hotelnächten sind es zwei Frühstücke.

Fahrt, Übernachtung, Nebenkosten

Die Verpflegungspauschale ist nur ein Teil der Reisekosten. Dazu kommen drei weitere Blöcke:

• Fahrtkosten. Ohne Einzelnachweis der Gesamtkosten setzt du je gefahrenem Kilometer 0,30 Euro für einen Kraftwagen an, 0,20 Euro für jedes andere motorisierte Fahrzeug. Gehört das Auto ins Betriebsvermögen, gilt stattdessen die Rechnung über die tatsächlichen Kosten, siehe Firmenwagen versteuern.
• Übernachtung. Hier gibt es für Selbstständige keine Pauschale im Inland, sondern nur die tatsächlichen Kosten gegen Rechnung. Ist das Frühstück im Preis enthalten und nicht getrennt ausgewiesen, wird der Verpflegungsanteil herausgerechnet.
• Reisenebenkosten. Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung, Telefonate im Auftrag: alles einzeln belegt und in voller Höhe abziehbar.

Quellen: IHK Lahn-Dill, Kilometersätze und Übernachtung | BMF, Reisekosten bei Auslandsreisen

Ausland und die Grenze nach drei Monaten

Im Ausland gelten andere Beträge, Land für Land. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht die Übersicht als Bekanntmachung; die aktuelle Fassung gilt seit dem 1. Januar 2026. Für eintägige Auslandsreisen zählt der letzte Tätigkeitsort im Ausland, bei mehrtägigen Reisen der Ort, den du vor Mitternacht Ortszeit erreicht hast. Schau die Werte im Zweifel nach, statt sie zu schätzen: Zwischen Nachbarländern liegen erhebliche Unterschiede.

Und dann ist da die Frist, die am häufigsten vergessen wird. Bei derselben Auswärtstätigkeit ist der Abzug auf die ersten drei Monate beschränkt. Wer also ein halbes Jahr am selben Einsatzort arbeitet, bekommt die Pauschale nur für den Anfang. Fährst du an nicht mehr als ein bis zwei Tagen pro Woche zu diesem Ort, läuft die Frist gar nicht los, denn dann liegen immer neue Reisen vor. Unterbrichst du die Tätigkeit dort mindestens vier Wochen, beginnt die Frist von vorn.

Rechenbeispiel: drei Tage Messe

Beispiel: Du fährst am Dienstagmittag zu einer Messe, übernachtest zweimal mit Frühstück im Hotel und kommst am Donnerstagabend zurück; die Strecke hin und zurück beträgt 420 Kilometer mit dem eigenen Wagen.

Anreisetag 14 Euro, Zwischentag 28 Euro, Abreisetag 14 Euro, zusammen 56 Euro. Davon gehen zwei gestellte Frühstücke ab, je 5,60 Euro, zusammen 11,20 Euro. Es bleiben 44,80 Euro Verpflegungspauschale. Dazu kommen die Fahrtkosten: 420 Kilometer zu 0,30 Euro ergeben 126 Euro. Hotelrechnung und Standmiete rechnest du zusätzlich ab, jeweils mit Belegen.

Was du aufschreiben musst

Die Pauschale ersetzt die Essensbelege, nicht die Aufzeichnung der Reise. Für jede Fahrt hältst du fest, wann sie begann und endete, wohin sie ging und warum sie betrieblich veranlasst war, dazu die Kilometer und die gestellten Mahlzeiten. Eine schlichte Liste genügt, geführt zeitnah und nicht im Januar für das ganze Vorjahr.

Wer ein Kleingewerbe betreibt, hat hier denselben Anspruch wie ein großer Betrieb, die Rechtsform ändert daran nichts. Auch wer das Gewerbe erst frisch angemeldet hat, zieht die Pauschale vom ersten Reisetag an ab, siehe Gewerbe anmelden.

Häufige Fragen

Brauche ich Belege für das Essen unterwegs?

Nein. Die Pauschale gilt unabhängig davon, was du gegessen und bezahlt hast. Genau deshalb darfst du umgekehrt auch keine höheren tatsächlichen Essenskosten ansetzen, selbst wenn der Beleg vorliegt.

Was gilt bei einer Tagesfahrt von sieben Stunden?

Dann gibt es keine Verpflegungspauschale, weil die Schwelle von mehr als 8 Stunden nicht erreicht ist. Fahrtkosten und Nebenkosten bleiben abziehbar.

Mein Kunde lädt mich zum Mittagessen ein. Muss ich kürzen?

Für dich selbst ja: Eine gestellte Mahlzeit kürzt deine Pauschale, gleich wer sie bezahlt hat. Für das Mittagessen sind es 40 Prozent der Pauschale für 24 Stunden. Bei Mitarbeitenden kürzt dagegen nur, was der Betrieb selbst stellt oder ein Dritter auf seine Veranlassung.

Zählt das Homeoffice als Betriebsstätte?

Arbeitest du ausschließlich von zu Hause, gibt es keine auswärtige Betriebsstätte, und jede betriebliche Fahrt nach draußen ist eine Auswärtstätigkeit. Gemessen wird die Abwesenheit dann von der Wohnung, sonst von der Wohnung oder der Betriebsstätte, je nachdem, wo du losfährst.

Gilt die Pauschale auch für meine Mitarbeitenden?

Ja, mit demselben Betrag. Du kannst sie steuerfrei erstatten, dann ist sie bei dir Betriebsausgabe und beim Mitarbeitenden kein Arbeitslohn.

Fazit

Der Verpflegungsmehraufwand ist eine der wenigen Betriebsausgaben, die ohne Belegsammlung funktionieren. Zwei Beträge, eine Stundengrenze, zwei Kürzungssätze und eine Dreimonatsfrist: Mehr braucht es nicht. Wer seine Reisetage laufend notiert statt sie am Jahresende zu rekonstruieren, verschenkt keinen Tag und sortiert dafür keine einzige Essensquittung.

Stand: 27. September 2026

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