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Ein Beispiel hilft hier mehr als jede Definition. Wer eine XRechnung zum ersten Mal öffnet, sieht Spitzklammern und englische Elementnamen, und die Frage ist immer dieselbe: Wo steht das, was früher schlicht Rechnungsnummer hieß? Dieser Beitrag geht eine kleine Rechnung Zeile für Zeile durch. Den rechtlichen Rahmen und den Zeitplan findest du im Ratgeber zur XRechnung für Startups, und was die Pflicht für Kleinunternehmer bedeutet, steht im Beitrag zur E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, kein Dokument
§ 14 Abs. 1 UStG nennt eine Rechnung dann elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format entspricht dafür entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung, also der EN 16931, oder es wird zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart, solange sich die erforderlichen Angaben verlustfrei in ein Format überführen lassen, das dieser Norm entspricht oder mit ihr zusammenarbeitet. Alles andere ist nach dem Gesetz eine sonstige Rechnung, auch das sauber gestaltete PDF aus deinem Buchhaltungsprogramm.
Der Unterschied ist praktischer Natur. Ein Programm kann die Felder einer E-Rechnung auslesen, zuordnen und verbuchen, ohne dass jemand Beträge abtippt. Genau deshalb hängt die Übermittlung an einen anderen Unternehmer nicht mehr an dessen Zustimmung, soweit die Pflicht aus § 14 Abs. 2 UStG greift. Schickst du dagegen eine Datei an eine Privatperson, brauchst du ihr Einverständnis weiterhin.
Zwei Formate haben sich in Deutschland durchgesetzt. Die XRechnung ist die Vorgabe der Koordinierungsstelle für IT-Standards für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung und besteht nur aus Daten. ZUGFeRD verpackt dieselben Daten zusätzlich in ein PDF, das jeder ansehen kann.
Quellen: § 14 UStG | KoSIT, Standard XRechnung
Beispiel: eine kleine Rechnung Feld für Feld
Beispiel: Ein Grafikatelier stellt einer GmbH den Entwurf für einen Flyer in Rechnung, 1.250 Euro netto und darauf 19 Prozent Umsatzsteuer. Die Tabelle stellt die wichtigsten Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG neben das Feld, das die EN 16931 dafür vorsieht. Die Feldnummern tragen das Kürzel BT für Business Term, und jede Nummer ist in der Norm eindeutig vergeben. Die letzten beiden Zeilen verlangt nicht das Gesetz, sondern das Format selbst.
| Angabe auf der Rechnung | Feld der EN 16931 | Wert im Beispiel |
|---|---|---|
| Name des leistenden Unternehmers | BT-27 | Grafikatelier Mohn |
| Name des Leistungsempfängers | BT-44 | Lichtwerk GmbH |
| Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers | BT-31 | die Kennung des Ateliers |
| Steuernummer des Ausstellers, wahlweise statt der Kennung | BT-32 | die Nummer vom Finanzamt |
| Ausstellungsdatum | BT-2 | Tag, an dem die Rechnung entsteht |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | BT-1 | die Nummer 0042 |
| Art der Leistung | BT-153 | Flyer-Entwurf, zwei Varianten |
| Menge oder Umfang | BT-129 | eine Pauschale |
| Zeitpunkt der Leistung | BT-72 | Tag der Abgabe der Entwürfe |
| Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersatz | BT-116 | 1.250 Euro |
| Anzuwendender Steuersatz | BT-119 | 19 Prozent |
| Auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag | BT-117 | 237,50 Euro |
| Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer | BT-112 | 1.487,50 Euro |
| Währung der Rechnung | BT-5 | Euro |
Beispiel: Der Steuerbetrag von 237,50 Euro ergibt sich aus den 1.250 Euro netto, der Gesamtbetrag von 1.487,50 Euro ist die Summe aus beidem. Jede dieser Angaben steckt in der Datei an einer festgelegten Stelle, und eine fehlende Pflichtangabe fällt bei der Prüfung auf, bevor ein Mensch sie überhaupt sieht. Das ist der eigentliche Gewinn gegenüber dem Formular, das jeder anders ausfüllt.
Die Anschrift steht nicht im Namensfeld, sondern jeweils in einer eigenen Feldgruppe, beim Aussteller in BG-5 und beim Empfänger in BG-8. Hat der Kunde schon eine Anzahlung geleistet, setzt du sie in der Rechnung ab; der zu zahlende Betrag liegt dann unter dem Gesamtbetrag und hat ein eigenes Feld. Bei einer Rechnung an eine Behörde kommt die Leitweg-ID im Feld BT-10 hinzu, über die das Haus die Rechnung intern zuordnet; die Spezifikation XRechnung verlangt sie, und die Eingangsplattform des Bundes prüft jede Rechnung, bevor sie sie weiterleitet.
Quellen: § 14 Abs. 4 UStG | Peppol BIS Billing 3.0, Regeln zur EN 16931
Beispiel: dieselbe Rechnung als XML-Ausschnitt
Beispiel: So sieht der Kern der Rechnung im Format UBL aus, gekürzt auf die Felder aus der Tabelle. Die Angaben in Klammern stehen nur hier zur Erklärung und nicht in der Datei. Das Datum trägt immer die Form Jahr, Monat, Tag mit Bindestrichen.
<cbc:ID>0042</cbc:ID> (BT-1, Rechnungsnummer) <cbc:IssueDate>JJJJ-MM-TT</cbc:IssueDate> (BT-2, Ausstellungsdatum) <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode> (BT-5, Währung) <cac:AccountingSupplierParty><cac:Party><cac:PartyLegalEntity> <cbc:RegistrationName>Grafikatelier Mohn</cbc:RegistrationName> (BT-27, Name) </cac:PartyLegalEntity></cac:Party></cac:AccountingSupplierParty> <cac:TaxTotal><cac:TaxSubtotal> <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">237.50</cbc:TaxAmount> (BT-117, Steuerbetrag) </cac:TaxSubtotal></cac:TaxTotal> <cac:LegalMonetaryTotal> <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">1487.50</cbc:TaxInclusiveAmount> (BT-112) </cac:LegalMonetaryTotal>
Beispiel: Auffällig ist der Punkt als Dezimaltrennzeichen, der Betrag steht als 1487.50 in der Datei. Jedes Feld sitzt in seiner Gruppe, der Steuerbetrag unter der Steueraufteilung und die Summe unter den Gesamtbeträgen. Die Währung wird einmal im Kopf gesetzt und an jedem Betrag wiederholt. Wer eine Datei von Hand baut, scheitert meist an solchen Kleinigkeiten, und genau dafür gibt es die Prüfwerkzeuge weiter unten.
ZUGFeRD trägt die Daten im PDF mit
ZUGFeRD kommt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland und löst die Aufgabe hybrid. Du bekommst ein PDF, das aussieht wie eine gewöhnliche Rechnung, und in dieser Datei liegt die Rechnung ein zweites Mal als strukturiertes XML. Ab Version 2.0 stützt sich das Format dafür auf die ISO-Norm 19005-3:2012, also auf PDF/A-3, das Anhänge mitführen darf.
Für dich bedeutet das einen praktischen Unterschied im Alltag: Dein Kunde sieht ein Blatt, seine Software liest die Felder, und niemand muss sich auf ein Verfahren einlassen, das er nicht kennt. Eine reine XRechnung ist für das Auge erst lesbar, wenn ein Programm sie darstellt. Beide Formate stützen sich auf die EN 16931, du kannst also frei wählen, solange dein Empfänger nichts anderes verlangt. ZUGFeRD kennt dabei mehrere Profile, die die Norm unterschiedlich weit umsetzen. Behörden verlangen in der Regel die XRechnung.
Quellen: FeRD, ZUGFeRD | KoSIT, Standard XRechnung
So prüfst du ein Beispiel selbst
Eine Rechnungsdatei zu beurteilen ist keine Vertrauensfrage, sondern eine Prüfung mit Werkzeug. Drei Wege stehen offen, und sie ergänzen sich.
- Die KoSIT stellt ein Prüfwerkzeug samt Konfiguration bereit, das eine Datei gegen die Spezifikation XRechnung prüft und jeden Regelbruch mit Kennung meldet.
- Dieselbe Stelle veröffentlicht eine Visualisierungskomponente, die aus dem XML eine lesbare Darstellung erzeugt. So siehst du, was ein Empfänger sieht.
- Die Rechnungseingangsplattform des Bundes prüft jede eingereichte Rechnung auf Konformität und leitet sie nur bei erfolgreicher Prüfung weiter. Der Statusbericht nennt dir den Grund einer Ablehnung.
Für den Hausgebrauch reicht oft schon dein Buchhaltungsprogramm, denn die meisten Anbieter zeigen eine eingegangene E-Rechnung inzwischen als lesbare Vorschau und melden fehlende Pflichtfelder. Verlasse dich darauf trotzdem nicht blind, wenn du eine Datei zum ersten Mal an einen Großkunden schickst.
Quellen: KoSIT, Validator und Visualisierung | Rechnungseingangsplattform des Bundes
Welche Fristen gelten und was du aufbewahren musst
Der Empfang ist der eine Teil, das Ausstellen der andere. § 27 Abs. 38 UStG räumt dafür Übergangsfristen ein, die sich am Umsatz des Ausstellers orientieren.
| Letzter Tag für Papier oder ein anderes Format | Wer darf dann noch anders abrechnen | Betroffene Umsätze |
|---|---|---|
| 31. Dezember 2026 | jeder Unternehmer, elektronisch nur mit Zustimmung des Empfängers | Umsätze aus 2025 und 2026 |
| 31. Dezember 2027 | Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro im Vorjahr | Umsätze aus 2027 |
| 31. Dezember 2027 | wer per elektronischem Datenaustausch abrechnet, mit Zustimmung des Empfängers | Umsätze aus 2027 |
Für kleine Beträge bleibt es übersichtlich: Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, muss nach § 33 UStDV nur einen Teil der Angaben enthalten. Als Unternehmer bewahrst du deine Rechnungen 8 Jahre auf, so steht es in § 14b Abs. 1 UStG, und bei einer E-Rechnung gehört der strukturierte Teil dazu. Ein Ausdruck genügt dafür nicht.
Quellen: § 27 UStG | § 14b UStG | § 33 UStDV
Häufige Fragen zum Beispiel einer E-Rechnung
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Nach § 14 Abs. 1 UStG zählt nur das strukturierte Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF ohne eingebettete Daten ist eine sonstige Rechnung, auch wenn es digital verschickt wird. Wie eine Rechnung inhaltlich aufgebaut ist, zeigt unser Ratgeber Rechnung schreiben.
Muss mein Kunde einer E-Rechnung zustimmen?
Für Leistungen an andere Unternehmer nicht, soweit die Pflicht nach § 14 Abs. 2 UStG greift. Bei einer sonstigen Rechnung in elektronischer Form bleibt die Zustimmung nötig.
Woran erkenne ich, ob eine Datei eine XRechnung ist?
Am Format und am Inhalt. Eine XRechnung ist eine XML-Datei mit den Feldern der EN 16931, und das Prüfwerkzeug der KoSIT sagt dir in einem Lauf, ob sie der Spezifikation entspricht.
Was ist mit Kleinunternehmern?
Empfangen müssen sie eine E-Rechnung wie alle anderen. Beim Ausstellen sind sie freier: Eine Rechnung über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, darf nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Was sonst für diese Gruppe gilt, steht in unserem Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.
Fazit
Wer ein Beispiel einmal Feld für Feld gelesen hat, verliert die Scheu vor dem Format. Hinter den Spitzklammern steckt dieselbe Rechnung, die du vorher auf Papier geschrieben hast, nur an fester Stelle und mit einer Nummer je Angabe. Prüfe deine erste eigene Datei mit dem Werkzeug der KoSIT, bevor du sie verschickst, und lege den strukturierten Teil zusammen mit der Sichtfassung ab. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt im Einzelfall keine Beratung durch Steuerberatung oder Kammer.
Stand: 25. Oktober 2026
