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Die Rechnung ist raus, das Zahlungsziel ist vorbei, auf dem Konto steht nichts. Dahinter steckt selten böser Wille. Meistens liegt die Rechnung in einem Postfach mit zweihundert ungelesenen Nachrichten, oder sie ist beim Kunden intern nie bis zur Buchhaltung gekommen. Genau für diesen Fall gibt es die Zahlungserinnerung: ein kurzer, höflicher Hinweis, der deine Forderung wieder nach oben holt, ohne das Verhältnis zu beschädigen. Wird daraus ein echter Streitfall, brauchst du den härteren Weg, und den beschreibt unser Ratgeber Mahnung schreiben Schritt für Schritt. Hier geht es um den Schritt davor: Zeitpunkt, Wortlaut, Muster und die Fristen, die im Hintergrund längst laufen.
Was eine Zahlungserinnerung ist und wann du sie verschickst
Eine Zahlungserinnerung ist ein Schreiben ohne gesetzliche Form. Du teilst mit, dass eine bestimmte Rechnung noch nicht bezahlt ist, nennst Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag und bittest um Überweisung. Das ist alles. Es gibt keine Pflicht, vor einer Mahnung zu erinnern, und es gibt auch keine vorgeschriebene Zahl von Erinnerungen, die du abarbeiten müsstest. Dieser weit verbreitete Glaube an drei Mahnstufen stammt aus Lehrbüchern, nicht aus dem Gesetz.
Der richtige Zeitpunkt liegt dicht hinter dem Zahlungsziel. Eine Woche nach Ablauf ist ein guter Richtwert: früh genug, dass dein Kunde die Rechnung noch im Kopf hat, und spät genug, dass eine Überweisung vom Vortag nicht unterwegs gekreuzt wird. Wer dagegen drei Wochen wartet, erzieht seine Kunden zum Abwarten und verschiebt den eigenen Geldeingang um einen vollen Monat. Wie stark das auf die eigene Liquidität drückt, zeigt sich in jeder Planung, die du nach unserem Leitfaden zum Liquiditätsplan aufstellst.
In die Erinnerung gehören nur Angaben, die dein Kunde braucht, um sofort zahlen zu können:
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag
- das vereinbarte Zahlungsziel und das Datum, an dem es abgelaufen ist
- deine vollständige Bankverbindung, auch wenn sie auf der Rechnung steht
- ein Satz für den Fall, dass sich die Zahlung gekreuzt hat
- ein konkretes neues Datum, bis zu dem du den Eingang erwartest
Eine Kopie der Rechnung als Anhang erspart dir die Rückfrage, welche Rechnung eigentlich gemeint ist. Das klingt nach einer Kleinigkeit und entscheidet in der Praxis darüber, ob am selben Tag überwiesen wird oder erst nach dem nächsten Hin und Her.
Zahlungserinnerung oder Mahnung: was den Unterschied macht
Der Unterschied liegt im Ton, nicht im Gesetz. Das Bürgerliche Gesetzbuch kennt den Begriff Zahlungserinnerung nicht. Es kennt die Mahnung, also die eindeutige Aufforderung an den Schuldner, eine fällige Leistung zu erbringen. Ob du dein Schreiben Erinnerung, Hinweis oder Mahnung nennst, ist dabei unerheblich: Entscheidend ist, dass du nach Eintritt der Fälligkeit klar zur Zahlung aufforderst. Eine höflich formulierte Erinnerung kann deshalb bereits die Wirkung einer Mahnung haben.
Für dich heißt das zweierlei. Erstens verlierst du keine Rechte, wenn du freundlich anfängst. Zweitens solltest du in der Erinnerung keine Gebühren und keine Zinsen aufschlagen, weil beides erst ab Verzug zusteht und ein zu früh gefordertes Entgelt dir selbst eine Rückfrage einbringt. Die Eskalation kommt später, dafür dann mit klarer Frist.
Verzug: ab wann dein Kunde automatisch zu spät ist
Verzug ist der Punkt, an dem aus einer offenen Rechnung eine teure Rechnung wird. Er tritt auf zwei Wegen ein. Entweder du mahnst nach Fälligkeit, oder die gesetzliche Frist läuft ab. Zu dieser Frist schreibt die IHK Frankfurt am Main: „Das Gesetz bestimmt, dass der Schuldner einer Entgeltforderung spätestens dann in Verzug kommt, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufforderung bezahlt, § 286 Abs. 3 BGB“.
Bei Geschäftskunden greift das ohne weitere Bedingung. Bei Verbrauchern gilt die Frist nur, wenn du in der Rechnung selbst auf diese Folge hingewiesen hast. Ein Hinweis in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen genügt nicht, er muss in der Rechnung stehen. Ein Satz reicht dafür aus, und die IHK Frankfurt am Main nennt als Beispiel die Formulierung, dass der Kunde automatisch in Zahlungsverzug kommt, wenn innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Rechnung kein Zahlungseingang erfolgt. Nimm diesen Satz in deine Rechnungsvorlage auf, dann arbeitet er von allein. Wie eine Rechnung sonst aufgebaut sein muss, steht in unserem Ratgeber Rechnung schreiben.
Eine Besonderheit betrifft den Nachweis. Im Streitfall musst du belegen, dass die Rechnung zugegangen ist, und das ist bei einer einfachen E-Mail schwerer als gedacht. Vereinbare deshalb lieber ein ausdrückliches Zahlungsziel mit festem Datum, denn dann beginnt der Verzug ohne Umwege am Tag danach.
Quellen: IHK Frankfurt am Main, Zahlungsverzug | IHK Offenbach, Mahnung und Verzug
Was der Verzug für deinen Kunden kostet
Ab Verzug darfst du Zinsen verlangen, und zwar ohne besondere Vereinbarung. Den höheren Zinssatz gibt es für Entgeltforderungen, also für dein Honorar oder deinen Kaufpreis, wenn auf der anderen Seite kein Verbraucher steht. Dazu kommt bei gewerblichen Kunden eine Pauschale, die dir den Aufwand abgelten soll. Die folgende Übersicht fasst zusammen, womit du rechnen darfst und woher der Anspruch stammt.
| Anspruch | Höhe | Gilt gegenüber | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Verzugszinsen, gesetzlicher Grundfall | 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz | allen Schuldnern, soweit kein höherer Satz greift | § 288 BGB |
| Verzugszinsen bei Entgeltforderungen | 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz | Rechtsgeschäften ohne Verbraucherbeteiligung | § 288 BGB |
| Verzugspauschale | 40 Euro | Schuldnern, die keine Verbraucher sind | § 288 Abs. 5 BGB |
| Verjährung der Forderung | 3 Jahre | allen Schuldnern | §§ 195, 199 BGB |
Der Basiszinssatz ist keine feste Größe, sondern wird halbjährlich neu festgesetzt und von der Deutschen Bundesbank veröffentlicht. Er kann auch negativ sein, dann sinkt der Verzugszins entsprechend. Rechne also nie mit einem Zinssatz aus einem alten Merkblatt, sondern sieh den aktuellen Wert nach, bevor du eine Zinsforderung aufstellst.
Rechenbeispiel: Angenommen, eine Rechnung über 4.800 Euro an einen Geschäftskunden bleibt ein halbes Jahr liegen. Allein die 9 Prozentpunkte aus dem Geschäftsverkehr ergeben dann 216 Euro Zinsen, der Basiszinssatz kommt noch hinzu oder geht ab. Dazu darfst du die Pauschale von 40 Euro ansetzen. Das ist kein Geschäftsmodell, aber es ist deutlich mehr als nichts, und es macht aus einer Erinnerung ein Argument.
Denk auch an den umgekehrten Hebel. Wer früh zahlt, bekommt in vielen Branchen einen Abzug, und ein gut gerechneter Nachlass bringt dein Geld schneller herein als jede Mahnung. Wie du ihn sauber kalkulierst, zeigt unser Beitrag zum Skonto.
Quellen: IHK Offenbach, Mahnung und Verzug | IHK Frankfurt am Main, Verjährungsfristen
Muster: so formulierst du eine Zahlungserinnerung
Der Wortlaut entscheidet darüber, ob dein Kunde sich erinnert fühlt oder ertappt. Halte das Schreiben kurz, bleib bei der Sache und baue dem Gegenüber eine Brücke. Das folgende Muster kannst du übernehmen und an zwei Stellen füllen.
Betreff: Erinnerung zu Rechnung Nummer [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum]
„Guten Tag Frau Muster, vielen Dank noch einmal für den Auftrag. Zu meiner Rechnung Nummer [Rechnungsnummer] über [Betrag] konnte ich bisher keinen Zahlungseingang feststellen. Vermutlich ist die Rechnung untergegangen, deshalb hänge ich sie noch einmal an. Ich freue mich über eine Überweisung bis zum [neues Datum] auf das unten genannte Konto. Sollte sich die Zahlung in der Zwischenzeit gekreuzt haben, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos. Bei Rückfragen zur Rechnung erreichen Sie mich jederzeit unter dieser Nummer.“
Drei Dinge machen dieses Muster wirksam. Es nennt genau eine Rechnung, es gibt ein Datum statt einer unverbindlichen Bitte, und es lässt dem Kunden einen gesichtswahrenden Ausweg. Verzichte auf Formulierungen wie „letztmalig“ oder auf Fettdruck in Rot. Beides wirkt bei einem vergesslichen Stammkunden wie ein Angriff und bei einem zahlungsunwilligen Kunden ohnehin nicht.
Telefonieren hilft übrigens mehr als jedes Schreiben. Ein kurzer Anruf in der Buchhaltung klärt in zwei Minuten, ob die Rechnung überhaupt angekommen ist, und bringt dir oft noch am selben Tag eine Zahlung. Das Schreiben kommt danach, als freundliche Bestätigung des Telefonats.
Wann offene Rechnungen verjähren
Zeit arbeitet gegen dich, aber langsamer als viele befürchten. Für die typische Forderung aus einem Auftrag gilt die regelmäßige Verjährung. Die IHK Frankfurt am Main führt dazu „regelmäßige Verjährung (z.B. Kaufpreisforderung, Werklohnforderung) §§ 195, 199 BGB 3 Jahre nach Ablauf des Entstehungsjahres“ auf.
Wichtig ist der Fristbeginn. Die Uhr startet nicht mit dem Rechnungsdatum, sondern erst mit dem Ablauf des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Eine Rechnung aus dem laufenden Jahr ist damit bis zum Ende des dritten Folgejahres durchsetzbar. Deshalb häufen sich im Dezember die Mahnbescheide: Wer eine alte Forderung retten will, muss vor dem Jahreswechsel handeln. Eine außergerichtliche Erinnerung oder Mahnung hemmt die Verjährung übrigens nicht, dafür brauchst du das gerichtliche Mahnverfahren oder eine Klage.
Quellen: IHK Frankfurt am Main, Verjährungsfristen | IHK Offenbach, Mahnung und Verzug
Häufige Fragen zur Zahlungserinnerung
Darf ich für eine Zahlungserinnerung Gebühren verlangen?
Nein, solange kein Verzug eingetreten ist. Erst ab Verzug kannst du Zinsen und gegenüber gewerblichen Kunden die Pauschale von 40 Euro ansetzen. Eine pauschale Bearbeitungsgebühr für das Schreiben selbst hat keine Grundlage, und eine Klausel dazu in den eigenen Geschäftsbedingungen hält selten.
Wie viele Mahnungen muss ich schicken?
Keine einzige. Weder drei Stufen noch eine Mindestzahl sind vorgeschrieben. Sobald Verzug eingetreten ist, kannst du direkt zum gerichtlichen Mahnverfahren gehen, auch wenn ein Hinweis vorher meistens günstiger und schneller ist.
Muss die Zahlungserinnerung per Post kommen?
Nein, eine E-Mail genügt. Zum Beweis taugt sie schwächer als ein Einwurfeinschreiben, was aber erst im Streit vor Gericht eine Rolle spielt. Für den Normalfall ist die E-Mail der schnellere und damit bessere Weg.
Was mache ich bei einem Kunden, der nie zahlt?
Setze eine klare letzte Frist, kündige das gerichtliche Mahnverfahren an und ziehe es dann auch durch. Prüfe parallel, ob der Auftrag sich für dich noch trägt, und arbeite mit Vorkasse oder Anzahlung weiter. Bei größeren Beträgen lohnt der Weg über eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.
Fazit
Die Zahlungserinnerung ist das billigste Werkzeug in deinem Forderungsmanagement, und die meisten offenen Rechnungen lösen sich damit auf. Schicke sie etwa eine Woche nach dem Zahlungsziel, nenne genau eine Rechnung und ein neues Datum, und verzichte auf Druck. Den rechtlichen Hebel liefert ohnehin der Verzug, der bei Entgeltforderungen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung eintritt und bei Verbrauchern den Hinweis in der Rechnung braucht. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt im Einzelfall keine Beratung durch Steuerberatung, Kammer oder Anwaltschaft.
Stand: 25. Oktober 2026
